วางแผนฟิลด์คำขอชำระเงิน ขั้นตอนการตรวจสอบ ACH หลักฐานการอนุมัติ ความพร้อมก่อนปล่อยชำระ และการติดตามผล ก่อนเริ่มใช้เทมเพลตการเงิน
เวิร์กโฟลว์การชำระเงินต้องมีจุดควบคุมที่รัดกุมกว่าข้อความแจ้งว่าควรจ่ายเงินให้ผู้ขาย คู่มือนี้ช่วยให้ทีมกำหนดฟิลด์คำขอ หลักฐานการอนุมัติ ความพร้อมสำหรับ ACH บริบทการโอนเงิน และสถานะการปล่อยชำระ เพื่อให้ทีมการเงินดำเนินการชำระเงินได้โดยไม่สูญเสียความโปร่งใสในการตรวจสอบย้อนหลัง
เริ่มจาก: ฟอร์มคำขอชำระเงินผ่าน ACHคำขอชำระเงินควรแสดงเหตุผลทางธุรกิจ ผู้ขายหรือผู้รับเงิน ใบแจ้งหนี้หรือสัญญาที่เชื่อมโยง วันที่ครบกำหนด จำนวนเงิน และหลักฐานการอนุมัติประกอบ ก่อนเริ่มการตรวจสอบการปล่อยชำระ
การอนุมัติทางธุรกิจยืนยันว่าควรมีการชำระเงิน การตรวจสอบ ACH ยืนยันว่ารายละเอียดการปล่อยชำระมีความปลอดภัยและครบถ้วน เวิร์กโฟลว์ควรทำให้ทั้งสองขั้นตอนมองเห็นได้ชัดเจน
การชำระเงินบางรายการผูกกับหมุดหมายของสัญญาหรือตารางชำระแบบเกิดซ้ำ คำขอควรเก็บเงื่อนไขก่อนหน้าและช่วงเวลาการชำระไว้ เพื่อไม่ให้พลาดภาระผูกพันหรือปล่อยชำระเร็วเกินไป
งานด้านการชำระเงินไม่ควรหายไปหลังการอนุมัติ ติดตามสถานะการปล่อยชำระ การสื่อสารเรื่องการโอนเงิน การชำระเงินที่ล้มเหลวหรือถูกตีกลับ และการติดตามกับผู้ขายที่จำเป็นหลังจากเงินถูกโอนแล้ว
ใช้ฟิลด์เหล่านี้เพื่อแยกการอนุมัติการชำระเงิน ความพร้อมของ ACH สถานะการปล่อยชำระ และการติดตามผลในเวิร์กโฟลว์ที่มีการควบคุม
ใช้คู่มือนี้เพื่อกำหนดฟิลด์การชำระเงินและ ACH จากนั้นเชื่อมคำขอเข้ากับเทมเพลตการอนุมัติใบแจ้งหนี้ การติดตามเจ้าหนี้การค้า (AP) การชำระเงินจัดซื้อ ตารางสัญญา และการชำระเงินผู้ขาย
เริ่มที่นี่เมื่อการชำระเงิน ACH ต้องมีบริบทผู้ขาย การตรวจสอบรายละเอียดธนาคาร หมายเหตุการโอนเงิน หลักฐานการอนุมัติ สถานะการปล่อยชำระ และผู้รับผิดชอบการติดตามผล
ฟอร์มคำขอชำระเงินผ่าน ACHรวบรวมคำขอชำระเงินผ่าน ACH พร้อมรายละเอียดบัญชีธนาคารของผู้ขาย ยอดตามใบแจ้งหนี้ วันครบกำหนด รายละเอียดประกอบการโอนเงิน สถานะการอนุมัติ และการติดตามการปล่อยจ่ายในรอบการจ่ายเงิน
ฟอร์มคำขอชำระเงินรวบรวมคำขอชำระเงินพร้อมรายละเอียดผู้รับเงิน เอกสารประกอบ และความพร้อมสำหรับการอนุมัติให้มองเห็นได้ก่อนปล่อยเงิน
คำขอชำระเงินค่าสั่งซื้อรวบรวมคำขอชำระเงินจากซัพพลายเออร์ พร้อมเอกสารใบแจ้งหนี้ สถานะการรับสินค้า และการส่งต่องานอนุมัติที่มองเห็นได้ก่อนปล่อยจ่ายเงิน
เวิร์กโฟลว์การอนุมัติใบแจ้งหนี้ APส่งต่อใบแจ้งหนี้จากผู้ขายผ่านการตรวจสอบการลงบัญชี สถานะการอนุมัติ เหตุผลการพักรายการ ผู้รับผิดชอบกรณียกเว้น ประวัติการตรวจสอบ และความพร้อมก่อนปล่อยเข้ารอบการชำระเงิน
ตัวติดตามงานเจ้าหนี้การค้าติดตามใบแจ้งหนี้ AP ตามผู้ขาย หมายเลขใบแจ้งหนี้ ยอดเงิน วันครบกำหนด สถานะการลงรหัส เหตุผลการพักรายการ เจ้าของงานข้อยกเว้น และความพร้อมสำหรับรอบการจ่ายเงิน
ตัวติดตามกำหนดการชำระเงินตามสัญญาติดตามไมล์สโตนการชำระเงินตามสัญญาพร้อมข้อมูลผู้ขาย เลขที่ใบแจ้งหนี้ จำนวนเงิน วันครบกำหนด เอกสารหรือเงื่อนไขที่ต้องมีก่อน สถานะการอนุมัติ เหตุผลที่ถูกพักไว้ และความพร้อมสำหรับรอบการจ่ายเงิน
ตัวติดตามการชำระเงินให้ผู้ขายติดตามการจ่ายเงินให้ผู้ขายด้วยการดูใบแจ้งหนี้ที่ถูกระงับ ช่วงเวลาการโอนเงิน และสถานะการชำระเงิน ก่อนที่การติดตามผู้ขายจะกลายเป็นงานค้างสะสมคำขอชำระเงิน ACH เป็นเวิร์กโฟลว์การชำระเงินที่เฉพาะเจาะจงมากกว่า ซึ่งต้องมีการตรวจสอบรายละเอียดธนาคาร บริบทการโอนเงิน ความพร้อมก่อนปล่อยชำระ และมักต้องมีการควบคุมที่เข้มงวดยิ่งขึ้นก่อนมีการโอนเงิน
ควรมีเหตุผลในการชำระเงิน ใบแจ้งหนี้หรือสัญญาที่เชื่อมโยง หลักฐานการอนุมัติ การตรวจสอบรายละเอียดธนาคาร รายละเอียดการโอนเงิน เจ้าของการปล่อยชำระ สถานะการชำระเงิน และการติดตามข้อยกเว้น
ตารางนี้เหมาะเมื่อการชำระเงินขึ้นอยู่กับหมุดหมายของสัญญา เงื่อนไขก่อนหน้า เงื่อนไขการต่ออายุ หรือภาระผูกพันตามกำหนดที่ทีมการเงินต้องติดตามก่อนปล่อยชำระ
ดูตัวอย่างเทมเพลต Jodoo แล้วปรับหลักฐานการชำระเงิน การส่งต่อการอนุมัติ การตรวจสอบ ACH สถานะการปล่อยชำระ และการติดตามการโอนเงินให้สอดคล้องกับกระบวนการการเงินของคุณ
