Đội ngũ mua sắm thu thập hồ sơ năng lực nhà cung cấp, danh mục dịch vụ, mã số thuế, tệp bảo hiểm và thông tin liên hệ trước khi onboarding nhà cung cấp.
Mẫu Biểu mẫu Đánh giá sơ bộ nhà cung cấp
Sử dụng mẫu Biểu mẫu Đánh giá sơ bộ nhà cung cấp đang hoạt động này để thu thập hồ sơ năng lực nhà cung cấp, thông tin thuế, tài liệu bảo hiểm, danh mục dịch vụ, ghi chú rủi ro và quyết định của người rà soát trước khi nhà cung cấp được tiếp tục xử lý.
Được xây dựng cho các đội ngũ mua sắm, tài chính và quản lý nhà cung cấp cần quy trình tiếp nhận nhà cung cấp gọn gàng hơn, giảm tài liệu thiếu và hiển thị rõ người phụ trách rà soát.
Xem trước biểu mẫu thực tế, sau đó tùy chỉnh tài liệu bắt buộc, hàng đợi rà soát, vai trò và quy tắc theo dõi tiếp cho quy trình nhà cung cấp của bạn. Xem trước quy trình Biểu mẫu Đánh giá sơ bộ nhà cung cấp thực tế, sau đó tùy chỉnh mẫu cho đội ngũ của bạn.
Quy trình tương tácXem trước chính
Mở bản xem trước mẫu trực tiếpXem quy trình đang chạy trước khi dùng mẫu.Mở xem trước trực tiếp
Tổng quan
Mẫu này giúp bạn quản lý gì
Các đội ngũ mua sắm, tài chính và quản lý nhà cung cấp cần một quy trình tiếp nhận đánh giá sơ bộ nhà cung cấp đáng tin cậy để nhà cung cấp gửi đầy đủ hồ sơ năng lực, người rà soát có thể phát hiện sớm tệp còn thiếu hoặc rủi ro, và các nhà cung cấp được phê duyệt sẵn sàng cho onboarding hoặc rà soát tìm nguồn cung.
Phù hợp với ai
Những đội ngũ hưởng lợi nhiều nhất từ mẫu này
Người rà soát tài chính và tuân thủ kiểm tra tài liệu còn thiếu, ghi chú rủi ro và mức độ sẵn sàng phê duyệt trước khi sử dụng nhà cung cấp.
Đội ngũ quản lý nhà cung cấp giảm việc theo dõi tiếp do tiếp nhận nhà cung cấp chưa đầy đủ, tệp phân tán hoặc chưa rõ người phụ trách rà soát.
Bao gồm những gì
Các quy trình và thành phần có trong mẫu này
Quy trình chính
Tiếp nhận hồ sơ năng lực nhà cung cấp.
Ghi nhận tên nhà cung cấp, danh mục, mã số thuế hoặc mã đăng ký, địa chỉ doanh nghiệp, thông tin liên hệ, tài liệu, bảo hiểm và phạm vi dịch vụ trong một biểu mẫu có cấu trúc.
Rà soát tài liệu thiếu và rủi ro.
Đánh dấu hồ sơ gửi chưa đầy đủ, ghi lại ghi chú của người rà soát, gán mức độ rủi ro và hiển thị rõ mức độ sẵn sàng ra quyết định trước khi phê duyệt hoặc onboarding.
Theo dõi trạng thái rà soát và người phụ trách.
Theo dõi trạng thái gửi, người rà soát được phân công, ngày mục tiêu rà soát, ghi chú theo dõi tiếp và quyết định đánh giá sơ bộ cuối cùng.
Hàng đợi đánh giá sơ bộ nhà cung cấp.
Sử dụng chế độ xem danh sách và hàng đợi rà soát để tách riêng hồ sơ mới gửi, bản ghi chưa đầy đủ, nhà cung cấp rủi ro cao và nhà cung cấp sẵn sàng ra quyết định.
Thành phần bao gồm
- Biểu mẫu Đánh giá sơ bộ nhà cung cấp
- Ghi chú theo dõi tiếp hồ sơ gửi
- Danh sách Biểu mẫu Đánh giá sơ bộ nhà cung cấp
- Hàng đợi hồ sơ mới gửi
- Hàng đợi rà soát hồ sơ gửi
- Thông báo cho người phụ trách
- Nhắc nhở hồ sơ gửi chưa đầy đủ
- Nhắc nhở trạng thái
- Người dùng tuyến đầu
- Quản lý
- Đội ngũ vận hành
Vì sao các đội ngũ sử dụng mẫu này
Vì sao quy trình này hiệu quả
- Thu thập thông tin mà người rà soát cần trước khi đánh giá sơ bộ nhà cung cấp chuyển sang các công việc tiếp theo.
- Giảm hồ sơ gửi chưa đầy đủ, tệp còn thiếu và việc làm lại khâu tiếp nhận có thể tránh được.
- Lưu mọi hồ sơ gửi trong một bản ghi thay vì phải dựng lại bối cảnh từ các chuỗi email.
Xác minh trực tiếpXem trước trong tab mới
Xem quy trình trong ngữ cảnh thực tếXem quy trình đang chạy trước khi dùng mẫu.Xác minh trực tiếp
Xem trước mẫu
Xem mẫu hiển thị trên các chế độ xem chính
Danh sách Biểu mẫu Đánh giá sơ bộ nhà cung cấp.
