01
เก็บบริบทของใบแจ้งหนี้และการชำระเงิน
เก็บผู้ขาย เลขที่ใบแจ้งหนี้ จำนวนเงิน วันครบกำหนด ไฟล์แนบ เหตุผลการจ่าย และบริบทผู้ขอก่อนเริ่มตรวจทานทางการเงิน
แพ็กเวิร์กโฟลว์
แพ็กเวิร์กโฟลว์บัญชีเจ้าหนี้ การอนุมัติใบแจ้งหนี้ และการควบคุมการชำระเงิน
เชื่อมการรับใบแจ้งหนี้ AP การอนุมัติรหัสบัญชี การควบคุมการปล่อยจ่าย ACH สถานะการชำระเงิน และตารางจ่ายเงินที่ผูกกับสัญญา
แพ็กนี้เหมาะกับทีมการเงินและ AP ที่ต้องการเห็นใบแจ้งหนี้ผู้ขาย จุดติดขัดในการอนุมัติ เวลาเตรียมปล่อยจ่าย และภาระผูกพันการจ่ายเงินตามสัญญา ก่อนเกิดการพลาดจ่ายหรือปล่อยจ่ายโดยไม่ได้ตรวจทาน
ทีมบัญชีเจ้าหนี้ที่ต้องเคลียร์ใบแจ้งหนี้ค้างและรายการที่ถูกพักผู้อนุมัติด้านการเงินที่ต้องการร่องรอยตรวจสอบที่ชัดขึ้นก่อนปล่อยจ่ายทีมจัดซื้อหรือสัญญาที่ต้องเชื่อมภาระผูกพันการจ่ายกลับไปยังบริบทผู้ขายและสัญญา
01เก็บบริบทของใบแจ้งหนี้และการชำระเงิน02ส่งต่อการลงรหัส AP และอนุมัติใบแจ้งหนี้03เตรียมการปล่อยจ่ายที่มีการควบคุม04ติดตามอายุหนี้ AP และภาระผูกพันตามสัญญา
ขั้นตอนเวิร์กโฟลว์
ดูว่าเทมเพลตเชื่อมต่อกันอย่างไรตลอดทั้งกระบวนการ
02
ส่งต่อการลงรหัส AP และอนุมัติใบแจ้งหนี้
นำใบแจ้งหนี้ผู้ขายผ่านการตรวจรหัสบัญชี การตัดสินใจอนุมัติ เหตุผลที่พักรายการ ผู้รับผิดชอบข้อยกเว้น และประวัติสถานะที่พร้อมตรวจสอบ
เวิร์กโฟลว์การอนุมัติใบแจ้งหนี้ APส่งต่อใบแจ้งหนี้จากผู้ขายผ่านการตรวจสอบการลงบัญชี สถานะการอนุมัติ เหตุผลการพักรายการ ผู้รับผิดชอบกรณียกเว้น ประวัติการตรวจสอบ และความพร้อมก่อนปล่อยเข้ารอบการชำระเงินตัวติดตามงานเจ้าหนี้การค้าติดตามใบแจ้งหนี้ AP ตามผู้ขาย หมายเลขใบแจ้งหนี้ ยอดเงิน วันครบกำหนด สถานะการลงรหัส เหตุผลการพักรายการ เจ้าของงานข้อยกเว้น และความพร้อมสำหรับรอบการจ่ายเงิน
03
เตรียมการปล่อยจ่ายที่มีการควบคุม
ทำให้รายละเอียด ACH บริบทการโอน ความพร้อมปล่อยจ่าย และการติดตามจ่ายผู้ขายมองเห็นได้ก่อนเงินถูกโอน
ฟอร์มคำขอชำระเงินผ่าน ACHรวบรวมคำขอชำระเงินผ่าน ACH พร้อมรายละเอียดบัญชีธนาคารของผู้ขาย ยอดตามใบแจ้งหนี้ วันครบกำหนด รายละเอียดประกอบการโอนเงิน สถานะการอนุมัติ และการติดตามการปล่อยจ่ายในรอบการจ่ายเงินคำขอชำระเงินค่าสั่งซื้อรวบรวมคำขอชำระเงินจากซัพพลายเออร์ พร้อมเอกสารใบแจ้งหนี้ สถานะการรับสินค้า และการส่งต่องานอนุมัติที่มองเห็นได้ก่อนปล่อยจ่ายเงินตัวติดตามการชำระเงินให้ผู้ขายติดตามการจ่ายเงินให้ผู้ขายด้วยการดูใบแจ้งหนี้ที่ถูกระงับ ช่วงเวลาการโอนเงิน และสถานะการชำระเงิน ก่อนที่การติดตามผู้ขายจะกลายเป็นงานค้างสะสม
