錯過續約與通知期限
最常見的風險之一，就是錯過應採取行動的時點。續約與通知欄位應在截止日前就建立負責人提醒與檢視，而不是等到期限迫近才處理。
- 追蹤續約日期、通知期限、自動續約標記與負責人。
- 記錄續約、重新議約、終止或結案的決策狀態。
- 在通知期限前觸發提醒。
- 在做續約決策前，補充供應商績效、風險與價值相關背景。
指南
合約管理風險指南
識別合約管理中的常見風險，並規劃欄位、負責人、佐證資料、提醒與工作流程來加以控管。
合約風險往往不是來自合約檔案本身，而是出在執行上的缺口。本指南說明常見風險，以及哪些工作流程記錄能幫助團隊避免錯過續約、權責不清、缺少佐證、履約義務未追蹤與結案控管不足。
從這裡開始： 合約風險評估表單權責不清與履約義務不明
合約在簽署後才真正開始產生工作。如果履約義務沒有被指派，團隊就可能遺漏交付、審查、付款或合規要求。
- 指派業務負責人、合約負責人、財務負責人、供應商負責人與審查人。
- 追蹤履約義務、到期日、佐證資料、完成狀態與卡關原因。
- 當條款影響服務、交付或支援時，建立營運交接。
- 對已完成或已終止的合約執行結案檢查。
非標準條款與例外情況
非標準條款需要清楚記錄變更內容、影響原因、審查人，以及是否已獲得核准。
- 記錄例外類型、條款參照、審查註記與支持佐證。
- 記錄風險分類、影響程度、發生可能性、緩解措施與負責人。
- 追蹤簽核狀態與必須核准的簽核人。
- 為每項重大變更保留版本與檔案參照。
缺少佐證與合規缺口
當必要文件、證明、保險、核准資料或政策佐證缺失或已過期時，合規風險就會迅速升高。
- 追蹤必要文件、到期日、佐證檔案與審查狀態。
- 指派合規負責人與續約提醒。
- 當佐證缺失時，阻擋簽核或續約。
- 讓審查與例外決策隨時可供稽核。
風險範例
常見合約管理風險與控管方式
使用這些控管方式，將合約風險轉成可視化的工作流程記錄。
風險發生原因控管欄位工作流程回應
錯過續約通知期限前沒有負責人或提醒。續約日期與通知期限。續約申請工作流程
負責人不明合約已建立，但沒有明確的權責角色。合約負責人與下一步行動負責人。負責人儀表板
非標準條款例外情況被埋在註解或檔案中。例外類型與條款參照。風險評估
缺少佐證文件未與審查狀態綁定。必要文件與到期日。合規檢查清單
結案不完整完成後未確認履約義務是否全部達成。結案檢查清單與佐證資料。結案工作流程
範本
將風險分類轉成工作流程欄位
把常見的合約風險轉成欄位、檢視、提醒與範本，讓後續追蹤一目了然。
最適合開始使用的範本最佳起點：合約風險評估表單
當團隊需要分類合約風險、指派風險緩解負責人、附上佐證資料並追蹤後續處理時，請從這裡開始。
合約風險評估表單使用合約風險評估表單，收集風險資訊、檔案、審查評分、簽核狀態、改善措施負責人與後續追蹤。
合約合規檢查表使用合約合規檢查表記錄合約義務、佐證資料、不合格項目、改善措施、負責人與後續追蹤狀態。
合約續約申請表單使用合約續約申請表單，收集合約續約資訊、檔案、商務審查、簽核狀態、負責人備註與後續追蹤。
合約結案檢查清單使用合約結案檢查清單，核對交付項目、證明文件、不合格項目、矯正措施、負責人與後續追蹤狀態。
合約追蹤器在重要日期或義務被忽略前，追蹤合約續約、通知期限、修訂內容，以及交易對手的後續追蹤。
合約審查檢查清單在同一份即時合約審查檢查清單中，審查合約條款、風險標記、所需佐證、紅線修訂、簽核與後續追蹤負責人。延伸使用合約風險工作流程
查看合約進件工作流程
常見問題
合約管理風險常見問題
合約管理中最大的風險是什麼？
常見風險包括錯過續約、權責不清、非標準條款、缺少合規佐證、履約義務未追蹤、簽核歷程不足，以及結案不完整。
工作流程範本如何降低合約風險？
範本可協助團隊指派負責人、蒐集風險佐證、分派簽核、觸發提醒，並持續追蹤風險緩解或結案工作直到完成。
合約風險應該和合約追蹤分開管理嗎？
如果風險需要獨立的負責人、到期日、緩解措施、佐證資料與結案狀態，建議分開追蹤，但仍要與合約記錄保持關聯。
下一步
開啟合約風險評估表單
先預覽範本，再依您的合約調整風險分類、風險緩解負責人、合規佐證、續約提醒與升級處理規則。