เวิร์กโฟลว์อนุมัติการชำระเงินและการควบคุมการปล่อย ACH
แยกการรับคำขอ การตรวจสอบผู้รับเงิน การอนุมัติทางธุรกิจ การอนุญาตปล่อย ACH การดำเนินการ และการกระทบยอดออกจากกันอย่างชัดเจน
เริ่มจาก: แบบฟอร์มขอชําระเงิน ACHกระบวนการทํางานอนุมัติชําระเงินควบคุมการตัดสินใจ ก่อนที่เงินจะเคลื่อนไหว
กระบวนการทํางานของคําขอชําระเงินรวบรวมความรับผิดชอบ, ยืนยันผู้ได้รับชําระหนี้และข้อมูลชําร่วยจ่าย, ผู้นําการตัดสินใจธุรกิจ, ให้อนุญาตในการปล่อย, มอบการดําเนินงานให้กับธนาคารหรือระบบการเงิน และปรับปรุงผลสําเร็จ. จัดระบุจุดควบคุม 6 แห่งนี้ให้แยกกัน เพื่อไม่อาจเข้าใจผิดว่าการอนุมัติคือการชําระเงินที่เสร็จ
รีวิวการควบคุมก่อนการพร้อมชําระเงิน- 01
คำขอ
Requesterเผยผู้รับเงิน, ราคา, วันชําระ, ประสงค์, วิธีการจ่ายเงิน และสิทธิทางแหล่ง
หลักฐาน: ค่า ใบแจ้งหนี้, PO,สัญญา, milestone, เหตุผลการขอและไฟล์รอง - 02
ยืนยัน
ผู้รับผิดชอบข้อมูล AP หรือผู้ขายตรวจสอบสถิติผู้รับเงิน ผลกระทบสองครั้ง สถานการณ์รายละเอียดธนาคาร และข้อมูลการชําระเงินที่ต้องการ
หลักฐาน: รายงานผู้ขาย ผลผลแฉบับสอง การตรวจสอบการเปลี่ยนเงินธนาคารอิสระ และข้อยกเว้น - 03
ยอมรับ
ผู้รับรองงบประมาณหรือธุรกิจยืนยันความรับผิดชอบ เงิน, การตั้งรหัส, ความเหมาะสมของนโยบาย และขั้นต่ําอํานาจ
หลักฐาน: ยอมรับ การตัดสินใจ ความเห็น ณ ขอบเขต ฉบับวิเคราะห์ และเวลา - 04
ขออนุญาตปล่อย
ผู้รับรองการคลังหรือการจ่ายเงินยืนยันวิธีการชําระเงิน กลุ่ม วันที่รายละเอียดโอนเงิน
หลักฐาน: รีวิวการปล่อย การตัดสินใจอนุญาต การชําระเงิน และเครื่องกักขวางที่ยังไม่แก้ไข - 05
ทํางาน
ผู้รับผิดชอบระบบธนาคารหรือระบบการเงินส่งเงินที่ได้รับการอนุมัติผ่านระบบ ที่จริงเคลื่อนไหวและบันทึกเงิ น
หลักฐาน: ผลการอ้างอิงและผลการดําเนินงานของธนาคาร, ERP หรือเว็บไซต์เงิน - 06
กระทบยอด
AP หรือฝ่ายบัญชียืนยันผลการจ่าย, ล้มเหลว, ย้อนคืน, ยกเลิกหรือกลับออกและยกเว้นปิด
หลักฐาน: สถานะการชําระเงิน, หมายเลขบัญชี, การส่งเงิน, ผู้รับผิดชอบเว้น และวันปิด
การจ่ายแบบประจําทางและการยกเว้นความเสี่ยงสูงต่างกัน
การควบคุมที่ใช้ได้ไม่ใช่ลําดับการอนุมัติทั่วไป รายละเอียดธนาคารที่เปลี่ยนแปลง การปล่อยตัวอย่างด่วน ความไม่ตรงกัน และการชําระเงินที่ล้มเหลว ต้องมีผู้รับผิดชอบต่าง ๆ
ตรวจสอบแถวคําขอ การทํางานการอนุมัติ และปล่อยดัชบอร์ด
ใช้ Jodoo เพื่อรวบรวมบริเวณการชําระเงิน การกําหนดทางในการตัดสินใจของมนุษย์ ป้องกันสนามที่มีความสัมผัส ธนาคาร ERP หรือเว็บการชําระเงินยังคงเป็นผู้รับผิดชอบ การดําเนินการชะระเงินและบันทึกการเงินที่มีอํานาจ
