Cẩm nang

Cẩm nang rủi ro trong quản lý hợp đồng

Xác định các rủi ro phổ biến trong quản lý hợp đồng và lên kế hoạch về trường dữ liệu, người phụ trách, bằng chứng, nhắc việc và quy trình để kiểm soát chúng.

Rủi ro hợp đồng thường xuất phát từ các khoảng trống trong vận hành hơn là từ chính tệp hợp đồng. Cẩm nang này giải thích các rủi ro phổ biến và những bản ghi quy trình giúp đội ngũ tránh bỏ lỡ gia hạn, không rõ người phụ trách, thiếu bằng chứng, nghĩa vụ không được theo dõi và khâu kết thúc yếu.

Rà soát rủi ro hợp đồngMở biểu mẫu đánh giá rủi ro

Bắt đầu từ: Biểu mẫu Đánh giá Rủi ro Hợp đồng

Bỏ lỡ mốc gia hạn và thời hạn thông báo

Một trong những rủi ro phổ biến nhất là bỏ lỡ thời điểm cần hành động. Các trường dữ liệu về gia hạn và thời hạn thông báo nên tạo nhắc việc và chế độ xem cho người phụ trách trước khi đến hạn gấp.

Theo dõi ngày gia hạn, thời hạn thông báo, cờ tự động gia hạn và người phụ trách.
Ghi nhận trạng thái quyết định gia hạn, đàm phán lại, chấm dứt hoặc kết thúc hợp đồng.
Kích hoạt nhắc việc trước các mốc thông báo.
Bổ sung bối cảnh về hiệu suất nhà cung cấp, rủi ro và giá trị trước khi ra quyết định gia hạn.

Không rõ người phụ trách và các nghĩa vụ

Hợp đồng tạo ra công việc sau khi ký. Nếu nghĩa vụ không được phân công, đội ngũ có thể bỏ lỡ đầu việc bàn giao, rà soát, thanh toán hoặc yêu cầu tuân thủ.

Phân công người phụ trách nghiệp vụ, người phụ trách hợp đồng, người phụ trách tài chính, người phụ trách nhà cung cấp và người rà soát.
Theo dõi nghĩa vụ, ngày đến hạn, bằng chứng, trạng thái hoàn thành và lý do cản trở.
Tạo bước bàn giao vận hành khi điều khoản ảnh hưởng đến dịch vụ, giao hàng hoặc hỗ trợ.
Dùng danh sách kiểm tra kết thúc cho các hợp đồng đã hoàn tất hoặc chấm dứt.

Điều khoản không tiêu chuẩn và ngoại lệ

Các điều khoản không tiêu chuẩn cần có bản ghi về nội dung đã thay đổi, lý do quan trọng, người đã rà soát và việc phê duyệt có được chấp thuận hay không.

Thu thập loại ngoại lệ, tham chiếu điều khoản, ghi chú của người rà soát và bằng chứng hỗ trợ.
Ghi nhận nhóm rủi ro, mức độ ảnh hưởng, khả năng xảy ra, biện pháp xử lý và người phụ trách.
Theo dõi trạng thái phê duyệt và người phê duyệt bắt buộc.
Tham chiếu phiên bản và tệp cho từng thay đổi trọng yếu.

Thiếu bằng chứng và lỗ hổng tuân thủ

Rủi ro tuân thủ tăng lên khi các tài liệu, chứng chỉ, bảo hiểm, phê duyệt hoặc bằng chứng chính sách bắt buộc bị thiếu hoặc hết hạn.

Theo dõi tài liệu bắt buộc, ngày hết hạn, tệp bằng chứng và trạng thái rà soát.
Phân công người phụ trách tuân thủ và nhắc gia hạn.
Chặn phê duyệt hoặc gia hạn khi thiếu bằng chứng.
Lưu các quyết định rà soát và ngoại lệ để luôn sẵn sàng cho kiểm toán.

Ví dụ rủi ro

Các rủi ro và biện pháp kiểm soát phổ biến trong quản lý hợp đồng

Dùng các biện pháp kiểm soát này để biến rủi ro hợp đồng thành các bản ghi quy trình dễ theo dõi.

Rủi roVì sao xảy raTrường dữ liệu kiểm soátPhản hồi của quy trình

Bỏ lỡ gia hạnKhông có người phụ trách hoặc nhắc việc trước thời hạn thông báo.Ngày gia hạn và thời hạn thông báo.Quy trình yêu cầu gia hạn

Không rõ người phụ tráchHợp đồng được liệt kê nhưng không có vai trò chịu trách nhiệm.Người phụ trách hợp đồng và người phụ trách hành động tiếp theo.Bảng tổng quan người phụ trách

Điều khoản không tiêu chuẩnNgoại lệ bị chôn trong bình luận hoặc tệp.Loại ngoại lệ và tham chiếu điều khoản.Đánh giá rủi ro

Thiếu bằng chứngTài liệu không gắn với trạng thái rà soát.Tài liệu bắt buộc và ngày hết hạn.Danh sách kiểm tra tuân thủ

Kết thúc chưa đầy đủNghĩa vụ không được xác minh sau khi hoàn tất.Danh sách kiểm tra kết thúc và bằng chứng.Quy trình kết thúc

Mẫu

Biến các nhóm rủi ro thành trường dữ liệu trong quy trình

Chuyển các rủi ro hợp đồng phổ biến thành trường dữ liệu, chế độ xem, nhắc việc và mẫu để việc theo dõi tiếp luôn rõ ràng.

