Руководство

Руководство: как перевести таблицу управления договорами в приложение

Преобразуйте таблицу управления договорами в структурированное приложение с полями договора, напоминаниями о продлении, представлениями по ответственным и записями рабочего процесса.

Таблица договоров часто становится первым полезным реестром, но быстро становится ненадежной, когда команде нужны напоминания, согласования, контроль рисков, файлы и закрепленная ответственность. Это руководство покажет, как перенести столбцы таблицы в приложение для рабочих процессов.

Сопоставить поля таблицыОткрыть трекер договоров

Начните с: Трекер договоров

Начните со столбцов, которые запускают действия

Не каждый столбец таблицы должен становиться обязательным полем приложения. Сначала сосредоточьтесь на зонах ответственности, рисках, сроках продления и статусе.

Сохраните название договора, контрагента, тип, ответственного, подразделение, сумму и статус.
Приведите к единому виду дату начала, дату окончания, дату продления, срок уведомления и флаг автопродления.
Сохраните уровень риска, подтверждающие документы по compliance, файлы, обязательства и примечания по исключениям.
Добавьте следующее действие, ответственного за действие, срок, блокер и статус решения.

Преобразуйте фильтры в сохраненные представления

Полезные фильтры в таблице часто подсказывают, какие представления нужны приложению для работы с договорами.

Продления в ближайшие 30, 60 или 90 дней.
Договоры без ответственного, файла, данных по compliance или полей риска.
Договоры по подразделению, поставщику, сумме, статусу или ответственному за проверку.
Закрытые, продленные, расторгнутые договоры или договоры, требующие пересмотра условий.

Замените ручные напоминания правилами рабочего процесса

Напоминания в таблице работают только если кто-то регулярно ее проверяет. В приложении напоминания можно привязать к срокам уведомления, датам исполнения, изменению статуса или отсутствующим подтверждающим документам.

Уведомляйте ответственных до начала окна уведомления и даты продления.
Эскалируйте договоры, по которым ответственный не предпринял действий в установленный срок.
Запускайте проверку рисков при изменении суммы, поставщика или условий.
Показывайте просроченные задачи по закрытию и недостающие документы.

Сделайте импорт из таблицы практичным

Перед импортом удалите дубли строк по договорам, приведите имена ответственных к единому виду, уберите устаревшие статусы и решите, как будут привязаны файлы.

Приведите к единому виду названия статусов: активен, ожидает проверки, продлить, расторгнуть или закрыт.
Подтвердите одного ответственного на каждый договор или четко определите роли ответственных.
Используйте единый формат дат для полей продления и уведомления.
Создайте записи последующих действий для договоров с открытыми вопросами.

Сопоставление таблицы

Сопоставьте столбцы таблицы договоров с логикой приложения

Используйте это сопоставление, чтобы понять, что станет полем, представлением, напоминанием или шагом рабочего процесса.

Столбец таблицыЛогика приложенияЦенность для рабочего процессаПример представления

Дата продленияПоле даты плюс правило напоминания.Ответственные действуют до наступления окна продления.Ближайшие продления

ОтветственныйПоле пользователя или ответственного.По каждому договору закреплена ответственность.Договоры по ответственному

СтатусСтатус рабочего процесса.Команды видят активные, проверяемые, продленные или закрытые записи.Открытые последующие действия

Уровень рискаПоле выбора плюс представление по рискам.Договоры с высоким риском отправляются на проверку.Договоры с высоким риском

Отсутствующие документыОбязательное поле файла или чек-листа.Пробелы в подтверждающих документах становятся заметны.Нет подтверждающих документов

Шаблоны

Преобразуйте столбцы таблицы в поля рабочего процесса

Определите, какие столбцы станут обязательными полями, отфильтрованными представлениями, правилами напоминаний, проверками рисков, записями согласования и рабочими процессами продления.

Лучший шаблон для стартаЛучший старт: трекер договоров

Начните с этого шаблона, если у вас уже есть таблица со списком договоров, но нужны ответственные, представления, напоминания, статус продления и последующие действия по рабочему процессу.

Трекер договоровОтслеживайте продление договоров, сроки уведомления, изменения и последующие действия по контрагентам, чтобы не пропустить важные даты и обязательства.

Форма запроса на продление договораИспользуйте форму запроса на продление договора, чтобы фиксировать данные о продлении, файлы, результаты коммерческой проверки, статус согласования, заметки ответственного и последующие действия.

Форма оценки рисков по договоруИспользуйте форму оценки рисков по договору, чтобы фиксировать данные о рисках, файлы, оценки проверки, статус согласования, ответственных за меры снижения риска и последующие действия.

Контрольный список соответствия договораИспользуйте контрольный список соответствия договора, чтобы фиксировать обязательства, подтверждающие материалы, несоответствия, корректирующие действия, ответственных и статус последующих действий.

Чек-лист закрытия договораИспользуйте чек-лист закрытия договора, чтобы проверять результаты, подтверждающие материалы, несоответствия, корректирующие действия, ответственных и статус последующих действий.

Рабочий процесс согласования договоровНаправляйте договоры на проверку условий, рассмотрение исключений по рискам и финальное согласование до того, как правки, резервные условия или юридические блокеры замедлят сделку.

Связанные группы шаблонов

Продолжайте работу с договорами и табличными рабочими процессами

Автоматизация управления договорами Дашборд управления договорами Управление рисками по договорам Шаблоны рабочих процессов для закупок Шаблоны согласования для финансовых команд Шаблоны управления поставщиками

Связанный рабочий процесс

Посмотреть путь рабочего процесса по договорам

Пакет рабочих процессов для приема, согласования и продления договоров Пакет рабочих процессов от запроса на закупку до PO

Часто задаваемые вопросы

Вопросы о таблицах договоров

Можно ли сохранить таблицу договоров и при этом использовать Jodoo?

Да. Многие команды начинают с переноса столбцов таблицы в поля Jodoo, а затем используют приложение для ответственных, напоминаний, файлов, согласований и отфильтрованных представлений.

Какие столбцы таблицы важнее всего?

Самые важные столбцы — это ответственный, контрагент, статус, дата продления, срок уведомления, сумма, риск, файлы и следующее действие, потому что именно они влияют на решения и последующие шаги.

Когда таблицу договоров стоит превратить в приложение?

Переходите на приложение, когда таблице уже нужны напоминания, согласования, файлы, закрепленная ответственность, представления на дашборде или контроль изменений.

Следующий шаг

Открыть шаблон трекера договоров

Посмотрите шаблон, а затем адаптируйте поля договора, даты продления, представления по ответственным, файлы и напоминания из вашего табличного рабочего процесса.

Предпросмотр этого шаблона

Платформа

Решения

ИИ-шаблоны

Ресурсы

Тарифы