客戶採購工作流程
從物料申請和核准到自動生成採購訂單
Fire Circle 在 Jodoo 中集中管理物料申請、供應商價格憑證、預算審核和採購核准。核准透過後，工作流程生成採購訂單並保持採購過程可追溯。
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從採購到收貨的工作流程
採購訂單管理軟體
使用可設定的採購訂單管理軟體，控管採購申請、核准、向供應商下單、交付、收貨、異常和結案。
- 串聯採購申請、預算審核、核准、PO 下達、供應商確認、收貨和結案。
- 持續呈現每張 PO 的金額、承諾日期、變更、短收、破損收貨、負責人和下一步行動。
- 圍繞實際採購流程設定表單、核准、權限、提醒、看板和可列印的 PO 單據。
希望標準化 PO 申請和核准工作流程的採購團隊。需要審核支出和訂單狀態的財務團隊。需要追蹤已核准採購直至交付的營運團隊。
Jodoo 採購訂單工作流程查看訂單、支出、狀態和交付跟進在新標籤頁打開可用追蹤應用直接答案
什麼是採購訂單管理軟體？
採購訂單管理軟體用於控管已核准採購需求如何轉換為供應商訂單，以及訂單如何經過確認、交付、收貨、變更和結案。它把 PO、供應商、明細行、金額、核准歷史、承諾日期、收貨、異常、負責人和下一步行動集中到一個可審核工作流程中。
Jodoo 採購訂單
查看申請、核准和追蹤工作流程
選擇檢視，再打開對應 Jodoo 應用查看欄位、導航和關聯記錄。
採購訂單軟體功能
覆蓋 PO 全生命週期的採購訂單管理軟體功能
將申請受理、核准流轉、供應商確認、變更控管、分批收貨、異常追蹤和結案，與每次交接所需記錄、負責人和憑證連接起來。
- 01
申請
記錄業務需求、申請人、物品或服務、數量、需求日期、預算資訊和支援檔案。
- 02
審核
核查政策、預算、供應商選擇、報價憑證、核准閾值和決策負責人。
- 03
下達
建立 PO 編號、供應商承諾、明細行、價格、稅費、條款、交付計畫、收貨地址和下達日期。
- 04
確認
記錄供應商確認、承諾日期、欠貨狀態、替代方案和負責跟進的採購員。
- 05
變更
將數量、價格、日期或範圍變更與原 PO 關聯，並保留原因、影響和核准軌跡。
- 06
收貨
將交付數量和狀況與 PO 匹配，並區分驗收、短收、超收、損壞和拒收明細。
- 07
結案
關閉訂單前，確認未結承諾、退貨、收貨完成、庫存交接和可開票狀態。
最小 PO 資料模型
讓每項承諾都關聯到決策負責人
| 記錄組 | 核心欄位 | 主要負責人 |
|---|---|---|
| 申請與預算 | 申請 ID、申請人、部門、成本中心、業務需求、需求日期、預計金額 | 申請人 / 預算負責人 |
| 供應商與報價 | 供應商、報價引用、報價、交期、有效期、條款、比價憑證 | 採購員 / 尋源負責人 |
| 採購訂單 | PO 編號、明細行、數量、單價、稅費、幣種、收貨地址、交付計畫、付款計畫 | 採購員 / PO 負責人 |
| 核准決定 | 核准階段、閾值、核准人、決定、評論、時間戳、異常原因 | 部門 / 財務 / 採購核准人 |
| 供應商跟進 | 確認、承諾日期、狀態、欠貨、替代方案、下一步行動、截止日期 | 採購員 / 供應商負責人 |
| 收貨與差異 | PO 明細、預計、實收、驗收、拒收、損壞、位置、憑證、差異原因 | 收貨 / 庫存負責人 |
| 結案 | 未結數量、退貨狀態、收貨完成、可開票狀態、關閉原因、關閉日期 | 採購 / 財務負責人 |
異常控管
把延誤、變更和不一致的 PO 轉換為有責任人的行動
只有當每項異常都有觸發條件、負責人、截止日期、憑證和結案規則時，狀態才有價值。
| 異常 | 觸發條件 | 必須采取的行動 |
|---|---|---|
| 核准逾期 | 核准截止日期已過但尚無決定 | 升級給指定核准人，並顯示對採購的影響 |
| 供應商未確認 | 下達後沒有確認或承諾日期 | 分派採購員跟進並設定回覆截止時間 |
| 價格或數量變更 | 供應商條款與已核准 PO 不同 | 在記錄影響和核准前暫停變更 |
| 交付延誤 | 承諾日期晚於需求日期 | 記錄補救計畫、替代來源或申請人決定 |
| 收貨差異 | 實收、驗收或損壞數量與 PO 明細不同 | 將可用庫存與差異分開，並分派解決責任 |
