คู่มือเปลี่ยนสเปรดชีตจัดการสัญญาเป็นแอป

คู่มือเปลี่ยนสเปรดชีตจัดการสัญญาเป็นแอป

เปลี่ยนสเปรดชีตจัดการสัญญาให้เป็นแอปที่มีโครงสร้าง พร้อมฟิลด์สัญญา การแจ้งเตือนการต่ออายุ มุมมองตามเจ้าของงาน และเรคคอร์ดเวิร์กโฟลว์

สเปรดชีตสัญญามักเป็นจุดเริ่มต้นที่ใช้งานได้ดีสำหรับการรวบรวมรายการสัญญา แต่จะเริ่มเปราะบางเมื่อทีมต้องมีการแจ้งเตือน การอนุมัติ การติดตามความเสี่ยง ไฟล์ และความรับผิดชอบของเจ้าของงาน คู่มือนี้จะแสดงวิธีแมปคอลัมน์ในสเปรดชีตให้เป็นแอปเวิร์กโฟลว์

ตัวติดตามสัญญาเริ่มจาก: ตัวติดตามสัญญา
01

เริ่มจากคอลัมน์ที่ขับเคลื่อนการทำงาน

ไม่ใช่ทุกคอลัมน์ในสเปรดชีตที่ต้องกลายเป็นฟิลด์บังคับในแอป ให้โฟกัสก่อนที่เจ้าของงาน ความเสี่ยง ช่วงเวลาต่ออายุ และสถานะ

  • เก็บชื่อสัญญา คู่สัญญา ประเภท เจ้าของงาน แผนก มูลค่า และสถานะไว้
  • ปรับรูปแบบวันที่เริ่ม วันที่สิ้นสุด วันที่ต่ออายุ ระยะเวลาแจ้งล่วงหน้า และฟิลด์ระบุการต่ออายุอัตโนมัติให้เป็นมาตรฐานเดียวกัน
  • คงข้อมูลระดับความเสี่ยง หลักฐานการปฏิบัติตามข้อกำหนด ไฟล์ ภาระผูกพัน และบันทึกข้อยกเว้นไว้
  • เพิ่มรายการการดำเนินการถัดไป เจ้าของงานที่รับผิดชอบ วันครบกำหนด อุปสรรค และสถานะการตัดสินใจ
02

เปลี่ยนตัวกรองให้เป็นมุมมองที่บันทึกไว้

ตัวกรองที่มีประโยชน์ในสเปรดชีตมักช่วยบอกได้ว่าแอปสัญญาควรมีมุมมองใดบ้าง

  • การต่ออายุภายใน 30, 60 หรือ 90 วันข้างหน้า
  • สัญญาที่ไม่มีเจ้าของงาน ไฟล์ ข้อมูลการปฏิบัติตามข้อกำหนด หรือฟิลด์ความเสี่ยง
  • สัญญาแยกตามแผนก ผู้ขาย มูลค่า สถานะ หรือเจ้าของงานผู้ตรวจทาน
  • สัญญาที่ปิดแล้ว ต่ออายุแล้ว ยุติแล้ว หรือจำเป็นต้องเจรจาใหม่
03

แทนที่การแจ้งเตือนแบบทำเองด้วยกฎในเวิร์กโฟลว์

การแจ้งเตือนในสเปรดชีตต้องอาศัยคนคอยเปิดดูไฟล์ แต่ในแอป การแจ้งเตือนสามารถผูกกับช่วงเวลาแจ้งล่วงหน้า วันครบกำหนด การเปลี่ยนสถานะ หรือหลักฐานที่ขาดหายได้

  • แจ้งเจ้าของงานก่อนถึงช่วงแจ้งล่วงหน้าและวันที่ต่ออายุ
  • ยกระดับการติดตามสัญญาที่เจ้าของงานยังไม่ดำเนินการภายในระยะเวลาที่กำหนด
  • ทริกเกอร์การทบทวนความเสี่ยงเมื่อมูลค่า ผู้ขาย หรือเงื่อนไขเปลี่ยนไป
  • แสดงงานปิดรายการที่เกินกำหนดและเอกสารที่ยังขาด
04

นำเข้าข้อมูลจากสเปรดชีตอย่างเป็นขั้นตอน

ก่อนนำเข้า ให้ลบแถวสัญญาที่ซ้ำกัน ปรับชื่อเจ้าของงานให้เป็นมาตรฐาน ลบสถานะที่เลิกใช้แล้ว และตัดสินใจว่าจะเชื่อมโยงไฟล์อย่างไร

  • ปรับชื่อสถานะ เช่น ใช้งานอยู่ รอตรวจทาน ต่ออายุ ยุติ หรือปิด ให้เป็นมาตรฐานเดียวกัน
  • ยืนยันว่าแต่ละสัญญามีเจ้าของงานเพียงหนึ่งคน หรือกำหนดบทบาทเจ้าของงานให้ชัดเจน
  • ใช้รูปแบบวันที่ให้สม่ำเสมอสำหรับฟิลด์การต่ออายุและการแจ้งล่วงหน้า
  • สร้างเรคคอร์ดติดตามงานสำหรับสัญญาที่ยังมีประเด็นค้างอยู่

แมปคอลัมน์ในสเปรดชีตสัญญาให้เป็นพฤติกรรมในแอป

ใช้การแมปนี้เพื่อตัดสินใจว่าอะไรควรเป็นฟิลด์ มุมมอง การแจ้งเตือน หรือขั้นตอนในเวิร์กโฟลว์

