Операционные команды контролируют активные записи по счетам к оплате по ответственным, статусу и сроку оплаты.
Шаблон трекера счетов к оплате
Ведите операционный трекер для контроля просрочки счетов, вопросов кодирования, причин удержания, ответственных за обработку исключений и готовности к запуску платежей.
Создан для команд по расчетам с поставщиками, которым важно видеть счета, сроки оплаты, статус кодирования, блокеры согласования и сроки выпуска платежей в одном рабочем пространстве в реальном времени.
Настраивайте статусы, представления по ответственным, правила контроля просрочки, дашборды и оповещения под свой процесс. Откройте предпросмотр шаблона трекера счетов к оплате, а затем адаптируйте очереди просрочки, причины удержания, представления по запускам платежей и оповещения для ответственных под свою команду.
Интерактивный рабочий процессОсновной предпросмотр
Открыть живой шаблонПосмотрите рабочий процесс вживую перед использованием шаблона.Открыть живой предпросмотр
Обзор
Чем помогает управлять этот шаблон
Команды по расчетам с поставщиками используют этот шаблон как операционный центр управления после поступления счетов и до выпуска платежей. Он помогает отслеживать поставщика, номер счета, сумму, срок оплаты, статус кодирования, статус согласования, запуск платежей, ответственного за обработку исключений и причину удержания, чтобы команда могла отделять стандартные счета от заблокированных и устранять узкие места до того, как начнут задерживаться выплаты.
Для кого этот шаблон
Команды, которым этот шаблон полезен больше всего
Менеджеры выявляют просроченные позиции, исключения и остановившиеся последующие действия до того, как начнет расти бэклог.
Владельцы процессов ведут один общий трекер с поиском вместо того, чтобы заново собирать отчеты о статусах из разных инструментов.
Что включено
Рабочие процессы и компоненты, включенные в этот шаблон
Основные рабочие процессы
Реестр счетов к оплате с поставщиком, номером счета, суммой и сроком оплаты.
Реестр счетов к оплате с поставщиком, номером счета, суммой и сроком оплаты в шаблоне Jodoo с данными в реальном времени, чтобы команды могли проверять статус, ответственных, исключения и следующие действия без пересборки таблиц.
Отслеживание статуса кодирования, статуса согласования, причины удержания и ответственного за обработку исключений.
Отслеживание статуса кодирования, статуса согласования, причины удержания и ответственного за обработку исключений в шаблоне Jodoo с данными в реальном времени, чтобы команды могли проверять статус, ответственных, исключения и следующие действия без пересборки таблиц.
Очередь готовности к запуску платежей.
Очередь готовности к запуску платежей в шаблоне Jodoo с данными в реальном времени, чтобы команды могли проверять статус, ответственных, исключения и следующие действия без пересборки таблиц.
Включенные компоненты
- Реестр счетов к оплате
- Журнал проверки кодирования и удержаний
- Очередь готовности к запуску платежей
- Очередь ответственных за исключения
- Дашборд просрочки счетов
- Оповещение о причине удержания
- Уведомление ответственного
- Напоминание об устаревшем статусе
- Оповещение о последующем действии для ответственного
- Напоминание о статусе
- Участник команды
- Руководитель
- Владелец процесса
Почему команды используют этот шаблон
Почему этот рабочий процесс работает
- Храните все записи по счетам к оплате в одной общей очереди с ответственными, датами и актуальным статусом.
- Выводите на первый план просроченную работу, остановившиеся последующие действия и бэклог до того, как начнут страдать SLA.
- Дайте менеджерам доступ к записи с поиском по загрузке команды, следующим действиям и истории завершения.
Проверка вживуюОткрыть предпросмотр в новой вкладке
Посмотрите рабочий процесс в контекстеПосмотрите рабочий процесс вживую перед использованием шаблона.Проверить вживую
Предпросмотр шаблона
Посмотрите, как шаблон выглядит в ключевых представлениях
Список трекера счетов к оплате.
Просматривайте ответственных по счетам, причины удержания, сроки оплаты и статус выпуска платежей в одной рабочей очереди.
Трекер счетов к оплате.
Держите записи по счетам к оплате на виду с полями, историей статусов и следующими действиями, которые команда использует каждый день.
Дашборд контроля.
