คู่มือแนวทางปฏิบัติที่ดีในการจัดการซัพพลายเออร์

คู่มือแนวทางปฏิบัติที่ดีในการจัดการซัพพลายเออร์

ใช้แนวทางปฏิบัติที่ดีในการจัดการซัพพลายเออร์เพื่อจัดระเบียบการเริ่มต้นใช้งาน การคัดเลือก การปฏิบัติตามข้อกำหนด ความเสี่ยง ผลการดำเนินงาน และเรคคอร์ดซัพพลายเออร์ที่ได้รับอนุมัติ

การจัดการซัพพลายเออร์มีประสิทธิภาพที่สุดเมื่อซัพพลายเออร์ทุกรายมีเรคคอร์ดที่เป็นระบบและสถานะตามวงจรการทำงานที่ชัดเจน คู่มือนี้ช่วยให้ทีมตัดสินใจได้ว่าควรใส่อะไรไว้ในเวิร์กโฟลว์การเริ่มต้นใช้งานซัพพลายเออร์ การคัดเลือก การทบทวนความเสี่ยง หลักฐานด้านการปฏิบัติตามข้อกำหนด การให้คะแนนผลการดำเนินงาน และซัพพลายเออร์ที่ได้รับอนุมัติ

ฟอร์มประเมินคุณสมบัติซัพพลายเออร์เริ่มจาก: ฟอร์มประเมินคุณสมบัติซัพพลายเออร์
01

สร้างเรคคอร์ดซัพพลายเออร์เดียวก่อนแตกงานไปส่วนอื่น

การจัดการซัพพลายเออร์จะซับซ้อนทันทีเมื่อข้อมูลการเริ่มต้นใช้งาน ความเสี่ยง การปฏิบัติตามข้อกำหนด และผลการดำเนินงานอยู่คนละไฟล์ เริ่มต้นด้วยเรคคอร์ดซัพพลายเออร์ที่เชื่อมงานติดตามต่อทั้งหมดเข้าด้วยกัน

  • บันทึกชื่อทางกฎหมาย ผู้ติดต่อ รายละเอียดภาษี หมวดหมู่ สถานะ เจ้าของงาน และความต้องการทางธุรกิจ
  • ติดตามชุดเอกสารเริ่มต้นใช้งาน ผลการคัดเลือก เอกสารที่ต้องใช้ และสถานะการตั้งค่า
  • เชื่อมโยงเรคคอร์ดด้านความเสี่ยง การปฏิบัติตามข้อกำหนด คุณภาพ และผลการดำเนินงาน
  • ใช้สถานะ เช่น ได้รับอนุมัติ มีเงื่อนไข ถูกระงับ ไม่ใช้งาน หรือต้องทบทวน
02

แยกการคัดเลือกออกจากงานเริ่มต้นใช้งาน

การคัดเลือกใช้ตัดสินว่าซัพพลายเออร์เหมาะสมหรือไม่ ส่วนการเริ่มต้นใช้งานใช้เก็บเรคคอร์ดและงานตั้งค่าที่จำเป็นต่อการทำงานร่วมกัน

  • ติดตามเกณฑ์การคัดเลือก ผู้ตรวจสอบ หลักฐาน คะแนน และผลการอนุมัติ
  • ติดตามเช็กลิสต์การเริ่มต้นใช้งาน เอกสารที่ขาด ฟิลด์การตั้งค่าผู้ขาย และงานของผู้รับผิดชอบ
  • รวบรวมหลักฐานการตรวจสอบสถานะและการปฏิบัติตามข้อกำหนดก่อนเปิดใช้งาน
  • อัปเดตสถานะซัพพลายเออร์ที่ได้รับอนุมัติหลังการทบทวนเสร็จสิ้น
03

ติดตามการปฏิบัติตามข้อกำหนดและความเสี่ยงอย่างต่อเนื่อง

การทบทวนซัพพลายเออร์ไม่ได้จบหลังการเริ่มต้นใช้งาน เอกสารที่จำเป็นอาจหมดอายุ ความเสี่ยงอาจเปลี่ยน และปัญหาด้านผลการดำเนินงานอาจส่งผลต่อการตัดสินใจจัดหาในอนาคต