คอลัมน์ในสเปรดชีตพฤติกรรมในแอปคุณค่าในเวิร์กโฟลว์ตัวอย่างมุมมอง
วันที่ต่ออายุฟิลด์วันที่พร้อมกฎการแจ้งเตือนเจ้าของงานดำเนินการได้ก่อนถึงช่วงต่ออายุการต่ออายุที่กำลังจะมาถึง
เจ้าของงานฟิลด์ผู้ใช้หรือเจ้าของงานทุกสัญญามีผู้รับผิดชอบชัดเจนสัญญาแยกตามเจ้าของงาน
สถานะสถานะเวิร์กโฟลว์ทีมเห็นเรคคอร์ดที่กำลังใช้งาน อยู่ระหว่างตรวจทาน ต่ออายุแล้ว หรือปิดแล้วได้การติดตามงานที่ยังเปิดอยู่
ระดับความเสี่ยงฟิลด์ตัวเลือกพร้อมมุมมองความเสี่ยงสัญญาที่มีความเสี่ยงสูงจะถูกส่งตรวจทานสัญญาความเสี่ยงสูง
เอกสารที่ขาดฟิลด์ไฟล์บังคับหรือเช็กลิสต์มองเห็นช่องว่างของหลักฐานได้ชัดเจนหลักฐานที่ยังขาด
ตัวติดตามสัญญาตัวติดตามสัญญาติดตามการต่ออายุสัญญา ช่วงเวลาแจ้งล่วงหน้า การแก้ไขเพิ่มเติม และการติดตามงานกับคู่สัญญา ก่อนพลาดวันสำคัญหรือภาระผูกพันฟอร์มคำขอต่ออายุสัญญาฟอร์มคำขอต่ออายุสัญญาใช้ฟอร์มคำขอต่ออายุสัญญาเพื่อเก็บรายละเอียดการต่ออายุ ไฟล์ที่เกี่ยวข้อง การทบทวนเชิงพาณิชย์ สถานะการอนุมัติ บันทึกของเจ้าของงาน และการติดตามงานฟอร์มประเมินความเสี่ยงสัญญาฟอร์มประเมินความเสี่ยงสัญญาใช้ฟอร์มประเมินความเสี่ยงสัญญาเพื่อเก็บรายละเอียดความเสี่ยง ไฟล์ คะแนนการทบทวน สถานะการอนุมัติ เจ้าของแผนลดความเสี่ยง และการติดตามงานเช็กลิสต์การปฏิบัติตามสัญญาเช็กลิสต์การปฏิบัติตามสัญญาใช้เช็กลิสต์การปฏิบัติตามสัญญาเพื่อบันทึกข้อผูกพัน หลักฐาน รายการที่ไม่ผ่าน การดำเนินการแก้ไข เจ้าของงาน และสถานะการติดตามงานเช็กลิสต์ปิดสัญญาเช็กลิสต์ปิดสัญญาใช้เช็กลิสต์ปิดสัญญาเพื่อตรวจสอบสิ่งส่งมอบ หลักฐาน รายการที่ไม่ผ่าน การแก้ไข เจ้าของงาน และสถานะการติดตามงานเวิร์กโฟลว์การอนุมัติสัญญาเวิร์กโฟลว์การอนุมัติสัญญาส่งต่อสัญญาผ่านการตรวจสอบข้อกำหนด ข้อยกเว้นด้านความเสี่ยง และการลงนามอนุมัติขั้นสุดท้าย ก่อนที่การแก้ไขร่างสัญญา เงื่อนไขสำรอง หรือประเด็นติดขัดทางกฎหมายจะทำให้ดีลล่าช้า

คำถามเกี่ยวกับสเปรดชีตสัญญา

ฉันยังใช้สเปรดชีตสัญญาเดิมต่อและใช้ Jodoo ไปพร้อมกันได้ไหม?

ได้ หลายทีมเริ่มจากแมปคอลัมน์ในสเปรดชีตเป็นฟิลด์ใน Jodoo แล้วใช้แอปสำหรับเจ้าของงาน การแจ้งเตือน ไฟล์ การอนุมัติ และมุมมองแบบกรอง

คอลัมน์ไหนในสเปรดชีตสำคัญที่สุด?

คอลัมน์ที่สำคัญที่สุดคือ เจ้าของงาน คู่สัญญา สถานะ วันที่ต่ออายุ ระยะเวลาแจ้งล่วงหน้า มูลค่า ความเสี่ยง ไฟล์ และการดำเนินการถัดไป เพราะเป็นข้อมูลที่ใช้ตัดสินใจและติดตามงาน

เมื่อไรสเปรดชีตสัญญาควรเปลี่ยนเป็นแอป?

ควรเปลี่ยนเป็นแอปเมื่อสเปรดชีตต้องมีการแจ้งเตือน การอนุมัติ ไฟล์ ความรับผิดชอบของเจ้าของงาน มุมมองแดชบอร์ด หรือการควบคุมการเปลี่ยนแปลง

เปิดเทมเพลตตัวติดตามสัญญา

ดูตัวอย่างเทมเพลตก่อน แล้วค่อยปรับฟิลด์สัญญา วันที่ต่ออายุ มุมมองตามเจ้าของงาน ไฟล์ และการแจ้งเตือนจากเวิร์กโฟลว์สเปรดชีตของคุณ

ดูตัวอย่างเทมเพลตนี้