Bộ quy trình tiếp nhận dự án & kiểm soát thay đổi

Bộ quy trình tiếp nhận dự án & kiểm soát thay đổi

Kết nối yêu cầu dự án, rà soát tiếp nhận, quyết định phê duyệt, yêu cầu thay đổi, theo dõi vấn đề và cập nhật trạng thái.

Tiếp nhận dự án và kiểm soát thay đổi hiệu quả nhất khi mỗi yêu cầu có đủ bối cảnh trước khi bắt đầu công việc và mọi thay đổi đều có lịch sử quyết định rõ ràng. Bộ quy trình này kết nối yêu cầu dự án, rà soát tiếp nhận, phê duyệt, yêu cầu thay đổi, vấn đề phát sinh và theo dõi trạng thái mà không định vị Jodoo như một bộ phần mềm quản lý dự án toàn diện.

Đội ngũ vận hành quản lý yêu cầu dự án nhưng chưa có quy trình tiếp nhận thống nhất.PMO hoặc trưởng bộ phận cần các quyết định thay đổi được ghi nhận trước khi công việc thay đổi.Các đội ngũ muốn thay thế bảng tính theo dõi yêu cầu dự án bằng hàng đợi phê duyệt và trạng thái.
01Gửi yêu cầu dự án02Rà soát và phê duyệt công việc03Kiểm soát thay đổi và vấn đề phát sinh04Khép lại lịch sử yêu cầu

Cách các mẫu được kết nối trong toàn bộ quy trình

01

Gửi yêu cầu dự án

Thu thập lý do nghiệp vụ, người phụ trách, phạm vi, thời hạn, tác động, tệp đính kèm, bối cảnh ngân sách và phê duyệt cần có trước khi bắt đầu công việc.

02

Rà soát và phê duyệt công việc

Chuyển bước rà soát đến đúng người phụ trách, trả lại các yêu cầu chưa đầy đủ, phê duyệt công việc được chấp nhận hoặc từ chối các yêu cầu chưa sẵn sàng.

03

Kiểm soát thay đổi và vấn đề phát sinh

Ghi nhận lý do thay đổi, tác động đến phạm vi, tác động đến tiến độ, tác động đến chi phí, rủi ro, người phụ trách vấn đề và trạng thái phê duyệt.

04

Khép lại lịch sử yêu cầu

Lưu trữ lịch sử quyết định, ghi chú hoàn tất, vấn đề còn mở và trạng thái theo dõi tiếp để có thể tra cứu sau khi công việc hoàn tất.

Giữ nhất quán thông tin quan trọng từ yêu cầu đến theo dõi tiếp

  • Nhu cầu kinh doanh, người yêu cầu, phạm vi, thời hạn, tác động và tệp đính kèm được chuyển từ bước tiếp nhận sang phê duyệt.
  • Quyết định phê duyệt, người phụ trách, mức độ ưu tiên và phạm vi được chấp nhận sẽ kết nối yêu cầu với bước triển khai.
  • Lý do thay đổi, người phụ trách vấn đề, tác động, trạng thái và ghi chú kết thúc giúp lưu lại lịch sử quyết định.

Chọn mẫu đầu tiên theo điểm nghẽn

  • Bắt đầu với tiếp nhận dự án nếu các yêu cầu thường thiếu thông tin.
  • Bắt đầu với phê duyệt dự án nếu chưa rõ ai là người ra quyết định.
  • Bắt đầu với kiểm soát yêu cầu thay đổi nếu sau này khó rà soát các thay đổi về phạm vi.

Các mẫu hỗ trợ gói quy trình này

So sánh các gói quy trình tương tự

12 mẫu

Bộ quy trình kiểm tra cơ sở vật chất và bảo trì

Kết nối kiểm tra cơ sở vật chất, kiểm tra thiết bị, hạng mục không đạt, yêu cầu bảo trì, phân công công việc và bằng chứng hoàn tất.

