Руководство

Руководство по рискам в управлении договорами

Выявите типовые риски в управлении договорами и определите поля, ответственных, подтверждающие документы, напоминания и рабочие процессы для их контроля.

Риски по договорам часто возникают не из-за самого файла договора, а из-за пробелов в операционной работе. В этом руководстве разобраны типовые риски и записи рабочего процесса, которые помогают командам предотвращать пропущенные продления, неясную ответственность, отсутствие подтверждающих документов, неотслеживаемые обязательства и слабое закрытие договоров.

Проверить риски по договорамОткрыть форму оценки рисков

Начните с: Форма оценки рисков по договору

Пропущенные окна продления и уведомления

Один из самых распространенных рисков — пропустить момент, когда нужно действовать. Поля продления и уведомления должны заранее создавать напоминания для ответственных и представления до того, как срок станет критичным.

Отслеживайте дату продления, срок уведомления, признак автопродления и ответственного.
Фиксируйте статус решения: продлить, пересогласовать, расторгнуть или закрыть договор.
Запускайте напоминания до наступления окна уведомления.
Добавляйте контекст по эффективности поставщика, рискам и ценности до принятия решения о продлении.

Неясная ответственность и обязательства

После подписания договор создает новые задачи. Если обязательства не распределены, команда может пропустить поставки, проверки, платежи или требования по соблюдению правил.

Назначайте владельца со стороны бизнеса, ответственного за договор, ответственного от финансов, ответственного за поставщика и проверяющего.
Отслеживайте обязательство, срок, подтверждающий документ, статус выполнения и причину блокировки.
Создавайте передачу задачи в операционную работу, если условия влияют на сервис, поставку или поддержку.
Используйте проверки закрытия для завершенных или расторгнутых договоров.

Нестандартные условия и исключения

Для нестандартных условий нужна запись о том, что изменилось, почему это важно, кто это проверил и было ли выдано согласование.

Фиксируйте тип исключения, ссылку на пункт, комментарий проверяющего и подтверждающие документы.
Записывайте категорию риска, влияние, вероятность, меры снижения и ответственного.
Отслеживайте статус согласования и обязательного согласующего.
Указывайте версию и файл для каждого существенного изменения.

Отсутствующие подтверждающие документы и пробелы в соблюдении требований

Риск несоблюдения требований растет, когда обязательные документы, сертификаты, страховки, согласования или подтверждения по политикам отсутствуют или просрочены.

Отслеживайте обязательный документ, дату истечения, файл подтверждения и статус проверки.
Назначайте ответственного за соблюдение требований и напоминание о продлении.
Блокируйте согласование или продление, если подтверждающие документы отсутствуют.
Храните результаты проверок и решения по исключениям в готовом к аудиту виде.

Примеры рисков

Типовые риски в управлении договорами и меры контроля

Используйте эти меры контроля, чтобы превратить договорные риски в видимые записи рабочего процесса.

РискПочему возникаетКонтрольное полеДействие в рабочем процессе

Пропущенное продлениеНет ответственного или напоминания до окна уведомления.Дата продления и срок уведомления.Рабочий процесс запроса на продление

Неясный ответственныйДоговор указан без роли, которая несет ответственность.Ответственный за договор и ответственный за следующее действие.Дашборд ответственных

Нестандартные условияИсключения скрыты в комментариях или файлах.Тип исключения и ссылка на пункт.Оценка рисков

Отсутствующие подтверждающие документыДокументы не связаны со статусом проверки.Обязательный документ и дата истечения.Чек-лист соблюдения требований

Неполное закрытиеОбязательства не проверены после завершения.Чек-лист закрытия и подтверждающие документы.Рабочий процесс закрытия

Шаблоны

Преобразуйте категории рисков в поля рабочего процесса

Преобразуйте типовые договорные риски в поля, представления, напоминания и шаблоны, чтобы последующие действия оставались на виду.

Лучший шаблон для стартаС чего лучше начать: форма оценки договорных рисков

Начните здесь, если вашей команде нужно классифицировать договорные риски, назначить ответственных за меры снижения, прикрепить подтверждающие документы и отслеживать последующие действия.

Форма оценки рисков по договоруИспользуйте форму оценки рисков по договору, чтобы фиксировать данные о рисках, файлы, оценки проверки, статус согласования, ответственных за меры снижения риска и последующие действия.

Контрольный список соответствия договораИспользуйте контрольный список соответствия договора, чтобы фиксировать обязательства, подтверждающие материалы, несоответствия, корректирующие действия, ответственных и статус последующих действий.

Форма запроса на продление договораИспользуйте форму запроса на продление договора, чтобы фиксировать данные о продлении, файлы, результаты коммерческой проверки, статус согласования, заметки ответственного и последующие действия.

Чек-лист закрытия договораИспользуйте чек-лист закрытия договора, чтобы проверять результаты, подтверждающие материалы, несоответствия, корректирующие действия, ответственных и статус последующих действий.

Трекер договоровОтслеживайте продление договоров, сроки уведомления, изменения и последующие действия по контрагентам, чтобы не пропустить важные даты и обязательства.

Чек-лист проверки договораПроверяйте условия договора, отметки о рисках, обязательные подтверждающие документы, правки, согласования и ответственных за последующие действия в одном интерактивном чек-листе проверки договора.

Связанные группы шаблонов

Продолжите с рабочими процессами управления договорными рисками

Автоматизация управления договорами Дашборд управления договорами Управление договорными рисками Шаблоны рабочих процессов для закупок Шаблоны согласования для финансовых процессов Шаблоны для управления поставщиками

Связанный рабочий процесс

Посмотреть рабочий процесс приема заявки по договору

Набор рабочих процессов для приема заявки по договору, согласования и продления Набор рабочих процессов от запроса на закупку до PO

Часто задаваемые вопросы

Вопросы о рисках в управлении договорами

Какие риски самые значимые в управлении договорами?

К типовым рискам относятся пропущенные продления, неясная ответственность, нестандартные условия, отсутствие подтверждающих документов по соблюдению требований, неотслеживаемые обязательства, слабая история согласований и неполное закрытие договора.

Как шаблоны рабочих процессов помогают снизить договорные риски?

Шаблоны помогают командам назначать ответственных, фиксировать подтверждения по рискам, направлять согласования, запускать напоминания и отслеживать меры снижения или задачи по закрытию до полного завершения.

Нужно ли отслеживать договорные риски отдельно от реестра договоров?

Отслеживайте записи по рискам отдельно, если для них нужны ответственные, сроки, меры снижения, подтверждающие документы и статус закрытия, но сохраняйте связь с записью договора.

Следующий шаг

Открыть форму оценки договорных рисков

Посмотрите шаблон, а затем настройте категории рисков, ответственных за меры снижения, подтверждающие документы по соблюдению требований, напоминания о продлении и правила эскалации для ваших договоров.

Предпросмотр этого шаблона

Платформа

Решения

ИИ-шаблоны

Ресурсы

Тарифы