Контролируйте бэклог, просрочку и пропускную способность на одном дашборде.
Как это работает
От настройки до запуска
Команды создают или обновляют записи по счетам к оплате по мере поступления работы в процесс.
Ответственные работают по актуальным спискам и очередям, где видны статус, сроки оплаты и следующее необходимое действие.
Менеджеры анализируют просрочку, бэклог и остановившиеся позиции, чтобы перераспределить работу до того, как задержки начнут накапливаться.
Закрытые записи остаются доступны для поиска для отчетности, аудита и улучшения процесса.
Частые вопросы
Частые вопросы об этом шаблоне
Что входит в этот шаблон трекера счетов к оплате?
Шаблон включает реестр счетов к оплате, журнал проверки кодирования и удержаний, очередь готовности к запуску платежей, очередь ответственных за исключения, дашборд просрочки счетов и напоминания, чтобы финансовые команды могли управлять счетами поставщиков до выпуска платежей.
Можно ли настроить поля и рабочий процесс?
Да. Вы можете настроить отслеживаемые поля, очереди по ответственным, правила контроля просрочки, дашборды и напоминания для счетов с истекающим сроком, заблокированных позиций и готовности к оплате.
Можно ли использовать шаблон на мобильных устройствах?
Да. Ответственные и менеджеры могут с мобильного устройства просматривать счета с истекающим сроком, заблокированные позиции и готовность к оплате, обновлять последующие действия и поддерживать движение очереди.
Могут ли менеджеры контролировать ответственных, просрочку и остановившуюся работу?
Да. Менеджеры видят счета с истекающим сроком, заблокированные позиции и готовность к оплате, поэтому им проще вовремя вмешаться, пока не сорваны сроки и очередь не остановилась.
Кому лучше всего подходит этот шаблон?
Он полезен для команд по расчетам с поставщиками, финансов и операционной деятельности, которым нужно контролировать работу по счетам к оплате по ответственным за счета, срокам оплаты, удержаниям платежей и предстоящим выплатам.
Может ли AI помочь адаптировать этот шаблон?
Да. AI может помочь настроить поля, дашборды, напоминания и шаги рабочего процесса под то, как вы контролируете работу по счетам к оплате по ответственным за счета, срокам оплаты, удержаниям платежей и предстоящим выплатам.
Сценарии использования
Посмотрите связанные сценарии использования для этого шаблона
9 шаблонов
Система согласования командировок
Создайте систему согласования командировок для запросов на поездку, проверки политик, согласования с руководителем, авансов на командировку, передачи задачи по возмещению расходов и прозрачности для финансовой команды.
Форма возмещения командировочных расходов / Форма возмещения командировочных расходов / Шаблон формы запроса аванса на командировку64 шаблоновКонтрольные процессы бэк-офиса
Свяжите рабочие процессы по договорам, поставщикам, финансам, доступу, запросам на ПО, аудиторским доказательствам и корректирующим действиям с помощью редактируемых шаблонов Jodoo.
Форма приема договоров / Рабочий процесс согласования договоров / Чек-лист проверки договора18 шаблоновКонтроль финансовых запросов и согласований
Направляйте финансовые запросы, согласования платежей, проверку счетов, возмещения, бюджетные проверки, CapEx и последующие действия по платежам с более прозрачной доказательной базой.
Трекер финансовых запросов / Форма запроса на оплату / Запрос на оплату закупки29 шаблоновШаблоны согласования финансовых операций
Начните с бюджетных, расходных, платежных, CapEx, возмещений, последующих действий AR и процедур утверждения финансирования, которые требуют более сильного контроля.
Трекер финансовых запросов / Шаблон приложения для согласования бюджета / Рабочий процесс согласования расходов7 шаблоновАвтоматизация бухгалтерского учета
Управление и автоматизация учетной записи, проверка, одобрение, закрытые задачи, исключения, доказательства и подпись по всемуERPили общий бухгалтер.JodooВ соответствии с этим, в некоторых случаях и по мере необходимости, специализированные финансовые системы должны оставаться авторитетными.
Процесс утверждения счетов / Согласование бухгалтерской проводки / Рабочий процесс согласования расходов7 шаблоновПО для согласования счетов поставщиков
Настройте рабочие процессы согласования счетов поставщиков для сопоставления с PO, контекста по поставщику, проверки командой по расчетам с поставщиками, маршрутизации согласующих и готовности к оплате.
