วางแผนระดับวงเงินอนุมัติงบประมาณ ฟิลด์หลักฐาน ผู้รับผิดชอบการตรวจทาน และการจัดการข้อยกเว้น ก่อนเปิดใช้เทมเพลตการอนุมัติด้านการเงิน
การอนุมัติงบประมาณจะทำงานได้ดีที่สุดเมื่อผู้ตรวจทานเห็นเหตุผลการใช้จ่าย เจ้าของงบประมาณ ระดับวงเงิน ส่วนต่าง และบริบทของข้อยกเว้นได้ในเรคคอร์ดเดียว คู่มือนี้ช่วยให้ทีมกำหนดเวิร์กโฟลว์การอนุมัติที่ใช้งานได้จริงก่อนที่คำขอจะไปถึงขั้นตรวจทานของฝ่ายการเงินหรือผู้บริหาร
เริ่มจาก: เวิร์กโฟลว์การอนุมัติงบประมาณการอนุมัติงบประมาณควรทำให้ชัดเจนว่าทำไมคำขอจึงต้องได้รับการตรวจทาน และใครมีสิทธิ์อนุมัติ ระดับวงเงิน หมวดหมู่ โครงการ แผนก และเหตุผลของข้อยกเว้น มักเป็นปัจจัยที่กำหนดเส้นทางการอนุมัติ
ระดับวงเงินตามจำนวนเงินมีประโยชน์ แต่ไม่ควรเป็นกติกาเดียว คำขอจำนวนไม่มากก็อาจยังต้องตรวจทาน หากไม่เป็นไปตามนโยบาย ไม่มีงบรองรับ เร่งด่วน หรือเกี่ยวข้องกับผู้ขายหรือสัญญาที่มีความเสี่ยง
การอนุมัติงบประมาณมักต่อยอดไปยังเวิร์กโฟลว์ค่าใช้จ่าย การจัดซื้อ การชำระเงิน CapEx หรือรายการบันทึกบัญชี เรคคอร์ดงบประมาณควรเก็บบริบทที่ผู้ตรวจทานปลายน้ำต้องใช้ในภายหลัง
ทีมการเงินต้องการมากกว่าสถานะสุดท้ายว่าอนุมัติหรือปฏิเสธ เพิ่มมุมมองสำหรับรอตรวจทาน ข้อมูลถูกตีกลับ ข้อยกเว้น คำขอที่เกินระดับวงเงิน และรายการอนุมัติที่ต้องติดตามต่อด้านการชำระเงินหรือการจัดซื้อ
ใช้ฟิลด์เหล่านี้เพื่อให้การตรวจทานระดับวงเงินใช้งานได้จริง โดยไม่สูญเสียเหตุผลเบื้องหลังการตัดสินใจของฝ่ายการเงิน
ใช้คู่มือนี้เพื่อกำหนดระดับวงเงินและหลักฐาน จากนั้นเชื่อมการตรวจทานงบประมาณเข้ากับเทมเพลตการอนุมัติค่าใช้จ่าย การจัดซื้อ CapEx การชำระเงิน และรายการบันทึกบัญชี
เริ่มที่นี่เมื่อการใช้จ่ายต้องมีการตรวจสอบระดับวงเงิน การตรวจทานโดยเจ้าของงบประมาณ บันทึกข้อยกเว้น ไฟล์ประกอบ และประวัติการอนุมัติในเรคคอร์ดเดียว
เวิร์กโฟลว์การอนุมัติงบประมาณสร้างเวิร์กโฟลว์อนุมัติงบประมาณแบบใช้งานจริง พร้อมการรับคำขอ การตรวจสอบวงเงิน การทบทวนความคลาดเคลื่อน การส่งต่อผู้อนุมัติ และการติดตามสถานะที่พร้อมสำหรับการตรวจสอบ
เวิร์กโฟลว์การอนุมัติค่าใช้จ่ายกำหนดเส้นทางเวิร์กโฟลว์การอนุมัติค่าใช้จ่ายผ่านการตัดสินใจของผู้อนุมัติ การจัดการข้อยกเว้น และการมองเห็นรายการที่เกินกำหนดภายในเวิร์กโฟลว์การอนุมัติที่มีโครงสร้างเดียว
ฟอร์มคำขออนุมัติงบลงทุนส่งต่อคำขออนุมัติงบลงทุนพร้อมจำนวนเงิน เหตุผลทางธุรกิจ เจ้าของงบประมาณ บันทึก ROI ไฟล์แนบ และสถานะการอนุมัติ
ฟอร์มคำขอจัดซื้อรวบรวมรายละเอียดคำขอจัดซื้อ สเปกรายการ บริบทงบประมาณ ผู้อนุมัติ และวันที่ต้องการใช้ ก่อนเริ่มงานจัดหา หรือ PO
ฟอร์มคำขอชำระเงินรวบรวมคำขอชำระเงินพร้อมรายละเอียดผู้รับเงิน เอกสารประกอบ และความพร้อมสำหรับการอนุมัติให้มองเห็นได้ก่อนปล่อยเงิน
การอนุมัติรายการบันทึกบัญชีส่งต่อรายการบันทึกบัญชีผ่านการตัดสินใจของผู้อนุมัติ การจัดการข้อยกเว้น และการมองเห็นงานเกินกำหนดในเวิร์กโฟลว์การอนุมัติแบบมีโครงสร้างเดียวคือกฎการส่งต่อที่ใช้ตัดสินว่าใครต้องตรวจทานคำของบประมาณ โดยอิงจากยอดเงิน หมวดหมู่ แผนก โครงการ สถานะงบประมาณ หรือข้อยกเว้นตามนโยบาย
ไม่ควร จำนวนเงินเป็นปัจจัยสำคัญ แต่การใช้จ่ายที่ไม่มีงบรองรับ คำขอเร่งด่วน ผู้ขายที่มีความเสี่ยงสูง และข้อยกเว้นตามนโยบาย อาจต้องได้รับการตรวจทานแม้อยู่ต่ำกว่าระดับวงเงินปกติ
บริบทของงบประมาณที่ได้รับอนุมัติสามารถส่งต่อไปยังคำขอจัดซื้อ การอนุมัติใบสั่งซื้อ คำขอ CapEx คำขอชำระเงิน หรือเวิร์กโฟลว์อื่น ๆ ที่ฝ่ายการเงินควบคุมได้
ดูตัวอย่างเทมเพลต Jodoo แล้วปรับระดับวงเงิน ผู้อนุมัติ ไฟล์ที่ต้องแนบ เหตุผลของข้อยกเว้น และมุมมองสถานะให้สอดคล้องกับกระบวนการการเงินของคุณ
