Mẫu quy trình phê duyệt chi phí

Định tuyến quy trình phê duyệt chi phí qua các quyết định của người phê duyệt, xử lý ngoại lệ và theo dõi các mục quá hạn trong một quy trình phê duyệt có cấu trúc. Chuyển các yêu cầu chi phí qua người phê duyệt, ngoại lệ và các trường hợp leo thang trong một quy trình có thể tùy chỉnh.

Xem trước mẫu trực tiếpDùng mẫu

Được xây dựng cho các đội ngũ tài chính và vận hành cần lịch sử quyết định cùng khả năng theo dõi các phê duyệt đang chờ và quá hạn.

Tùy chỉnh biểu mẫu, chế độ xem, vai trò và tự động hóa để phù hợp với quy trình của bạn. Xem trước Quy trình phê duyệt chi phí, sau đó tùy chỉnh mẫu cho đội ngũ của bạn.

Quy trình tương tácXem trước chính

Mở bản xem trước mẫu trực tiếpXem quy trình đang chạy trước khi dùng mẫu.Mở xem trước trực tiếp

Tổng quan

Mẫu này giúp bạn quản lý gì

Các đội ngũ tài chính, vận hành và phê duyệt cần một luồng phê duyệt được kiểm soát cho quy trình phê duyệt chi phí với người phê duyệt rõ ràng, lịch sử quyết định và khả năng theo dõi quá hạn trước khi yêu cầu bị tồn đọng. Tự động hóa phê duyệt chi phí với quyết định rõ ràng và khả năng theo dõi quá hạn.

Phù hợp với ai

Những đội ngũ hưởng lợi nhiều nhất từ mẫu này

Dùng khi bạn cần một quy trình phê duyệt chi phí nhiều cấp.

Dùng khi người phê duyệt cần theo dõi các yêu cầu đang chờ và quá hạn.

Dùng khi đội ngũ của bạn cần khả năng kiểm toán và lịch sử quyết định cho các phê duyệt chi phí.

Bao gồm những gì

Các quy trình và thành phần có trong mẫu này

Quy trình chính

Luồng phê duyệt chi phí.

Thu thập các trường dữ liệu chính, ngữ cảnh, người phụ trách và chi tiết hỗ trợ cần thiết cho từng quy trình phê duyệt chi phí.

Định tuyến theo giai đoạn và kiểm soát bàn giao.

Xác định rõ các giai đoạn, người phụ trách và bước bàn giao để công việc tiến triển theo một quy trình vận hành thực tế thay vì các thay đổi trạng thái rời rạc.

Theo dõi leo thang và SLA.

Theo dõi công việc tồn đọng theo thời gian, các phê duyệt quá hạn và các bước bàn giao bị đình trệ bằng quy tắc leo thang và khả năng hiển thị theo SLA.

Dấu vết quyết định và trách nhiệm của người phê duyệt.

Ghi lại quyết định của người phê duyệt, ghi chú phê duyệt, thời điểm ký duyệt và xử lý ngoại lệ trong một quy trình rà soát được kiểm soát.

Cập nhật trạng thái và cộng tác.

Theo dõi tiến độ, phê duyệt, bình luận, nhắc nhở và bàn giao trong một quy trình dùng chung.

Khả năng theo dõi Quy trình phê duyệt chi phí.

Cung cấp cho đội ngũ các bản ghi có thể tìm kiếm, lịch sử người phụ trách và khả năng theo dõi trạng thái để phục vụ báo cáo và các công việc lặp lại.

Thành phần bao gồm

Biểu mẫu

Quy trình phê duyệt chi phí
Nhật ký giai đoạn quy trình
Nhật ký leo thang
Nhật ký quyết định phê duyệt

Chế độ xem

Danh sách quy trình phê duyệt chi phí
Hàng chờ bàn giao theo giai đoạn
Bảng tổng quan SLA phê duyệt
Hàng chờ phê duyệt đang chờ

Tự động hóa

Thông báo cho người phụ trách
Nhắc nhở vi phạm giai đoạn
Cảnh báo leo thang
Nhắc nhở leo thang phê duyệt

Vai trò

Người gửi
Người phê duyệt
Người phụ trách quy trình

Vì sao các đội ngũ sử dụng mẫu này

Vì sao quy trình này hiệu quả

Quyết định rõ ràng từ người phê duyệt giúp yêu cầu tiếp tục được xử lý.
Lịch sử quyết định giúp đội ngũ theo dõi những gì đã được phê duyệt và lý do.
Khả năng theo dõi leo thang giúp ngăn yêu cầu bị tồn đọng.

