Hướng dẫn

Hướng dẫn về ngưỡng phê duyệt ngân sách và quy trình

Lập kế hoạch ngưỡng phê duyệt ngân sách, các trường dữ liệu minh chứng, người phụ trách rà soát và cách xử lý ngoại lệ trước khi mở mẫu phê duyệt tài chính.

Phê duyệt ngân sách hiệu quả nhất khi người rà soát có thể xem lý do chi tiêu, người phụ trách ngân sách, ngưỡng, chênh lệch và bối cảnh ngoại lệ trong cùng một bản ghi. Hướng dẫn này giúp đội ngũ xác định một quy trình phê duyệt thực tế trước khi yêu cầu được chuyển đến bộ phận tài chính hoặc quản lý để rà soát.

Xem các trường dữ liệu phê duyệt ngân sáchMở mẫu phê duyệt ngân sách

Bắt đầu từ: Quy trình phê duyệt ngân sách

Bắt đầu từ quy tắc ra quyết định

Phê duyệt ngân sách cần làm rõ vì sao một yêu cầu cần được rà soát và ai có thể phê duyệt. Ngưỡng, danh mục, dự án, phòng ban và lý do ngoại lệ thường quyết định tuyến xử lý.

Số tiền yêu cầu, loại tiền tệ, phòng ban, dự án và trung tâm chi phí.
Người phụ trách ngân sách, ngân sách còn lại, khoản chi đã cam kết và giá trị chênh lệch.
Ngưỡng phê duyệt, ngoại lệ chính sách, mức độ khẩn cấp và lý do kinh doanh.
Tệp hỗ trợ, ghi chú của người rà soát, trạng thái quyết định và ngày phê duyệt.

Dùng ngưỡng mà không che khuất ngoại lệ

Ngưỡng số tiền rất hữu ích, nhưng không nên là quy tắc duy nhất. Một yêu cầu nhỏ vẫn có thể cần rà soát nếu không đúng chính sách, ngoài ngân sách, khẩn cấp hoặc liên quan đến nhà cung cấp hay hợp đồng có rủi ro.

Chuyển các yêu cầu giá trị cao đến bộ phận tài chính hoặc người phê duyệt cấp điều hành.
Chuyển các yêu cầu ngoài ngân sách hoặc vượt ngân sách đến người phụ trách ngân sách.
Chuyển các ngoại lệ chính sách kèm giải thích bắt buộc và tệp minh chứng.
Giữ hiển thị rõ lý do trả lại hoặc từ chối cho người yêu cầu.

Kết nối việc rà soát ngân sách với các nghiệp vụ tài chính tiếp theo

Phê duyệt ngân sách thường là đầu vào cho các quy trình chi phí, mua sắm, thanh toán, CapEx hoặc bút toán. Bản ghi ngân sách cần giữ lại ngữ cảnh mà những người rà soát ở bước sau sẽ cần.

Số tiền đã phê duyệt, mã ngân sách và lý do chênh lệch.
Ghi chú quyết định và lịch sử người phê duyệt.
Yêu cầu mua hàng, yêu cầu chi phí, yêu cầu CapEx hoặc yêu cầu thanh toán được liên kết.
Người phụ trách theo dõi tiếp khi yêu cầu được phê duyệt có điều kiện.

Thiết kế chế độ xem trạng thái cho việc theo dõi tiếp của tài chính

Đội ngũ tài chính cần nhiều hơn một trạng thái phê duyệt hoặc từ chối cuối cùng. Hãy thêm các chế độ xem cho yêu cầu chờ rà soát, thông tin bị trả lại, ngoại lệ, yêu cầu vượt ngưỡng và các phê duyệt cần theo dõi tiếp về thanh toán hoặc mua sắm.

Chờ bộ phận tài chính rà soát, chờ người phụ trách ngân sách, trả lại, đã phê duyệt, đã từ chối.
Chế độ xem vượt ngưỡng, vượt ngân sách, yêu cầu ngoại lệ và khẩn cấp.
Thời gian tồn đọng theo người phụ trách và ngày đến hạn.
Các yêu cầu đã phê duyệt đang chờ hành động mua sắm, thanh toán hoặc kế toán.

Quy tắc phê duyệt

Các trường dữ liệu phê duyệt ngân sách và quy tắc ngưỡng

Dùng các trường dữ liệu này để việc rà soát ngưỡng thực tế hơn mà vẫn không mất đi lý do đằng sau các quyết định tài chính.

Nhóm trường dữ liệuThông tin cần thu thậpTín hiệu phê duyệtBước tiếp theo

Bối cảnh chi tiêuSố tiền, danh mục, dự án, phòng ban, trung tâm chi phí.Yêu cầu đã đủ thông tin để rà soát.Rà soát bởi người phụ trách ngân sách.

Mức độ phù hợp với ngân sáchNgân sách còn lại, số tiền đã cam kết, chênh lệch, nguồn kinh phí.Khoản chi nằm trong hoặc ngoài kế hoạch.Quyết định của tài chính.

