Cẩm nang
Quy trình duyệt thanh toán và kiểm soát giải ngân ACH
Tách riêng tiếp nhận yêu cầu, xác minh người nhận, phê duyệt nghiệp vụ, ủy quyền giải ngân ACH, thực hiện và đối soát trong một quy trình thanh toán rõ ràng.
Bắt đầu từ: Báo xin thanh toán ACHCâu trả lời trực tiếp
Một quy trình công việc chấp thuận thanh toán kiểm soát quyết định trước khi tiền di chuyển
Một quy trình làm việc yêu cầu thanh toán thu thập nghĩa vụ, xác nhận người được thanh toán và dữ liệu thanh toán, định tuyến quyết định kinh doanh, ủy quyền phát hành, giao thực thi cho ngân hàng hoặc hệ thống tài chính, và hòa giải kết quả. Giữ sáu điểm kiểm soát này tách biệt để sự chấp thuận không thể bị nhầm lẫn với một khoản thanh toán hoàn thành.
Xem xét các kiểm soát trước khi sẵn sàng thanh toán- 01
Yêu cầu
RequesterĐề xuất người nhận khoản thanh toán, số tiền, ngày hết hạn, mục đích, phương pháp thanh toán và nghĩa vụ nguồn.
Bằng chứng: Hóa đơn, PO, hợp đồng, milestone, lý do yêu cầu và các tệp hỗ trợ. - 02
Định hành
AP hoặc người phụ trách dữ liệu nhà cung cấpKiểm tra hồ sơ người nhận tiền, rủi ro trùng lặp, tình trạng chi tiết ngân hàng và dữ liệu thanh toán cần thiết.
Bằng chứng: Tài liệu của nhà cung cấp, kết quả trùng lặp, xác minh đổi ngân hàng độc lập và ngoại lệ. - 03
Thỏa thuận
Giới phê duyệt ngân sách hoặc doanh nghiệpĐảm nhận nghĩa vụ, số tiền, mã hóa, phù hợp chính sách và ngưỡng thẩm quyền.
Bằng chứng: Tham gia, quyết định, bình luận, ngưỡng, phiên bản được xem xét và thời gian. - 04
Giấy phép phát hành
Tài chính hoặc chấp thuận thanh toánxác nhận phương thức thanh toán, lô hàng, ngày, chi tiết chuyển tiền, giữ và ủy quyền phát hành.
Bằng chứng: Thử kiểm tra phát hành, quyết định ủy quyền, lô thanh toán và ngăn chặn chưa được giải quyết. - 05
Thực hiện
người phụ trách hệ thống ngân hàng hoặc tài chínhGửi thanh toán được chấp thuận qua hệ thống thực sự di chuyển và ghi lại tiền.
Bằng chứng: Kết quả tham chiếu và thực hiện của ngân hàng, ERP hoặc nền tảng thanh toán - 06
Đối soát
AP hoặc kế toánĐảm nhận thanh toán, thất bại, trả lại, hủy bỏ hoặc đảo ngược kết quả và ngoại lệ đóng.
Bằng chứng: Tình trạng thanh toán, tham chiếu sổ cái, chuyển tiền, người phụ trách ngoại lệ và ngày đóng cửa.
Định hướng dựa trên rủi ro
Các khoản thanh toán thường xuyên và ngoại lệ rủi ro cao khác nhau
Kiểm soát hữu ích không phải là một chuỗi chấp thuận phổ quát. Các chi tiết ngân hàng thay đổi, phát hành khẩn cấp, không phù hợp và thanh toán thất bại cần có người phụ trách khác nhau, bằng chứng và các con đường leo thang.
Chế độ thanh toántín hiệu điều khiểnHành trình luồng công việcBằng chứng được giữ lại
Chi phí nhà cung cấp thường xuyênNgười nhận tiền được biết, dữ liệu thanh toán không thay đổi, hỗ trợ đầy đủ và số tiền trong chính sách.Kiểm tra tiêu chuẩn, phê duyệt kinh doanh, cấp phép phát hành và giao nộp thực thi.nghĩa vụ nguồn, quyết định phê duyệt, người phụ trách giải phóng và tham chiếu thực thi.