01 Ghi nhận kết quả kiểm tra hoặc yêu cầu02 Phân loại các hạng mục không đạt03 Phân công và hoàn tất công việc04 Rà soát xu hướng và vấn đề lặp lạiMẫu kiểm tra cơ sở vật chất và thiết bị / Mẫu quản lý yêu cầu công việc / Phần mềm quản lý kiểm tra cho hiện trường, an toàn và kiểm soát chất lượng / Mẫu chất lượng & an toàn / Mẫu kiểm soát tài sản & thiết bị / Mẫu Dịch vụ tại hiện trường & Bảo trìBiểu mẫu yêu cầu công việc / Biểu mẫu yêu cầu bảo trì thiết bị / Biểu mẫu yêu cầu công việc
7 mẫu

Bộ quy trình yêu cầu phiếu công việc cơ sở vật chất

Kết nối tiếp nhận yêu cầu cơ sở vật chất, phân loại phiếu công việc, phân công, theo dõi trạng thái, ghi chú vật tư, bằng chứng hoàn tất và cập nhật cho người yêu cầu.

01 Tiếp nhận yêu cầu02 Phân loại và phân công công việc03 Theo dõi trạng thái và vướng mắc04 Kết thúc với bằng chứngQuản lý bảo trì cơ sở vật chất / Hệ thống lệnh công việc cho cơ sở vật chất / Quản lý yêu cầu bảo trì / Mẫu quản lý yêu cầu công việc / Mẫu kiểm soát tài sản & thiết bịBiểu mẫu yêu cầu bảo trì / Biểu mẫu yêu cầu cơ sở vật chất / Phiếu công việc cơ sở vật chất
14 mẫu

Bộ quy trình vận hành hiện trường xây dựng

Điều phối các quy trình báo cáo hằng ngày tại công trường, xếp lịch đội thi công, RFIs, hồ sơ đệ trình, lệnh thay đổi, danh sách việc tồn, công cụ và tồn kho tại công trường.

01 Lập kế hoạch công việc hiện trường và đội thi công02 Ghi nhận bản ghi hiện trường hằng ngày03 Xử lý RFIs, hồ sơ đệ trình và thay đổi04 Hoàn tất công việc và kiểm soát nguồn lực công trườngMẫu vận hành xây dựng / Mẫu Dịch vụ tại hiện trường & Bảo trì / Mẫu Kho hàng & Tồn kho / Mẫu chất lượng & an toànLập lịch đội thi công / Biểu mẫu báo cáo công trường hằng ngày / Biểu mẫu tiếp nhận dự án
58 mẫu

Bộ quy trình điều phối dịch vụ hiện trường và bảo trì

Kết nối yêu cầu công việc, điều phối, lên lịch kỹ thuật viên, theo dõi bảo trì, dịch vụ tòa nhà và các quy trình lịch hẹn theo từng ngành nghề.

01 Tiếp nhận nhu cầu dịch vụ02 Điều phối và phân công công việc03 Lên lịch hẹn theo ngành nghề04 Theo dõi tiếp công việc bảo trìMẫu Dịch vụ tại hiện trường & Bảo trì / Mẫu vận hành xây dựng / Mẫu kiểm soát tài sản & thiết bị / Mẫu chất lượng & an toànMẫu biểu mẫu yêu cầu dịch vụ / Mẫu lệnh công việc dịch vụ hiện trường / Mẫu biểu mẫu điều phối kỹ thuật viên
11 mẫu

Bộ quy trình kiểm soát mượn trả tài sản và thiết bị

Kết nối quy trình bàn giao, hoàn trả, điều chuyển, thanh lý, gắn thẻ tài sản, đặt thiết bị, mượn nhận, theo dõi công cụ và theo dõi tiếp hiệu chuẩn.

01 Yêu cầu và cấp phát tài sản02 Gắn thẻ và đăng ký thiết bị03 Đặt và nhận thiết bị dùng chung04 Hoàn trả, hiệu chuẩn hoặc thanh lýMẫu kiểm soát tài sản & thiết bị / Mẫu Kho hàng & Tồn kho / Mẫu Dịch vụ tại hiện trường & Bảo trì / Mẫu vận hành xây dựng / Phần mềm quy trình công việc sản xuất / Phần mềm quản lý xưởngBiểu mẫu bàn giao tài sản / Biểu mẫu hoàn trả tài sản / Biểu mẫu bàn giao tài sản
15 mẫu

Bộ mẫu quy trình kiểm soát yêu cầu truy cập & bảo mật

Kết nối các quy trình yêu cầu truy cập, thiết lập tài khoản, truy cập VPN và truy cập đặc quyền, ngoại lệ chính sách, xác nhận, kiểm soát khách ra vào và bàn giao chìa khóa.

