คู่มือความเสี่ยงในการจัดการสัญญา

คู่มือความเสี่ยงในการจัดการสัญญา

ระบุความเสี่ยงที่พบบ่อยในการจัดการสัญญา และวางแผนฟิลด์ เจ้าของงาน หลักฐาน การแจ้งเตือน และเวิร์กโฟลว์เพื่อควบคุมความเสี่ยงเหล่านั้น

ความเสี่ยงของสัญญามักเกิดจากช่องว่างในการดำเนินงาน มากกว่าตัวไฟล์สัญญาเอง คู่มือนี้อธิบายความเสี่ยงที่พบบ่อยและเรคคอร์ดในเวิร์กโฟลว์ที่ช่วยให้ทีมป้องกันการพลาดต่ออายุ ความรับผิดชอบที่ไม่ชัดเจน เอกสารหลักฐานที่ขาดหาย ภาระผูกพันที่ไม่ได้ติดตาม และการปิดงานที่ไม่รัดกุม

ฟอร์มประเมินความเสี่ยงสัญญาเริ่มจาก: ฟอร์มประเมินความเสี่ยงสัญญา
01

พลาดกำหนดต่ออายุและช่วงเวลาแจ้งล่วงหน้า

หนึ่งในความเสี่ยงที่พบบ่อยที่สุดคือการพลาดช่วงเวลาที่ต้องดำเนินการ ฟิลด์วันต่ออายุและระยะเวลาแจ้งล่วงหน้าควรสร้างการแจ้งเตือนให้เจ้าของงานและมุมมองติดตาม ก่อนถึงกำหนดที่เร่งด่วน

  • ติดตามวันต่ออายุ ระยะเวลาแจ้งล่วงหน้า สถานะต่ออายุอัตโนมัติ และเจ้าของงานที่รับผิดชอบ
  • บันทึกสถานะการตัดสินใจว่าต่ออายุ เจรจาใหม่ ยุติสัญญา หรือปิดงาน
  • ทริกเกอร์การแจ้งเตือนก่อนถึงช่วงเวลาแจ้งล่วงหน้า
  • เพิ่มบริบทด้านผลการดำเนินงานของซัพพลายเออร์ ความเสี่ยง และความคุ้มค่า ก่อนตัดสินใจต่ออายุ
02

ความรับผิดชอบและภาระผูกพันไม่ชัดเจน

สัญญาสร้างงานต่อเนื่องหลังการลงนาม หากไม่ได้มอบหมายภาระผูกพันอย่างชัดเจน ทีมอาจพลาดการส่งมอบ การทบทวน การชำระเงิน หรือข้อกำหนดด้านการปฏิบัติตามข้อบังคับ

  • กำหนดเจ้าของงานฝั่งธุรกิจ เจ้าของสัญญา เจ้าของงานการเงิน เจ้าของงานผู้ขาย และผู้ทบทวน
  • ติดตามภาระผูกพัน วันครบกำหนด หลักฐาน สถานะความเสร็จสิ้น และสาเหตุที่ติดขัด
  • สร้างการส่งต่องานในการดำเนินงานเมื่อเงื่อนไขมีผลต่อการให้บริการ การส่งมอบ หรือซัพพอร์ต
  • ใช้รายการตรวจสอบการปิดงานสำหรับสัญญาที่เสร็จสมบูรณ์หรือยุติแล้ว
03

เงื่อนไขที่ไม่เป็นมาตรฐานและข้อยกเว้น

เงื่อนไขที่ไม่เป็นมาตรฐานควรมีเรคคอร์ดว่าอะไรเปลี่ยนไป เหตุใดจึงสำคัญ ใครเป็นผู้ทบทวน และมีการอนุมัติหรือไม่

  • เก็บประเภทข้อยกเว้น ข้ออ้างอิงของข้อสัญญา บันทึกจากผู้ทบทวน และหลักฐานประกอบ
  • บันทึกหมวดหมู่ความเสี่ยง ผลกระทบ โอกาสเกิด แนวทางลดความเสี่ยง และเจ้าของงาน
  • ติดตามสถานะการอนุมัติและผู้อนุมัติที่จำเป็น
  • อ้างอิงเวอร์ชันและไฟล์สำหรับทุกการเปลี่ยนแปลงที่มีนัยสำคัญ
04

หลักฐานไม่ครบและช่องว่างด้านการปฏิบัติตามข้อกำหนด

ความเสี่ยงด้านการปฏิบัติตามข้อกำหนดจะเพิ่มขึ้นเมื่อเอกสาร ใบรับรอง ประกัน การอนุมัติ หรือหลักฐานตามนโยบายที่จำเป็นขาดหายหรือหมดอายุ

  • ติดตามเอกสารที่จำเป็น วันหมดอายุ ไฟล์หลักฐาน และสถานะการทบทวน
  • กำหนดเจ้าของงานด้านการปฏิบัติตามข้อกำหนดและการแจ้งเตือนต่ออายุ
  • บล็อกการอนุมัติหรือการต่ออายุเมื่อหลักฐานไม่ครบ
  • เก็บเรคคอร์ดการทบทวนและการตัดสินใจเกี่ยวกับข้อยกเว้นให้พร้อมสำหรับการตรวจสอบ

ความเสี่ยงในการจัดการสัญญาที่พบบ่อยและวิธีควบคุม

ใช้วิธีควบคุมเหล่านี้เพื่อเปลี่ยนความเสี่ยงของสัญญาให้เป็นเรคคอร์ดในเวิร์กโฟลว์ที่มองเห็นได้ชัดเจน

