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Leitfaden für Best Practices im Lieferantenmanagement
Leitfaden

Leitfaden für Best Practices im Lieferantenmanagement

Nutzen Sie Best Practices im Lieferantenmanagement, um Onboarding, Qualifizierung, Compliance, Risiko, Leistung und Datensätze freigegebener Lieferanten zu organisieren.

Lieferantenmanagement funktioniert am besten, wenn jeder Lieferant einen strukturierten Datensatz und einen Lifecycle-Status hat. Dieser Leitfaden hilft Teams zu entscheiden, was in Lieferanten-Onboarding, Qualifizierung, Risikoprüfung, Compliance-Nachweise, Leistungsbewertung und Workflows für freigegebene Lieferanten gehört.

Lieferantenprozesse prüfenLieferantenvorlage öffnen
Formular zur LieferantenqualifizierungStarten Sie mit: Formular zur Lieferantenqualifizierung
01

Einen Lieferantendatensatz anlegen, bevor sich die Arbeit verzweigt

Lieferantenmanagement wird schwierig, wenn Onboarding, Risiko, Compliance und Leistung in getrennten Dateien liegen. Beginnen Sie mit einem Lieferantendatensatz, der die nachgelagerten Aufgaben verbindet.

  • Erfassen Sie rechtlichen Namen, Kontakte, Steuerangaben, Kategorie, Status, Owner und Geschäftsbedarf.
  • Verfolgen Sie Onboarding-Unterlagen, Qualifizierungsentscheidung, erforderliche Dokumente und Einrichtungsstatus.
  • Verknüpfen Sie Risiko-, Compliance-, Qualitäts- und Leistungsdatensätze.
  • Verwenden Sie die Status freigegeben, bedingt, gesperrt, inaktiv oder Prüfung erforderlich.
02

Qualifizierung von Onboarding-Aufgaben trennen

Die Qualifizierung entscheidet, ob ein Lieferant akzeptabel ist. Das Onboarding erfasst die Datensätze und Einrichtungsaufgaben, die für die Zusammenarbeit benötigt werden.

  • Verfolgen Sie Qualifizierungskriterien, prüfende Person, Nachweise, Bewertung und Freigabeentscheidung.
  • Verfolgen Sie Onboarding-Checkliste, fehlende Dokumente, Felder für die Lieferanteneinrichtung und Aufgaben der zuständigen Person.
  • Erfassen Sie Due-Diligence- und Compliance-Nachweise vor der Aktivierung.
  • Aktualisieren Sie den Status freigegebener Lieferanten nach Abschluss der Prüfung.
03

Compliance und Risiken kontinuierlich verfolgen

Die Lieferantenprüfung endet nicht nach dem Onboarding. Erforderliche Dokumente laufen ab, Risiken ändern sich und Leistungsprobleme können künftige Beschaffungsentscheidungen beeinflussen.

  • Verfolgen Sie Dokumenttyp, Ablaufdatum, Nachweis, zuständige Person für die Prüfung und Erinnerung zur Verlängerung.
  • Erfassen Sie Risikokategorie, Eintrittswahrscheinlichkeit, Auswirkung, verantwortliche Person für Maßnahmen und Status.
  • Verknüpfen Sie Audit-Feststellungen und die Nachverfolgung von Korrekturmaßnahmen.
  • Eskalieren Sie gesperrte oder risikoreiche Lieferanten.
04

Leistungsnachweise für künftige Entscheidungen nutzen

Das Lieferantenleistungsmanagement sollte die Nachweise hinter den Bewertungen erhalten, damit künftige Einkaufsteams verstehen, warum ein Lieferant bevorzugt, bedingt oder gesperrt ist.

  • Bewerten Sie Qualität, Lieferung, Reaktionsfähigkeit, Kosten, Service und Compliance.
  • Fügen Sie Nachweise zur Scorecard, Notizen der Prüfenden und den Bewertungszeitraum hinzu.
  • Zeigen Sie den Verlauf von Korrekturmaßnahmen und Audit-Feststellungen an.
  • Pflegen Sie die Liste freigegebener Lieferanten und die Beschaffungsempfehlung.
Lieferanten-Lifecycle

Datensätze im Lieferantenmanagement nach Lifecycle-Phase

Nutzen Sie diese Datensätze, um Lieferanten-Onboarding, Qualifizierung, Risiko, Compliance und Leistung miteinander zu verbinden.