Thông tin ngân hàng mới hoặc thay đổiNgười nhận tiền, tài khoản, dữ liệu định tuyến hoặc hướng dẫn chuyển tiền đã thay đổi.Ngưng đường tiêu chuẩn và yêu cầu kiểm tra độc lập trước khi xem xét phát hành.Thay đổi nguồn, phương pháp xác minh, kiểm tra viên, ngày và liên lạc với nhà cung cấp được xác nhận.
Tiền khẩn cấp hoặc thủ côngViệc yêu cầu bỏ qua quá trình chạy, thời gian hoặc chuẩn bị bình thường.yêu cầu lý do khẩn cấp, sự chấp thuận của cơ quan cao hơn, tên người phụ trách phát hành và xem xét tiếp theo.Lý do ngoại lệ, thẩm quyền phê duyệt, thông tin chi tiết và xem xét lại.
Sự không phù hợp gấp đôi hoặc số lượngTài liệu tham chiếu hóa đơn, số tiền, người nhận khoản thanh toán hoặc nghĩa vụ không phù hợp với hồ sơ nguồn.Đặt yêu cầu chờ và gán ngoại lệ cho AP, mua sắm hoặc người nộp đơn.Kết quả không phù hợp, giữ lý trí, phản ứng của người phụ trách, sửa chữa và cách xử lý cuối cùng.
Việc thanh toán thất bại hoặc trả lạiNgân hàng hoặc hệ thống thanh toán báo cáo thất bại, từ chối, trả lại hoặc đảo ngược.Giữ yêu cầu mở, bảo vệ lịch sử ban đầu và tạo một con đường thử lại hoặc sửa chữa.Mã thất bại, tham chiếu thực hiện, quyết định thử lại, người phụ trách và kết quả hòa giải.
Giai đoạn công việc thanh toán Jodoo trong thực tế
Kiểm tra xếp hàng yêu cầu, quy trình công việc phê duyệt và thả bảng điều khiển
Sử dụng Jodoo để thu thập bối cảnh thanh toán, định tuyến các quyết định của con người, bảo vệ các lĩnh vực nhạy cảm, gửi lời nhắc nhở và giữ cho ngoại lệ hiển thị. Ngân hàng, ERP hoặc nền tảng thanh toán vẫn sở hữu việc thực hiện thanh toán và hồ sơ tài chính có thẩm quyền.
Kiểm soát của nhà nước
Việc chấp thuận không được phát hành
Giữ từng bước quan trọng rõ ràng để tài chính có thể xem liệu một khoản thanh toán chỉ đơn giản được chấp thuận, sẵn sàng cho việc phát hành, được giao cho hệ thống thực thi, hoặc thực sự đã trả và hòa giải.
Mở dòng công việc chấp thuận thanh toán- 01Approved
Quyết định kinh doanh đã hoàn tất; không có quỹ nào được chuyển.
- 02Thả sẵn
Việc xác nhận đã hoàn tất và không có phép giữ khối chưa được giải quyết.
- 03Released
Một người phụ trách được ủy quyền đã chuyển tiền cho hệ thống xử lý.
- 04Tiền và hòa giải
Việc thực hiện và hồ sơ tài chính xác nhận kết quả cuối cùng.
Đánh giá phần mềm
Kiểm tra lớp điều khiển trước khi chọn phần mềm
Một công cụ chấp thuận thanh toán hữu ích nên làm cho thẩm quyền, bằng chứng, ngoại lệ và giao dịch thực thi hiển thị mà không tuyên bố thay thế hệ thống kho bạc hoặc đường sắt ngân hàng.
- 01Phân tách các nhiệm vụ
Có thể yêu cầu, xác nhận, chấp thuận kinh doanh, cấp phép phát hành và thực hiện có vai trò riêng không?
- 02Định hướng dựa trên rủi ro
Số tiền, đơn vị, loại thanh toán, khẩn cấp hoặc dữ liệu ngân hàng thay đổi có thể kích hoạt một tuyến đường và mức độ thẩm quyền khác không?
- 03Bằng chứng phiên bản
Mỗi quyết định có giữ lại phiên bản yêu cầu được xem xét, các tệp hỗ trợ, bình luận, danh tính và dấu thời gian không?
- 04Quyền sở hữu ngoại lệ
Liệu các khoản giữ, chứng cứ thiếu, thanh toán thất bại và trả lại vẫn có thể nhìn thấy với người phụ trách và ngày hết hạn?
- 05Hành động xử lý
Dòng công việc có thể nắm bắt ngân hàng, ERP hoặc nền tảng thanh toán tham chiếu mà không giả vờ chuyển tiền tự mình?
