Hướng dẫn

Hướng Dẫn Chuyển Bảng Tính Quản Lý Hợp Đồng Thành Ứng Dụng

Biến bảng tính quản lý hợp đồng thành một ứng dụng có cấu trúc với trường dữ liệu hợp đồng, nhắc gia hạn, chế độ xem theo người phụ trách và bản ghi quy trình.

Bảng tính hợp đồng thường là danh sách quản lý đầu tiên hữu ích, nhưng sẽ nhanh chóng thiếu ổn định khi đội ngũ cần nhắc việc, phê duyệt, theo dõi rủi ro, tệp đính kèm và trách nhiệm rõ ràng cho người phụ trách. Hướng dẫn này sẽ giúp bạn chuyển các cột trong bảng tính thành một ứng dụng quy trình.

Ánh xạ trường dữ liệu bảng tínhMở mẫu theo dõi hợp đồng

Bắt đầu từ: Theo dõi hợp đồng

Bắt đầu với các cột tạo ra hành động

Không phải mọi cột trong bảng tính đều cần trở thành trường bắt buộc trong ứng dụng. Trước tiên, hãy tập trung vào người phụ trách, rủi ro, thời điểm gia hạn và trạng thái.

Giữ lại tên hợp đồng, đối tác, loại hợp đồng, người phụ trách, phòng ban, giá trị và trạng thái.
Chuẩn hóa ngày bắt đầu, ngày kết thúc, ngày gia hạn, thời hạn thông báo và cờ tự động gia hạn.
Giữ lại mức độ rủi ro, bằng chứng tuân thủ, tệp đính kèm, nghĩa vụ và ghi chú ngoại lệ.
Thêm hành động tiếp theo, người phụ trách hành động, hạn xử lý, vướng mắc và trạng thái quyết định.

Chuyển bộ lọc thành chế độ xem đã lưu

Các bộ lọc hữu ích trong bảng tính thường cho thấy ứng dụng hợp đồng cần những chế độ xem nào.

Các hợp đồng gia hạn trong 30, 60 hoặc 90 ngày tới.
Các hợp đồng thiếu người phụ trách, tệp đính kèm, thông tin tuân thủ hoặc trường rủi ro.
Các hợp đồng theo phòng ban, nhà cung cấp, giá trị, trạng thái hoặc người phụ trách rà soát.
Các hợp đồng đã đóng, đã gia hạn, đã chấm dứt hoặc cần đàm phán lại.

Thay lời nhắc thủ công bằng quy tắc quy trình

Nhắc việc trong bảng tính phụ thuộc vào việc mọi người chủ động kiểm tra. Trong ứng dụng, nhắc việc có thể gắn với thời hạn thông báo, ngày đến hạn, thay đổi trạng thái hoặc thiếu bằng chứng.

Thông báo cho người phụ trách trước mốc thời hạn thông báo và ngày gia hạn.
Nâng mức xử lý với các hợp đồng không có hành động từ người phụ trách sau một khoảng thời gian xác định.
Kích hoạt rà soát rủi ro khi giá trị, nhà cung cấp hoặc điều khoản thay đổi.
Hiển thị các việc chốt hợp đồng quá hạn và tài liệu còn thiếu.

Giữ việc nhập dữ liệu từ bảng tính ở mức thực tế

Trước khi nhập dữ liệu, hãy dọn các dòng hợp đồng trùng lặp, chuẩn hóa tên người phụ trách, xóa trạng thái không còn dùng và xác định cách liên kết tệp đính kèm.

Chuẩn hóa tên trạng thái như đang hiệu lực, chờ rà soát, gia hạn, chấm dứt hoặc đã đóng.
Xác nhận mỗi hợp đồng có một người phụ trách hoặc xác định rõ vai trò phụ trách.
Dùng định dạng ngày nhất quán cho các trường ngày gia hạn và thời hạn thông báo.
Tạo bản ghi theo dõi tiếp cho các hợp đồng còn câu hỏi mở.

Ánh xạ bảng tính

Ánh xạ cột bảng tính hợp đồng thành hành vi trong ứng dụng

Dùng bảng ánh xạ này để xác định nội dung nào sẽ trở thành trường dữ liệu, chế độ xem, nhắc việc hoặc bước quy trình.

Cột bảng tínhHành vi trong ứng dụngGiá trị trong quy trìnhChế độ xem ví dụ

Ngày gia hạnTrường ngày kèm quy tắc nhắc việc.Người phụ trách xử lý trước các mốc gia hạn.Các hợp đồng sắp gia hạn

Người phụ tráchTrường người dùng hoặc người phụ trách.Mỗi hợp đồng đều có người chịu trách nhiệm.Hợp đồng theo người phụ trách

Trạng tháiTrạng thái quy trình.Đội ngũ có thể xem các bản ghi đang hiệu lực, đang rà soát, đã gia hạn hoặc đã đóng.Theo dõi tiếp đang mở

Mức độ rủi roTrường lựa chọn kèm chế độ xem rủi ro.Các hợp đồng rủi ro cao sẽ được rà soát.Hợp đồng rủi ro cao

Thiếu tài liệuTrường tệp bắt buộc hoặc trường danh sách kiểm tra.Khoảng trống về bằng chứng trở nên rõ ràng.Thiếu bằng chứng

Mẫu

Chuyển cột bảng tính thành trường dữ liệu quy trình

Xác định cột nào sẽ trở thành trường bắt buộc, chế độ xem có bộ lọc, quy tắc nhắc việc, kiểm tra rủi ro, bản ghi phê duyệt và quy trình gia hạn.