Mẫu phù hợp nhất để bắt đầuĐiểm bắt đầu phù hợp nhất: Biểu mẫu Đánh giá rủi ro hợp đồng

Bắt đầu tại đây khi đội ngũ của bạn cần phân loại rủi ro hợp đồng, giao người phụ trách xử lý, đính kèm bằng chứng và theo dõi tiếp rủi ro.

Biểu mẫu Đánh giá Rủi ro Hợp đồngDùng biểu mẫu đánh giá rủi ro hợp đồng để ghi nhận thông tin rủi ro, tệp đính kèm, điểm rà soát, trạng thái phê duyệt, người phụ trách biện pháp giảm thiểu và theo dõi tiếp.

Danh sách kiểm tra tuân thủ hợp đồngSử dụng danh sách kiểm tra tuân thủ hợp đồng để ghi lại các nghĩa vụ, bằng chứng, hạng mục không đạt, hành động khắc phục, người phụ trách và trạng thái theo dõi tiếp.

Biểu mẫu Yêu cầu Gia hạn Hợp đồngDùng biểu mẫu yêu cầu gia hạn hợp đồng để ghi nhận thông tin gia hạn, tệp đính kèm, rà soát thương mại, trạng thái phê duyệt, ghi chú của người phụ trách và theo dõi tiếp.

Danh sách kiểm tra kết thúc hợp đồngDùng danh sách kiểm tra kết thúc hợp đồng để xác minh hạng mục bàn giao, bằng chứng, mục không đạt, hành động khắc phục, người phụ trách và trạng thái theo dõi tiếp.

Theo dõi hợp đồngTheo dõi gia hạn hợp đồng, thời hạn thông báo, phụ lục sửa đổi và theo dõi tiếp với đối tác trước khi bỏ lỡ các mốc ngày quan trọng hoặc nghĩa vụ.

Danh sách kiểm tra rà soát hợp đồngRà soát điều khoản hợp đồng, cờ rủi ro, bằng chứng bắt buộc, nội dung chỉnh sửa, phê duyệt và người phụ trách theo dõi tiếp trong một danh sách kiểm tra rà soát hợp đồng theo thời gian thực.

Các nhóm mẫu liên quan

Tiếp tục với các quy trình rủi ro hợp đồng

Tự động hóa quản lý hợp đồng Bảng tổng quan quản lý hợp đồng Quản lý rủi ro hợp đồng Mẫu quy trình mua sắm Mẫu phê duyệt tài chính Mẫu quản lý nhà cung cấp

Quy trình liên kết

Xem quy trình tiếp nhận hợp đồng

Bộ quy trình tiếp nhận, phê duyệt và gia hạn hợp đồng Bộ quy trình từ yêu cầu mua hàng đến PO

Câu hỏi thường gặp

Câu hỏi về rủi ro trong quản lý hợp đồng

Những rủi ro lớn nhất trong quản lý hợp đồng là gì?

Các rủi ro phổ biến gồm bỏ lỡ gia hạn, không rõ người phụ trách, điều khoản không tiêu chuẩn, thiếu bằng chứng tuân thủ, nghĩa vụ không được theo dõi, lịch sử phê duyệt yếu và quy trình kết thúc chưa đầy đủ.

Mẫu quy trình có thể giảm rủi ro hợp đồng như thế nào?

Các mẫu giúp đội ngũ phân công người phụ trách, thu thập bằng chứng rủi ro, định tuyến phê duyệt, kích hoạt nhắc việc và theo dõi công việc xử lý hoặc kết thúc đến khi hoàn tất.

Có nên theo dõi rủi ro hợp đồng tách biệt với hệ thống theo dõi hợp đồng không?

Hãy theo dõi bản ghi rủi ro riêng khi chúng cần người phụ trách, ngày đến hạn, biện pháp xử lý, bằng chứng và trạng thái đóng, nhưng vẫn liên kết với bản ghi hợp đồng.

Bước tiếp theo

Mở biểu mẫu đánh giá rủi ro hợp đồng

Xem trước mẫu, sau đó điều chỉnh nhóm rủi ro, người phụ trách xử lý, bằng chứng tuân thủ, nhắc gia hạn và quy tắc leo thang theo hợp đồng của bạn.

Xem trước mẫu này

Nền tảng

Giải pháp

Mẫu AI

Tài nguyên

Bảng giá