การอนุมัติไม่ได้ปล่อย
เก็บจุดสําคัญแต่ละครั้งอย่างชัดเจน เพื่อการเงินจะสามารถดูว่า การจ่ายเงินนั้นได้รับอนุมัติ เพียงแค่พร้อมที่จะปล่อยออกมา หรือถูกมอบให้กับระบบประกอบ
เปิดกระบวนการทํางานอนุมัติชําระเงิน- 01Approved
การตัดสินใจธุรกิจเสร็จสิ้น ไม่มีเงินย้ายไป
- 02เตรียมปล่อย
การยืนยันเสร็จแล้ว และไม่มีการอนุญาตที่ยังไม่ได้แก้ไข
- 03Released
ผู้รับผิดชอบที่ได้รับอนุญาต ส่งเงินให้กับระบบประหาร
- 04เงินชําระและปรับปรุง
การดําเนินงานและบันทึกการเงินที่มีอํานาจยืนยันผลสุดท้าย
ทดสอบชั้นควบคุม ก่อนเลือกโปรแกรม
เครื่องมือการอนุมัติชําระเงินที่มีประโยชน์ควรทําให้อํานาจ, หลักฐาน, ข้อยกเว้น และ การส่งผลการดําเนินงานเห็นได้ชัด โดยไม่ต้องอ้างว่าจะแทนระบบธนาคารหรือเส้นทางทางธนาบัตร
- 01การแยกหน้าที่
การขอ, ยืนยัน, การอนุมัติธุรกิจ การอนุญาตปล่อย และการดําเนินงานสามารถมีหน้าที่ต่างกันได้หรือไม่
- 02การออกทางตามความเสี่ยง
เงิน, หน่วยงาน, ประเภทการชําระเงิน, ความด่วน, หรือข้อมูลธนาคารที่เปลี่ยนแปลงสามารถทําให้เส้นทางและระดับอํานาจแตกต่างได้หรือไม่
- 03พิสูจน์แบบฉบับ
การตัดสินใจแต่ละครั้ง จะเก็บตัวเลขของคําขอที่ได้รับการตรวจสอบ รวมทั้งไฟล์สนับสนุน ความเห็น ตัวตน และเวลา?
- 04ผู้รับผิดชอบเฉพาะตัว
เงินที่ถือไว้ มีหลักฐานหายไป การชําระเงินผิดพลาด และการคืนยังคงเห็นกับผู้รับผิดชอบและวันกําหนด
- 05การส่งผลการประหาร
กระแสงานสามารถจับข้อมูลของธนาคาร ERP หรือโครงการจ่ายเงินได้หรือไม่ โดยไม่ทําเหมือนมีการเคลื่อนย้ายเงินเอง
เชื่อมคำขอชำระเงินเข้ากับการปล่อยชำระที่มีการควบคุม
ใช้คู่มือนี้เพื่อกำหนดฟิลด์การชำระเงินและ ACH จากนั้นเชื่อมคำขอเข้ากับเทมเพลตการอนุมัติใบแจ้งหนี้ การติดตามเจ้าหนี้การค้า (AP) การชำระเงินจัดซื้อ ตารางสัญญา และการชำระเงินผู้ขาย
เริ่มที่นี่เมื่อการชำระเงิน ACH ต้องมีบริบทผู้ขาย การตรวจสอบรายละเอียดธนาคาร หมายเหตุการโอนเงิน หลักฐานการอนุมัติ สถานะการปล่อยชำระ และผู้รับผิดชอบการติดตามผล
แบบฟอร์มขอชําระเงิน ACHรวบรวมคําขอชําระเงินของ ACH ด้วยรายละเอียดทางธนาคารผู้จัดจําหน่าย, เงิน ใบแจ้งหนี้, วันหมดอายุ, สถานการณ์การส่งเงิน, สภาพการอนุมัติ และการติดตามการปล่อยการจ่าย
ฟอร์มคำขอชำระเงินเก็บคำขอชำระเงิน เอกสารประกอบ การอนุมัติ และสถานะการจ่ายเงินไว้ในเวิร์กโฟลว์การเงินเดียวที่สร้างบน Jodooดูเวิร์กโฟลว์ใบแจ้งหนี้และการชำระเงินของ AP
คำถามเกี่ยวกับคำขอชำระเงินและการควบคุม ACH
คำขอชำระเงิน ACH ต่างจากคำขอชำระเงินทั่วไปหรือไม่?
