Gửi yêu cầu dự án
Thu thập lý do nghiệp vụ, người phụ trách, phạm vi, thời hạn, tác động, tệp đính kèm, bối cảnh ngân sách và phê duyệt cần có trước khi bắt đầu công việc.
Kết nối yêu cầu dự án, rà soát tiếp nhận, quyết định phê duyệt, yêu cầu thay đổi, theo dõi vấn đề và cập nhật trạng thái.
Tiếp nhận dự án và kiểm soát thay đổi hiệu quả nhất khi mỗi yêu cầu có đủ bối cảnh trước khi bắt đầu công việc và mọi thay đổi đều có lịch sử quyết định rõ ràng. Bộ quy trình này kết nối yêu cầu dự án, rà soát tiếp nhận, phê duyệt, yêu cầu thay đổi, vấn đề phát sinh và theo dõi trạng thái mà không định vị Jodoo như một bộ phần mềm quản lý dự án toàn diện.
Thu thập lý do nghiệp vụ, người phụ trách, phạm vi, thời hạn, tác động, tệp đính kèm, bối cảnh ngân sách và phê duyệt cần có trước khi bắt đầu công việc.
Chuyển bước rà soát đến đúng người phụ trách, trả lại các yêu cầu chưa đầy đủ, phê duyệt công việc được chấp nhận hoặc từ chối các yêu cầu chưa sẵn sàng.
Ghi nhận lý do thay đổi, tác động đến phạm vi, tác động đến tiến độ, tác động đến chi phí, rủi ro, người phụ trách vấn đề và trạng thái phê duyệt.
Lưu trữ lịch sử quyết định, ghi chú hoàn tất, vấn đề còn mở và trạng thái theo dõi tiếp để có thể tra cứu sau khi công việc hoàn tất.
Quản lý tiếp nhận, phân công, phê duyệt, theo dõi trạng thái và hoàn tất yêu cầu công việc nội bộ với các mẫu cho cơ sở vật chất, dự án, vận hành và dịch vụ dùng chung.
Biểu mẫu yêu cầu công việc / Biểu mẫu yêu cầu lệnh công việc số / Biểu mẫu tiếp nhận dự án10 mẫuQuá trình công việc phê duyệt thiết kế hướng các yêu cầu theo số lượng, rủi ro, bộ phận hoặc chính sách, sau đó giữ cho quyết định, công việc trả lại, bằng chứng và tình trạng hiển thị.
Sổ đăng ký tài liệu được kiểm soát / Phê duyệt đơn mua hàng / Mẫu ứng dụng phê duyệt ngân sách6 mẫuKết nối các biểu mẫu xây dựng hằng ngày với người phụ trách, quyết định, bằng chứng, ứng dụng Jodoo trực tiếp, bảng điều khiển và hoàn tất.
Biểu mẫu Báo cáo Ngày Xây dựng / Danh sách kiểm tra giám sát công trường xây dựng / Mẫu biểu mẫu quan sát an toàn xây dựngKết nối khâu tiếp nhận yêu cầu tài chính, yêu cầu thanh toán, ngữ cảnh hóa đơn, bằng chứng phê duyệt, giải ngân qua ACH hoặc séc và theo dõi thanh toán.
01 Tiếp nhận yêu cầu tài chính02 Xác minh ngữ cảnh hóa đơn và nghĩa vụ thanh toán03 Định tuyến phê duyệt và mức độ sẵn sàng giải ngân04 Theo dõi sau thanh toánKiểm soát Back Office / Kiểm soát Yêu cầu & Phê duyệt Tài chính / Mẫu phê duyệt tài chính / Tự động hóa công nợ phải trả / Phần mềm phê duyệt hóa đơn / Phần mềm quy trình phê duyệt: quy tắc, định tuyến và nhật ký kiểm toán / Mẫu quy trình mua sắm / Mẫu quản lý vendorTrình theo dõi yêu cầu tài chính / Biểu mẫu yêu cầu thanh toán / Yêu cầu thanh toán mua hàng11 mẫuKết nối yêu cầu hoàn ứng chi phí, phê duyệt của quản lý, rà soát của tài chính, chứng từ hóa đơn, các trường hợp ngoại lệ và theo dõi thanh toán.
