Руководство
Согласование платежей и контроль ACH-переводов
Разделите прием запроса, проверку получателя, бизнес-согласование, разрешение на выпуск ACH, исполнение и сверку в одном прозрачном платежном процессе.
Начните с: Форма заявления на оплату ACHНепосредственный ответ
Рабочий процесс одобрения платежей контролирует решение до перемещения денег
Рабочий процесс обращения за платежным запросом собирает обязательство, проверяет получателя и платежные данные, направляет бизнес-решение, разрешает выпуск, передает исполнение банковской или финансовой системе и согласовывает результат. Сохраняйте эти шесть контрольных пунктов отдельно, чтобы не допустить ошибки в том, что одобрение означает завершенную оплату.
Перед готовностью к платежу пересмотреть контроль- 01
Запрос
RequesterУкажите получателя платежа, сумму, срок, цель, способ оплаты и источник обязательства.
Доказательства: Счет на счетPO, контракт, вехи, причина запроса и подтверждающие файлы. - 02
Подтверждение
Владелец AP или данных поставщикаПроверяйте учет получателя, дублированный риск, состояние банковских данных и требуемые платежные данные.
Доказательства: Доклад продавца, дублированный результат, независимая проверка банковской смены и исключения. - 03
Признать
Одобрение бюджета или деятельностиПодтвердить обязательство, сумму, кодирование, соответствие политики и порог полномочий.
Доказательства: Подтверждение, решение, комментарии, порог, пересмотренная версия и временный печать. - 04
Разрешить выпуск
Одобрение казначейства или платежейПодтвердите способ оплаты, партию, дату, детали перевода денежных средств, хранение и разрешение на выпуск.
Доказательства: Рецензент выпуска, решение о разрешении, партия платежей и нерешённые блокировки. - 05
Исполнение
Владелец банковской или финансовой системыОтправить утвержденную плату через систему, которая фактически перемещает и регистрирует средства.
Доказательства: Банк, ERP или платежная платформа ссылка и результат исполнения. - 06
Сверка
APили бухгалтерский учетПодтверждение оплаченных, неудачных, возвращенных, отмененных или отменённых результатов и закрытые исключения.
Доказательства: Статус расчетов, ссылка на бухгалтерский учет, денежные переводы, владелец исключения и дата закрытия.
Маршрутизация на основе риска
Распределение рутинных платежей и исключения с высоким риском по-разному
Полезный контроль не является одной универсальной последовательностью одобрения. Изменения банковских данных, срочные выпуски, несоответствия и неудачи платежей требуют разных владельцев, доказательств и пути эскалации.
Путь оплатыКонтрольный сигналМаршрут рабочего процессаСохранившиеся доказательства
Рутинная оплата поставщикомИзвестный получатель, неизменные данные о платежах, полная поддержка и сумма в рамках политики.Стандартная валидация, утверждение бизнеса, разрешение на выпуск и передача исполнения.Обязательство источника, решение о одобрении, освобождение владельца и справка об исполнении.
Новые или измененные банковские данныеИзменились получатель, счет, маршрутные данные или инструкции по переводу денег.Прекратите стандартный путь и требуйте независимой проверки до выпуска.Изменить источник, метод проверки, верификатор, дату и подтвержденный контакт с поставщиком.
Неотложная или ручная оплатаЗапрос обходит обычный ход, сроки или процесс подготовки.Требуйте срочной причины, одобрения высшего органа, выдвинутого владельца освобождения и последующего обзора.Причина исключения, утвердительный орган, детали выпуска и ретроспективный обзор.
Несовместимость двойных или суммСправка на счет, сумма, получатель платежа или обязательство не согласуются с исходным записью.Заявление остается в отсрочке и исключение присваиваетсяAP, закупки, или заявителя.Несовместимый результат, разум, реакция владельца, исправление и окончательное расположение.
Неудача или возврат платежаБанк или платежная система сообщают об отказе, отклонении, возврате или обращении.Держите запрос открытым, защитите оригинальную историю и создавайте собственный путь повторной попытки или восстановления.Код неудачи, справочник исполнения, решение о повторной попытке, владелец и результат примирения.
Jodooрабочий процесс оплаты на практике
Проверьте очередь запросов, рабочий процесс одобрения и отпустите панель управления
ИспользованиеJodooдля сбора контекста оплаты, направления человеческих решений, защиты чувствительных полей, отправки напоминаний и сохранения видимых исключений.ERP, или платежная платформа все еще владеет исполнением платежей и авторитетным финансовым отчетом.
Государственный контроль
Одобрение не освобождается
Сохраняйте каждый этап ясным, чтобы финансы могли увидеть, только что ли платеж одобрен, готов к выпуску, передается системе исполнения или фактически оплачен и согласован.
