Руководство

Руководство по чек-листу аудита поставщика и корректирующим действиям

Планируйте области аудита поставщика, поля доказательств, степень серьезности замечаний, ответственных за корректирующие действия, сроки, ответы поставщика и записи о закрытии.

Аудиты поставщиков ценны только тогда, когда замечания превращаются в видимую работу по последующим действиям. Это руководство помогает командам определить области аудита, поля доказательств, уровни серьезности, ответы поставщика, ответственных за корректирующие действия, сроки и записи о закрытии, чтобы проблемы поставщика не исчезали после проверки.

Проверить чек-лист аудитаОткрыть шаблон аудита поставщика

Начните с: Чек-лист аудита поставщика

Определите объем аудита до составления списка проверок

Чек-лист аудита поставщика должен начинаться с объема. Аудит может быть сосредоточен на доказательствах для онбординга, контролях качества, соблюдении процессов, эффективности поставок, документации, рисках или конкретной проблеме, поднятой бизнесом.

Поставщик, категория, площадка, проверяющий, дата и причина аудита.
Тип аудита, например проверка при онбординге, периодическая проверка, последующее сопровождение инцидента или проверка риска.
Обязательные документы, стандарты, политики или условия договора, используемые как ориентир.
Уровень риска, влияние на одобрение и возможность продолжения работы поставщика при открытых замечаниях.

Доказательства делают замечания применимыми на практике

Замечания должны быть достаточно конкретными, чтобы поставщик или назначенный ответственный могли по ним действовать. Для каждой области аудита нужны доказательства, степень серьезности, ответственный и четкое ожидание по исправлению.

Файлы, фото, заметки проверки, версии документов и комментарии проверяющего.
Категория замечания, степень серьезности, заметки по коренной причине и затронутый процесс.
Ответ поставщика, план сдерживания и предложенная дата завершения.
Ответственный за корректирующее действие, срок, статус ответа и путь эскалации.
Доказательства верификации и заметки о закрытии после устранения проблемы.

Разделяйте замечания и работу по корректирующим действиям

Запись аудита показывает, что было обнаружено. Записи по корректирующим действиям отслеживают, кто это исправляет, к какому сроку, какими доказательствами и была ли мера верифицирована.

Используйте поля аудита для объема, ответов по чек-листу, замечаний и степени серьезности.
Используйте поля корректирующих действий для ответа поставщика, ответственного, срока, доказательств и закрытия.
Эскалируйте просроченные или высокорисковые замечания, а не скрывайте их в заметках аудита.
Сохраняйте связь закрытых замечаний с записью поставщика для будущих оценок.

Как аудиты связаны с управлением поставщиками

Аудиты — часть более широкого жизненного цикла поставщика. Они могут начинаться из онбординга, периодической оценки, проблем сервиса или вопросов комплаенса и часто влияют на оценочные карты поставщиков или будущие решения по выбору источника поставки.

Используйте оценку поставщика, когда история аудитов должна влиять на будущие оценки.
Используйте систему управления качеством поставщиков, когда замечания аудита влияют на статус одобрения или историю качества.
Используйте управление рисками поставщиков, когда замечания аудита меняют рейтинг риска или работу по его снижению.
Используйте онбординг поставщиков, когда аудит был вызван отсутствующими документами или проблемами настройки.
Используйте корректирующие действия, когда по замечаниям нужен ответственный, ответ поставщика и срок.

Чек-лист аудита

Области аудита поставщика и поля для последующих действий

Используйте эти поля, чтобы связать проверки аудита, доказательства, замечания и последующие действия по корректирующим мерам.

Область аудитаЧто проверятьДоказательстваПоследующее действие

Записи поставщикаЮридическое наименование, контакты, налоговые данные, сертификаты и полнота пакета для онбординга.Файлы поставщика, записи онбординга, статус документов, сроки действия.Запросить недостающие документы или обновить поля настройки поставщика.

Контроли качестваПроцесс инспекции, история дефектов, процедуры качества и реакция на проблемы.Отчеты QA, заметки инспекции, журналы дефектов, записи по образцам.Создать корректирующее действие для повторяющихся или высокосерьезных проблем.

Комплаенс и рискСоответствие политикам, сертификаты, страхование, работа с данными и регуляторные требования.Сертификаты, страховые документы, подтверждения ознакомления с политиками, заметки по комплаенсу.Эскалировать риск-пункты до продления, закупки или активации.

Поставка и сервисСвоевременность поставок, оперативность, мощность, уровень сервиса и процесс восстановления.История поставок, журналы сервиса, обратная связь заинтересованных сторон, заметки по мощности.Добавить последующие действия по эффективности или заметки к оценке поставщика.