01 Thu thập thông tin hoàn ứng02 Định tuyến phê duyệt của quản lý03 Hoàn tất rà soát tài chính04 Theo dõi thanh toánKiểm soát Back Office / Kiểm soát Yêu cầu & Phê duyệt Tài chính / Mẫu phê duyệt tài chính / Tự động hóa công nợ phải trả / Phần mềm phê duyệt hóa đơn / Phần mềm quy trình phê duyệt: quy tắc, định tuyến và nhật ký kiểm toán / Mẫu quy trình mua sắm / Mẫu quản lý vendorYêu Cầu Hoàn Trả Chi Phí / Quy trình phê duyệt chi phí / Biểu mẫu hoàn ứng chi phí đi công tác7 mẫuKết nối yêu cầu chi tiêu vốn, rà soát ngân sách, phê duyệt tài chính, tệp đính kèm, bàn giao tài sản và theo dõi sau phê duyệt.
01 Tiếp nhận yêu cầu CapEx02 Rà soát ngân sách và ngưỡng phê duyệt03 Kết nối tài sản, dự án hoặc hợp đồng04 Theo dõi phê duyệt và các việc cần làm về thanh toánKiểm soát Back Office / Kiểm soát Yêu cầu & Phê duyệt Tài chính / Mẫu phê duyệt tài chính / Tự động hóa công nợ phải trả / Phần mềm phê duyệt hóa đơn / Phần mềm quy trình phê duyệt: quy tắc, định tuyến và nhật ký kiểm toán / Mẫu quy trình mua sắm / Mẫu quản lý vendorBiểu mẫu yêu cầu chi tiêu vốn / Mẫu ứng dụng phê duyệt ngân sách / Trình theo dõi yêu cầu tài chính11 mẫuKết nối tiếp nhận hóa đơn, rà soát AP, mã hóa, định tuyến phê duyệt, tạm giữ, sẵn sàng thanh toán, thông tin nhà cung cấp và hoàn tất xử lý.
01 Thu thập thông tin ngữ cảnh hóa đơn02 Rà soát AP và mức độ sẵn sàng của nhà cung cấp03 Định tuyến phê duyệt và ngoại lệ04 Chuyển sang trạng thái sẵn sàng thanh toánKiểm soát Back Office / Kiểm soát Yêu cầu & Phê duyệt Tài chính / Mẫu phê duyệt tài chính / Tự động hóa công nợ phải trả / Phần mềm phê duyệt hóa đơn / Phần mềm quy trình phê duyệt: quy tắc, định tuyến và nhật ký kiểm toán / Mẫu quy trình mua sắm / Mẫu quản lý vendorGiai đoạn công việc chấp thuận hóa đơn / Yêu cầu hóa đơn / Trình theo dõi công nợ phải trả11 mẫuKết nối tiếp nhận yêu cầu cấp quyền truy cập, phê duyệt của quản lý, quyền truy cập thư mục, yêu cầu phần mềm, tài sản IT, trạng thái cấp quyền và bằng chứng hoàn tất.
01 Ghi nhận nhu cầu truy cập02 Rà soát phê duyệt và ngoại lệ03 Phối hợp cấp quyền và tài sản04 Hoàn tất bằng chứng truy cậpKiểm soát Back Office / Kiểm soát yêu cầu truy cập & dịch vụ CNTT / Mẫu quy trình truy cập và bảo mật / Phần mềm rà soát quyền truy cập người dùng / Phần mềm quy trình phê duyệt: quy tắc, định tuyến và nhật ký kiểm toán / Mẫu kiểm soát tài sản & thiết bị / Kiểm soát Yêu cầu & Phê duyệt Tài chínhBiểu mẫu yêu cầu cấp quyền truy cập / Biểu mẫu yêu cầu tài khoản người dùng / Mẫu biểu mẫu yêu cầu quyền truy cập thư mục12 mẫuKết nối kiểm soát thay đổi, yêu cầu phần mềm, tác động quyền truy cập, rà soát giấy phép, tài sản CNTT, phê duyệt, tác vụ triển khai và bằng chứng xác thực.
01 Tiếp nhận yêu cầu thay đổi02 Rà soát tác động về quyền truy cập, giấy phép và rủi ro03 Điều phối triển khai04 Xác thực và hoàn tấtKiểm soát Back Office / Kiểm soát yêu cầu truy cập & dịch vụ CNTT / Mẫu quy trình truy cập và bảo mật / Phần mềm rà soát quyền truy cập người dùng / Phần mềm quy trình phê duyệt: quy tắc, định tuyến và nhật ký kiểm toán / Mẫu kiểm soát tài sản & thiết bị / Kiểm soát Yêu cầu & Phê duyệt Tài chínhPhần mềm kiểm soát thay đổi / Biểu mẫu yêu cầu phần mềm / Mẫu biểu mẫu yêu cầu giấy phép phần mềm7 mẫuĐưa một phiên bản tài liệu được kiểm soát qua các bước tiếp nhận, xem xét, phê duyệt, chỉnh sửa, ban hành và xác nhận mà vẫn giữ nguyên lịch sử quyết định.