Откройте рабочий процесс одобрения платежей- 01Approved
Деловое решение завершено; никаких средств не было перемещено.
- 02Выпуск готов .
Валидация завершена и нет разрешения на неразрешенные блоки хранения.
- 03Released
Уполномоченный владелец передал платеж системе исполнения.
- 04Заплаченные и примиренные
Исполнение и авторитетные финансовые отчеты подтверждают окончательный результат.
Оценка программного обеспечения
До выбора программного обеспечения проверить слой управления
Полезный инструмент одобрения платежей должен сделать видным авторитет, доказательства, исключения и передачу исполнения без претензий на замену казначейских систем или банковских рельсов.
- 01Разделение обязанностей
Могут ли запросы, подтверждения, одобрение бизнеса, разрешения на выпуск и исполнение оставаться различными функциями?
- 02Маршрутизация на основе риска
Могут ли сумма, организация, тип оплаты, срочность или измененные банковские данные вызвать различный маршрут и уровень власти?
- 03Версионные доказательства
Сохраняется ли в каждом решении пересмотренная версия запроса, подтверждающие файлы, комментарии, личность и временный печать?
- 04Исключение собственности
Остаются ли у владельца видны счета, отсутствующие доказательства, невыплаченные платежи и возвраты?
- 05Передача исполнения
Может ли рабочий процесс захватить банк, ERP или платежную платформу ссылки без притчи о перемещении средств?
Шаблоны
Подключение запросов на оплату к контролируемому выпуску
Используйте руководство для определения полей оплаты и ACH, а затем подключите запрос к утверждению счетов, отслеживанию AP, платежу за покупку, расписаниях контрактов и шаблонам платежей поставщика.
Лучший шаблон для стартаЛучшая отправная точка: Форма заявления на оплату ACH
Начните здесь, когда платежи ACH требуют контекста поставщика, банковских деталей проверки, денежных переводов, доказательства одобрения, состояние выпуска и последующее владение.
Форма заявления на оплату ACHСобирайте ACH-запросы с банковскими данными поставщика, суммой, сроком, назначением, статусом согласования и выпуска платежа.
Форма запроса на оплатуСобирайте запросы на оплату, подтверждающие документы, согласования и статус выплаты в одном финансовом рабочем процессе, созданном в Jodoo.
Трекер выплат поставщикамОтслеживайте выплаты поставщикам, включая заблокированные счета, сроки перевода средств и статус оплаты, до того как необходимость связаться с поставщиками превратится в накопившуюся очередь задач.См. расчет AP и рабочий процесс оплаты
Часто задаваемые вопросы
Вопросы о запросе на оплату и контроле ACH
Что такое рабочий процесс одобрения платежей?
Рабочий процесс одобрения платежей запечатлевает причину и доказательства оплаты, подтверждает получателя и данные о платежах, направляет бизнес-решение, разрешает выпуск, передает исполнение банковской или финансовой системе и согласовывает конечный результат.
Согласование платежа то же самое, что разрешение на выпуск ACH?
- Нет, нет. Разрешение на оплату подтверждает, что обязательство и сумма разрешены. Разрешение на выпуск ACH - это отдельный контроль казначейства, который подтверждает данные о платежах, хранение, сроки и разрешение на освобождение до отправки платежа.
Различается ли заявка на оплату ACH от общего платежного запроса?
Запрос на оплату ACH - это более конкретный платежный процесс, требующий анализа банковских деталей, контекста перевода денежных средств, готовности к выпуску и часто более жесткого контроля перед перемещением средств.
Как следует обращаться с измененными банковскими данными?
Прекратите рутинный маршрут, требуйте независимой проверки через доверенного контакта поставщика, записывайте верификатор и дату и предотвращайте разрешение на выпуск до тех пор, пока изменение не будет устранено.
Могу.JodooВыполнять платежи ACH?
Jodooможет управлять поступлением запросов, одобрениями, разрешениями по полевым вопросам, напоминаниями, исключениями и передачей исполнения.ERP, или платежная платформа должна по-прежнему перемещать средства и оставаться авторитетным финансовым отчетом.
Какие доказательства должны сохраняться в платежном процессе?
Сохранить источник обязательства, проверку получателя платежа, двойной результат, пересмотренную версию запроса, утверждение и выпуск решений, комментарии, временные штампы, справки о выполнении, исход платежей и доказательства примирения.
Следующий шаг
Откройте шаблон заявки на оплату ACH
Просмотрите шаблон Jodoo, а затем адаптируйте доказательства оплаты, маршрутизацию одобрения, проверки ACH, состояние выпуска и наблюдение за денежными переводами вокруг вашего финансового процесса.