Процесс утверждения счетов / Трекер счетов к оплате / Запрос на счет9 шаблоновАвтоматизация кредиторской задолженности
Планируйте рабочие процессы автоматизации кредиторской задолженности для приема счетов, проверки кодирования, согласований, ACH-запросов, статуса платежей и дашбордов по кредиторской задолженности.
Трекер счетов к оплате / Процесс утверждения счетов / Запрос на счет8 шаблоновПО для согласования счетов
Планируйте рабочие процессы в ПО для согласования счетов: прием счетов, кодирование, маршрутизация согласующих, приостановки, готовность к оплате и последующие действия команды по работе с кредиторской задолженностью.
Процесс утверждения счетов / Запрос на счет / Трекер счетов к оплатеПакеты рабочих процессов
Посмотрите, где этот шаблон подходит в полном рабочем процессе
12 шаблонов
Пакет рабочих процессов для запросов на оплату
Объедините прием финансовых заявок, запросы на оплату, данные по счетам, подтверждения согласования, выпуск ACH или чека и последующие действия по оплате.
01 Зафиксируйте финансовую заявку02 Проверьте счет и контекст обязательств03 Направьте на согласование и подготовьте к выпуску04 Отслеживайте последующие действия по оплатеТрекер финансовых запросов / Форма запроса на оплату / Запрос на оплату закупки11 шаблоновПакет рабочих процессов согласования счетов
Свяжите прием счетов, проверку AP, кодирование, маршрутизацию согласований, удержания, готовность к оплате, контекст по поставщику и закрытие.
01 Соберите контекст по счету02 Проверьте готовность AP и поставщика03 Направьте на согласование и обработайте исключения04 Переведите к готовности к оплатеПроцесс утверждения счетов / Запрос на счет / Трекер счетов к оплате12 шаблоновПакет рабочих процессов согласования платежей
Объедините запросы на платеж, согласование счетов, контроль выпуска ACH-платежей, запросы на чеки, отслеживание платежей поставщикам и последующие действия команды AP.
01 Соберите запрос на платеж02 Проверьте счет и контекст AP03 Контролируйте выпуск платежа04 Отслеживайте последующие действия по платежуФорма запроса на оплату / Запрос на оплату закупки / Процесс утверждения счетов13 шаблоновПакет процесса от закупки до оплаты
Объедините заявки на закупку, согласования, заказы, подтверждения приемки, проверку счетов и контроль оплаты в одном сквозном процессе.
01 Зарегистрировать заявку на закупку02 Провести согласование и передать заказ03 Зафиксировать подтверждение приемки04 Проверить счет и проконтролировать оплатуФорма заявки на закупку / Форма общей заявки на закупку / Шаблон приложения для согласования бюджета8 шаблоновПакет рабочих процессов для кредиторской задолженности, согласования счетов и контроля платежей
Свяжите прием счетов к оплате, проверку кодирования, контроль выпуска ACH-платежей, статусы платежей и графики платежей, привязанные к договору.
01 Соберите данные по счету и контекст платежа02 Настройте маршрутизацию проверки кодирования и согласования счета03 Подготовьте контролируемый выпуск платежа04 Контролируйте просрочку по кредиторской задолженности и обязательства по договорамТрекер счетов к оплате / Процесс утверждения счетов / Форма заявления на оплату ACHРуководства
Спланируйте процесс за этим шаблоном
Руководство
Контрольный список автоматизации обработки счетов
Используйте восемь контрольных этапов для проверки приема, сверки, кодирования и согласования счетов, обработки исключений и готовности к оплате.
РуководствоАвтоматизация кредиторской задолженности: руководство
Настройте автоматизированный процесс приема, сверки и кодирования счетов, согласования, обработки исключений, подготовки платежей и отчетности по кредиторской задолженности.
Похожие шаблоны
Другие шаблоны для похожих рабочих процессов
Начните с этого шаблона
Сначала посмотрите предпросмотр, затем настройте шаблон под свою команду
Возьмите готовый рабочий процесс за основу, настройте поля и статусы и запустите приложение Jodoo под свою команду.