Cẩm nang

Danh sách kiểm tra đánh giá nhà cung cấp và cẩm nang hành động khắc phục

Lập kế hoạch các hạng mục đánh giá nhà cung cấp, trường dữ liệu bằng chứng, mức độ nghiêm trọng của phát hiện, người phụ trách hành động khắc phục, hạn hoàn thành và bản ghi kết thúc.

Đánh giá nhà cung cấp chỉ thực sự có giá trị khi các phát hiện được chuyển thành công việc theo dõi tiếp rõ ràng. Cẩm nang này giúp đội ngũ xác định hạng mục đánh giá, trường dữ liệu bằng chứng, mức độ nghiêm trọng, người phụ trách hành động khắc phục, hạn hoàn thành và bản ghi kết thúc để các vấn đề của nhà cung cấp không bị bỏ quên sau khi rà soát.

Xem danh sách kiểm tra đánh giáMở mẫu đánh giá nhà cung cấp

Bắt đầu từ: Danh sách kiểm tra đánh giá nhà cung cấp

Xác định phạm vi đánh giá trước khi liệt kê các mục kiểm tra

Danh sách kiểm tra đánh giá nhà cung cấp nên bắt đầu bằng phạm vi. Hoạt động đánh giá có thể tập trung vào bằng chứng tiếp nhận, kiểm soát chất lượng, tuân thủ quy trình, hiệu suất giao hàng, tài liệu hoặc một vấn đề cụ thể do doanh nghiệp nêu ra.

Nhà cung cấp, danh mục, địa điểm, người đánh giá, ngày đánh giá và lý do đánh giá.
Loại đánh giá, chẳng hạn như rà soát tiếp nhận, rà soát định kỳ, theo dõi tiếp vấn đề hoặc rà soát rủi ro.
Tài liệu, tiêu chuẩn, chính sách hoặc điều khoản hợp đồng bắt buộc được dùng làm căn cứ đối chiếu.
Mức độ rủi ro và liệu nhà cung cấp có thể tiếp tục hoạt động khi các phát hiện vẫn đang mở hay không.

Bằng chứng giúp phát hiện có thể triển khai hành động

Các phát hiện cần đủ cụ thể để nhà cung cấp hoặc người phụ trách được phân công có thể xử lý. Mỗi hạng mục đánh giá cần có bằng chứng, mức độ nghiêm trọng, người phụ trách và kỳ vọng rõ ràng về việc khắc phục.

Tệp, ảnh, ghi chú kiểm tra, phiên bản tài liệu và nhận xét của người đánh giá.
Danh mục phát hiện, mức độ nghiêm trọng, ghi chú nguyên nhân gốc rễ và quy trình bị ảnh hưởng.
Người phụ trách hành động khắc phục, hạn hoàn thành, trạng thái phản hồi và quy trình leo thang.
Bằng chứng xác minh và ghi chú kết thúc sau khi vấn đề được xử lý.

Tách phát hiện khỏi công việc hành động khắc phục

Bản ghi đánh giá xác định những gì đã được phát hiện. Bản ghi hành động khắc phục theo dõi ai sẽ xử lý, khi nào hoàn thành, dùng bằng chứng nào và liệu biện pháp khắc phục đã được xác minh hay chưa.

Dùng các trường dữ liệu đánh giá cho phạm vi, phản hồi danh sách kiểm tra, phát hiện và mức độ nghiêm trọng.
Dùng các trường dữ liệu hành động khắc phục cho người phụ trách, hạn hoàn thành, phản hồi, bằng chứng và kết thúc.
Leo thang các phát hiện quá hạn hoặc rủi ro cao thay vì để chúng chìm trong ghi chú đánh giá.
Giữ các phát hiện đã xử lý được liên kết với bản ghi nhà cung cấp để phục vụ các lần đánh giá sau.

Cách hoạt động đánh giá kết nối với quản lý nhà cung cấp

Đánh giá là một phần của toàn bộ vòng đời nhà cung cấp. Chúng có thể bắt đầu từ giai đoạn tiếp nhận, đánh giá định kỳ, sự cố dịch vụ hoặc mối lo ngại về tuân thủ, và thường được đưa vào bảng điểm nhà cung cấp hoặc các quyết định tìm nguồn cung ứng trong tương lai.

