เวิร์กโฟลว์อนุมัติการชำระเงินและการควบคุมการปล่อย ACH

เวิร์กโฟลว์อนุมัติการชำระเงินและการควบคุมการปล่อย ACH

แยกการรับคำขอ การตรวจสอบผู้รับเงิน การอนุมัติทางธุรกิจ การอนุญาตปล่อย ACH การดำเนินการ และการกระทบยอดออกจากกันอย่างชัดเจน

แบบฟอร์มขอชําระเงิน ACHเริ่มจาก: แบบฟอร์มขอชําระเงิน ACH

กระบวนการทํางานอนุมัติชําระเงินควบคุมการตัดสินใจ ก่อนที่เงินจะเคลื่อนไหว

กระบวนการทํางานของคําขอชําระเงินรวบรวมความรับผิดชอบ, ยืนยันผู้ได้รับชําระหนี้และข้อมูลชําร่วยจ่าย, ผู้นําการตัดสินใจธุรกิจ, ให้อนุญาตในการปล่อย, มอบการดําเนินงานให้กับธนาคารหรือระบบการเงิน และปรับปรุงผลสําเร็จ. จัดระบุจุดควบคุม 6 แห่งนี้ให้แยกกัน เพื่อไม่อาจเข้าใจผิดว่าการอนุมัติคือการชําระเงินที่เสร็จ

รีวิวการควบคุมก่อนการพร้อมชําระเงิน
  1. 01

    คำขอ

    Requester

    เผยผู้รับเงิน, ราคา, วันชําระ, ประสงค์, วิธีการจ่ายเงิน และสิทธิทางแหล่ง

    หลักฐาน: ค่า ใบแจ้งหนี้, PO,สัญญา, milestone, เหตุผลการขอและไฟล์รอง
  2. 02

    ยืนยัน

    ผู้รับผิดชอบข้อมูล AP หรือผู้ขาย

    ตรวจสอบสถิติผู้รับเงิน ผลกระทบสองครั้ง สถานการณ์รายละเอียดธนาคาร และข้อมูลการชําระเงินที่ต้องการ

    หลักฐาน: รายงานผู้ขาย ผลผลแฉบับสอง การตรวจสอบการเปลี่ยนเงินธนาคารอิสระ และข้อยกเว้น
  3. 03

    ยอมรับ

    ผู้รับรองงบประมาณหรือธุรกิจ

    ยืนยันความรับผิดชอบ เงิน, การตั้งรหัส, ความเหมาะสมของนโยบาย และขั้นต่ําอํานาจ

    หลักฐาน: ยอมรับ การตัดสินใจ ความเห็น ณ ขอบเขต ฉบับวิเคราะห์ และเวลา
  4. 04

    ขออนุญาตปล่อย

    ผู้รับรองการคลังหรือการจ่ายเงิน

    ยืนยันวิธีการชําระเงิน กลุ่ม วันที่รายละเอียดโอนเงิน

    หลักฐาน: รีวิวการปล่อย การตัดสินใจอนุญาต การชําระเงิน และเครื่องกักขวางที่ยังไม่แก้ไข
  5. 05

    ทํางาน

    ผู้รับผิดชอบระบบธนาคารหรือระบบการเงิน

    ส่งเงินที่ได้รับการอนุมัติผ่านระบบ ที่จริงเคลื่อนไหวและบันทึกเงิ น

    หลักฐาน: ผลการอ้างอิงและผลการดําเนินงานของธนาคาร, ERP หรือเว็บไซต์เงิน
  6. 06

    กระทบยอด

    AP หรือฝ่ายบัญชี

    ยืนยันผลการจ่าย, ล้มเหลว, ย้อนคืน, ยกเลิกหรือกลับออกและยกเว้นปิด

    หลักฐาน: สถานะการชําระเงิน, หมายเลขบัญชี, การส่งเงิน, ผู้รับผิดชอบเว้น และวันปิด

การจ่ายแบบประจําทางและการยกเว้นความเสี่ยงสูงต่างกัน

การควบคุมที่ใช้ได้ไม่ใช่ลําดับการอนุมัติทั่วไป รายละเอียดธนาคารที่เปลี่ยนแปลง การปล่อยตัวอย่างด่วน ความไม่ตรงกัน และการชําระเงินที่ล้มเหลว ต้องมีผู้รับผิดชอบต่าง ๆ