ความเสี่ยงสาเหตุที่เกิดขึ้นฟิลด์ควบคุมการตอบสนองในเวิร์กโฟลว์
พลาดการต่ออายุไม่มีเจ้าของงานหรือการแจ้งเตือนก่อนถึงช่วงเวลาแจ้งล่วงหน้าวันต่ออายุและระยะเวลาแจ้งล่วงหน้าเวิร์กโฟลว์คำขอต่ออายุ
เจ้าของงานไม่ชัดเจนมีการลงรายการสัญญาไว้แต่ไม่มีบทบาทผู้รับผิดชอบเจ้าของสัญญาและเจ้าของงานสำหรับขั้นตอนถัดไปแดชบอร์ดเจ้าของงาน
เงื่อนไขไม่เป็นมาตรฐานข้อยกเว้นถูกฝังอยู่ในคอมเมนต์หรือไฟล์ประเภทข้อยกเว้นและข้ออ้างอิงของข้อสัญญาการประเมินความเสี่ยง
หลักฐานไม่ครบเอกสารไม่ได้เชื่อมกับสถานะการทบทวนเอกสารที่จำเป็นและวันหมดอายุเช็กลิสต์การปฏิบัติตามข้อกำหนด
ปิดงานไม่สมบูรณ์ไม่ได้ตรวจสอบภาระผูกพันหลังงานเสร็จสิ้นเช็กลิสต์การปิดงานและหลักฐานเวิร์กโฟลว์การปิดงาน
ฟอร์มประเมินความเสี่ยงสัญญาฟอร์มประเมินความเสี่ยงสัญญาใช้ฟอร์มประเมินความเสี่ยงสัญญาเพื่อเก็บรายละเอียดความเสี่ยง ไฟล์ คะแนนการทบทวน สถานะการอนุมัติ เจ้าของแผนลดความเสี่ยง และการติดตามงานเช็กลิสต์การปฏิบัติตามสัญญาเช็กลิสต์การปฏิบัติตามสัญญาใช้เช็กลิสต์การปฏิบัติตามสัญญาเพื่อบันทึกข้อผูกพัน หลักฐาน รายการที่ไม่ผ่าน การดำเนินการแก้ไข เจ้าของงาน และสถานะการติดตามงานฟอร์มคำขอต่ออายุสัญญาฟอร์มคำขอต่ออายุสัญญาใช้ฟอร์มคำขอต่ออายุสัญญาเพื่อเก็บรายละเอียดการต่ออายุ ไฟล์ที่เกี่ยวข้อง การทบทวนเชิงพาณิชย์ สถานะการอนุมัติ บันทึกของเจ้าของงาน และการติดตามงานเช็กลิสต์ปิดสัญญาเช็กลิสต์ปิดสัญญาใช้เช็กลิสต์ปิดสัญญาเพื่อตรวจสอบสิ่งส่งมอบ หลักฐาน รายการที่ไม่ผ่าน การแก้ไข เจ้าของงาน และสถานะการติดตามงานตัวติดตามสัญญาตัวติดตามสัญญาติดตามการต่ออายุสัญญา ช่วงเวลาแจ้งล่วงหน้า การแก้ไขเพิ่มเติม และการติดตามงานกับคู่สัญญา ก่อนพลาดวันสำคัญหรือภาระผูกพันเทมเพลตเช็กลิสต์ตรวจสอบสัญญาเทมเพลตเช็กลิสต์ตรวจสอบสัญญาตรวจสอบข้อสัญญา สัญญาณความเสี่ยง เอกสารหลักฐานที่ต้องใช้ รอยแก้ไข การอนุมัติ และผู้รับผิดชอบติดตามงานทั้งหมดได้ในเช็กลิสต์ตรวจสอบสัญญาแบบใช้งานจริงเดียว

คำถามเกี่ยวกับความเสี่ยงในการจัดการสัญญา

ความเสี่ยงที่ใหญ่ที่สุดในการจัดการสัญญาคืออะไร

ความเสี่ยงที่พบบ่อย ได้แก่ การพลาดต่ออายุ ความรับผิดชอบไม่ชัดเจน เงื่อนไขที่ไม่เป็นมาตรฐาน หลักฐานการปฏิบัติตามข้อกำหนดไม่ครบ ภาระผูกพันที่ไม่ได้ติดตาม ประวัติการอนุมัติที่ไม่ชัดเจน และการปิดงานที่ไม่สมบูรณ์

เทมเพลตเวิร์กโฟลว์ช่วยลดความเสี่ยงของสัญญาได้อย่างไร

เทมเพลตช่วยให้ทีมมอบหมายเจ้าของงาน เก็บหลักฐานความเสี่ยง ส่งต่อการอนุมัติ ทริกเกอร์การแจ้งเตือน และติดตามการลดความเสี่ยงหรือการปิดงานจนเสร็จสมบูรณ์

ควรติดตามความเสี่ยงของสัญญาแยกจากตัวติดตามสัญญาหรือไม่

ควรติดตามเรคคอร์ดความเสี่ยงแยกต่างหากเมื่อจำเป็นต้องมีเจ้าของงาน วันครบกำหนด การลดความเสี่ยง หลักฐาน และการปิดรายการ แต่ควรเชื่อมโยงไว้กับเรคคอร์ดสัญญาเสมอ

เปิดฟอร์มประเมินความเสี่ยงของสัญญา

ดูตัวอย่างเทมเพลตก่อน จากนั้นปรับหมวดหมู่ความเสี่ยง เจ้าของงานด้านการลดความเสี่ยง หลักฐานการปฏิบัติตามข้อกำหนด การแจ้งเตือนการต่ออายุ และกฎการยกระดับปัญหาให้เหมาะกับสัญญาของคุณ

ดูตัวอย่างเทมเพลตนี้