Xác minh trực tiếpXem trước trong tab mới

Xem quy trình trong ngữ cảnh thực tếXem quy trình đang chạy trước khi dùng mẫu.Xác minh trực tiếp

Xem trước mẫu

Xem mẫu hiển thị trên các chế độ xem chính

Expense Approval Workflow list preview. — Danh sách quy trình phê duyệt chi phí.
Rà soát các mục phê duyệt theo người phê duyệt, trạng thái quyết định và ngày chờ xử lý từ một hàng chờ duy nhất.

Expense Approval Workflow preview. — Quy trình phê duyệt chi phí.
Thu thập các chi tiết mà người phê duyệt cần, bao gồm tệp đính kèm và ngữ cảnh ra quyết định, trong một biểu mẫu gửi duy nhất.

Approval SLA Dashboard preview. — Bảng tổng quan SLA phê duyệt.
Theo dõi các phê duyệt đang chờ, quyết định quá hạn và rủi ro leo thang từ một bảng tổng quan duy nhất.

Cách hoạt động

Từ thiết lập đến triển khai

Người gửi tạo một bản ghi quy trình phê duyệt chi phí với các chi tiết mà người phê duyệt cần để rà soát.

Người phê duyệt xem xét yêu cầu, ghi lại quyết định của mình và trả lại hoặc leo thang các ngoại lệ khi cần.

Các hàng chờ và lời nhắc giúp đội ngũ nhận biết các phê duyệt đang chờ, các lượt rà soát quá hạn và các quyết định bị chặn.

Các bản ghi đã được phê duyệt và từ chối vẫn có thể tìm kiếm để phục vụ kiểm toán, báo cáo và rà soát chính sách.

Câu hỏi thường gặp

Câu hỏi thường gặp về mẫu này

Các trường dữ liệu và quy trình có thể tùy chỉnh không?

Có, quy trình phê duyệt chi phí có thể được tùy chỉnh để phù hợp với các bước phê duyệt và trường dữ liệu của bạn.

Người phê duyệt có thể xem các quyết định đang chờ và quá hạn không?

Có, người phê duyệt có thể xem các yêu cầu đang chờ và quá hạn để theo dõi tiếp tốt hơn.

Mẫu này phù hợp nhất cho ai?

Mẫu này phù hợp nhất cho các đội ngũ tài chính, vận hành và phê duyệt cần một quy trình phê duyệt chi phí rõ ràng.

Mẫu Quy trình phê duyệt chi phí này bao gồm những gì?

Mẫu bao gồm các bản ghi phê duyệt, chế độ xem quyết định và lời nhắc để đội ngũ có thể quản lý các phê duyệt trong quy trình phê duyệt chi phí với khả năng kiểm toán rõ ràng hơn.

Các đội ngũ có thể sử dụng trên thiết bị di động không?

Có. Các đội ngũ có thể gửi, rà soát và cập nhật bản ghi từ máy tính hoặc thiết bị di động.

AI có thể hỗ trợ điều chỉnh mẫu này không?

Có. AI có thể giúp điều chỉnh trường dữ liệu, chế độ xem, tự động hóa và các bước quy trình cho quy trình phê duyệt chi phí của bạn sau khi bạn bắt đầu từ mẫu này.

Tình huống sử dụng

Xem các tình huống sử dụng liên quan cho mẫu này

9 mẫu

Hệ thống phê duyệt công tác

Xây dựng hệ thống phê duyệt công tác cho yêu cầu đi công tác, kiểm tra chính sách, xét duyệt của quản lý, tạm ứng công tác, bàn giao hoàn ứng và khả năng theo dõi cho bộ phận tài chính.

Mẫu hoàn trả chi phí đi lại / Biểu mẫu hoàn ứng chi phí đi công tác / Mẫu biểu mẫu yêu cầu tạm ứng công tác 64 mẫu

Kiểm soát Back Office

Kết nối các quy trình hợp đồng, nhà cung cấp, tài chính, quyền truy cập, yêu cầu phần mềm, bằng chứng kiểm toán và khắc phục bằng các mẫu Jodoo có thể chỉnh sửa.

Biểu mẫu tiếp nhận hợp đồng / Quy trình phê duyệt hợp đồng / Danh sách kiểm tra rà soát hợp đồng 18 mẫu

Kiểm soát Yêu cầu & Phê duyệt Tài chính

Định tuyến yêu cầu tài chính, phê duyệt thanh toán, rà soát hóa đơn, hoàn ứng, kiểm tra ngân sách, CapEx và theo dõi tiếp thanh toán với bằng chứng rõ ràng hơn.

Trình theo dõi yêu cầu tài chính / Biểu mẫu yêu cầu thanh toán / Yêu cầu thanh toán mua hàng 29 mẫu