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Leitfäden für Einkaufs-Workflows
Leitfaden: Vertragsmanagement-Spreadsheet zur App
Leitfaden

Leitfaden: Vertragsmanagement-Spreadsheet zur App

Verwandeln Sie eine Spreadsheet für das Vertragsmanagement in eine strukturierte App mit Vertragsfeldern, Erinnerungen an Verlängerungen, Owner-Ansichten und Workflow-Datensätzen.

Eine Vertrags-Spreadsheet ist oft das erste nützliche Verzeichnis, wird aber schnell anfällig, sobald Teams Erinnerungen, Freigaben, Risikonachverfolgung, Dateien und klare Verantwortlichkeiten brauchen. Dieser Leitfaden zeigt, wie Sie Spreadsheet-Spalten in eine Workflow-App überführen.

Spreadsheet-Felder zuordnenContract Tracker öffnen
Vertrags-TrackerStarten Sie mit: Vertrags-Tracker
01

Beginnen Sie mit Spalten, die Aktionen auslösen

Nicht jede Spreadsheet-Spalte muss zu einem Pflichtfeld in der App werden. Konzentrieren Sie sich zuerst auf Verantwortlichkeit, Risiko, Verlängerungszeitpunkt und Status.

  • Behalten Sie Vertragsname, Vertragspartner, Typ, Owner, Abteilung, Wert und Status bei.
  • Vereinheitlichen Sie Startdatum, Enddatum, Verlängerungsdatum, Kündigungsfrist und Kennzeichen für automatische Verlängerung.
  • Behalten Sie Risikostufe, Compliance-Nachweise, Dateien, Verpflichtungen und Hinweise zu Ausnahmen bei.
  • Ergänzen Sie nächste Aktion, zuständigen Owner, Fälligkeitsdatum, Blocker und Entscheidungsstatus.
02

Filter in gespeicherte Ansichten umwandeln

Nützliche Spreadsheet-Filter zeigen oft bereits, welche Ansichten eine Vertrags-App braucht.

  • Verlängerungen in den nächsten 30, 60 oder 90 Tagen.
  • Verträge ohne Owner, Datei, Compliance- oder Risikofelder.
  • Verträge nach Abteilung, Lieferant, Wert, Status oder verantwortlichem Prüfer.
  • Abgeschlossene, verlängerte, beendete oder neu zu verhandelnde Verträge.
03

Manuelle Erinnerungen durch Workflow-Regeln ersetzen

Erinnerungen in einer Spreadsheet funktionieren nur, wenn jemand die Tabelle aktiv prüft. In einer App können Erinnerungen an Kündigungsfristen, Fälligkeitsdaten, Statusänderungen oder fehlende Nachweise gebunden werden.

  • Owner vor Kündigungsfenstern und Verlängerungsdaten benachrichtigen.
  • Verträge ohne Aktion des Owners nach einem definierten Zeitraum eskalieren.
  • Eine Risikoprüfung auslösen, wenn sich Wert, Lieferant oder Bedingungen ändern.
  • Überfällige Abschlussaufgaben und fehlende Dokumente anzeigen.
04

Den Spreadsheet-Import praktikabel halten

Bereinigen Sie vor dem Import doppelte Vertragszeilen, vereinheitlichen Sie Owner-Namen, entfernen Sie veraltete Status und legen Sie fest, wie Dateien verknüpft werden sollen.

  • Vereinheitlichen Sie Statusnamen wie aktiv, in Prüfung, verlängern, beenden oder abgeschlossen.
  • Bestätigen Sie einen Owner pro Vertrag oder definieren Sie Owner-Rollen eindeutig.
  • Verwenden Sie konsistente Datumsformate für Verlängerungs- und Kündigungsfristfelder.
  • Erstellen Sie Nachverfolgungs-Datensätze für Verträge mit offenen Fragen.
Spreadsheet-Zuordnung

Vertrags-Spreadsheet-Spalten dem App-Verhalten zuordnen

Nutzen Sie diese Zuordnung, um festzulegen, was zu einem Feld, einer Ansicht, einer Erinnerung oder einem Workflow-Schritt wird.