04
ติดตามอายุหนี้ AP และภาระผูกพันตามสัญญา
ติดตามใบแจ้งหนี้ค้างจ่าย รายการที่ถูกพัก ความพร้อมรอบจ่าย เหตุการณ์สำคัญของสัญญา เงื่อนไขก่อนจ่าย และความเสี่ยงวันครบกำหนดในมุมมองควบคุม AP เดียวกัน
ตัวติดตามงานเจ้าหนี้การค้าติดตามใบแจ้งหนี้ AP ตามผู้ขาย หมายเลขใบแจ้งหนี้ ยอดเงิน วันครบกำหนด สถานะการลงรหัส เหตุผลการพักรายการ เจ้าของงานข้อยกเว้น และความพร้อมสำหรับรอบการจ่ายเงินตัวติดตามกำหนดการชำระเงินตามสัญญาติดตามไมล์สโตนการชำระเงินตามสัญญาพร้อมข้อมูลผู้ขาย เลขที่ใบแจ้งหนี้ จำนวนเงิน วันครบกำหนด เอกสารหรือเงื่อนไขที่ต้องมีก่อน สถานะการอนุมัติ เหตุผลที่ถูกพักไว้ และความพร้อมสำหรับรอบการจ่ายเงิน
รายละเอียดที่เชื่อมต่อกัน
เก็บรายละเอียดสำคัญตั้งแต่คำขอจนถึงการติดตามงาน
- ผู้ขาย เลขที่ใบแจ้งหนี้ จำนวนเงิน วันครบกำหนด และไฟล์แนบส่งต่อจากการรับเรื่องไปยังการตรวจ AP
- สถานะรหัสบัญชี การตัดสินใจอนุมัติ เหตุผลพักรายการ และผู้รับผิดชอบข้อยกเว้นอยู่กับระเบียนใบแจ้งหนี้
- รายละเอียด ACH บริบทการโอน รอบจ่าย และสถานะปล่อยจ่ายเชื่อมงานอนุมัติกับการจ่ายจริง
- เหตุการณ์สำคัญของสัญญา หลักฐานเงื่อนไข วันครบกำหนด และความพร้อมจ่ายช่วยให้ภาระผูกพันตามกำหนดมองเห็นได้
จุดเริ่มต้นที่เหมาะที่สุด
เลือกเทมเพลตแรกตามคอขวดของงาน
- เริ่มจากการติดตาม AP หากปัญหาหลักคืออายุหนี้ รายการพัก หรือเจ้าของงานติดตามไม่ชัดเจน
- เริ่มจากการอนุมัติใบแจ้งหนี้ หากการตรวจรหัสบัญชีและสถานะอนุมัติเป็นคอขวด
- เริ่มจาก ACH หรือการติดตามจ่ายตามสัญญา หากการควบคุมปล่อยจ่ายหรือภาระผูกพันตามกำหนดสร้างความเสี่ยงสูงสุด
เทมเพลตที่รวมอยู่
เทมเพลตที่รองรับแพ็กเวิร์กโฟลว์นี้
เวิร์กโฟลว์ธุรกิจที่เกี่ยวข้อง
สำรวจกรณีใช้งานเบื้องหลังกระบวนการนี้
18 เทมเพลต
เทมเพลตการอนุมัติด้านการเงิน
เริ่มต้นที่นี่สำหรับเวิร์กโฟลว์การอนุมัติงบประมาณ ค่าใช้จ่าย ใบแจ้งหนี้ การชำระเงิน เครดิต และรายการบัญชีที่ต้องการการควบคุมที่เข้มงวดยิ่งขึ้น
เวิร์กโฟลว์การอนุมัติงบประมาณ / เวิร์กโฟลว์การอนุมัติค่าใช้จ่าย / ตัวติดตามงานเจ้าหนี้การค้า10 เทมเพลตเทมเพลตการจัดการซัพพลายเออร์
จัดระเบียบงานการขึ้นทะเบียนซัพพลายเออร์ใหม่ การตั้งค่า การประเมิน การเปรียบเทียบ และการตรวจสอบ ด้วยชุดเวิร์กโฟลว์การจัดการซัพพลายเออร์ที่ชัดเจนยิ่งขึ้น
ฟอร์มเริ่มต้นใช้งานผู้ขาย / ฟอร์มตั้งค่าผู้ขาย / ฟอร์มข้อมูลผู้ขาย10 เทมเพลตเทมเพลตเวิร์กโฟลว์สำหรับงานจัดซื้อ