01 Ghi nhận nhu cầu truy cập02 Rà soát truy cập đặc quyền và truy cập từ xa03 Kiểm soát xác nhận và chìa khóa04 Theo dõi quyền ra vào của kháchMẫu quy trình truy cập và bảo mật / Phần mềm rà soát quyền truy cập người dùng / Mẫu kiểm soát tài sản & thiết bị / Phần mềm quy trình phê duyệt cho yêu cầu, quy tắc và nhật ký kiểm toán / Mẫu chất lượng & an toànBiểu mẫu yêu cầu cấp quyền truy cập / Biểu mẫu yêu cầu tài khoản người dùng / Yêu cầu cấp quyền truy cập VPN
11 mẫu

Bộ quy trình quản lý thay đổi IT

Lập kế hoạch cho yêu cầu thay đổi IT, rà soát tác động, định tuyến phê duyệt, nhiệm vụ triển khai, phương án hoàn tác, xác nhận và kết thúc sẵn sàng cho kiểm toán.

01 Ghi nhận yêu cầu thay đổi02 Rà soát rủi ro và phê duyệt03 Điều phối triển khai04 Xác nhận và kết thúcMẫu quy trình truy cập và bảo mật / Phần mềm rà soát quyền truy cập người dùng / Phần mềm quy trình phê duyệt cho yêu cầu, quy tắc và nhật ký kiểm toán / Mẫu kiểm soát tài sản & thiết bịPhần mềm kiểm soát thay đổi / Yêu cầu ngoại lệ chính sách / Biểu mẫu yêu cầu cấp quyền truy cập
14 mẫu

Gói quy trình kiểm soát dự án xây dựng

Kết nối RFI, hồ sơ trình duyệt, lệnh thay đổi, vấn đề dự án, chậm trễ, lệnh công việc, kiểm tra, quan sát an toàn và báo cáo trạng thái.

01 Kiểm soát bản ghi rà soát dự án02 Theo dõi vấn đề và chậm trễ03 Điều phối công việc hiện trường và nguồn lực04 Báo cáo trạng thái và đóng lỗ hổng kiểm soátPhần mềm kiểm soát dự án xây dựng / Phần mềm kiểm soát tài liệu xây dựng / Phần mềm RFI cho xây dựng / Mẫu vận hành xây dựngMẫu nhật ký RFI xây dựng / Mẫu sổ đăng ký hồ sơ trình duyệt / Mẫu nhật ký lệnh thay đổi

Các câu hỏi thường gặp về gói quy trình này

Đây có phải là một hệ thống quản lý dự án đầy đủ không?

Không. Hệ thống này tập trung vào tiếp nhận yêu cầu, phê duyệt, kiểm soát thay đổi, phân công người phụ trách vấn đề và hiển thị trạng thái xung quanh công việc dự án.

Khi nào dự án cần có yêu cầu thay đổi?

Dùng yêu cầu thay đổi khi phạm vi, tiến độ, chi phí, người phụ trách, rủi ro hoặc đầu việc cần bàn giao thay đổi sau yêu cầu hoặc phê duyệt ban đầu.

Yêu cầu công việc và yêu cầu dự án có thể dùng chung một quy trình không?

Có, khi đội ngũ cần một hàng đợi tiếp nhận chung rồi tách yêu cầu theo danh mục, người phụ trách, nhu cầu phê duyệt hoặc tác động đến dự án.

Bắt đầu từ mẫu phù hợp nhất, rồi điều chỉnh quy trình

Xem trước mẫu đầu tiên trong gói quy trình này, sau đó tùy chỉnh trường dữ liệu, người phụ trách, trạng thái và tự động hóa cho đội ngũ của bạn.

Xem trước mẫu khởi đầu