Спланируйте запросы на закупку, заявки на закупку, передачу задач по заказам на поставку, управление поставщиками, контроль договоров и автоматизацию закупок до выбора шаблона.
Определите поля заявителя, сведения о позициях, бюджетный контекст, ответственных за согласование и передачу задачи команде закупок до перехода запроса к работе с PO.
Прочитать руководствоШаг 2: СогласованиеСтандартизируйте поля заявки, данные по бюджету, пороги согласования, информацию о поставщике и подтверждающие материалы до того, как закупки начнут расходование.
Прочитать руководствоШаг 3: Настроить POОпределите поля запроса PO, правила согласования, передачу задач поставщику, отслеживание заказов, связь с приемкой и контроль изменений.
Прочитать руководствоШаг 4: Создать POПродумайте статус согласования PO, ответственность команды закупок, подтверждение от поставщика, обещанную дату поставки, причины изменений и видимость последующих действий после выпуска заказа.
Прочитать руководствоШаг 5: ПроверкаОпределите поля приема заявки, ответственных за проверку, проверки рисков, решения по согласованию, заметки по версиям и обработку исключений.
Прочитать руководствоШаг 6: Оценить рискОпределите категории рисков, влияние, вероятность, ответственных за меры снижения, подтверждающие документы по соответствию, риски продления и представления для последующих действий.
Прочитать руководствоШаг 7: АвтоматизируйтеПеред автоматизацией закупок настройте прием заявок, согласование, проверку поставщиков, передачу задачи по заказу на покупку и проверки на соответствие требованиям.
Прочитать руководствоШаг 8: Управление договорамиОпределите записи для приема заявок, проверки, согласования, рисков, продления, обязательств и закрытия до того, как работа с договорами расползется по файлам.
Прочитать руководствоШаг 9: Замените таблицуОпределите, какие столбцы таблицы должны стать полями договора, представлениями, напоминаниями, записями согласования и рабочими процессами продления.
Прочитать руководствоШаг 10: Контролируйте рискиСоставьте список действительно важных рисков: пропущенные продления, неясные ответственные, нестандартные условия, недостающие подтверждающие документы, пробелы в соблюдении требований и неотслеживаемые обязательства.
Прочитать руководствоШаг 11: Управление поставщикамиСтруктурируйте записи о поставщиках, онбординг, квалификацию, подтверждающие документы по соответствию требованиям, оценку рисков, оценку эффективности и статус одобренного поставщика.
Прочитать руководствоШаг 12: Оценка эффективностиОпределите критерии эффективности, доказательства, оценочные карты, периодичность проверок, корректирующие действия и решения по статусу поставщика.
Прочитать руководствоИспользуйте эти руководства, чтобы заранее определить поля, прием заявки, согласование, создание PO, проверку поставщика, риски по договору и поля изменений перед открытием подходящего шаблона Jodoo.
Руководства помогают определить, какие поля, согласования, подтверждающие материалы, проверки поставщиков, контроль договоров и передачи задач должны входить в процесс закупки. Шаблоны дают готовую структуру Jodoo, когда схема процесса уже определена.
Начните с приема запросов на закупку, если заявки приходят неполными; с настройки PO, если передача задачи команде закупок неясна; с управления поставщиками, если данные по поставщикам слабо организованы; а также с руководств по рискам договоров или продлению, если обязательства трудно контролировать.