01 Đưa ra tài liệu và bối cảnh phê duyệt02 Thiết lập phiên bản sẵn sàng xem xét03 Kiểm tra và phê duyệt tuyến đường04 Chuyển đổi trở lại mà không phá vỡ lịch sửPhần mềm quản lý và tự động hóa quy trình tài liệu / Phần mềm quy trình phê duyệt: quy tắc, định tuyến và nhật ký kiểm toán / Phần mềm tự động hóa quy trình làm việc / Kiểm soát tài liệu & quản lý SOP / Tự động hóa quản lý hợp đồngSổ đăng ký tài liệu được kiểm soát / Danh sách kiểm tra chuẩn bị tài liệu / Mẫu biểu mẫu yêu cầu tài liệu khách hàng13 mẫuKết nối kiểm tra cơ sở vật chất, kiểm tra thiết bị, hạng mục không đạt, yêu cầu bảo trì, phân công công việc và bằng chứng hoàn tất.
01 Ghi nhận kết quả kiểm tra hoặc yêu cầu02 Phân loại các hạng mục không đạt03 Phân công và hoàn tất công việc04 Rà soát xu hướng và vấn đề lặp lạiPhần mềm CMMS cho hoạt động bảo trì / Mẫu kiểm tra cơ sở vật chất và thiết bị / Mẫu quản lý yêu cầu công việc / Phần mềm quản lý kiểm tra cho công tác hiện trường, an toàn và chất lượng / Mẫu Chất lượng & An toàn / Mẫu kiểm soát tài sản & thiết bị / Phần mềm, ứng dụng và mẫu quản lý dịch vụ hiện trườngBiểu mẫu yêu cầu công việc / Biểu mẫu yêu cầu bảo trì thiết bị / Biểu mẫu yêu cầu lệnh công việc số8 mẫuKết nối tiếp nhận yêu cầu cơ sở vật chất, phân loại phiếu công việc, phân công, theo dõi trạng thái, ghi chú vật tư, bằng chứng hoàn tất và cập nhật cho người yêu cầu.
01 Tiếp nhận yêu cầu02 Phân loại và phân công công việc03 Theo dõi trạng thái và vướng mắc04 Kết thúc với bằng chứngPhần mềm CMMS cho hoạt động bảo trì / Quản lý bảo trì cơ sở vật chất / Hệ thống lệnh công việc cho cơ sở vật chất / Quản lý yêu cầu bảo trì / Mẫu quản lý yêu cầu công việc / Mẫu kiểm soát tài sản & thiết bịBiểu mẫu yêu cầu bảo trì / Biểu mẫu yêu cầu cơ sở vật chất / Phiếu công việc cơ sở vật chất14 mẫuĐiều phối các quy trình báo cáo hằng ngày tại công trường, xếp lịch đội thi công, RFIs, hồ sơ đệ trình, lệnh thay đổi, danh sách việc tồn, công cụ và tồn kho tại công trường.
01 Lập kế hoạch công việc hiện trường và đội thi công02 Ghi nhận bản ghi hiện trường hằng ngày03 Xử lý RFIs, hồ sơ đệ trình và thay đổi04 Hoàn tất công việc và kiểm soát nguồn lực công trườngPhần mềm và biểu mẫu vận hành xây dựng từ hiện trường đến văn phòng / Phần mềm, ứng dụng và mẫu quản lý dịch vụ hiện trường / Mẫu quản lý kho và tồn kho / Mẫu Chất lượng & An toànLập lịch đội thi công / Biểu mẫu Báo cáo Ngày Xây dựng / Biểu mẫu tiếp nhận dự án58 mẫuKết nối yêu cầu công việc, điều phối, lên lịch kỹ thuật viên, theo dõi bảo trì, dịch vụ tòa nhà và các quy trình lịch hẹn theo từng ngành nghề.
01 Tiếp nhận nhu cầu dịch vụ02 Điều phối và phân công công việc03 Lên lịch hẹn theo ngành nghề04 Theo dõi tiếp công việc bảo trìPhần mềm, ứng dụng và mẫu quản lý dịch vụ hiện trường / Phần mềm và biểu mẫu vận hành xây dựng từ hiện trường đến văn phòng / Mẫu kiểm soát tài sản & thiết bị / Mẫu Chất lượng & An toànMẫu biểu mẫu yêu cầu dịch vụ / Mẫu lệnh công việc dịch vụ hiện trường / Mẫu biểu mẫu điều phối kỹ thuật viên11 mẫuConnect asset handover, return, transfer, disposal, tagging, equipment booking, checkout, tool tracking, and calibration follow-up.
