Руководство

Руководство по лучшим практикам управления поставщиками

Используйте лучшие практики управления поставщиками, чтобы организовать онбординг, квалификацию, соответствие требованиям, риски, эффективность и записи об одобренных поставщиках.

Управление поставщиками работает лучше всего, когда у каждого поставщика есть структурированная запись и статус на этапе жизненного цикла. Это руководство поможет командам определить, что должно входить в онбординг поставщиков, квалификацию, оценку рисков, подтверждение соответствия требованиям, оценку эффективности и рабочие процессы для одобренных поставщиков.

Проверить практики управления поставщикамиОткрыть шаблон для поставщиков

Начните с: Форма квалификации поставщика

Создайте единую запись о поставщике до разветвления работы

Управлять поставщиками становится сложно, когда онбординг, риски, соответствие требованиям и эффективность ведутся в разных файлах. Начните с записи о поставщике, которая связывает все последующие действия.

Фиксируйте юридическое наименование, контакты, налоговые данные, категорию, статус, ответственного и бизнес-потребность.
Отслеживайте пакет онбординга, решение по квалификации, обязательные документы и статус настройки.
Связывайте записи о рисках, соответствии требованиям, качестве и эффективности.
Используйте статусы: одобрен, условно одобрен, заблокирован, неактивен или требует проверки.

Разделяйте квалификацию и задачи онбординга

Квалификация определяет, приемлем ли поставщик. Онбординг собирает записи и задачи по настройке, необходимые для начала работы с ним.

Отслеживайте критерии квалификации, проверяющего, подтверждающие документы, оценку и решение о согласовании.
Отслеживайте чек-лист онбординга, недостающие документы, поля настройки поставщика и задачи ответственного.
Собирайте материалы due diligence и документы по соответствию требованиям до активации.
Обновляйте статус одобренного поставщика после завершения проверки.

Постоянно отслеживайте соответствие требованиям и риски

Проверка поставщика не заканчивается после онбординга. Обязательные документы истекают, риски меняются, а проблемы с эффективностью могут влиять на будущие решения по закупкам.

Отслеживайте тип документа, срок действия, подтверждающие документы, ответственного за проверку и напоминание о продлении.
Фиксируйте категорию риска, вероятность, влияние, ответственного за меры по снижению риска и статус.
Связывайте результаты аудитов и последующие корректирующие действия.
Эскалируйте заблокированных поставщиков и поставщиков с высоким риском.

Используйте данные об эффективности для будущих решений

Управление эффективностью поставщиков должно сохранять подтверждающие данные по оценкам, чтобы будущие команды закупок понимали, почему поставщик считается предпочтительным, условно одобренным или заблокированным.

Оценивайте качество, сроки поставки, скорость реакции, стоимость, сервис и соответствие требованиям.
Прикрепляйте подтверждающие материалы к оценочной карте, заметки проверяющего и период оценки.
Показывайте историю корректирующих действий и результаты аудитов.
Поддерживайте список одобренных поставщиков и рекомендации по выбору поставщика.

Жизненный цикл поставщика

Записи по управлению поставщиками на этапах жизненного цикла

Используйте эти записи, чтобы связать онбординг поставщиков, квалификацию, риски, соответствие требованиям и эффективность.

ЭтапПоля записиРешениеШаблон

ОнбордингДанные поставщика, документы, контакты, задачи по настройке.Поставщик готов к проверке?Чек-лист онбординга поставщика

КвалификацияКритерии, подтверждающие документы, проверяющий, решение, условия.Можно ли одобрить поставщика?Форма квалификации поставщика

Соответствие требованиямОбязательные документы, срок действия, подтверждающие документы, ответственный.Можно ли продолжать работу?Чек-лист соответствия требованиям поставщика

РискиКатегория риска, влияние, меры снижения, ответственный, статус.Что нужно снизить?Чек-лист оценки рисков поставщика

ЭффективностьОценка, подтверждающие документы, история аудитов, корректирующие действия.Следует ли сохранить поставщика в числе предпочтительных?Оценочная карта эффективности поставщика

Шаблоны

Свяжите записи о поставщиках на всех этапах жизненного цикла

Определите поля поставщика и передачу задач, затем свяжите шаблоны квалификации, онбординга, соответствия требованиям, рисков, эффективности и одобренных поставщиков.

