Đăng ký

Nền tảng

Nền tảngTrình tạo ứng dụngTrình tạo biểu mẫuquy trìnhBảng tổng quanTích hợp

Giải pháp

Đơn hàng & tồn khoLệnh sản xuấtQuản lý tinh gọnBảo trìPhiếu công việc hậu mãiCRMQuản lý dự ánQuản lý công việcXây dựng

Mẫu AI

Mẫu AI

Tài nguyên

Tài liệu trợ giúpHướng dẫn bắt đầu nhanhĐối tácCộng đồngMẫuBài viếtVề chúng tôiBảo mật

Bảng giá

Bảng giá
Đăng ký
Mẫu AI
Hướng dẫn
Cẩm nang quản lý nhà cung cấp
Cẩm nang checklist đánh giá nhà cung cấp và CAPA
Cẩm nang

Cẩm nang checklist đánh giá nhà cung cấp và CAPA

Lập kế hoạch các hạng mục đánh giá nhà cung cấp, trường dữ liệu bằng chứng, mức độ nghiêm trọng của phát hiện, người phụ trách CAPA, hạn hoàn thành, phản hồi của nhà cung cấp và bản ghi đóng hồ sơ.

Đánh giá nhà cung cấp chỉ thực sự có giá trị khi các phát hiện được chuyển thành công việc theo dõi tiếp minh bạch. Cẩm nang này giúp đội ngũ xác định hạng mục đánh giá, trường dữ liệu bằng chứng, mức độ nghiêm trọng, phản hồi của nhà cung cấp, người phụ trách CAPA, hạn hoàn thành và bản ghi đóng hồ sơ để các vấn đề của nhà cung cấp không biến mất sau buổi rà soát.

Rà soát checklist đánh giáMở mẫu đánh giá nhà cung cấp
Danh sách kiểm tra đánh giá nhà cung cấpBắt đầu từ: Danh sách kiểm tra đánh giá nhà cung cấp
01

Xác định phạm vi đánh giá trước khi liệt kê hạng mục kiểm tra

Checklist đánh giá nhà cung cấp nên bắt đầu từ phạm vi. Hoạt động đánh giá có thể tập trung vào bằng chứng onboarding, kiểm soát chất lượng, tuân thủ quy trình, hiệu suất giao hàng, tài liệu, rủi ro hoặc một vấn đề cụ thể do doanh nghiệp nêu ra.

  • Nhà cung cấp, danh mục, địa điểm, người đánh giá, ngày đánh giá và lý do đánh giá.
  • Loại đánh giá như rà soát onboarding, rà soát định kỳ, theo dõi sự cố hoặc rà soát rủi ro.
  • Tài liệu, tiêu chuẩn, chính sách hoặc điều khoản hợp đồng bắt buộc được dùng làm căn cứ đối chiếu.
  • Mức rủi ro, tác động đến phê duyệt và việc nhà cung cấp có thể tiếp tục hoạt động khi phát hiện còn mở hay không.
02

Bằng chứng giúp phát hiện có thể hành động

Phát hiện cần đủ cụ thể để nhà cung cấp hoặc người phụ trách được phân công có thể xử lý. Mỗi hạng mục đánh giá cần có bằng chứng, mức độ nghiêm trọng, người phụ trách và kỳ vọng khắc phục rõ ràng.

  • File, ảnh, ghi chú kiểm tra, phiên bản tài liệu và nhận xét của người đánh giá.
  • Nhóm phát hiện, mức độ nghiêm trọng, ghi chú nguyên nhân gốc và quy trình bị ảnh hưởng.
  • Phản hồi của nhà cung cấp, kế hoạch khống chế tạm thời và ngày hoàn thành đề xuất.
  • Người phụ trách CAPA, hạn hoàn thành, trạng thái phản hồi và lộ trình escalte.
  • Bằng chứng xác minh và ghi chú đóng hồ sơ sau khi vấn đề được giải quyết.
03

Tách phát hiện khỏi công việc CAPA

Bản ghi đánh giá xác định những gì đã phát hiện. Bản ghi CAPA theo dõi ai sẽ xử lý, khi nào hoàn thành, dùng bằng chứng nào và việc khắc phục đã được xác minh hay chưa.