Spreadsheet-SpalteApp-VerhaltenWorkflow-NutzenBeispielansicht
VerlängerungsdatumDatumsfeld plus Erinnerungsregel.Owner handeln vor den Verlängerungsfenstern.Anstehende Verlängerungen
OwnerBenutzer- oder Owner-Feld.Jeder Vertrag hat eine klare Verantwortlichkeit.Verträge nach Owner
StatusWorkflow-Status.Teams sehen aktive, in Prüfung befindliche, verlängerte oder abgeschlossene Datensätze.Offene Nachverfolgung
RisikostufeAuswahlfeld plus Risikoansicht.Verträge mit hohem Risiko werden geprüft.Verträge mit hohem Risiko
Fehlende DokumentePflichtfeld für Dateien oder Checklistenfeld.Lücken bei Nachweisen werden sichtbar.Fehlende Nachweise
Vorlagen

Spreadsheet-Spalten in Workflow-Felder überführen

Legen Sie fest, welche Spalten zu Pflichtfeldern, gefilterten Ansichten, Erinnerungsregeln, Risikoprüfungen, Freigabedatensätzen und Verlängerungs-Workflows werden.

Beste Vorlage für den EinstiegBester Einstieg: Vertrags-Tracker

Starten Sie hier, wenn eine vorhandene Spreadsheet bereits Verträge auflistet, aber Owner, Ansichten, Erinnerungen, Verlängerungsstatus und Workflow-Nachverfolgung benötigt.

Vertrags-TrackerVertrags-TrackerVerfolgen Sie Vertragsverlängerungen, Kündigungsfristen, Vertragsänderungen und die Nachverfolgung mit Vertragspartnern, bevor wichtige Termine oder Pflichten übersehen werden.Formularvorlage für VertragsverlängerungsanfragenFormularvorlage für VertragsverlängerungsanfragenMit einem Formular für Vertragsverlängerungsanfragen erfassen Sie Verlängerungsdetails, Dateien, die kaufmännische Prüfung, den Freigabestatus, Notizen der Owner und die Nachverfolgung.Formularvorlage für VertragsrisikobewertungenFormularvorlage für VertragsrisikobewertungenMit einem Formular zur Vertragsrisikobewertung erfassen Sie Risikodetails, Dateien, Prüfbewertungen, Freigabestatus, Verantwortliche für Maßnahmen und die Nachverfolgung.Checkliste zur VertragseinhaltungCheckliste zur VertragseinhaltungNutzen Sie eine Checkliste zur Vertragseinhaltung, um Verpflichtungen, Nachweise, nicht erfüllte Punkte, Korrekturmaßnahmen, Owner und den Status der Nachverfolgung zu erfassen.Checkliste für den VertragsabschlussCheckliste für den VertragsabschlussVerwenden Sie eine Checkliste für den Vertragsabschluss, um Leistungen, Nachweise, fehlgeschlagene Punkte, Korrekturmaßnahmen, Owner und den Status der Nachverfolgung zu prüfen.Workflow für VertragsfreigabeWorkflow für VertragsfreigabeLeiten Sie Verträge durch Klauselprüfung, Risikoausnahmen und finale Freigabe, bevor Redlines, Ausweichklauseln oder rechtliche Hürden den Abschluss verzögern.
FAQ

Fragen zu Vertrags-Spreadsheets

Kann ich meine Vertrags-Spreadsheet behalten und trotzdem Jodoo nutzen?

Ja. Viele Teams beginnen damit, Spreadsheet-Spalten Jodoo Feldern zuzuordnen und nutzen die App dann für Owner, Erinnerungen, Dateien, Freigaben und gefilterte Ansichten.

Welche Spreadsheet-Spalten sind am wichtigsten?

Am wichtigsten sind die Spalten für Owner, Vertragspartner, Status, Verlängerungsdatum, Kündigungsfrist, Wert, Risiko, Dateien und nächste Aktion, da sie Entscheidungen und Nachverfolgung steuern.

Wann sollte aus einer Vertrags-Spreadsheet eine App werden?

Wechseln Sie zu einer App, wenn die Spreadsheet Erinnerungen, Freigaben, Dateien, klare Verantwortlichkeiten, Dashboard-Ansichten oder kontrollierte Änderungen benötigt.

Nächster Schritt

Die Contract-Tracker-Vorlage öffnen

Sehen Sie sich die Vorlage in der Vorschau an und passen Sie dann Vertragsfelder, Verlängerungsdaten, Owner-Ansichten, Dateien und Erinnerungen aus Ihrem Spreadsheet-Workflow an.

Vorschau dieser Vorlage