Dùng đánh giá nhà cung cấp khi lịch sử đánh giá cần ảnh hưởng đến việc chấm điểm trong tương lai.
Dùng tiếp nhận nhà cung cấp khi tài liệu thiếu hoặc vấn đề thiết lập là nguyên nhân dẫn đến đánh giá.
Dùng hành động khắc phục khi phát hiện cần có người phụ trách và hạn hoàn thành.
Dùng so sánh nhà cung cấp khi kết quả đánh giá ảnh hưởng đến việc lựa chọn nhà cung cấp trong tương lai.

Danh sách kiểm tra đánh giá

Các hạng mục đánh giá nhà cung cấp và trường dữ liệu theo dõi tiếp

Dùng các trường dữ liệu này để giữ kết nối giữa mục kiểm tra đánh giá, bằng chứng, phát hiện và theo dõi tiếp hành động khắc phục.

Hạng mục đánh giáNội dung cần kiểm traBằng chứngHành động theo dõi tiếp

Bản ghi nhà cung cấpTên pháp lý, thông tin liên hệ, thông tin thuế, chứng chỉ và mức độ đầy đủ của bộ hồ sơ tiếp nhận.Tệp nhà cung cấp, bản ghi tiếp nhận, trạng thái tài liệu, ngày hết hạn.Yêu cầu bổ sung tài liệu còn thiếu hoặc cập nhật các trường dữ liệu thiết lập nhà cung cấp.

Kiểm soát chất lượngQuy trình kiểm tra, lịch sử lỗi, quy trình chất lượng và cách phản hồi sự cố.Báo cáo QA, ghi chú kiểm tra, nhật ký lỗi, bản ghi mẫu.Tạo hành động khắc phục cho các vấn đề lặp lại hoặc có mức độ nghiêm trọng cao.

Tuân thủ và rủi roMức độ phù hợp với chính sách, chứng nhận, bảo hiểm, xử lý dữ liệu và yêu cầu pháp lý.Chứng nhận, hồ sơ bảo hiểm, xác nhận chính sách, ghi chú tuân thủ.Leo thang các hạng mục rủi ro trước khi gia hạn, mua hàng hoặc kích hoạt.

Giao hàng và dịch vụTỷ lệ giao hàng đúng hạn, mức độ phản hồi, năng lực, mức dịch vụ và quy trình khắc phục.Lịch sử giao hàng, nhật ký dịch vụ, phản hồi từ các bên liên quan, ghi chú về năng lực.Thêm ghi chú theo dõi tiếp hiệu suất hoặc ghi chú đánh giá nhà cung cấp.

Kết thúc hành động khắc phụcPhản hồi của người phụ trách, hạn hoàn thành, bằng chứng hoàn tất, xác minh và trạng thái kết thúc.Kế hoạch hành động, tệp, ghi chú của người đánh giá, bằng chứng xác minh.Đóng, mở lại hoặc leo thang dựa trên kết quả đã được xác minh.

Mẫu

Kết nối phát hiện đánh giá với hành động khắc phục

Dùng danh sách kiểm tra để cấu trúc hoạt động đánh giá, sau đó liên kết các phát hiện với yêu cầu hành động khắc phục, đánh giá nhà cung cấp, bản ghi tiếp nhận nhà cung cấp và quy trình quản lý nhà cung cấp.

Mẫu phù hợp nhất để bắt đầuĐiểm bắt đầu phù hợp nhất: Danh sách kiểm tra đánh giá nhà cung cấp

Bắt đầu tại đây khi đội ngũ của bạn cần một bản ghi đánh giá duy nhất cho các hạng mục kiểm tra, bằng chứng, phát hiện, mức độ rủi ro, hành động khắc phục và trạng thái kết thúc.