Quy tắc ngưỡngMức giới hạn, cấp phê duyệt, lý do ngoại lệ.Tuyến xử lý rõ ràng và có cơ sở.Phê duyệt bởi quản lý, tài chính hoặc cấp điều hành.

Minh chứngBáo giá, tệp đính kèm, lý do giải trình, ghi chú chính sách.Người phê duyệt có đủ căn cứ hỗ trợ.Phê duyệt, trả lại hoặc từ chối.

Theo dõi tiếpĐiều kiện, yêu cầu liên kết, người phụ trách, ngày đến hạn.Công việc đã phê duyệt có hành động tiếp theo.Quy trình mua sắm, thanh toán, CapEx hoặc bút toán.

Mẫu

Biến việc rà soát ngân sách thành quy trình phê duyệt tài chính

Dùng hướng dẫn này để xác định ngưỡng và minh chứng, sau đó kết nối việc rà soát ngân sách với các mẫu phê duyệt chi phí, mua sắm, CapEx, thanh toán và bút toán.

Mẫu phù hợp nhất để bắt đầuĐiểm khởi đầu phù hợp nhất: Quy trình phê duyệt ngân sách

Bắt đầu tại đây khi khoản chi cần kiểm tra ngưỡng, rà soát của người phụ trách ngân sách, ghi chú ngoại lệ, tệp hỗ trợ và lịch sử phê duyệt trong một bản ghi.

Quy trình phê duyệt ngân sáchTạo quy trình phê duyệt ngân sách trực tiếp với tiếp nhận yêu cầu, kiểm tra hạn mức, rà soát chênh lệch, chuyển người phê duyệt và theo dõi trạng thái sẵn sàng cho kiểm toán.

Quy trình phê duyệt chi phíĐịnh tuyến quy trình phê duyệt chi phí qua các quyết định của người phê duyệt, xử lý ngoại lệ và theo dõi các mục quá hạn trong một quy trình phê duyệt có cấu trúc.

Biểu mẫu Yêu cầu đầu tư vốnĐịnh tuyến các yêu cầu đầu tư vốn với số tiền, luận chứng đầu tư, người phụ trách ngân sách, ghi chú ROI, tệp đính kèm và trạng thái phê duyệt.

Biểu mẫu yêu cầu mua hàngThu thập chi tiết yêu cầu mua hàng, thông số mặt hàng, bối cảnh ngân sách, người phê duyệt và ngày cần có trước khi bắt đầu tìm nguồn cung ứng hoặc xử lý PO.

Biểu mẫu yêu cầu thanh toánThu thập yêu cầu thanh toán với thông tin người thụ hưởng, tài liệu đính kèm và trạng thái sẵn sàng phê duyệt hiển thị rõ trước khi giải ngân.

Phê duyệt bút toán nhật kýĐịnh tuyến bút toán nhật ký qua các quyết định phê duyệt, xử lý ngoại lệ và theo dõi quá hạn trong một quy trình phê duyệt có cấu trúc.

Các nhóm mẫu liên quan

Khám phá các mẫu phê duyệt tài chính liên quan

Mẫu phê duyệt tài chính Mẫu quy trình mua sắm Mẫu quản lý nhà cung cấp

Quy trình liên kết

Xem cách rà soát ngân sách phù hợp với kiểm soát tài chính

Bộ quy trình công nợ phải trả, phê duyệt hóa đơn và kiểm soát thanh toán Bộ quy trình kiểm soát phê duyệt tài chính

Câu hỏi thường gặp

Câu hỏi về ngưỡng phê duyệt ngân sách

Ngưỡng phê duyệt ngân sách là gì?

Đó là các quy tắc định tuyến quyết định ai sẽ rà soát một yêu cầu ngân sách dựa trên số tiền, danh mục, phòng ban, dự án, trạng thái ngân sách hoặc ngoại lệ chính sách.

Phê duyệt ngân sách có nên chỉ dùng ngưỡng số tiền không?

Không. Số tiền rất quan trọng, nhưng các khoản chi ngoài ngân sách, yêu cầu khẩn cấp, nhà cung cấp rủi ro cao và ngoại lệ chính sách vẫn có thể cần rà soát ngay cả khi dưới ngưỡng thông thường.

Phê duyệt ngân sách kết nối với mua sắm như thế nào?

Bối cảnh ngân sách đã được phê duyệt có thể được chuyển sang yêu cầu mua hàng, phê duyệt đơn đặt hàng, yêu cầu CapEx, yêu cầu thanh toán hoặc các quy trình khác do tài chính kiểm soát.

Bước tiếp theo

Mở mẫu quy trình phê duyệt ngân sách

Xem trước mẫu của Jodoo, sau đó điều chỉnh ngưỡng, người phê duyệt, tệp bắt buộc, lý do ngoại lệ và chế độ xem trạng thái theo quy trình tài chính của bạn.

Xem trước mẫu này

Nền tảng

Giải pháp

Mẫu AI

Tài nguyên

Bảng giá