  • Dùng trường dữ liệu đánh giá cho phạm vi, phản hồi checklist, phát hiện và mức độ nghiêm trọng.
  • Dùng trường dữ liệu CAPA cho phản hồi của nhà cung cấp, người phụ trách, hạn hoàn thành, bằng chứng và đóng hồ sơ.
  • Escalate các phát hiện quá hạn hoặc rủi ro cao thay vì chôn chúng trong ghi chú đánh giá.
  • Giữ các phát hiện đã xử lý được liên kết với bản ghi nhà cung cấp cho các lần đánh giá sau.
04

Cách đánh giá kết nối với quản lý vendor

Đánh giá là một phần của vòng đời nhà cung cấp rộng hơn. Chúng có thể bắt đầu từ onboarding, đánh giá định kỳ, sự cố dịch vụ hoặc mối quan ngại về tuân thủ, và thường cung cấp dữ liệu cho scorecard nhà cung cấp hoặc các quyết định tìm nguồn cung ứng sau này.

  • Dùng đánh giá nhà cung cấp khi lịch sử đánh giá cần ảnh hưởng đến việc chấm điểm trong tương lai.
  • Dùng quản lý chất lượng nhà cung cấp khi phát hiện đánh giá ảnh hưởng tới trạng thái phê duyệt hoặc lịch sử chất lượng.
  • Dùng quản lý rủi ro nhà cung cấp khi phát hiện đánh giá làm thay đổi mức rủi ro hoặc công việc giảm thiểu.
  • Dùng onboarding vendor khi tài liệu thiếu hoặc vấn đề thiết lập đã kích hoạt cuộc đánh giá.
  • Dùng CAPA khi phát hiện cần có người phụ trách, phản hồi của nhà cung cấp và hạn hoàn thành.
Checklist đánh giá

Hạng mục đánh giá nhà cung cấp và trường dữ liệu theo dõi tiếp

Sử dụng các trường dữ liệu này để giữ cho hạng mục kiểm tra, bằng chứng, phát hiện và bước theo dõi CAPA luôn được kết nối.

Hạng mục đánh giáNội dung cần kiểm traBằng chứngHành động theo dõi
Bản ghi nhà cung cấpTên pháp lý, liên hệ, thông tin thuế, chứng chỉ và mức độ đầy đủ của bộ hồ sơ onboarding.File vendor, bản ghi onboarding, trạng thái tài liệu, ngày hết hạn.Yêu cầu bổ sung tài liệu còn thiếu hoặc cập nhật trường dữ liệu thiết lập vendor.
Kiểm soát chất lượngQuy trình kiểm tra, lịch sử lỗi, quy trình chất lượng và phản ứng với sự cố.Báo cáo QA, ghi chú kiểm tra, nhật ký lỗi, bản ghi mẫu.Tạo CAPA cho các sự cố lặp lại hoặc có mức độ nghiêm trọng cao.
Tuân thủ và rủi roMức độ phù hợp với chính sách, chứng chỉ, bảo hiểm, xử lý dữ liệu và yêu cầu pháp lý.Chứng chỉ, file bảo hiểm, xác nhận chính sách, ghi chú tuân thủ.Escalate các mục rủi ro trước khi gia hạn, mua hàng hoặc kích hoạt.
Giao hàng và dịch vụGiao hàng đúng hạn, khả năng phản hồi, năng lực, mức dịch vụ và quy trình khắc phục.Lịch sử giao hàng, nhật ký dịch vụ, phản hồi từ các bên liên quan, ghi chú về năng lực.Bổ sung bước theo dõi hiệu suất hoặc ghi chú đánh giá nhà cung cấp.
Đóng CAPAPhản hồi của người phụ trách, hạn hoàn thành, bằng chứng hoàn tất, xác minh và trạng thái đóng.Kế hoạch hành động, file, ghi chú của người rà soát, bằng chứng xác minh.Đóng, mở lại hoặc escalte dựa trên kết quả đã xác minh.
Mẫu

Kết nối phát hiện đánh giá với CAPA

Dùng checklist để cấu trúc hoạt động đánh giá, sau đó liên kết phát hiện với yêu cầu CAPA, chất lượng nhà cung cấp, hiệu suất nhà cung cấp, rủi ro, bản ghi onboarding và các quy trình quản lý vendor.

Mẫu phù hợp nhất để bắt đầuĐiểm bắt đầu phù hợp nhất: Checklist đánh giá nhà cung cấp

Hãy bắt đầu tại đây khi đội ngũ của bạn cần một bản ghi đánh giá duy nhất cho các hạng mục kiểm tra, bằng chứng, phát hiện, mức rủi ro, CAPA và trạng thái đóng hồ sơ.