01 Request and assign assets02 Tag and register equipment03 Book and check out shared items04 Return, calibrate, or disposeMẫu kiểm soát tài sản & thiết bị / Mẫu quản lý kho và tồn kho / Phần mềm, ứng dụng và mẫu quản lý dịch vụ hiện trường / Phần mềm và biểu mẫu vận hành xây dựng từ hiện trường đến văn phòng / Phần mềm quy trình sản xuất / Phần mềm quản lý xưởngBiểu mẫu bàn giao tài sản / Biểu mẫu hoàn trả tài sản / Biểu mẫu bàn giao tài sản15 mẫuKết nối các quy trình yêu cầu truy cập, thiết lập tài khoản, truy cập VPN và truy cập đặc quyền, ngoại lệ chính sách, xác nhận, kiểm soát khách ra vào và bàn giao chìa khóa.
01 Ghi nhận nhu cầu truy cập02 Rà soát truy cập đặc quyền và truy cập từ xa03 Kiểm soát xác nhận và chìa khóa04 Theo dõi quyền ra vào của kháchMẫu quy trình truy cập và bảo mật / Phần mềm rà soát quyền truy cập người dùng / Mẫu kiểm soát tài sản & thiết bị / Phần mềm quy trình phê duyệt: quy tắc, định tuyến và nhật ký kiểm toán / Mẫu Chất lượng & An toànBiểu mẫu yêu cầu cấp quyền truy cập / Biểu mẫu yêu cầu tài khoản người dùng / Yêu cầu cấp quyền truy cập VPN11 mẫuLập kế hoạch cho yêu cầu thay đổi IT, rà soát tác động, định tuyến phê duyệt, nhiệm vụ triển khai, phương án hoàn tác, xác nhận và kết thúc sẵn sàng cho kiểm toán.
01 Ghi nhận yêu cầu thay đổi02 Rà soát rủi ro và phê duyệt03 Điều phối triển khai04 Xác nhận và kết thúcMẫu quy trình truy cập và bảo mật / Phần mềm rà soát quyền truy cập người dùng / Phần mềm quy trình phê duyệt: quy tắc, định tuyến và nhật ký kiểm toán / Mẫu kiểm soát tài sản & thiết bịPhần mềm kiểm soát thay đổi / Quy trình yêu cầu ngoại lệ chính sách / Biểu mẫu yêu cầu cấp quyền truy cập16 mẫuKết nối RFI, hồ sơ đệ trình, lệnh thay đổi, vấn đề dự án, chậm tiến độ, lệnh công việc, kiểm tra, quan sát an toàn, báo cáo trạng thái và danh sách punch list.
01 Kiểm soát bản ghi rà soát dự án02 Theo dõi vấn đề và chậm tiến độ03 Điều phối công việc hiện trường và nguồn lực04 Báo cáo trạng thái và khép kín các khoảng trống kiểm soátPhần mềm kiểm soát dự án xây dựng cho tiến độ, chi phí và dự báo / Phần mềm kiểm soát tài liệu xây dựng cho rà soát và phân phối / Phần mềm RFI xây dựng cho quyết định nhanh và có thể truy vết / Phần mềm và biểu mẫu vận hành xây dựng từ hiện trường đến văn phòngDanh sách kiểm tra nghiệm thu bàn giao công trình / Nhật ký RFI xây dựng / Sổ đăng ký hồ sơ đệ trìnhKhông. Hệ thống này tập trung vào tiếp nhận yêu cầu, phê duyệt, kiểm soát thay đổi, phân công người phụ trách vấn đề và hiển thị trạng thái xung quanh công việc dự án.
Dùng yêu cầu thay đổi khi phạm vi, tiến độ, chi phí, người phụ trách, rủi ro hoặc đầu việc cần bàn giao thay đổi sau yêu cầu hoặc phê duyệt ban đầu.
Có, khi đội ngũ cần một hàng đợi tiếp nhận chung rồi tách yêu cầu theo danh mục, người phụ trách, nhu cầu phê duyệt hoặc tác động đến dự án.
Xem trước mẫu đầu tiên trong gói quy trình này, sau đó tùy chỉnh trường dữ liệu, người phụ trách, trạng thái và tự động hóa cho đội ngũ của bạn.