Cẩm nang

Cẩm nang thông lệ tốt nhất về quản lý nhà cung cấp

Áp dụng các thông lệ tốt nhất về quản lý nhà cung cấp để tổ chức quy trình tiếp nhận, đánh giá năng lực, tuân thủ, rủi ro, hiệu suất và bản ghi nhà cung cấp được phê duyệt.

Quản lý nhà cung cấp hiệu quả nhất khi mỗi nhà cung cấp có một bản ghi có cấu trúc và trạng thái rõ ràng theo từng giai đoạn. Cẩm nang này giúp đội ngũ xác định những gì cần có trong quy trình tiếp nhận, đánh giá năng lực, rà soát rủi ro, hồ sơ tuân thủ, chấm điểm hiệu suất và quy trình phê duyệt nhà cung cấp.

Xem lại quy trình quản lý nhà cung cấpMở mẫu nhà cung cấp

Bắt đầu từ: Biểu mẫu đánh giá điều kiện nhà cung cấp

Tạo một bản ghi nhà cung cấp trước khi tách thành các đầu việc

Quản lý nhà cung cấp sẽ trở nên khó khăn khi thông tin tiếp nhận, rủi ro, tuân thủ và hiệu suất nằm ở nhiều tệp riêng rẽ. Hãy bắt đầu với một bản ghi nhà cung cấp để kết nối các đầu việc theo dõi tiếp.

Ghi nhận tên pháp lý, người liên hệ, thông tin thuế, danh mục, trạng thái, người phụ trách và nhu cầu kinh doanh.
Theo dõi bộ hồ sơ tiếp nhận, quyết định đánh giá năng lực, tài liệu bắt buộc và trạng thái thiết lập.
Liên kết bản ghi rủi ro, tuân thủ, chất lượng và hiệu suất.
Sử dụng các trạng thái như đã phê duyệt, có điều kiện, bị chặn, không hoạt động hoặc cần rà soát.

Tách riêng đánh giá năng lực và các tác vụ tiếp nhận

Đánh giá năng lực quyết định nhà cung cấp có đạt yêu cầu hay không. Tiếp nhận thu thập các bản ghi và tác vụ thiết lập cần thiết để bắt đầu làm việc với họ.

Theo dõi tiêu chí đánh giá, người rà soát, hồ sơ minh chứng, điểm số và quyết định phê duyệt.
Theo dõi danh sách kiểm tra tiếp nhận, tài liệu còn thiếu, các trường dữ liệu thiết lập nhà cung cấp và tác vụ của người phụ trách.
Thu thập hồ sơ thẩm định và minh chứng tuân thủ trước khi kích hoạt.
Cập nhật trạng thái nhà cung cấp được phê duyệt sau khi hoàn tất rà soát.

Theo dõi tuân thủ và rủi ro liên tục

Việc rà soát nhà cung cấp không kết thúc sau khi tiếp nhận. Tài liệu bắt buộc có thể hết hạn, rủi ro có thể thay đổi và vấn đề về hiệu suất có thể ảnh hưởng đến các quyết định tìm nguồn cung ứng trong tương lai.

Theo dõi loại tài liệu, ngày hết hạn, minh chứng, người phụ trách rà soát và nhắc gia hạn.
Ghi lại nhóm rủi ro, khả năng xảy ra, mức độ ảnh hưởng, người phụ trách biện pháp giảm thiểu và trạng thái.
Liên kết phát hiện kiểm toán và hoạt động theo dõi tiếp cho hành động khắc phục.
Chuyển xử lý các nhà cung cấp bị chặn hoặc có rủi ro cao.

Dùng minh chứng hiệu suất cho các quyết định sau này

Quản lý hiệu suất nhà cung cấp nên lưu lại minh chứng đằng sau mỗi điểm số để người mua trong tương lai hiểu vì sao một nhà cung cấp được ưu tiên, chỉ được chấp nhận có điều kiện hoặc bị chặn.

Chấm điểm chất lượng, giao hàng, khả năng phản hồi, chi phí, dịch vụ và tuân thủ.
Đính kèm minh chứng bảng điểm, ghi chú của người rà soát và kỳ đánh giá hiệu suất.
Hiển thị lịch sử hành động khắc phục và các phát hiện kiểm toán.
Duy trì danh sách nhà cung cấp được phê duyệt và khuyến nghị tìm nguồn cung ứng.

Vòng đời nhà cung cấp

Bản ghi quản lý nhà cung cấp theo từng giai đoạn vòng đời

Sử dụng các bản ghi này để kết nối quy trình tiếp nhận, đánh giá năng lực, rủi ro, tuân thủ và hiệu suất của nhà cung cấp.

Giai đoạnTrường dữ liệu bản ghiQuyết địnhMẫu

Tiếp nhậnThông tin nhà cung cấp, tài liệu, người liên hệ, tác vụ thiết lập.Nhà cung cấp đã sẵn sàng để rà soát chưa?Danh sách kiểm tra tiếp nhận nhà cung cấp

Đánh giá năng lựcTiêu chí, minh chứng, người rà soát, quyết định, điều kiện.Có thể phê duyệt nhà cung cấp không?Biểu mẫu đánh giá nhà cung cấp

Tuân thủTài liệu bắt buộc, ngày hết hạn, minh chứng, người phụ trách.Có thể tiếp tục hợp tác không?Danh sách kiểm tra tuân thủ nhà cung cấp

Rủi roNhóm rủi ro, mức độ ảnh hưởng, biện pháp giảm thiểu, người phụ trách, trạng thái.Cần giảm thiểu điều gì?Danh sách kiểm tra đánh giá rủi ro nhà cung cấp

Hiệu suấtĐiểm số, minh chứng, lịch sử kiểm toán, hành động khắc phục.Nhà cung cấp có nên tiếp tục là lựa chọn ưu tiên không?Bảng điểm hiệu suất nhà cung cấp

Mẫu

Kết nối bản ghi nhà cung cấp trong suốt vòng đời

Xác định các trường dữ liệu và bước bàn giao cho nhà cung cấp, sau đó kết nối các mẫu đánh giá năng lực, tiếp nhận, tuân thủ, rủi ro, hiệu suất và nhà cung cấp được phê duyệt.