คำขอชำระเงิน ACH เป็นเวิร์กโฟลว์การชำระเงินที่เฉพาะเจาะจงมากกว่า ซึ่งต้องมีการตรวจสอบรายละเอียดธนาคาร บริบทการโอนเงิน ความพร้อมก่อนปล่อยชำระ และมักต้องมีการควบคุมที่เข้มงวดยิ่งขึ้นก่อนมีการโอนเงิน
การควบคุมการปล่อยชำระเงินควรมีอะไรบ้าง?
ควรมีเหตุผลในการชำระเงิน ใบแจ้งหนี้หรือสัญญาที่เชื่อมโยง หลักฐานการอนุมัติ การตรวจสอบรายละเอียดธนาคาร รายละเอียดการโอนเงิน ผู้รับผิดชอบการปล่อยชำระ สถานะการชำระเงิน และการติดตามข้อยกเว้น
ตารางการชำระเงินตามสัญญาอยู่ส่วนไหนของกระบวนการ?
ตารางนี้เหมาะเมื่อการชำระเงินขึ้นอยู่กับหมุดหมายของสัญญา เงื่อนไขก่อนหน้า เงื่อนไขการต่ออายุ หรือภาระผูกพันตามกำหนดที่ทีมการเงินต้องติดตามก่อนปล่อยชำระ
ข้อมูลธนาคารที่เปลี่ยน ควรจัดการอย่างไร?
หยุดเส้นทางประจํา, ต้องการการตรวจสอบอิสระผ่านผู้ติดต่อผู้ขายที่เชื่อถือ, จัดบันทึกการตรวจรับและวันออก, และป้องกันอนุญาตปล่อย จนกระทั่งการเปลี่ยนแปลงถูกลบ.
ได้Jodooจัดการจ่ายเงิน ACH?
Jodooสามารถจัดการการรับคําขอ การอนุมัติ การอนุญาตสนาม การเตือน ข้อยกเว้น และการส่งผลERPหรือเว็บไซต์การจ่ายเงินยังคงต้องเคลื่อนย้ายเงินและยังคงเป็นบันทึกการเงินที่มีอํานาจ
หลักฐานอะไรที่การทํางานด้านการชําระเงินควรเก็บไว้?
รักษาสิทธิทางแหล่ง, การตรวจสอบผู้รับเงิน, ผลการทดลองสองครั้ง, รูปแบบการขอที่ได้รับการพิจารณา, ติดต่อและปล่อยคําตัดสิน, ความเห็น, เต็มเวลา, คําอ้างอิงในการดําเนินงาน, ผลผลการจ่าย และหลักฐานของการสอดคล้อง
เปิดเทมเพลตคำขอชำระเงิน ACH
ดูตัวอย่างเทมเพลต Jodoo แล้วปรับหลักฐานการชำระเงิน การส่งต่อการอนุมัติ การตรวจสอบ ACH สถานะการปล่อยชำระ และการติดตามการโอนเงินให้สอดคล้องกับกระบวนการการเงินของคุณ