Danh sách kiểm tra đánh giá nhà cung cấpDanh sách kiểm tra đánh giá nhà cung cấpThực hiện đánh giá nhà cung cấp với các điểm kiểm tra, bằng chứng, phát hiện, người phụ trách, hạn xử lý và trạng thái đánh giá lại cho đến khi hành động khắc phục hoàn tất.Yêu cầu hành động khắc phục nhà cung cấpYêu cầu hành động khắc phục nhà cung cấpGhi nhận yêu cầu hành động khắc phục nhà cung cấp với chi tiết vấn đề, bằng chứng, phản hồi của người phụ trách, ngày hạn, trạng thái và theo dõi tiếp rủi ro mua sắm.Biểu mẫu đánh giá nhà cung cấpBiểu mẫu đánh giá nhà cung cấpGhi nhận phát hiện từ đánh giá nhà cung cấp, bằng chứng hỗ trợ và bối cảnh hành động khắc phục trong một bản ghi đánh giá sẵn sàng để rà soát.Biểu mẫu đánh giá nhà cung cấpBiểu mẫu đánh giá nhà cung cấpĐánh giá nhà cung cấp bằng điểm tiêu chí, bằng chứng chất lượng, ghi chú rủi ro, nhận xét của người đánh giá, trạng thái khuyến nghị và theo dõi tiếp khi tiếp nhận.Biểu mẫu tiếp nhận nhà cung cấpBiểu mẫu tiếp nhận nhà cung cấpThu thập thông tin thiết lập nhà cung cấp, tài liệu bắt buộc, mức sẵn sàng về thuế và thanh toán, ghi chú rủi ro, rà soát của người phụ trách, tệp còn thiếu và trạng thái kích hoạt.Bảng điểm hiệu suất nhà cung cấpBảng điểm hiệu suất nhà cung cấpTheo dõi xếp hạng KPI nhà cung cấp, kỳ đánh giá, mức độ rủi ro, khuyến nghị và hành động theo dõi tiếp trong một ứng dụng bảng điểm trực tiếp.Sổ đăng ký rủi ro nhà cung cấpSổ đăng ký rủi ro nhà cung cấpSử dụng sổ đăng ký rủi ro nhà cung cấp để theo dõi rủi ro nhà cung cấp, điểm số, bằng chứng, người phụ trách biện pháp giảm thiểu, trạng thái rà soát và hành động theo dõi tiếp.Danh sách kiểm tra đánh giá rủi ro nhà cung cấpDanh sách kiểm tra đánh giá rủi ro nhà cung cấpSử dụng mẫu danh sách kiểm tra đánh giá rủi ro nhà cung cấp để chấm điểm rủi ro, thu thập bằng chứng, đánh dấu các mục không đạt, giao hành động khắc phục và theo dõi tiếp.Danh sách nhà cung cấp được phê duyệtDanh sách nhà cung cấp được phê duyệtSử dụng mẫu danh sách nhà cung cấp được phê duyệt để theo dõi trạng thái nhà cung cấp, bằng chứng đủ điều kiện, người phụ trách, ngày rà soát và theo dõi tiếp.
Câu hỏi thường gặp

Câu hỏi về đánh giá nhà cung cấp và CAPA

Checklist đánh giá nhà cung cấp có khác yêu cầu CAPA không?

Có. Checklist đánh giá ghi lại những gì đã được kiểm tra và những gì được phát hiện. Yêu cầu CAPA theo dõi người phụ trách, hạn hoàn thành, phản hồi, bằng chứng và việc đóng hồ sơ cho một phát hiện cụ thể.

Checklist đánh giá nhà cung cấp nên bao gồm những gì?

Các hạng mục phổ biến gồm bản ghi nhà cung cấp, tài liệu bắt buộc, kiểm soát chất lượng, bằng chứng tuân thủ, hiệu suất giao hàng, sự cố dịch vụ, mức độ nghiêm trọng của phát hiện và theo dõi CAPA.

Khi nào phát hiện đánh giá nhà cung cấp nên ảnh hưởng tới điểm đánh giá?

Phát hiện nên ảnh hưởng tới đánh giá khi chúng cho thấy các vấn đề lặp lại về chất lượng, giao hàng, tuân thủ hoặc rủi ro. Hãy giữ bằng chứng đánh giá được liên kết để người rà soát có thể giải thích thay đổi điểm số.

Ai phụ trách CAPA của nhà cung cấp?

Quyền phụ trách phụ thuộc vào phát hiện. Bộ phận mua hàng, tuân thủ, chất lượng, vận hành hoặc đầu mối phía nhà cung cấp có thể phụ trách phản hồi, nhưng quy trình luôn cần hiển thị rõ một người phụ trách chính và hạn hoàn thành.

Bước tiếp theo

Mở checklist đánh giá nhà cung cấp

Xem trước mẫu Jodoo, sau đó điều chỉnh hạng mục đánh giá, trường dữ liệu bằng chứng, mức độ nghiêm trọng, người phụ trách CAPA, hạn hoàn thành và quy tắc đóng hồ sơ theo quy trình rà soát nhà cung cấp của bạn.

Xem trước mẫu này