  • ติดตามประเภทเอกสาร วันหมดอายุ หลักฐาน เจ้าของการทบทวน และการแจ้งเตือนต่ออายุ
  • บันทึกหมวดหมู่ความเสี่ยง ความเป็นไปได้ ผลกระทบ เจ้าของการแก้ไข และสถานะ
  • เชื่อมโยงผลการตรวจประเมินและการติดตามการแก้ไขข้อบกพร่อง
  • ยกระดับกรณีซัพพลายเออร์ที่ถูกระงับหรือมีความเสี่ยงสูง
04

ใช้หลักฐานด้านผลการดำเนินงานเพื่อการตัดสินใจครั้งต่อไป

การบริหารผลการดำเนินงานของซัพพลายเออร์ควรเก็บหลักฐานที่อยู่เบื้องหลังคะแนนไว้ เพื่อให้ทีมจัดซื้อในอนาคตเข้าใจได้ว่าทำไมซัพพลายเออร์รายนั้นจึงเป็นตัวเลือกที่ต้องการ มีเงื่อนไข หรือถูกระงับ

  • ให้คะแนนด้านคุณภาพ การส่งมอบ การตอบสนอง ต้นทุน การบริการ และการปฏิบัติตามข้อกำหนด
  • แนบหลักฐาน scorecard บันทึกของผู้ตรวจสอบ และช่วงเวลาการประเมินผล
  • แสดงประวัติการแก้ไขข้อบกพร่องและผลการตรวจประเมิน
  • ดูแลรายชื่อซัพพลายเออร์ที่ได้รับอนุมัติและคำแนะนำในการจัดหา

เรคคอร์ดการจัดการซัพพลายเออร์ตามแต่ละช่วงของวงจร

ใช้เรคคอร์ดเหล่านี้เพื่อเชื่อมโยงการเริ่มต้นใช้งานซัพพลายเออร์ การคัดเลือก ความเสี่ยง การปฏิบัติตามข้อกำหนด และผลการดำเนินงานเข้าด้วยกัน

ช่วงงานฟิลด์เรคคอร์ดการตัดสินใจเทมเพลต
การเริ่มต้นใช้งานรายละเอียดซัพพลายเออร์ เอกสาร ผู้ติดต่อ งานตั้งค่าซัพพลายเออร์พร้อมสำหรับการทบทวนแล้วหรือยังเช็กลิสต์การเริ่มต้นใช้งานซัพพลายเออร์
การคัดเลือกเกณฑ์ หลักฐาน ผู้ตรวจสอบ ผลการตัดสินใจ เงื่อนไขสามารถอนุมัติซัพพลายเออร์ได้หรือไม่ฟอร์มคัดเลือกซัพพลายเออร์
การปฏิบัติตามข้อกำหนดเอกสารที่ต้องใช้ วันหมดอายุ หลักฐาน ผู้รับผิดชอบสามารถทำงานต่อได้หรือไม่เช็กลิสต์การปฏิบัติตามข้อกำหนดของผู้ขาย
ความเสี่ยงหมวดหมู่ความเสี่ยง ผลกระทบ แผนลดความเสี่ยง ผู้รับผิดชอบ สถานะมีอะไรที่ต้องเร่งลดความเสี่ยงเช็กลิสต์ประเมินความเสี่ยงผู้ขาย
ผลการดำเนินงานคะแนน หลักฐาน ประวัติการตรวจประเมิน การแก้ไขข้อบกพร่องซัพพลายเออร์ควรยังคงเป็นตัวเลือกที่ต้องการหรือไม่scorecard ผลการดำเนินงานซัพพลายเออร์
ฟอร์มประเมินคุณสมบัติซัพพลายเออร์ฟอร์มประเมินคุณสมบัติซัพพลายเออร์ใช้ฟอร์มประเมินคุณสมบัติซัพพลายเออร์เพื่อเก็บข้อมูลบริษัท ไฟล์ หลักฐานด้านคอมพลายแอนซ์ สถานะการตรวจสอบ ผลการอนุมัติ และการติดตามงานเช็กลิสต์การขึ้นทะเบียนซัพพลายเออร์เช็กลิสต์การขึ้นทะเบียนซัพพลายเออร์ใช้เช็กลิสต์การขึ้นทะเบียนซัพพลายเออร์เพื่อเก็บงานที่ต้องทำ หลักฐาน รายการที่ไม่ผ่าน มาตรการแก้ไข เจ้าของงาน และการติดตามงานฟอร์มข้อมูลหลักผู้ขายฟอร์มข้อมูลหลักผู้ขายใช้ฟอร์มข้อมูลหลักผู้ขายเพื่อเก็บรายละเอียดผู้ขาย ไฟล์ภาษี หลักฐานบัญชีธนาคาร สถานะการตรวจสอบ การอนุมัติ และการติดตามงานเช็กลิสต์การปฏิบัติตามข้อกำหนดของผู้ขายเช็กลิสต์การปฏิบัติตามข้อกำหนดของผู้ขายใช้เช็กลิสต์การปฏิบัติตามข้อกำหนดของผู้ขายเพื่อบันทึกข้อกำหนด หลักฐาน รายการที่ไม่ผ่าน มาตรการแก้ไข เจ้าของงาน และสถานะการติดตามงานเช็กลิสต์การตรวจสอบสถานะผู้ขายเช็กลิสต์การตรวจสอบสถานะผู้ขายใช้เช็กลิสต์การตรวจสอบสถานะผู้ขายเพื่อรวบรวมหลักฐาน รายการที่ไม่ผ่าน บันทึกความเสี่ยง มาตรการแก้ไข เจ้าของงาน และการติดตามงานเช็กลิสต์การประเมินความเสี่ยงผู้ขายเช็กลิสต์การประเมินความเสี่ยงผู้ขายใช้เทมเพลตเช็กลิสต์การประเมินความเสี่ยงผู้ขายเพื่อให้คะแนนความเสี่ยงผู้ขาย เก็บหลักฐาน ระบุรายการที่ไม่ผ่าน มอบหมายการแก้ไข และติดตามงานตารางคะแนนประสิทธิภาพซัพพลายเออร์ตารางคะแนนประสิทธิภาพซัพพลายเออร์ติดตามคะแนน KPI ของซัพพลายเออร์ รอบการประเมิน ระดับความเสี่ยง คำแนะนำ และการดำเนินการติดตามในแอปตารางคะแนนแบบเรียลไทม์รายการซัพพลายเออร์ที่ได้รับอนุมัติรายการซัพพลายเออร์ที่ได้รับอนุมัติใช้เทมเพลตรายการซัพพลายเออร์ที่ได้รับอนุมัติเพื่อติดตามสถานะซัพพลายเออร์ หลักฐานการรับรอง เจ้าของงาน วันที่ทบทวน และการติดตามงาน

