Руководство

Руководство по чек-листу аудита поставщика и корректирующим действиям

Спланируйте области аудита поставщика, поля для подтверждающих материалов, уровни серьезности замечаний, ответственных за корректирующие действия, сроки и записи о закрытии.

Аудит поставщика приносит пользу только тогда, когда его результаты превращаются в понятные последующие действия. Это руководство поможет командам определить области аудита, поля для подтверждающих материалов, уровни серьезности, ответственных за корректирующие действия, сроки и записи о закрытии, чтобы проблемы с поставщиками не терялись после проверки.

Просмотреть чек-лист аудитаОткрыть шаблон аудита поставщика

Начните с: Чек-лист аудита поставщика

Определите объем аудита до составления списка проверок

Чек-лист аудита поставщика должен начинаться с определения объема. Аудит может быть сосредоточен на подтверждающих материалах для подключения, контроле качества, соблюдении процессов, результативности поставок, документации или конкретной проблеме, поднятой бизнесом.

Поставщик, категория, площадка, проверяющий, дата и причина аудита.
Тип аудита, например проверка при подключении, периодическая проверка, последующее действие по проблеме или проверка рисков.
Обязательные документы, стандарты, политики или условия договора, используемые как основание для проверки.
Уровень риска и возможность продолжать работу с поставщиком, пока замечания остаются открытыми.

Подтверждающие материалы делают замечания пригодными к действию

Замечания должны быть достаточно конкретными, чтобы поставщик или назначенный ответственный могли по ним действовать. Для каждой области аудита нужны подтверждающие материалы, серьезность, ответственный и четкое ожидание по исправлению.

Файлы, фотографии, заметки по проверке, версии документов и комментарии проверяющего.
Категория замечания, серьезность, заметки о корневой причине и затронутый процесс.
Ответственный за корректирующие действия, срок, статус ответа и путь эскалации.
Подтверждающие материалы для верификации и заметки о закрытии после устранения проблемы.

Разделяйте замечания и работу по корректирующим действиям

Запись аудита фиксирует, что именно было обнаружено. Записи по корректирующим действиям отслеживают, кто устраняет проблему, к какому сроку, с какими подтверждающими материалами и была ли проверена эффективность исправления.

Используйте поля аудита для объема, ответов по чек-листу, замечаний и серьезности.
Используйте поля корректирующих действий для ответственного, срока, ответа, подтверждающих материалов и закрытия.
Эскалируйте просроченные или высокорисковые замечания вместо того, чтобы скрывать их в заметках аудита.
Храните связи устраненных замечаний с записью поставщика для будущих оценок.

Как аудиты связаны с управлением поставщиками

Аудиты — часть более широкого жизненного цикла поставщика. Они могут начинаться с подключения, периодической оценки, проблем с обслуживанием или вопросов соответствия требованиям и часто влияют на оценочные карты поставщиков или будущие решения по выбору источника закупки.

Используйте оценку поставщика, когда история аудитов должна влиять на будущую оценку.
Используйте подключение поставщика, если аудит был вызван отсутствующими документами или проблемами настройки.
Используйте корректирующие действия, когда по замечаниям нужен ответственный и срок.
Используйте сравнение поставщиков, когда результаты аудита влияют на будущий выбор поставщика.

Чек-лист аудита

Области аудита поставщика и поля для последующих действий

Используйте эти поля, чтобы связать проверки аудита, подтверждающие материалы, замечания и последующие действия по корректирующим действиям.

Область аудитаЧто проверятьПодтверждающие материалыПоследующее действие

Данные поставщикаЮридическое название, контакты, налоговые данные, сертификаты и полнота пакета для подключения.Файлы поставщика, записи о подключении, статус документов, даты окончания срока действия.Запросить недостающие документы или обновить поля настройки поставщика.

Контроль качестваПроцесс проверки, история дефектов, процедуры качества и реакция на проблемы.Отчеты по качеству, заметки по проверке, журналы дефектов, образцы записей.Создать корректирующее действие для повторяющихся или критичных проблем.

Соответствие требованиям и рискиСоответствие политикам, сертификаты, страхование, обработка данных и регуляторные требования.Сертификаты, страховые документы, подтверждения ознакомления с политиками, заметки по соответствию.Эскалировать рисковые пункты до продления, закупки или активации.