เส้นทางชําระเงินสัญญาณควบคุมเส้นทางการทํางานพิสูจน์ที่เก็บไว้
การชําระเงินโดยผู้ให้บริการทั่วไปผู้รับเงินที่รู้จัก ข้อมูลการชําระเงินไม่เปลี่ยนแปลง การสนับสนุนเต็ม และปริมาณภายในนโยบายการยืนยันมาตรฐาน การอนุมัติธุรกิจ การอนุญาตปล่อย และการส่งผลการบังคับใช้แหล่งสินค้า, ตําแหน่งการอนุมัติ, ผู้รับผิดชอบการปล่อยตัว และอ้างอิงการดําเนินงาน
รายละเอียดธนาคารใหม่หรือเปลี่ยนผู้รับเงิน การบัญชี ข้อมูลทาง หรือคําสั่งการส่งเงินเปลี่ยนหยุดเส้นทางมาตรฐานและต้องการการตรวจสอบอิสระ ก่อนการรีวิวปล่อยเปลี่ยนแหล่ง, วิธีการตรวจสอบ, ยืนยัน, วันที่, และยืนยันติดต่อผู้จัดส่ง
การชําระเงินด่วนหรือแบบมือการขอเลี่ยงการทํางานปกติ เวลาหรือกระบวนการเตรียมเรียกเหตุผลฉุกเฉิน การอนุมัติจากผู้มีอํานาจสูงสุด ผู้รับผิดชอบการปล่อยตัวชื่อ และตรวจสอบติดตามเหตุผลการยกเว้น สิทธิ์อนุมัติ รายละเอียดการปล่อย และการตรวจสอบหลัง
การไม่ตรงกันเท่าตัวหรือจํานวนเบอร์เบรนซ์, ราคา, ผู้รับเงินหรือการบังคับผิดชอบไม่ตรงกับบันทึกแหล่งปิดการขอ และมอบข้อยกเว้นให้กับ AP, จ้างซื้อหรือผู้ขอผลที่ไม่ตรงกัน, ความสมเหตุสมผล การตอบสนองของเจ้าสิทธิ์ การแก้ไข และการกําหนดสุดท้าย
การชําระเงินที่ล้มเหลวหรือถูกคืนธนาคารหรือระบบการชําระเงินแจ้งความล้มเหลว, การปฏิเสธ, การคืนเงิน หรือการกลับคืนเงินปิดการขอให้เปิด ป้องกันประวัติเดิม และสร้างทางทดลองใหม่ หรือแก้ไขรหัสความล้มเหลว หมายเหตุการดําเนินงาน ตัดสินใจทดลองอีกครั้ง ผู้รับผิดชอบ และผลการปรับปรุง

ตรวจสอบแถวคําขอ การทํางานการอนุมัติ และปล่อยดัชบอร์ด

ใช้ Jodoo เพื่อรวบรวมบริเวณการชําระเงิน การกําหนดทางในการตัดสินใจของมนุษย์ ป้องกันสนามที่มีความสัมผัส ธนาคาร ERP หรือเว็บการชําระเงินยังคงเป็นผู้รับผิดชอบ การดําเนินการชะระเงินและบันทึกการเงินที่มีอํานาจ

การอนุมัติไม่ได้ปล่อย

เก็บจุดสําคัญแต่ละครั้งอย่างชัดเจน เพื่อการเงินจะสามารถดูว่า การจ่ายเงินนั้นได้รับอนุมัติ เพียงแค่พร้อมที่จะปล่อยออกมา หรือถูกมอบให้กับระบบประกอบ

เปิดกระบวนการทํางานอนุมัติชําระเงิน
  1. 01Approved

    การตัดสินใจธุรกิจเสร็จสิ้น ไม่มีเงินย้ายไป

  2. 02เตรียมปล่อย

    การยืนยันเสร็จแล้ว และไม่มีการอนุญาตที่ยังไม่ได้แก้ไข

  3. 03Released

    ผู้รับผิดชอบที่ได้รับอนุญาต ส่งเงินให้กับระบบประหาร

  4. 04เงินชําระและปรับปรุง

    การดําเนินงานและบันทึกการเงินที่มีอํานาจยืนยันผลสุดท้าย

ทดสอบชั้นควบคุม ก่อนเลือกโปรแกรม

เครื่องมือการอนุมัติชําระเงินที่มีประโยชน์ควรทําให้อํานาจ, หลักฐาน, ข้อยกเว้น และ การส่งผลการดําเนินงานเห็นได้ชัด โดยไม่ต้องอ้างว่าจะแทนระบบธนาคารหรือเส้นทางทางธนาบัตร

