Cẩm nang Checklist Onboarding và Đào tạo Nhân viên

Cẩm nang Checklist Onboarding và Đào tạo Nhân viên

Lập kế hoạch các đầu việc onboarding nhân viên, phân công người phụ trách, hồ sơ đào tạo, hạn hoàn thành, bằng chứng hoàn thành và theo dõi tiếp từ HR trước khi mở mẫu.

Onboarding và đào tạo nhân viên dễ thất bại khi các đầu việc được theo dõi trên nhiều danh sách riêng lẻ và không ai biết điều gì đang cản trở mức độ sẵn sàng cho ngày bắt đầu. Cẩm nang này giúp đội ngũ HR xác định người phụ trách onboarding, hạn hoàn thành, hồ sơ, thiết bị, bằng chứng đào tạo và trạng thái theo dõi tiếp trong một quy trình kết nối duy nhất.

Trình theo dõi hội nhập nhân viênBắt đầu từ: Trình theo dõi hội nhập nhân viên
01

Bắt đầu từ mức độ sẵn sàng, không phải một danh sách đầu việc chung chung

Một quy trình onboarding hiệu quả phải cho thấy nhân viên đã sẵn sàng bắt đầu công việc hay chưa. Mỗi đầu việc cần có người phụ trách, hạn hoàn thành, trạng thái và mức ảnh hưởng đến mức độ sẵn sàng.

  • Nhân viên, vai trò, quản lý, phòng ban, ngày bắt đầu, địa điểm và loại onboarding.
  • Người phụ trách đầu việc, hạn hoàn thành, phụ thuộc, trạng thái hoàn thành và lý do bị chặn.
  • Hồ sơ, xác nhận chính sách, thiết bị, quyền truy cập, không gian làm việc và các đầu việc định hướng ban đầu.
  • Rủi ro với ngày bắt đầu và người phụ trách theo dõi tiếp từ HR.
02

Bản ghi đào tạo cần có bằng chứng và logic gia hạn

Đào tạo chưa hoàn tất chỉ vì một đầu việc đã được giao. Bản ghi cần thể hiện bằng chứng hoàn thành, hạn hoàn thành, trạng thái quá hạn và liệu khóa đào tạo đó có thời hạn hết hiệu lực hay không.

  • Khóa đào tạo, nhân viên được giao, hạn hoàn thành, ngày hoàn thành và tệp bằng chứng.
  • Danh mục đào tạo bắt buộc, tùy chọn, theo vai trò, tuân thủ hoặc an toàn.
  • Trạng thái quá hạn, người phụ trách nhắc nhở, yêu cầu học lại và ngày gia hạn.
  • Quản lý hoặc HR rà soát khi thiếu bằng chứng hoàn thành.
03

Kết nối onboarding với quyền truy cập và thiết bị

Mức độ sẵn sàng của nhân viên mới thường phụ thuộc vào quyền truy cập và thiết bị. Hãy liên kết yêu cầu laptop, thiết lập tài khoản, xác nhận chính sách và bản ghi quyền truy cập thay vì theo dõi riêng lẻ.

  • Trạng thái yêu cầu laptop hoặc thiết bị và người phụ trách được giao.
  • Yêu cầu tài khoản người dùng, phạm vi truy cập, phê duyệt của quản lý và hoàn tất thiết lập.
  • Trạng thái xác nhận chính sách và các tài liệu bắt buộc.
  • Escalation khi quyền truy cập hoặc thiết bị cản trở mức độ sẵn sàng cho ngày bắt đầu.
04

Dùng các chế độ xem cho HR, quản lý và người được giao việc

Quy trình onboarding phục vụ nhiều nhóm khác nhau. HR cần theo dõi mức độ sẵn sàng, quản lý cần trạng thái đầu việc, còn người được giao cần biết tiếp theo mình phải làm gì.

  • Bảng tổng quan mức độ sẵn sàng cho HR để theo dõi nhân viên mới có rủi ro.
  • Chế độ xem cho quản lý về các đầu việc onboarding và điểm chặn của nhóm.
  • Chế độ xem cho người được giao về các đầu việc đang chờ và hạn hoàn thành.
  • Chế độ xem đào tạo cho các bản ghi quá hạn, sắp hết hiệu lực và thiếu bằng chứng.

Các trường dữ liệu cho quy trình onboarding và đào tạo

Dùng các trường dữ liệu này để kết nối mức độ sẵn sàng onboarding, hoàn thành đào tạo và bàn giao quyền truy cập/thết bị.

