まずはアクションにつながる列から始める
すべてのスプレッドシート列を必須のアプリフィールドにする必要はありません。まずは担当範囲、リスク、更新タイミング、ステータスに絞って整理しましょう。
- 契約名、契約相手先、契約種別、担当者、部門、金額、ステータスは残します。
- 開始日、終了日、更新日、通知期間、自動更新フラグは形式を統一します。
- リスクレベル、コンプライアンス証跡、ファイル、義務事項、例外メモは保持します。
- 次のアクション、対応担当者、期限日、ブロッカー、判断ステータスを追加します。
ガイド
契約管理スプレッドシートをアプリ化するガイド
契約管理スプレッドシートを、契約フィールド、更新リマインダー、担当者ビュー、ワークフローレコードを備えた構造化アプリに変換します。
契約スプレッドシートは最初の有用な台帳になりやすい一方で、チームにリマインダー、承認、リスク対応、ファイル管理、担当者の明確化が必要になると運用が不安定になります。このガイドでは、スプレッドシートの列をワークフローアプリにどう落とし込むかを紹介します。
どこから始めるか: 契約トラッカーフィルターを保存済みビューに変える
役立つスプレッドシートのフィルターを見ると、契約アプリで必要なビューが見えてきます。
- 今後30日、60日、90日以内に更新を迎える契約。
- 担当者、ファイル、コンプライアンス、リスクフィールドが不足している契約。
- 部門、サプライヤー、金額、ステータス、レビュー担当者別の契約。
- 終了済み、更新済み、解約済み、再交渉が必要な契約。
手作業のリマインダーをワークフロールールに置き換える
スプレッドシートのリマインダーは、誰かがシートを確認することに依存します。アプリなら、通知期間、期限日、ステータス変更、不足証跡に応じてリマインダーを自動で設定できます。
- 通知期間や更新日の前に担当者へ通知する。
- 一定期間アクションがない契約はエスカレーションする。
- 金額、サプライヤー、契約条件が変わったらリスクレビューを開始する。
- 期限超過のクローズ作業や不足書類を表示する。
スプレッドシートの取り込みは実務的に進める
取り込み前に、重複する契約行を整理し、担当者名を統一し、不要なステータスを削除し、ファイルの紐付け方法を決めておきましょう。
- 進行中、レビュー待ち、更新、解約、完了などのステータス名を統一します。
- 契約ごとに担当者を1人にするか、担当ロールを明確に定義します。
- 更新日や通知フィールドの日付形式を統一します。
- 未解決事項がある契約にはフォローアップ用レコードを作成します。
スプレッドシート対応表
契約スプレッドシートの列をアプリの動作に対応付ける
どの情報をフィールド、ビュー、リマインダー、ワークフローステップにするか、この対応表で判断できます。
スプレッドシート列アプリの動作ワークフロー上の価値ビュー例
更新日日付フィールドとリマインダールール。更新期限前に担当者が対応できる。更新予定
担当者ユーザーまたは担当者フィールド。すべての契約で責任範囲が明確になる。担当者別契約
ステータスワークフローステータス。進行中、レビュー中、更新済み、完了のレコードをチームで確認できる。未完了フォローアップ
リスクレベル選択フィールドとリスクビュー。高リスク契約にレビューを実施できる。高リスク契約
不足書類必須ファイルまたはチェックリストフィールド。証跡の不足を見える化できる。証跡不足
テンプレート
スプレッドシート列をワークフローフィールドに変換する
どの列を必須フィールド、絞り込みビュー、リマインダールール、リスク確認、承認レコード、更新ワークフローにするかを決めます。
最初に使うのに最適なテンプレート最適な出発点：契約管理
既存のスプレッドシートに契約一覧はあるものの、担当者、ビュー、リマインダー、更新ステータス、ワークフローでのフォローアップが必要な場合は、ここから始めるのがおすすめです。
契約トラッカー更新時期、通知期間、契約変更、取引先へのフォローアップを追跡し、重要な期日や義務の見落としを防ぎます。
契約更新申請フォーム契約更新申請フォームを使って、更新内容、関連ファイル、商務レビュー、承認状況、担当者メモ、フォローアップをまとめて管理できます。
契約リスク評価フォーム契約リスク評価フォームを使って、リスク内容、関連ファイル、レビュー評価、承認状況、対応担当者、フォローアップをまとめて管理できます。
契約コンプライアンスチェックリスト契約コンプライアンスチェックリストを使って、義務、証跡、不適合項目、是正措置、担当者、フォローアップ状況を記録します。
契約クローズアウトチェックリスト契約クローズアウトチェックリストを使って、成果物、証憑、不合格項目、是正措置、担当者、フォローアップ状況を確認できます。
契約承認ワークフロー契約書を条項レビュー、リスク例外、最終承認へと振り分け、赤入れ、代替条項、法務上の懸念によって商談が停滞する前に対応します。契約管理とスプレッドシートのワークフローを続けて確認する
契約ワークフローの全体像を見る
FAQ
契約スプレッドシートに関するよくある質問
契約スプレッドシートを残したままJodooを使えますか？
はい。多くのチームは、まずスプレッドシートの列をJodooのフィールドに対応付け、その後、担当者管理、リマインダー、ファイル、承認、絞り込みビューをアプリで運用しています。
どのスプレッドシート列が特に重要ですか？
特に重要なのは、担当者、契約相手先、ステータス、更新日、通知期間、金額、リスク、ファイル、次のアクションです。これらが判断とフォローアップの起点になるためです。
契約スプレッドシートは、どのタイミングでアプリ化すべきですか？
リマインダー、承認、ファイル管理、担当者の明確化、ダッシュボードビュー、変更管理が必要になった時点で、アプリへの移行が適しています。
次のステップ
契約管理テンプレートを開く
まずテンプレートをプレビューし、その後スプレッドシートのワークフローに合わせて契約フィールド、更新日、担当者ビュー、ファイル、リマインダーを調整できます。