Mẫu phù hợp nhất để bắt đầuĐiểm bắt đầu phù hợp nhất: Biểu mẫu đánh giá nhà cung cấp

Bắt đầu từ đây khi nhà cung cấp mới cần có các trường dữ liệu đánh giá, hồ sơ minh chứng, quyết định của người rà soát, bối cảnh rủi ro và trạng thái phê duyệt trước khi bắt đầu mua hàng.

Biểu mẫu đánh giá điều kiện nhà cung cấpDùng biểu mẫu đánh giá điều kiện nhà cung cấp để thu thập thông tin doanh nghiệp, tệp đính kèm, minh chứng tuân thủ, trạng thái rà soát, quyết định phê duyệt và theo dõi tiếp.

Checklist tiếp nhận nhà cung cấpDùng checklist tiếp nhận nhà cung cấp để thu thập các đầu việc bắt buộc, tài liệu minh chứng, hạng mục không đạt, hành động khắc phục, người phụ trách và theo dõi tiếp.

Biểu mẫu dữ liệu gốc nhà cung cấpDùng biểu mẫu dữ liệu gốc nhà cung cấp để thu thập thông tin nhà cung cấp, hồ sơ thuế, chứng từ ngân hàng, trạng thái rà soát, phê duyệt và theo dõi tiếp.

Danh sách kiểm tra tuân thủ nhà cung cấpSử dụng danh sách kiểm tra tuân thủ nhà cung cấp để ghi lại yêu cầu, bằng chứng, hạng mục không đạt, hành động khắc phục, người phụ trách và trạng thái theo dõi tiếp.

Danh sách kiểm tra thẩm định nhà cung cấpSử dụng danh sách kiểm tra thẩm định nhà cung cấp để thu thập bằng chứng, hạng mục không đạt, ghi chú rủi ro, hành động khắc phục, người phụ trách và theo dõi tiếp.

Danh sách kiểm tra đánh giá rủi ro nhà cung cấpSử dụng mẫu danh sách kiểm tra đánh giá rủi ro nhà cung cấp để chấm điểm rủi ro, thu thập bằng chứng, đánh dấu các mục không đạt, giao hành động khắc phục và theo dõi tiếp.

Bảng điểm hiệu suất nhà cung cấpTheo dõi xếp hạng KPI nhà cung cấp, kỳ đánh giá, mức độ rủi ro, khuyến nghị và hành động theo dõi tiếp trong một ứng dụng bảng điểm trực tiếp.

Danh sách nhà cung cấp được phê duyệtSử dụng mẫu danh sách nhà cung cấp được phê duyệt để theo dõi trạng thái nhà cung cấp, bằng chứng đủ điều kiện, người phụ trách, ngày rà soát và theo dõi tiếp.

Các nhóm mẫu liên quan

Tiếp tục với các quy trình quản lý nhà cung cấp

Phần mềm quản lý nhà cung cấp Phần mềm quản lý rủi ro nhà cung cấp Phần mềm quản lý hiệu suất nhà cung cấp Mẫu quy trình mua sắm Mẫu phê duyệt tài chính Mẫu quản lý nhà cung cấp

Quy trình liên kết

Xem lộ trình quy trình nhà cung cấp

Bộ quy trình tiếp nhận nhà cung cấp và đánh giá năng lực nhà cung cấp Bộ quy trình từ yêu cầu mua hàng đến PO

Câu hỏi thường gặp

Câu hỏi về quản lý nhà cung cấp

Thông lệ tốt nhất về quản lý nhà cung cấp là gì?

Duy trì một bản ghi nhà cung cấp duy nhất, tách riêng tiếp nhận và đánh giá năng lực, theo dõi tuân thủ và rủi ro liên tục, lưu lại minh chứng hiệu suất và quản lý trạng thái nhà cung cấp được phê duyệt với người phụ trách rõ ràng.

Quản lý nhà cung cấp khác gì với mua sắm?

Mua sắm tập trung vào hoạt động mua hàng. Quản lý nhà cung cấp tập trung vào bản ghi nhà cung cấp, đánh giá năng lực, rủi ro, tuân thủ, hiệu suất và trạng thái phê duyệt trước và sau khi mua hàng.

Nên bắt đầu quản lý nhà cung cấp từ đâu?

Hãy bắt đầu từ phần trong vòng đời hiện ít được kiểm soát nhất: tiếp nhận, đánh giá năng lực, hồ sơ tuân thủ, rà soát rủi ro hoặc chấm điểm hiệu suất.

Bước tiếp theo

Mở mẫu đánh giá nhà cung cấp

Xem trước mẫu, sau đó điều chỉnh các trường dữ liệu đánh giá, hồ sơ minh chứng, người phụ trách rà soát, kiểm tra tuân thủ và trạng thái nhà cung cấp được phê duyệt cho quy trình của bạn.

Xem trước mẫu này

Nền tảng

Giải pháp

Mẫu AI

Tài nguyên

Bảng giá