Поставка и сервисСвоевременность поставок, скорость реакции, мощности, уровень сервиса и процесс восстановления.История поставок, журналы сервиса, обратная связь от заинтересованных сторон, заметки о мощностях.Добавить последующие действия по эффективности или заметки для оценки поставщика.

Закрытие корректирующих действийОтвет ответственного, срок, подтверждение выполнения, верификация и статус закрытия.План действий, файлы, заметки проверяющего, подтверждающие материалы для верификации.Закрыть, открыть повторно или эскалировать в зависимости от подтвержденного результата.

Шаблоны

Свяжите результаты аудита с корректирующими действиями

Используйте чек-лист, чтобы структурировать аудит, а затем связывайте замечания с запросами на корректирующие действия, оценкой поставщика, записями о подключении и рабочими процессами управления поставщиками.

Лучший шаблон для стартаЛучший стартовый вариант: чек-лист аудита поставщика

Начните с этого шаблона, если вашей команде нужна единая запись аудита для областей проверки, подтверждающих материалов, замечаний, уровня риска, корректирующих действий и статуса закрытия.

Чек-лист аудита поставщикаПроводите аудиты поставщиков с контрольными точками, подтверждениями, замечаниями, ответственными, сроками и статусом повторного аудита до закрытия корректирующих действий.

Запрос поставщику на корректирующие действияФиксируйте данные запросов поставщикам на корректирующие действия, направляйте каждый запрос нужному ответственному и сохраняйте видимость статуса от приема заявки до последующих действий.

Форма аудита поставщикаФиксируйте результаты аудита поставщика, подтверждающие материалы и контекст корректирующих действий в одной записи аудита, готовой к проверке.

Форма оценки поставщикаСравнивайте поставщиков с помощью оценочных листов, критериев, заметок о рисках, подтверждений и полей рекомендаций до выбора или согласования.

Форма регистрации поставщикаСобирайте налоговые формы поставщика, банковские реквизиты, контакты, сертификаты и статус проверки до настройки поставщика или согласования оплаты.

Связанные группы шаблонов

Продолжите работу со связанными процессами аудита и управления поставщиками

Шаблоны управления поставщиками Шаблоны рабочих процессов закупок

Связанный рабочий процесс

Посмотрите, как аудиты вписываются в квалификацию поставщиков

Пакет рабочих процессов подключения и квалификации поставщиков

Часто задаваемые вопросы

Вопросы об аудитах поставщиков и корректирующих действиях

Чем чек-лист аудита поставщика отличается от запроса на корректирующие действия?

Да, это разные вещи. Чек-лист аудита фиксирует, что было проверено и что было обнаружено. Запрос на корректирующие действия отслеживает ответственного, срок, ответ, подтверждающие материалы и закрытие по конкретному замечанию.

Что должно входить в чек-лист аудита поставщика?

Обычно включают данные поставщика, обязательные документы, контроль качества, подтверждающие материалы по соответствию требованиям, результативность поставок, проблемы сервиса, серьезность замечаний и последующие действия по корректирующим действиям.

Когда результаты аудита поставщика должны влиять на оценочные баллы?

Результаты должны влиять на оценку, если они выявляют повторяющиеся проблемы с качеством, поставками, соответствием требованиям или рисками. Сохраняйте связь с подтверждающими материалами аудита, чтобы проверяющие могли объяснить изменение оценки.

Кто отвечает за корректирующие действия поставщика?

Ответственность зависит от замечания. За ответ могут отвечать закупки, специалисты по соответствию требованиям, качество, операционная команда или контактное лицо поставщика, но в рабочем процессе всегда должен быть один ответственный и срок.

Следующий шаг

Открыть чек-лист аудита поставщика

Просмотрите шаблон Jodoo, а затем адаптируйте области аудита, поля подтверждающих материалов, уровни серьезности, ответственных за корректирующие действия, сроки и правила закрытия под ваш процесс проверки поставщиков.

Предпросмотр этого шаблона

Платформа

Решения

ИИ-шаблоны

Ресурсы

Тарифы