Лучший шаблон для стартаОптимальная отправная точка: форма квалификации поставщика

Начните здесь, если новым поставщикам нужны поля для квалификации, подтверждающие документы, решения проверяющих, контекст рисков и статус согласования до начала закупок.

Форма квалификации поставщикаИспользуйте форму квалификации поставщика, чтобы собирать сведения о компании, файлы, подтверждения комплаенса, статус проверки, решение по согласованию и последующие действия.

Чек-лист онбординга поставщикаИспользуйте чек-лист онбординга поставщика, чтобы собирать обязательные задачи, подтверждающие материалы, несоответствия, корректирующие действия, ответственных и последующие действия.

Форма основных данных поставщикаИспользуйте форму основных данных поставщика, чтобы собирать сведения о поставщике, налоговые документы, банковские подтверждения, статус проверки, согласования и последующие действия.

Чек-лист соответствия поставщика требованиямИспользуйте чек-лист соответствия поставщика, чтобы фиксировать требования, подтверждающие материалы, несоответствия, корректирующие действия, ответственных и статус последующих действий.

Чек-лист проверки благонадежности поставщикаИспользуйте чек-лист проверки благонадежности поставщика, чтобы собирать подтверждающие материалы, отмечать несоответствия, фиксировать заметки о рисках, корректирующие действия, ответственных и последующие действия.

Чек-лист оценки рисков поставщикаИспользуйте шаблон чек-листа оценки рисков поставщика, чтобы оценивать риски, фиксировать подтверждающие материалы, отмечать несоответствия, назначать корректирующие действия и контролировать последующие шаги.

Оценочная карта эффективности поставщикаОтслеживайте оценки KPI поставщиков, периоды проверки, уровни риска, рекомендации и последующие действия в живом приложении с оценочной картой.

Список одобренных поставщиковИспользуйте шаблон списка одобренных поставщиков, чтобы отслеживать статус поставщика, подтверждение квалификации, ответственных, даты проверки и последующие действия.

Связанные группы шаблонов

Продолжите с рабочими процессами управления поставщиками

ПО для управления поставщиками ПО для управления рисками поставщиков ПО для управления эффективностью поставщиков Шаблоны рабочих процессов закупок Шаблоны согласования для финансовых команд Шаблоны управления поставщиками

Связанный рабочий процесс

Посмотреть путь рабочего процесса поставщика

Пакет рабочих процессов онбординга поставщиков и квалификации поставщиков Пакет рабочего процесса от запроса на закупку до PO

Часто задаваемые вопросы

Вопросы об управлении поставщиками

Что входит в лучшие практики управления поставщиками?

Ведите единую запись о поставщике, разделяйте онбординг и квалификацию, постоянно отслеживайте соответствие требованиям и риски, сохраняйте данные об эффективности и поддерживайте статус одобренного поставщика с понятными зонами ответственности.

Чем управление поставщиками отличается от закупок?

Закупки сосредоточены на процессе покупки. Управление поставщиками сосредоточено на записи о поставщике, квалификации, рисках, соответствии требованиям, эффективности и статусе согласования до и после закупок.

С чего начать управление поставщиками?

Начните с наименее контролируемого этапа жизненного цикла на сегодняшний день: онбординга, квалификации, подтверждения соответствия требованиям, оценки рисков или оценки эффективности.

Следующий шаг

Открыть шаблон квалификации поставщика

Просмотрите шаблон, затем адаптируйте поля квалификации, подтверждающие документы, ответственных проверяющих, проверки на соответствие требованиям и статус одобренного поставщика под свой процесс.

Предпросмотр этого шаблона

Платформа

Решения

ИИ-шаблоны

Ресурсы

Тарифы