先处理驱动行动的列
并非电子表格中的每一列都需要变成应用中的必填字段。请优先关注负责关系、风险、续约时间和状态。
- 保留合同名称、签约方、类型、负责人、部门、金额和状态。
- 统一开始日期、结束日期、续约日期、通知期和自动续约标记。
- 保留风险等级、合规证明、文件、履约义务和例外说明。
- 新增下一步行动、行动负责人、到期日期、阻塞项和决策状态。
指南
合同管理电子表格转应用指南
将合同管理电子表格转换为结构化应用，包含合同字段、续约提醒、负责人视图和工作流记录。
合同电子表格通常是第一份有用的合同清单，但当团队需要提醒、审批、风险跟进、文件管理和明确负责人责任时，它就会变得脆弱且难以维护。本指南将说明如何把电子表格列映射到工作流应用中。
从这里开始： 合同跟踪器将筛选条件转为保存视图
电子表格中常用的筛选条件，往往正好反映了合同应用需要的视图。
- 未来 30、60 或 90 天内需要续约的合同。
- 缺少负责人、文件、合规或风险字段的合同。
- 按部门、供应商、金额、状态或审核负责人查看合同。
- 已关闭、已续约、已终止或需要重新谈判的合同。
用工作流规则替代手动提醒
电子表格提醒依赖人工查看表格。在应用中，提醒可以与通知期、到期日期、状态变更或缺失证明自动关联。
- 在通知窗口和续约日期前通知负责人。
- 在设定期限后，对负责人未处理的合同进行升级提醒。
- 当金额、供应商或条款发生变化时，触发风险审核。
- 显示逾期收尾任务和缺失文件。
让电子表格导入更实用
导入前，请清理重复的合同行、统一负责人姓名、移除过时状态，并确定文件的关联方式。
- 统一状态名称，例如有效、待审核、续约、终止或已关闭。
- 确认每份合同只有一位负责人，或明确定义各负责人角色。
- 为续约和通知字段使用一致的日期格式。
- 为仍有待确认问题的合同创建跟进记录。
电子表格映射
将合同电子表格列映射为应用行为
使用此映射确定哪些内容应转为字段、视图、提醒或工作流步骤。
电子表格列应用行为工作流价值示例视图
续约日期日期字段加提醒规则。负责人可在续约窗口前采取行动。即将续约
负责人用户或负责人字段。每份合同都有明确责任人。按负责人查看合同
状态工作流状态。团队可以查看有效、审核中、已续约或已关闭的记录。待跟进
风险等级选择字段加风险视图。高风险合同会进入审核。高风险合同
缺失文件必填文件或清单字段。证明材料缺口清晰可见。缺少证明
模板
将电子表格列转换为工作流字段
确定哪些列应成为必填字段、筛选视图、提醒规则、风险检查、审批记录和续约工作流。
最适合开始使用的模板最佳起点：合同跟踪器
如果现有电子表格已经列出了合同，但还需要负责人、视图、提醒、续约状态和工作流跟进，请从这里开始。
继续查看合同与电子表格工作流
查看合同工作流路径
常见问题
关于合同电子表格的常见问题
我可以保留现有的合同电子表格，同时使用 Jodoo 吗？
可以。很多团队会先将电子表格列映射为 Jodoo 字段，再使用应用管理负责人、提醒、文件、审批和筛选视图。
哪些电子表格列最重要？
最重要的列包括负责人、签约方、状态、续约日期、通知期、金额、风险、文件和下一步行动，因为它们直接影响决策和跟进。
合同电子表格在什么情况下应该迁移到应用？
当电子表格开始需要提醒、审批、文件管理、明确负责人责任、仪表板视图或受控变更时，就适合迁移到应用。
下一步
打开合同跟踪器模板
先预览模板，再根据您的电子表格工作流调整合同字段、续约日期、负责人视图、文件和提醒。