| 結案受阻 | 仍有未結數量、退貨、收貨或發票問題 | 保持 PO 未結，並明確唯一負責人和下一步行動 |
軟體適用性性
選擇應負責 PO 的系統層
工作流程需要可設定記錄與核准
- 申請、核准、供應商、PO、收貨和異常欄位必須匹配實際流程。
- 團隊需要表單、工作流程任務、權限、提醒、檢視、看板和可列印記錄。
- Jodoo 負責協調交接，其他系統繼續作為會計或庫存主記錄系統。
財務或供應鏈深度是主要需求
- 需要 ERP 負責承諾、預算占用、總帳、稅務、多實體採購和庫存計價。
- 需要電子採購套件負責目錄、尋源事件、合同、供應商網絡和企業支出控管。
- 需要應付平台負責發票采集、三單匹配、付款控管和會計結帳。
- 需要 WMS 負責定向收貨、檢驗、上架、RF 設備和倉庫執行。
採購訂單 KPI
衡量決策速度、供應商可靠性和無異常結案
核准週期
核准時間 ? 提交時間顯示支出決策在哪個環節等待。
供應商確認率
已確認 PO ÷ 已下達 PO反映已下達訂單是否有可靠承諾。
準時交付率
準時收貨 ÷ 已完成收貨衡量供應商交付可靠性。
收貨差異率
存在差異的 PO 明細 ÷ 已收貨 PO 明細辨識數量和狀況不一致。
未結 PO 帳齡
未結 PO 自下達以來的天數辨識需要採購員關注的訂單。
無異常結案率
無異常關閉的 PO ÷ 已關閉 PO反映流程無異常完成的比例。
評估工作表
選擇軟體前，先測試一張 PO 從申請到結案
在每次演示中使用同一採購場景，比較資料采集、核准、供應商跟進、收貨、異常、報表和系統界線。
範本
採購訂單工作流程構件
先從申請、核准和採購訂單追蹤開始；在採購流程需要獨立負責人或決策的環節，再增加請購、供應商比較、變更和收貨記錄。
軟體比較
比較適合此工作流程的軟體選項
19 個範本
最佳庫存管理軟體：8 個選項比較
從業務匹配度、庫存能力、實施範圍和已核實的產品資訊出發，比較 8 款庫存管理軟體——包括 Jodoo 的適用場景，以及何時應選擇專用 ERP 或 WMS。
庫存流轉追蹤器範本 / 倉庫收貨檢查清單 / 收貨檢驗清單11 個範本適合小型企業的最佳採購軟體
比較適合小型企業的採購軟體選項，涵蓋採購申請、核准、供應商記錄、採購訂單追蹤、合規檢查和供應商風險管理。
採購進件表單 / 採購申請表 / 通用採購申請表8 個範本最適合工作流程控管的採購訂單軟體
比較適用於 PO 申請、核准分派、供應商交接、訂單追蹤、收貨和變更控制的採購訂單軟體。
採購訂單申請 / 採購訂單核准 / 採購訂單追蹤器常見問題
關於此應用情境的問題
什麼是採購訂單管理軟體？
採購訂單管理軟體控管已核准採購需求如何轉換為供應商訂單，以及訂單如何經過確認、交付、收貨、變更和結案。它將 PO、供應商、明細行、金額、核准歷史、承諾日期、收貨、異常、負責人和下一步行動連接起來。
採購訂單管理軟體應包含哪些功能？
核心功能包括採購申請受理、核准路由、供應商和報價資訊、PO 建立、明細行、可列印單據、供應商確認、承諾日期、變更控制、收貨、異常負責人、狀態檢視、提醒、看板和可審計的結案軌跡。
Jodoo 可以建立和核准採購訂單嗎？
可以。Jodoo 可以設定採購訂單表單、核准工作流程、供應商記錄、明細行、交付和付款計畫、通知、可列印 PO 單據、收貨、退貨、檢視和看板，具體結構可根據團隊流程調整。
Jodoo 能替代用於採購訂單的 ERP 或會計系統嗎？
不一定。如果 ERP 或會計系統必須管理財務承諾、稅務、總帳、庫存計價、多實體採購或會計結帳，就應繼續由其承擔這些職責。Jodoo 可以負責可設定工作流程，並與該主要記錄系統整合或進行資料交接。
團隊應如何處理分批交付和 PO 差異？
應在 PO 明細行層級記錄預計、已收、已接受、已拒收、已損壞和未交數量，同時保留差異原因、憑證、負責人、供應商回覆、下一步行動和結案決定，而不是將整張 PO 直接標記為已收貨。
採購訂單應追蹤哪些 KPI？
實用指標包括核准週期、供應商確認率、準時交付率、收貨差異率、未結 PO 帳齡，以及無異常結案的採購訂單比例。
下一步
讓一張採購訂單從申請推進到無異常結案
開啟可操作的採購單追蹤器，測試申請、核准、供應商、收貨與異常交接，再判斷哪些記錄適合放在 Jodoo，哪些應保留於 ERP、應付帳款、庫存或倉庫平台。