  1. 01
    การแยกหน้าที่

    การขอ, ยืนยัน, การอนุมัติธุรกิจ การอนุญาตปล่อย และการดําเนินงานสามารถมีหน้าที่ต่างกันได้หรือไม่

  2. 02
    การออกทางตามความเสี่ยง

    เงิน, หน่วยงาน, ประเภทการชําระเงิน, ความด่วน, หรือข้อมูลธนาคารที่เปลี่ยนแปลงสามารถทําให้เส้นทางและระดับอํานาจแตกต่างได้หรือไม่

  3. 03
    พิสูจน์แบบฉบับ

    การตัดสินใจแต่ละครั้ง จะเก็บตัวเลขของคําขอที่ได้รับการตรวจสอบ รวมทั้งไฟล์สนับสนุน ความเห็น ตัวตน และเวลา?

  4. 04
    ผู้รับผิดชอบเฉพาะตัว

    เงินที่ถือไว้ มีหลักฐานหายไป การชําระเงินผิดพลาด และการคืนยังคงเห็นกับผู้รับผิดชอบและวันกําหนด

  5. 05
    การส่งผลการประหาร

    กระแสงานสามารถจับข้อมูลของธนาคาร ERP หรือโครงการจ่ายเงินได้หรือไม่ โดยไม่ทําเหมือนมีการเคลื่อนย้ายเงินเอง

คำถามเกี่ยวกับคำขอชำระเงินและการควบคุม ACH

คำขอชำระเงิน ACH ต่างจากคำขอชำระเงินทั่วไปหรือไม่?

คำขอชำระเงิน ACH เป็นเวิร์กโฟลว์การชำระเงินที่เฉพาะเจาะจงมากกว่า ซึ่งต้องมีการตรวจสอบรายละเอียดธนาคาร บริบทการโอนเงิน ความพร้อมก่อนปล่อยชำระ และมักต้องมีการควบคุมที่เข้มงวดยิ่งขึ้นก่อนมีการโอนเงิน

การควบคุมการปล่อยชำระเงินควรมีอะไรบ้าง?

ควรมีเหตุผลในการชำระเงิน ใบแจ้งหนี้หรือสัญญาที่เชื่อมโยง หลักฐานการอนุมัติ การตรวจสอบรายละเอียดธนาคาร รายละเอียดการโอนเงิน ผู้รับผิดชอบการปล่อยชำระ สถานะการชำระเงิน และการติดตามข้อยกเว้น

ตารางการชำระเงินตามสัญญาอยู่ส่วนไหนของกระบวนการ?

ตารางนี้เหมาะเมื่อการชำระเงินขึ้นอยู่กับหมุดหมายของสัญญา เงื่อนไขก่อนหน้า เงื่อนไขการต่ออายุ หรือภาระผูกพันตามกำหนดที่ทีมการเงินต้องติดตามก่อนปล่อยชำระ

ข้อมูลธนาคารที่เปลี่ยน ควรจัดการอย่างไร?

หยุดเส้นทางประจํา, ต้องการการตรวจสอบอิสระผ่านผู้ติดต่อผู้ขายที่เชื่อถือ, จัดบันทึกการตรวจรับและวันออก, และป้องกันอนุญาตปล่อย จนกระทั่งการเปลี่ยนแปลงถูกลบ.

ได้Jodooจัดการจ่ายเงิน ACH?

Jodooสามารถจัดการการรับคําขอ การอนุมัติ การอนุญาตสนาม การเตือน ข้อยกเว้น และการส่งผลERPหรือเว็บไซต์การจ่ายเงินยังคงต้องเคลื่อนย้ายเงินและยังคงเป็นบันทึกการเงินที่มีอํานาจ

หลักฐานอะไรที่การทํางานด้านการชําระเงินควรเก็บไว้?

รักษาสิทธิทางแหล่ง, การตรวจสอบผู้รับเงิน, ผลการทดลองสองครั้ง, รูปแบบการขอที่ได้รับการพิจารณา, ติดต่อและปล่อยคําตัดสิน, ความเห็น, เต็มเวลา, คําอ้างอิงในการดําเนินงาน, ผลผลการจ่าย และหลักฐานของการสอดคล้อง

เปิดเทมเพลตคำขอชำระเงิน ACH

ดูตัวอย่างเทมเพลต Jodoo แล้วปรับหลักฐานการชำระเงิน การส่งต่อการอนุมัติ การตรวจสอบ ACH สถานะการปล่อยชำระ และการติดตามการโอนเงินให้สอดคล้องกับกระบวนการการเงินของคุณ

ดูตัวอย่างเทมเพลตนี้