Закрытие корректирующих действийОтвет ответственного, срок, доказательства выполнения, верификация и статус закрытия.План действий, файлы, заметки проверяющего, доказательства верификации.Закрыть, открыть заново или эскалировать в зависимости от подтвержденного результата.

Шаблоны

Свяжите замечания аудита с корректирующими действиями

Используйте чек-лист для структурирования аудита, а затем связывайте замечания с запросами на корректирующие действия, качеством поставщиков, эффективностью поставщиков, рисками, записями онбординга и рабочими процессами управления поставщиками.

Лучший шаблон для стартаЛучшая отправная точка: чек-лист аудита поставщика

Начните здесь, если вашей команде нужна единая запись аудита для областей проверки, доказательств, замечаний, уровня риска, корректирующих действий и статуса закрытия.

Чек-лист аудита поставщикаПроводите аудиты поставщиков с контрольными точками, подтверждениями, замечаниями, ответственными, сроками и статусом повторного аудита до закрытия корректирующих действий.

Запрос на корректирующие действия поставщикуФиксируйте запросы на корректирующие действия поставщику с деталями проблемы, подтверждающими материалами, ответом ответственного, сроками, статусом и последующим контролем рисков закупок.

Форма аудита поставщикаФиксируйте результаты аудита поставщика, подтверждающие материалы и контекст корректирующих действий в одной записи аудита, готовой к проверке.

Форма оценки поставщикаОценивайте поставщиков по баллам критериев, подтверждающим материалам по качеству, заметкам о рисках, комментариям проверяющих, статусу рекомендации и последующим действиям по онбордингу.

Форма онбординга поставщикаСобирайте данные для настройки поставщика, обязательные документы, информацию о налоговой и платежной готовности, примечания по рискам, результаты проверки ответственным, недостающие файлы и статус активации.

Оценочная карта эффективности поставщикаОтслеживайте оценки KPI поставщиков, периоды проверки, уровни риска, рекомендации и последующие действия в живом приложении с оценочной картой.

Реестр рисков поставщиковИспользуйте реестр рисков поставщиков, чтобы отслеживать риски поставщиков, оценки, подтверждающие материалы, ответственных за снижение рисков, статус проверки и последующие действия.

Чек-лист оценки рисков поставщикаИспользуйте шаблон чек-листа оценки рисков поставщика, чтобы оценивать риски, фиксировать подтверждающие материалы, отмечать несоответствия, назначать корректирующие действия и контролировать последующие шаги.

Список одобренных поставщиковИспользуйте шаблон списка одобренных поставщиков, чтобы отслеживать статус поставщика, подтверждение квалификации, ответственных, даты проверки и последующие действия.

Связанные группы шаблонов

Продолжите работу со сценариями аудита поставщиков и качества

Программное обеспечение для аудита поставщиков Система управления качеством поставщиков Программное обеспечение для управления эффективностью поставщиков Программное обеспечение для управления рисками поставщиков Шаблоны управления поставщиками Шаблоны рабочих процессов для закупок

Связанный рабочий процесс

Посмотрите, как аудиты вписываются в квалификацию поставщиков

Набор рабочих процессов для онбординга поставщиков и квалификации поставщиков

Часто задаваемые вопросы

Вопросы об аудитах поставщиков и корректирующих действиях

Чек-лист аудита поставщика отличается от запроса на корректирующее действие?

Да. Чек-лист аудита фиксирует, что проверялось и что было обнаружено. Запрос на корректирующее действие отслеживает ответственного, срок, ответ, доказательства и закрытие по конкретному замечанию.

Что должно входить в чек-лист аудита поставщика?

Обычно включают записи поставщика, обязательные документы, контроли качества, доказательства комплаенса, эффективность поставок, сервисные проблемы, степень серьезности замечаний и последующие действия по корректирующим мерам.

Когда замечания аудита поставщика должны влиять на оценки?

Замечания должны влиять на оценку, когда они показывают повторяющиеся проблемы качества, поставок, комплаенса или риска. Сохраняйте связь с доказательствами аудита, чтобы проверяющие могли объяснить изменение оценки.

Кто отвечает за корректирующие действия поставщика?

Ответственность зависит от замечания. Ответ может принадлежать закупкам, комплаенсу, качеству, операциям или контакту поставщика, но в рабочем процессе всегда должны быть указаны один ответственный и срок.

Следующий шаг

Открыть чек-лист аудита поставщика

Просмотрите шаблон Jodoo, затем адаптируйте области аудита, поля доказательств, уровни серьезности, ответственных за корректирующие действия, сроки и правила закрытия под свой процесс проверки поставщиков.

Предпросмотр этого шаблона

Платформа

Решения

ИИ-шаблоны

Ресурсы

Тарифы