Mẫu phù hợp nhất để bắt đầuĐiểm bắt đầu phù hợp nhất: Theo dõi hợp đồng

Bắt đầu tại đây nếu bảng tính hiện tại đã có danh sách hợp đồng nhưng cần thêm người phụ trách, chế độ xem, nhắc việc, trạng thái gia hạn và theo dõi quy trình.

Theo dõi hợp đồngTheo dõi gia hạn hợp đồng, thời hạn thông báo, phụ lục sửa đổi và theo dõi tiếp với đối tác trước khi bỏ lỡ các mốc ngày quan trọng hoặc nghĩa vụ.

Biểu mẫu Yêu cầu Gia hạn Hợp đồngDùng biểu mẫu yêu cầu gia hạn hợp đồng để ghi nhận thông tin gia hạn, tệp đính kèm, rà soát thương mại, trạng thái phê duyệt, ghi chú của người phụ trách và theo dõi tiếp.

Biểu mẫu Đánh giá Rủi ro Hợp đồngDùng biểu mẫu đánh giá rủi ro hợp đồng để ghi nhận thông tin rủi ro, tệp đính kèm, điểm rà soát, trạng thái phê duyệt, người phụ trách biện pháp giảm thiểu và theo dõi tiếp.

Danh sách kiểm tra tuân thủ hợp đồngSử dụng danh sách kiểm tra tuân thủ hợp đồng để ghi lại các nghĩa vụ, bằng chứng, hạng mục không đạt, hành động khắc phục, người phụ trách và trạng thái theo dõi tiếp.

Danh sách kiểm tra kết thúc hợp đồngDùng danh sách kiểm tra kết thúc hợp đồng để xác minh hạng mục bàn giao, bằng chứng, mục không đạt, hành động khắc phục, người phụ trách và trạng thái theo dõi tiếp.

Quy trình phê duyệt hợp đồngĐịnh tuyến hợp đồng qua bước rà soát điều khoản, ngoại lệ rủi ro và phê duyệt cuối cùng trước khi các chỉnh sửa, điều khoản thay thế hoặc vướng mắc pháp lý làm chậm giao dịch.

Các nhóm mẫu liên quan

Tiếp tục với các quy trình hợp đồng và bảng tính

Tự động hóa quản lý hợp đồng Bảng tổng quan quản lý hợp đồng Quản lý rủi ro hợp đồng Mẫu quy trình mua sắm Mẫu phê duyệt tài chính Mẫu quản lý nhà cung cấp

Quy trình liên kết

Xem lộ trình quy trình hợp đồng

Bộ quy trình tiếp nhận, phê duyệt và gia hạn hợp đồng Bộ quy trình từ yêu cầu mua hàng đến PO

Câu hỏi thường gặp

Câu hỏi về bảng tính hợp đồng

Tôi có thể giữ bảng tính hợp đồng và vẫn dùng Jodoo không?

Có. Nhiều đội ngũ bắt đầu bằng cách ánh xạ các cột trong bảng tính thành trường dữ liệu trong Jodoo, sau đó dùng ứng dụng để quản lý người phụ trách, nhắc việc, tệp đính kèm, phê duyệt và chế độ xem có bộ lọc.

Cột nào trong bảng tính là quan trọng nhất?

Các cột quan trọng nhất là người phụ trách, đối tác, trạng thái, ngày gia hạn, thời hạn thông báo, giá trị, rủi ro, tệp đính kèm và hành động tiếp theo vì chúng ảnh hưởng trực tiếp đến quyết định và việc theo dõi tiếp.

Khi nào nên chuyển bảng tính hợp đồng thành ứng dụng?

Hãy chuyển sang ứng dụng khi bảng tính cần nhắc việc, phê duyệt, tệp đính kèm, trách nhiệm rõ ràng cho người phụ trách, chế độ xem bảng tổng quan hoặc kiểm soát thay đổi chặt chẽ hơn.

Bước tiếp theo

Mở mẫu theo dõi hợp đồng

Xem trước mẫu, sau đó điều chỉnh các trường dữ liệu hợp đồng, ngày gia hạn, chế độ xem theo người phụ trách, tệp đính kèm và nhắc việc từ quy trình bảng tính của bạn.

Xem trước mẫu này

Nền tảng

Giải pháp

Mẫu AI

Tài nguyên

Bảng giá