Mẫu
Kết nối các yêu cầu thanh toán với việc phát hành có kiểm soát
Sử dụng hướng dẫn để xác định các lĩnh vực thanh toán và ACH, sau đó kết nối yêu cầu với phê duyệt hóa đơn, theo dõi AP, thanh toán mua hàng, lịch hợp đồng và mẫu thanh toán của nhà cung cấp.
Mẫu phù hợp nhất để bắt đầuĐiểm khởi đầu tốt nhất: Mô hình yêu cầu thanh toán ACH
Bắt đầu ở đây khi thanh toán ACH cần bối cảnh nhà cung cấp, kiểm tra chi tiết ngân hàng, giấy tờ chuyển tiền, bằng chứng chấp thuận, trạng thái phát hành và sở hữu theo dõi.
Báo xin thanh toán ACHThu thập yêu cầu ACH, thông tin ngân hàng nhà cung cấp, số tiền, ngày đến hạn, phê duyệt và trạng thái phát hành thanh toán.
Biểu mẫu yêu cầu thanh toánGhi nhận yêu cầu thanh toán, tài liệu đính kèm, phê duyệt và trạng thái chi trả trong một quy trình tài chính được xây dựng trên Jodoo.
Trình theo dõi thanh toán nhà cung cấpTheo dõi chi trả cho nhà cung cấp với các hóa đơn bị chặn, thời điểm chuyển tiền và trạng thái thanh toán trước khi việc theo dõi tiếp với nhà cung cấp trở thành tồn đọng.Xem hóa đơn AP và quy trình làm việc thanh toán
Câu hỏi thường gặp
Các câu hỏi về yêu cầu thanh toán và kiểm soát ACH
Quá trình làm việc chấp thuận thanh toán là gì?
Một quy trình công việc chấp thuận thanh toán ghi lại lý do và bằng chứng thanh toán, xác nhận người được thanh toán và dữ liệu thanh toán , định tuyến quyết định kinh doanh, ủy quyền phát hành, giao thực thi cho ngân hàng hoặc hệ thống tài chính, và hòa giải kết quả cuối cùng.
Việc chấp thuận thanh toán có giống như việc cho phép phát hành ACH không?
Không, không. Việc chấp thuận thanh toán xác nhận rằng nghĩa vụ và số tiền được phép. Giấy phép phát hành của ACH là một kiểm soát ngân hàng riêng biệt xác nhận dữ liệu thanh toán, giữ, thời gian và cơ quan phát hành trước khi thanh toán được gửi.
Một yêu cầu thanh toán ACH có khác với một yêu cầu trả chung không?
Một yêu cầu thanh toán của ACH là một quy trình làm việc thanh toán cụ thể hơn cần xem xét chi tiết ngân hàng, bối cảnh chuyển tiền, sẵn sàng phát hành và thường kiểm soát mạnh mẽ hơn trước khi các quỹ di chuyển.
Các thông tin ngân hàng thay đổi nên được xử lý như thế nào?
Giữ lại tuyến đường thường xuyên, yêu cầu xác minh độc lập thông qua một liên hệ nhà cung cấp đáng tin cậy, ghi lại xác minh và ngày, và ngăn chặn phép phát hành cho đến khi thay đổi được xóa.
Jodoo có thể thực hiện thanh toán ACH không?
Jodoo có thể quản lý nhập yêu cầu, phê duyệt, quyền trường, nhắc nhở, ngoại lệ và giao lệnh thực hiện. Ngân hàng, ERP hoặc nền tảng thanh toán vẫn nên chuyển tiền và vẫn là hồ sơ tài chính có thẩm quyền.
Một quy trình làm việc thanh toán nên giữ lại bằng chứng nào?
Giữ nghĩa vụ nguồn, xác minh người nhận thanh toán, kết quả trùng lặp, phiên bản yêu cầu được xem xét, quyết định phê duyệt và phát hành, bình luận, dấu thời gian, tham chiếu thực hiện, kết thúc thanh toán và bằng chứng hòa giải.
Bước tiếp theo
Mở mẫu yêu cầu thanh toán ACH
Xem trước mẫu Jodoo, sau đó điều chỉnh bằng chứng thanh toán, định tuyến chấp thuận, kiểm tra ACH, trạng thái phát hành và theo dõi chuyển tiền xung quanh quy trình tài chính của bạn.