เปรียบเทียบเทมเพลตงานจัดซื้อสำหรับการรับคำขอซื้อ ใบขอซื้อ การอนุมัติ การควบคุมสัญญา และการติดตามงานจัดหา
ฟอร์มรับคำขอจัดซื้อ / ตัวติดตามใบสั่งซื้อ / คำขอใบสั่งซื้อแพ็กเวิร์กโฟลว์เพิ่มเติม
เปรียบเทียบแพ็กเวิร์กโฟลว์ที่คล้ายกัน
8 เทมเพลต
ชุดเวิร์กโฟลว์จากคำขอซื้อถึง PO
เชื่อมการรับคำขอซื้อ การตรวจสอบงบประมาณ การติดตามงานของทีมจัดซื้อ การสร้างใบสั่งซื้อ และการติดตามสถานะ PO ไว้ในเวิร์กโฟลว์จัดซื้อเดียว
01 เก็บคำขอซื้อให้ครบถ้วน02 ส่งต่อการอนุมัติและตรวจสอบงบประมาณ03 เปลี่ยนคำขอที่อนุมัติแล้วเป็นงาน PO04 ติดตามการเปลี่ยนแปลงและสถานะใบสั่งซื้อเทมเพลตเวิร์กโฟลว์สำหรับงานจัดซื้อ / เทมเพลตการอนุมัติด้านการเงิน / เทมเพลตการจัดการซัพพลายเออร์ฟอร์มคำขอจัดซื้อ / ฟอร์มคำขอจัดซื้อทั่วไป / เวิร์กโฟลว์การอนุมัติงบประมาณ9 เทมเพลตชุดเวิร์กโฟลว์ควบคุมการอนุมัติทางการเงิน
จัดทำเวิร์กโฟลว์ควบคุมทางการเงินให้ชัดเจนยิ่งขึ้นสำหรับการอนุมัติงบประมาณ ค่าใช้จ่าย ใบแจ้งหนี้ การชำระเงิน CapEx เครดิต และรายการบันทึกบัญชี
01 รับคำขอทางการเงิน02 ทบทวนบริบทงบประมาณและนโยบาย03 ส่งต่อการอนุมัติที่มีการควบคุม04 ติดตามการชำระเงินและงานต่อเนื่องเทมเพลตการอนุมัติด้านการเงิน / เทมเพลตเวิร์กโฟลว์สำหรับงานจัดซื้อ / เทมเพลตการจัดการซัพพลายเออร์เวิร์กโฟลว์การอนุมัติงบประมาณ / เวิร์กโฟลว์การอนุมัติค่าใช้จ่าย / คำขอใบแจ้งหนี้10 เทมเพลตชุดเวิร์กโฟลว์การขึ้นทะเบียนผู้ขายและการประเมินคุณสมบัติซัพพลายเออร์
เชื่อมการรับคำขอจากซัพพลายเออร์ การตั้งค่าผู้ขาย การทบทวนคุณสมบัติ การเปรียบเทียบ การตรวจประเมิน และการติดตามการแก้ไขไว้ในเวิร์กโฟลว์การจัดการผู้ขายเดียว
01 เก็บข้อมูลการรับคำขอจากซัพพลายเออร์02 ตั้งค่าเรคคอร์ดผู้ขาย03 ประเมินและเปรียบเทียบซัพพลายเออร์04 ตรวจประเมินและติดตามการแก้ไขเทมเพลตการจัดการซัพพลายเออร์ / เทมเพลตเวิร์กโฟลว์สำหรับงานจัดซื้อ / เทมเพลตการอนุมัติด้านการเงินฟอร์มเริ่มต้นใช้งานผู้ขาย / ฟอร์มตั้งค่าผู้ขาย / ฟอร์มข้อมูลผู้ขาย11 เทมเพลตชุดเวิร์กโฟลว์การรับสินค้าเข้าคลังและควบคุมสต็อก
เชื่อมต่อคำขอเบิกวัสดุ การตรวจรับสินค้า การจ่ายสต็อก การคืนสินค้า การแจ้งเตือนสต็อกต่ำ การเติมสต็อก การตรวจสอบ และการปรับปรุงสินค้าคงคลัง
01 ขอเบิกและจ่ายวัสดุ02 รับเข้าและตรวจสอบสต็อก03 ควบคุมการคืนสินค้าและข้อยกเว้น04 เติมสต็อกและตรวจสอบพื้นที่จัดเก็บเทมเพลตคลังสินค้าและสินค้าคงคลัง / เทมเพลตเวิร์กโฟลว์สำหรับงานจัดซื้อ / เทมเพลตด้านคุณภาพและความปลอดภัย / เทมเพลตควบคุมทรัพย์สินและอุปกรณ์ฟอร์มคำขอวัสดุ / ฟอร์มเบิกวัสดุ / บันทึกรับสินค้าเข้า6 เทมเพลตชุดเวิร์กโฟลว์การรับคำขอสัญญา การอนุมัติ และการต่ออายุ