Hạng mụcTrường dữ liệuCâu hỏi về mức độ sẵn sàngNgười phụ trách
Thông tin nhân viên mớiNhân viên, vai trò, quản lý, ngày bắt đầu, địa điểm.Đang onboarding cho ai?HR
Đầu việcĐầu việc, người phụ trách, hạn hoàn thành, phụ thuộc, trạng thái, điểm chặn.Cần hoàn thành gì trước ngày bắt đầu?Người phụ trách đầu việc
Đào tạoKhóa học, hạn hoàn thành, bằng chứng, hoàn thành, gia hạn.Đào tạo bắt buộc đã hoàn tất chưa?Nhân viên hoặc HR
Quyền truy cập và thiết bịLaptop, tài khoản, chính sách, trạng thái thiết lập quyền truy cập.Nhân viên có thể làm việc ngay ngày đầu tiên không?IT hoặc bộ phận cơ sở vật chất
Theo dõi tiếpRủi ro, escalation, người phụ trách xử lý quá hạn, bằng chứng hoàn tất.Điều gì vẫn đang cản trở mức độ sẵn sàng?HR
Trình theo dõi hội nhập nhân viênTrình theo dõi hội nhập nhân viênTheo dõi các tác vụ hội nhập với người phụ trách, hạn xử lý, trạng thái giấy tờ, mức độ sẵn sàng của thiết bị, các bước bàn giao bị chặn và rủi ro ngày bắt đầu làm việc.Danh sách kiểm tra tiếp nhận nhân viên mớiDanh sách kiểm tra tiếp nhận nhân viên mớiSử dụng danh sách kiểm tra thiết lập cho nhân viên mới có thể lặp lại để bao quát công việc, lưu bằng chứng hoàn thành, đảm bảo trách nhiệm bàn giao và đẩy nhanh việc khép lại các công việc khắc phục.Trình Theo Dõi Đào Tạo Nhân ViênTrình Theo Dõi Đào Tạo Nhân ViênTheo dõi các đợt phân công đào tạo cho nhân viên với ngày đến hạn, bằng chứng hoàn thành, học viên quá hạn, trạng thái chứng nhận, ngày hết hạn và theo dõi gia hạn.Biểu mẫu xác nhận chính sáchBiểu mẫu xác nhận chính sáchThu thập xác nhận chính sách của nhân viên với phiên bản, thời hạn, chữ ký, ghi chú ngoại lệ và trạng thái hoàn tất sẵn sàng cho kiểm toán.Yêu cầu cấp laptopYêu cầu cấp laptopThu thập yêu cầu cấp laptop với vai trò nhân viên, yêu cầu thiết bị, trạng thái phê duyệt, người phụ trách cấp phát và ghi chú bàn giao trước khi IT thực hiện.Biểu mẫu yêu cầu tài khoản người dùngBiểu mẫu yêu cầu tài khoản người dùngThu thập chi tiết yêu cầu tài khoản, định tuyến phê duyệt quyền truy cập, phân công người phụ trách cấp quyền và đảm bảo mọi yêu cầu tài khoản người dùng đều có thể truy vết từ lúc tiếp nhận đến khi kích hoạt.

Câu hỏi về quy trình onboarding và đào tạo

Trình theo dõi onboarding nhân viên nên bao gồm những gì?

Nên bao gồm thông tin nhân viên, ngày bắt đầu, người phụ trách đầu việc, hạn hoàn thành, hồ sơ, thiết bị, thiết lập quyền truy cập, yêu cầu đào tạo, điểm chặn và trạng thái sẵn sàng.

Checklist onboarding khác gì với trình theo dõi đào tạo?

Checklist onboarding theo dõi mức độ sẵn sàng cho ngày bắt đầu qua nhiều đầu việc. Trình theo dõi đào tạo tập trung vào việc giao khóa học, bằng chứng hoàn thành, trạng thái quá hạn và gia hạn.

Onboarding có nên kết nối với yêu cầu quyền truy cập không?

Có. Quyền truy cập và thiết bị thường quyết định liệu nhân viên mới đã sẵn sàng làm việc hay chưa, vì vậy các bản ghi đó cần hiển thị trong quy trình onboarding.

Mở trình theo dõi onboarding

Xem trước mẫu Jodoo, sau đó điều chỉnh người phụ trách đầu việc, hạn hoàn thành, bằng chứng đào tạo và các chế độ xem mức độ sẵn sàng theo quy trình HR của bạn.

Xem trước mẫu này