先處理會驅動行動的欄位
不是每一個試算表欄位都需要變成應用程式中的必填欄位。請優先聚焦在責任歸屬、風險、續約時點與狀態。
- 保留合約名稱、簽約對象、類型、負責人、部門、金額與狀態。
- 統一開始日期、結束日期、續約日期、通知期與自動續約標記。
- 保留風險等級、合規佐證、檔案、義務事項與例外備註。
- 新增下一步行動、行動負責人、到期日、阻礙因素與決策狀態。
指南
合約管理試算表轉應用程式指南
將合約管理試算表轉成結構化應用程式，建立合約欄位、續約提醒、負責人檢視畫面與工作流程記錄。
合約試算表通常是第一份實用的合約清單，但當團隊需要提醒、簽核、風險後續追蹤、檔案管理與負責人責任歸屬時，就會變得脆弱難管。這份指南將說明如何把試算表欄位對應到工作流程應用程式。
從這裡開始： 合約追蹤器把篩選條件變成儲存檢視畫面
實用的試算表篩選條件，通常就能反映合約應用程式需要哪些檢視畫面。
- 未來 30、60 或 90 天內要續約的合約。
- 缺少負責人、檔案、合規或風險欄位的合約。
- 依部門、供應商、金額、狀態或審查負責人分類的合約。
- 已結案、已續約、已終止或需要重新議約的合約。
用工作流程規則取代人工提醒
試算表提醒仰賴有人主動查看表單。在應用程式中，提醒可以綁定通知期、到期日、狀態變更或缺漏的佐證資料。
- 在通知期限與續約日期前提醒負責人。
- 若合約在指定期間內沒有負責人處理，則自動升級提醒。
- 當金額、供應商或條款變更時，觸發風險審查。
- 顯示逾期的結案任務與缺少的文件。
讓試算表匯入更務實
匯入前，請先清理重複的合約列、統一負責人名稱、移除過時狀態，並決定檔案要如何連結。
- 統一狀態名稱，例如生效中、待審查、續約、終止或已結案。
- 確認每份合約只有一位負責人，或清楚定義負責人角色。
- 為續約與通知欄位使用一致的日期格式。
- 為仍有待確認事項的合約建立後續追蹤記錄。
試算表對應
將合約試算表欄位對應到應用程式行為
用這份對應表判斷哪些內容應成為欄位、檢視畫面、提醒或工作流程步驟。
試算表欄位應用程式行為工作流程價值範例檢視畫面
續約日期日期欄位加上提醒規則。負責人可在續約期限前採取行動。即將續約
負責人使用者或負責人欄位。每份合約都有明確責任歸屬。依負責人查看合約
狀態工作流程狀態。團隊可查看生效中、審查中、已續約或已結案的記錄。待後續追蹤
風險等級選項欄位加上風險檢視畫面。高風險合約會進入審查。高風險合約
缺少文件必填檔案或檢查清單欄位。佐證缺口一目了然。缺少佐證
範本
將試算表欄位轉成工作流程欄位
判斷哪些欄位應成為必填欄位、篩選檢視畫面、提醒規則、風險檢查、簽核記錄與續約工作流程。
最適合開始使用的範本最佳起點：合約追蹤器
如果您已經有一份合約清單試算表，但需要加入負責人、檢視畫面、提醒、續約狀態與工作流程後續追蹤，請從這裡開始。
合約追蹤器在重要日期或義務被忽略前，追蹤合約續約、通知期限、修訂內容，以及交易對手的後續追蹤。
合約續約申請表單使用合約續約申請表單，收集合約續約資訊、檔案、商務審查、簽核狀態、負責人備註與後續追蹤。
合約風險評估表單使用合約風險評估表單，收集風險資訊、檔案、審查評分、簽核狀態、改善措施負責人與後續追蹤。
合約合規檢查表使用合約合規檢查表記錄合約義務、佐證資料、不合格項目、改善措施、負責人與後續追蹤狀態。
合約結案檢查清單使用合約結案檢查清單，核對交付項目、證明文件、不合格項目、矯正措施、負責人與後續追蹤狀態。
合約簽核工作流程在紅線修改、替代條款或法務阻礙拖慢交易前，先將合約依序送交條款審查、風險例外處理與最終簽核。延伸查看合約與試算表工作流程
查看合約工作流程路徑
常見問題
關於合約試算表的常見問題
我可以保留合約試算表，同時使用 Jodoo 嗎？
可以。許多團隊一開始會先把試算表欄位對應成 Jodoo 欄位，再透過應用程式管理負責人、提醒、檔案、簽核與篩選檢視畫面。
哪些試算表欄位最重要？
最重要的欄位包括負責人、簽約對象、狀態、續約日期、通知期、金額、風險、檔案與下一步行動，因為這些欄位會直接影響決策與後續追蹤。
什麼時候該把合約試算表改成應用程式？
當試算表開始需要提醒、簽核、檔案管理、負責人責任歸屬、儀表板檢視畫面或受控變更時，就適合改用應用程式。
下一步
開啟合約追蹤器範本
先預覽範本，再依照您的試算表工作流程調整合約欄位、續約日期、負責人檢視畫面、檔案與提醒。