คำถามเกี่ยวกับการจัดการซัพพลายเออร์

แนวทางปฏิบัติที่ดีในการจัดการซัพพลายเออร์คืออะไร

ใช้เรคคอร์ดซัพพลายเออร์เดียว แยกการเริ่มต้นใช้งานออกจากการคัดเลือก ติดตามการปฏิบัติตามข้อกำหนดและความเสี่ยงอย่างต่อเนื่อง เก็บหลักฐานผลการดำเนินงานไว้ และดูแลสถานะซัพพลายเออร์ที่ได้รับอนุมัติด้วยผู้รับผิดชอบที่ชัดเจน

การจัดการซัพพลายเออร์ต่างจากการจัดซื้ออย่างไร

งานจัดซื้อเน้นกิจกรรมการซื้อ ส่วนการจัดการซัพพลายเออร์เน้นเรคคอร์ดซัพพลายเออร์ การคัดเลือก ความเสี่ยง การปฏิบัติตามข้อกำหนด ผลการดำเนินงาน และสถานะการอนุมัติก่อนและหลังการสั่งซื้อ

ควรเริ่มการจัดการซัพพลายเออร์จากตรงไหน

เริ่มจากช่วงของวงจรที่วันนี้ยังควบคุมได้น้อยที่สุด ไม่ว่าจะเป็นการเริ่มต้นใช้งาน การคัดเลือก หลักฐานด้านการปฏิบัติตามข้อกำหนด การทบทวนความเสี่ยง หรือการให้คะแนนผลการดำเนินงาน

เปิดเทมเพลตฟอร์มคัดเลือกซัพพลายเออร์

ดูตัวอย่างเทมเพลตก่อน แล้วปรับฟิลด์การคัดเลือก หลักฐาน ผู้รับผิดชอบการตรวจสอบ การตรวจเช็กด้านการปฏิบัติตามข้อกำหนด และสถานะซัพพลายเออร์ที่ได้รับอนุมัติให้เข้ากับกระบวนการของคุณ

ดูตัวอย่างเทมเพลตนี้