PhaseDatensatzfelderEntscheidungVorlage
OnboardingLieferantendetails, Dokumente, Kontakte, Einrichtungsaufgaben.Ist der Lieferant bereit für die Prüfung?Checkliste für Lieferanten-Onboarding
QualifizierungKriterien, Nachweise, prüfende Person, Entscheidung, Bedingungen.Kann der Lieferant freigegeben werden?Formular zur Lieferantenqualifizierung
ComplianceErforderliche Dokumente, Ablaufdatum, Nachweis, Owner.Kann die Zusammenarbeit fortgesetzt werden?Checkliste für Lieferanten-Compliance
RisikoRisikokategorie, Auswirkung, Maßnahmen, Owner, Status.Was muss minimiert werden?Checkliste zur Lieferantenrisikobewertung
LeistungBewertung, Nachweise, Audit-Verlauf, Korrekturmaßnahmen.Soll der Lieferant bevorzugt bleiben?Scorecard zur Lieferantenleistung
Vorlagen

Lieferantendatensätze über den gesamten Lifecycle verknüpfen

Definieren Sie Lieferantenfelder und Übergaben und verknüpfen Sie dann Vorlagen für Qualifizierung, Onboarding, Compliance, Risiko, Leistung und freigegebene Lieferanten.

Beste Vorlage für den EinstiegBester Startpunkt: Formular zur Lieferantenqualifizierung

Starten Sie hier, wenn neue Lieferanten Felder zur Qualifizierung, Nachweise, Entscheidungen der Prüfenden, Risikokontext und einen Freigabestatus benötigen, bevor der Einkauf beginnt.

Formular zur LieferantenqualifizierungFormular zur LieferantenqualifizierungNutzen Sie ein Formular zur Lieferantenqualifizierung, um Unternehmensdaten, Dateien, Compliance-Nachweise, Prüfstatus, Freigabeentscheidung und Nachverfolgung zu erfassen.Checkliste für das Lieferanten-OnboardingCheckliste für das Lieferanten-OnboardingNutzen Sie eine Checkliste für das Lieferanten-Onboarding, um erforderliche Aufgaben, Nachweise, fehlgeschlagene Punkte, Korrekturmaßnahmen, Owner und Nachverfolgung zu erfassen.Formular für LieferantenstammdatenFormular für LieferantenstammdatenVerwenden Sie ein Formular für Lieferantenstammdaten, um Lieferantendaten, Steuerunterlagen, Banknachweise, Prüfstatus, Freigaben und Nachverfolgung zu erfassen.Checkliste zur Lieferanten-ComplianceCheckliste zur Lieferanten-ComplianceNutzen Sie eine Checkliste zur Lieferanten-Compliance, um Anforderungen, Nachweise, fehlgeschlagene Prüfpunkte, Korrekturmaßnahmen, Owner und den Status der Nachverfolgung zu erfassen.Checkliste zur Lieferanten-Due-DiligenceCheckliste zur Lieferanten-Due-DiligenceNutzen Sie eine Checkliste zur Lieferanten-Due-Diligence, um Nachweise, fehlgeschlagene Prüfpunkte, Risikohinweise, Korrekturmaßnahmen, Owner und Nachverfolgung zu erfassen.Checkliste zur Lieferanten-RisikobewertungCheckliste zur Lieferanten-RisikobewertungNutzen Sie eine Checkliste zur Lieferanten-Risikobewertung, um Lieferantenrisiken zu bewerten, Nachweise zu erfassen, nicht bestandene Punkte zu markieren, Korrekturmaßnahmen zuzuweisen und nachzuverfolgen.Lieferanten-Performance-ScorecardLieferanten-Performance-ScorecardVerfolgen Sie Lieferanten-KPI-Bewertungen, Prüfzeiträume, Risikostufen, Empfehlungen und Nachverfolgungsmaßnahmen in einer Live-Scorecard-App.Liste freigegebener LieferantenListe freigegebener LieferantenNutzen Sie eine Vorlage für eine Liste freigegebener Lieferanten, um Lieferantenstatus, Qualifizierungsnachweise, Owner, Prüftermine und Follow-ups zu verfolgen.
FAQ

Fragen zum Lieferantenmanagement

Was sind Best Practices im Lieferantenmanagement?

Führen Sie einen zentralen Lieferantendatensatz, trennen Sie Onboarding von Qualifizierung, verfolgen Sie Compliance und Risiken kontinuierlich, bewahren Sie Leistungsnachweise auf und pflegen Sie den Status freigegebener Lieferanten mit klaren Zuständigkeiten.

Worin unterscheidet sich Lieferantenmanagement von Beschaffung?

Beschaffung konzentriert sich auf Einkaufsaktivitäten. Lieferantenmanagement konzentriert sich auf den Lieferantendatensatz, Qualifizierung, Risiko, Compliance, Leistung und Freigabestatus vor und nach dem Einkauf.

Womit sollte Lieferantenmanagement beginnen?

Starten Sie mit dem Teil des Lifecycles, der heute am wenigsten kontrolliert ist: Onboarding, Qualifizierung, Compliance-Nachweise, Risikoprüfung oder Leistungsbewertung.

Nächster Schritt

Vorlage zur Lieferantenqualifizierung öffnen

Sehen Sie sich die Vorlage in der Vorschau an und passen Sie dann Qualifizierungsfelder, Nachweise, Zuständigkeiten der Prüfenden, Compliance-Prüfungen und den Status freigegebener Lieferanten an Ihren Prozess an.

Vorschau dieser Vorlage