在工作分支前先建立一筆供應商記錄
當入駐、風險、合規與績效分散在不同檔案中時，供應商管理就會變得困難。請先建立一筆可串聯後續工作的供應商記錄。
- 記錄法定名稱、聯絡人、稅務資料、類別、狀態、負責人與業務需求。
- 追蹤入駐資料包、資格審查決策、必備文件與設定狀態。
- 連結風險、合規、品質與績效記錄。
- 使用已核准、有條件核准、封鎖、停用或需審查等狀態。
指南
供應商管理最佳實務指南
運用供應商管理最佳實務，整理入駐、資格審查、合規、風險、績效與核准供應商記錄。
當每家供應商都有結構化記錄與明確的生命週期狀態時，供應商管理會更有效。這份指南可協助團隊判斷哪些內容應納入供應商入駐、資格審查、風險審查、合規佐證、績效評分與核准供應商工作流程。
從這裡開始： 供應商資格審查表單將資格審查與入駐任務分開管理
資格審查是判斷供應商是否可接受；入駐則是蒐集與其合作所需的記錄與設定任務。
- 追蹤資格審查標準、審查人、佐證資料、評分與核准決策。
- 追蹤入駐檢查清單、缺漏文件、供應商設定欄位與負責人任務。
- 在啟用前蒐集盡職調查與合規佐證。
- 審查完成後更新核准供應商狀態。
持續追蹤合規與風險
供應商審查不會在入駐後結束。必備文件會到期、風險會變化，績效問題也可能影響未來的採購決策。
- 追蹤文件類型、到期日、佐證資料、審查負責人與續期提醒。
- 記錄風險類別、發生可能性、影響程度、緩解負責人與狀態。
- 連結稽核發現與矯正措施的後續追蹤。
- 升級處理被封鎖或高風險的供應商。
以績效佐證支援後續決策
供應商績效管理應保留評分背後的佐證資料，讓後續採購團隊能理解為何某家供應商被列為優先、有條件核准或封鎖。
- 針對品質、交期、回應速度、成本、服務與合規進行評分。
- 附上評分卡佐證、審查人備註與績效期間。
- 顯示矯正措施歷程與稽核發現。
- 維護核准供應商清單與採購建議。
供應商生命週期
依生命週期階段管理供應商記錄
使用這些記錄，讓供應商入駐、資格審查、風險、合規與績效保持串聯。
階段記錄欄位決策範本
入駐供應商詳細資料、文件、聯絡人、設定任務。供應商是否已準備好接受審查？供應商入駐檢查清單
資格審查審查標準、佐證、審查人、決策、條件。是否可核准此供應商？供應商資格審查表單
合規必備文件、到期日、佐證、負責人。是否可繼續合作？供應商合規檢查清單
風險風險類別、影響、緩解措施、負責人、狀態。哪些項目需要緩解？供應商風險評估檢查清單
績效評分、佐證、稽核歷程、矯正措施。此供應商是否應持續列為優先？供應商績效評分卡
範本
串聯供應商全生命週期的記錄
先定義供應商欄位與交接流程，再串接資格審查、入駐、合規、風險、績效與核准供應商範本。
最適合開始使用的範本最佳起點：供應商資格審查表單
當新供應商在開始採購前，需要填寫資格審查欄位、提交佐證、由審查人作出決策、補充風險背景並確認核准狀態時，請從這裡開始。
供應商資格審查表單使用供應商資格審查表單，收集公司資料、檔案、合規佐證、審查狀態、核准決策與後續追蹤。
供應商導入檢查清單使用供應商導入檢查清單，收集必要任務、佐證資料、不合格項目、矯正措施、負責人與後續追蹤。
供應商主檔資料表單使用供應商主檔資料表單，收集供應商詳細資料、稅務文件、銀行證明、審查狀態、簽核與後續追蹤。
供應商合規檢查清單使用供應商合規檢查清單，記錄要求、佐證資料、不合格項目、矯正措施、負責人與後續追蹤狀態。
供應商盡職調查檢查清單使用供應商盡職調查檢查清單，收集佐證資料、不合格項目、風險備註、矯正措施、負責人與後續追蹤。
供應商風險評估檢查表使用供應商風險評估檢查表，為供應商風險評分、蒐集佐證、標示未通過項目、指派矯正措施並進行後續追蹤。
供應商績效評分卡在即時評分卡應用程式中追蹤供應商 KPI 評分、評估期間、風險等級、建議事項與後續追蹤行動。
核准供應商清單使用核准供應商清單範本，追蹤供應商狀態、資格佐證、負責人、審查日期與後續追蹤。繼續查看供應商管理工作流程
查看供應商工作流程路徑
常見問題
關於供應商管理的常見問題
什麼是供應商管理最佳實務？
維持單一供應商記錄、將入駐與資格審查分開、持續追蹤合規與風險、保留績效佐證，並以明確的負責人維護核准供應商狀態。
供應商管理和採購有什麼不同？
採購聚焦於採買活動；供應商管理則聚焦於供應商記錄、資格審查、風險、合規、績效，以及採購前後的核准狀態。
供應商管理應該從哪裡開始？
從目前生命週期中控制最不足的環節開始，例如入駐、資格審查、合規佐證、風險審查或績效評分。
下一步
開啟供應商資格審查範本
先預覽範本，再依照您的流程調整資格審查欄位、佐證資料、審查人負責範圍、合規檢查與核准供應商狀態。