Rà soát các hồ sơ đánh giá sơ bộ nhà cung cấp được gửi đến, thông tin còn thiếu và cập nhật mới nhất từ một hàng đợi.
Biểu mẫu Đánh giá sơ bộ nhà cung cấp.
Thu thập thông tin đánh giá sơ bộ nhà cung cấp, tệp hỗ trợ và ghi chú rà soát trong một biểu mẫu tiếp nhận.
Hàng đợi rà soát hồ sơ gửi.
Rà soát các hồ sơ đánh giá sơ bộ nhà cung cấp chưa đầy đủ, rủi ro cao hoặc sẵn sàng ra quyết định từ một hàng đợi.
Cách hoạt động
Từ thiết lập đến triển khai
Một nhà cung cấp, người yêu cầu hoặc thành viên đội ngũ mua sắm gửi hồ sơ năng lực nhà cung cấp, thông tin doanh nghiệp, tài liệu bắt buộc và thông tin danh mục dịch vụ.
Người rà soát kiểm tra mức độ đầy đủ, đánh dấu thông tin còn thiếu, ghi lại ghi chú rủi ro và yêu cầu cập nhật khi tài liệu chưa sẵn sàng.
Các hồ sơ gửi đầy đủ được chuyển vào hàng đợi rà soát, nơi người phụ trách ghi lại quyết định đánh giá sơ bộ và bước tiếp theo.
Các bản ghi được phê duyệt hoặc từ chối vẫn có thể tìm kiếm để phục vụ onboarding, rà soát tìm nguồn cung, kiểm toán và cập nhật nhà cung cấp trong tương lai.
Câu hỏi thường gặp
Câu hỏi thường gặp về mẫu này
Mẫu Biểu mẫu Đánh giá sơ bộ nhà cung cấp này bao gồm những gì?
Mẫu bao gồm biểu mẫu tiếp nhận nhà cung cấp, trường dữ liệu tải tài liệu lên, thông tin danh mục nhà cung cấp, ghi chú của người rà soát, trạng thái rủi ro, theo dõi thông tin còn thiếu, hàng đợi rà soát và lịch sử quyết định.
Có thể tùy chỉnh các tài liệu nhà cung cấp bắt buộc không?
Có. Bạn có thể thay đổi tài liệu bắt buộc, danh mục nhà cung cấp, trường dữ liệu thuế hoặc đăng ký, yêu cầu bảo hiểm, trạng thái rà soát và tùy chọn quyết định để phù hợp với quy trình nhà cung cấp của mình.
Mẫu này có giúp phát hiện hồ sơ gửi nhà cung cấp chưa đầy đủ không?
Có. Người rà soát có thể đánh dấu tài liệu còn thiếu, thêm ghi chú, chỉ định người phụ trách, yêu cầu cập nhật và giữ các nhà cung cấp chưa đầy đủ trong một hàng đợi rà soát dễ theo dõi.
Hàng đợi rà soát hoạt động như thế nào?
Hàng đợi rà soát giúp hiển thị rõ các hồ sơ gửi mới, chưa đầy đủ, rủi ro cao và sẵn sàng ra quyết định để người phụ trách mua sắm hoặc tài chính biết việc nào cần được xử lý tiếp theo.
Mẫu này phù hợp nhất với ai?
Mẫu hữu ích cho các đội ngũ mua sắm, tài chính, tuân thủ và quản lý nhà cung cấp cần tiếp nhận nhà cung cấp nhất quán trước khi onboarding, tìm nguồn cung hoặc rà soát nhà cung cấp ưu tiên.
Điều gì xảy ra sau khi nhà cung cấp được đánh giá sơ bộ?
Các đội ngũ có thể sử dụng bản ghi đã hoàn tất cho onboarding, rà soát tìm nguồn cung, xác minh nhà cung cấp, thiết lập hợp đồng hoặc cập nhật nhà cung cấp định kỳ.
Tình huống sử dụng
Xem các tình huống sử dụng liên quan cho mẫu này
Bộ quy trình
Xem mẫu này phù hợp ở đâu trong một quy trình đầy đủ
Hướng dẫn
Lập kế hoạch quy trình liên quan đến mẫu này
Hướng dẫn
Hướng dẫn tiêu chí đánh giá nhà cung cấp và bảng điểm
Lập kế hoạch cho các tiêu chí, minh chứng, trường dữ liệu của người đánh giá và quy trình theo dõi tiếp để xây dựng bảng điểm đánh giá nhà cung cấp hiệu quả.
Cẩm nangChecklist tiếp nhận nhà cung cấp và hướng dẫn về tài liệu bắt buộc
Xác định các tài liệu, người phụ trách, bước rà soát và trường dữ liệu thiết lập mà checklist tiếp nhận nhà cung cấp cần có trước khi kích hoạt nhà cung cấp.
Mẫu liên quan
Thêm mẫu gần với quy trình này
Bắt đầu với mẫu này
Xem trước trước, rồi tùy chỉnh cho đội ngũ của bạn
Bắt đầu từ quy trình dựng sẵn, điều chỉnh trường dữ liệu và trạng thái, rồi triển khai một ứng dụng Jodoo phù hợp với đội ngũ của bạn.