เชื่อมโยงการรับคำขอสัญญา การส่งต่อเพื่ออนุมัติ การติดตามสัญญา ข้อมูลผู้ขาย ข้อยกเว้นตามนโยบาย และการติดตามงานต่ออายุหรือขยายสัญญา
01 เก็บข้อมูลการรับคำขอสัญญา02 ส่งต่อเพื่ออนุมัติและจัดการข้อยกเว้น03 ติดตามภาระผูกพันและวันที่สำคัญ04 จัดการการขยายและการต่ออายุสัญญาเทมเพลตเวิร์กโฟลว์สำหรับงานจัดซื้อ / เทมเพลตการจัดการซัพพลายเออร์ / เทมเพลตการอนุมัติด้านการเงินฟอร์มรับคำขอสัญญา / เวิร์กโฟลว์การอนุมัติสัญญา / ตัวติดตามสัญญาคู่มือ
ทำให้เกณฑ์ที่อยู่เบื้องหลังเวิร์กโฟลว์นี้ชัดเจน
คู่มือ
คู่มือระดับวงเงินอนุมัติงบประมาณและเวิร์กโฟลว์
วางแผนระดับวงเงินอนุมัติงบประมาณ ฟิลด์หลักฐาน ผู้รับผิดชอบการตรวจทาน และการจัดการข้อยกเว้น ก่อนเปิดใช้เทมเพลตการอนุมัติด้านการเงิน
คู่มือคู่มือเช็กลิสต์การอนุมัติใบแจ้งหนี้และเจ้าหนี้การค้า
วางแผนฟิลด์การอนุมัติใบแจ้งหนี้ ขั้นตอนการตรวจสอบของ AP เหตุผลในการพักรายการ หลักฐานการลงรหัส และความพร้อมในการชำระเงินก่อนเปิดใช้เทมเพลต
คู่มือคู่มือคำขอชำระเงินและการควบคุมการปล่อย ACH
วางแผนฟิลด์คำขอชำระเงิน ขั้นตอนการตรวจสอบ ACH หลักฐานการอนุมัติ ความพร้อมก่อนปล่อยชำระ และการติดตามผล ก่อนเริ่มใช้เทมเพลตการเงิน
คำถามที่พบบ่อย
คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับแพ็กเวิร์กโฟลว์นี้
นี่คือระบบบัญชีเจ้าหนี้เต็มรูปแบบหรือไม่
ไม่ใช่ นี่คือแผนเวิร์กโฟลว์สำหรับชั้นปฏิบัติการรอบการรับ AP การอนุมัติ ข้อยกเว้น ความพร้อมชำระเงิน และการติดตาม ทีมสามารถปรับเทมเพลตให้เข้ากับกระบวนการบัญชีหรือ ERP ที่มีอยู่ได้
ตัวติดตาม AP ต่างจากการอนุมัติใบแจ้งหนี้อย่างไร
การอนุมัติใบแจ้งหนี้เน้นการส่งต่อใบแจ้งหนี้หนึ่งรายการผ่านการตรวจทาน ส่วนตัวติดตาม AP ให้ทีมการเงินเห็นภาพรวมใบแจ้งหนี้ค้าง รายการพัก ผู้รับผิดชอบ อายุหนี้ และความพร้อมรอบจ่าย
การชำระเงิน ACH อยู่ตรงไหนของกระบวนการ
ACH อยู่หลังการอนุมัติใบแจ้งหนี้หรือการชำระเงิน เมื่อทีมต้องตรวจรายละเอียดธนาคาร บริบทการโอน สถานะปล่อยจ่าย และการควบคุมเงินสดก่อนโอนเงินจริง
ขั้นตอนถัดไป
เริ่มจากเทมเพลตที่ใกล้เคียงที่สุด แล้วปรับเวิร์กโฟลว์ให้เหมาะกับทีมคุณ
ดูตัวอย่างเทมเพลตแรกในแพ็กเวิร์กโฟลว์นี้ แล้วปรับแต่งฟิลด์ เจ้าของงาน สถานะ และระบบอัตโนมัติให้เหมาะกับทีมคุณ