Danh sách kiểm tra đánh giá nhà cung cấpThực hiện đánh giá nhà cung cấp với các điểm kiểm tra, bằng chứng, phát hiện, người phụ trách, hạn xử lý và trạng thái đánh giá lại cho đến khi hành động khắc phục hoàn tất.

Yêu cầu hành động khắc phục nhà cung cấpThu thập chi tiết yêu cầu hành động khắc phục của nhà cung cấp, định tuyến từng yêu cầu đến đúng người phụ trách và duy trì hiển thị trạng thái từ lúc tiếp nhận đến theo dõi tiếp.

Biểu mẫu đánh giá nhà cung cấpGhi nhận phát hiện từ đánh giá nhà cung cấp, bằng chứng hỗ trợ và bối cảnh hành động khắc phục trong một bản ghi đánh giá sẵn sàng để rà soát.

Biểu mẫu đánh giá nhà cung cấpSo sánh nhà cung cấp bằng bảng điểm, tiêu chí, ghi chú rủi ro, bằng chứng và trường đề xuất trước khi lựa chọn hoặc phê duyệt.

Biểu mẫu tiếp nhận nhà cung cấpThu thập biểu mẫu thuế, thông tin ngân hàng, liên hệ, giấy chứng nhận và trạng thái rà soát trước khi thiết lập nhà cung cấp hoặc phê duyệt thanh toán.

Các nhóm mẫu liên quan

Tiếp tục với các quy trình đánh giá và nhà cung cấp liên quan

Mẫu quản lý nhà cung cấp Mẫu quy trình mua sắm

Quy trình liên kết

Xem cách đánh giá phù hợp với quy trình đánh giá đủ điều kiện nhà cung cấp

Bộ quy trình tiếp nhận nhà cung cấp và đánh giá đủ điều kiện nhà cung cấp

Câu hỏi thường gặp

Câu hỏi về đánh giá nhà cung cấp và hành động khắc phục

Danh sách kiểm tra đánh giá nhà cung cấp có khác với yêu cầu hành động khắc phục không?

Có. Danh sách kiểm tra đánh giá ghi lại những gì đã được kiểm tra và những gì đã được phát hiện. Yêu cầu hành động khắc phục theo dõi người phụ trách, hạn hoàn thành, phản hồi, bằng chứng và việc kết thúc cho một phát hiện cụ thể.

Danh sách kiểm tra đánh giá nhà cung cấp nên bao gồm những gì?

Các hạng mục phổ biến gồm bản ghi nhà cung cấp, tài liệu bắt buộc, kiểm soát chất lượng, bằng chứng tuân thủ, hiệu suất giao hàng, vấn đề dịch vụ, mức độ nghiêm trọng của phát hiện và theo dõi tiếp hành động khắc phục.

Khi nào các phát hiện từ đánh giá nhà cung cấp nên ảnh hưởng đến điểm đánh giá?

Các phát hiện nên ảnh hưởng đến đánh giá khi chúng cho thấy các vấn đề lặp lại về chất lượng, giao hàng, tuân thủ hoặc rủi ro. Hãy giữ bằng chứng đánh giá được liên kết để người đánh giá có thể giải thích lý do thay đổi điểm số.

Ai là người phụ trách các hành động khắc phục của nhà cung cấp?

Người phụ trách phụ thuộc vào từng phát hiện. Bộ phận mua hàng, tuân thủ, chất lượng, vận hành hoặc đầu mối liên hệ của nhà cung cấp có thể phụ trách phản hồi, nhưng quy trình luôn cần thể hiện rõ một người chịu trách nhiệm chính cùng hạn hoàn thành.

Bước tiếp theo

Mở danh sách kiểm tra đánh giá nhà cung cấp

Xem trước mẫu Jodoo, sau đó điều chỉnh các hạng mục đánh giá, trường dữ liệu bằng chứng, mức độ nghiêm trọng, người phụ trách hành động khắc phục, hạn hoàn thành và quy tắc kết thúc theo quy trình rà soát nhà cung cấp của bạn.

Xem trước mẫu này

Nền tảng

Giải pháp

Mẫu AI

Tài nguyên

Bảng giá