Hướng dẫn

Hướng dẫn Checklist Tiếp Nhận Nhân Viên Mới

Lập checklist tiếp nhận nhân viên với phân công người phụ trách, hạn hoàn thành, giấy tờ, thiết bị, thiết lập quyền truy cập, xác nhận chính sách, đào tạo và trạng thái sẵn sàng.

Một checklist onboarding hiệu quả phải cho thấy nhân viên mới đã thực sự sẵn sàng bắt đầu hay chưa. Checklist này cần kết nối giấy tờ HR, tác vụ của quản lý, quyền truy cập IT, thiết bị, xác nhận chính sách, đào tạo và việc theo dõi tiếp các vướng mắc, thay vì chỉ là một danh sách công việc tĩnh.

Xem các trường dữ liệu của checklist onboardingMở checklist nhân viên mới

Bắt đầu từ: Danh sách kiểm tra nhân viên mới

Bắt đầu với bối cảnh của nhân viên và ngày bắt đầu làm việc

Checklist cần xác định ai sẽ bắt đầu làm việc, họ đảm nhận vai trò nào, khi nào bắt đầu và đội ngũ nào phụ trách mức độ sẵn sàng trước ngày đầu tiên.

Tên nhân viên, vai trò, phòng ban, quản lý, địa điểm, ngày bắt đầu làm việc và loại onboarding.
Người phụ trách HR, quản lý tuyển dụng, người phụ trách IT, người phụ trách cơ sở vật chất và người phụ trách đào tạo.
Rủi ro liên quan đến ngày bắt đầu, thông tin còn thiếu, nhu cầu thiết lập đặc biệt và ghi chú mức độ ưu tiên.
Các trạng thái như chưa bắt đầu, đang chờ, bị vướng, sẵn sàng và hoàn tất.

Phân công tác vụ với người phụ trách và hạn hoàn thành

Onboarding sẽ dễ đứt đoạn khi tác vụ được liệt kê nhưng không có người phụ trách rõ ràng. Mỗi tác vụ cần thể hiện ai phụ trách, đến hạn khi nào và điều gì đang cản trở việc hoàn thành.

Giấy tờ, hồ sơ định danh, thiết lập chỗ làm việc, thiết bị, quyền truy cập hệ thống, định hướng ban đầu và tác vụ của quản lý.
Người phụ trách tác vụ, hạn hoàn thành, phụ thuộc, bằng chứng hoàn thành và lý do vướng mắc.
Chế độ xem quá hạn và có rủi ro cho HR và quản lý.
Trạng thái trả lại hoặc chưa hoàn chỉnh khi một tác vụ cần thêm thông tin.

Kết nối thiết bị, quyền truy cập, chính sách và đào tạo

Mức độ sẵn sàng của nhân viên mới thường phụ thuộc vào nhiều công việc mà HR không tự phụ trách hết. Hãy liên kết checklist với thiết bị, quyền truy cập, xác nhận chính sách và bản ghi đào tạo.

Trạng thái yêu cầu laptop, thẻ ra vào, đồng phục, công cụ hoặc thiết bị khác cho nhân viên.
Thiết lập tài khoản người dùng, phê duyệt quyền truy cập và các tác vụ IT đang chờ xử lý.
Trạng thái xác nhận chính sách, tài liệu bắt buộc và bằng chứng đã ký.
Phân công đào tạo, hạn hoàn thành, bằng chứng hoàn thành và ghi chú gia hạn.

Cung cấp bảng tổng quan mức độ sẵn sàng cho HR

HR cần một chế độ xem cho toàn bộ nhân viên mới đang có rủi ro, không chỉ từng checklist riêng lẻ. Bảng tổng quan nên tóm tắt các vướng mắc, tác vụ quá hạn và những người phụ trách còn mở.

Nhân viên mới theo ngày bắt đầu, phòng ban, quản lý và trạng thái sẵn sàng.
Tác vụ quá hạn theo người phụ trách và loại tác vụ.
Các bản ghi onboarding bị vướng và thông tin còn thiếu.
Các bản ghi đã hoàn tất để rà soát quy trình và cải thiện onboarding về sau.

Trường dữ liệu checklist

Các trường dữ liệu của checklist onboarding nhân viên

Dùng các trường dữ liệu này để hiển thị rõ mức độ sẵn sàng trước khi nhân viên bắt đầu làm việc.

Hạng mụcThông tin cần ghi nhậnCâu hỏi về mức độ sẵn sàngNgười phụ trách

Nhân viên mớiNhân viên, vai trò, quản lý, ngày bắt đầu, địa điểm.Ai sẽ bắt đầu làm việc và khi nào?HR

Tác vụTác vụ, người phụ trách, hạn hoàn thành, trạng thái, phụ thuộc.Cần hoàn thành những gì trước ngày đầu tiên?Người phụ trách tác vụ

Thiết bị và quyền truy cậpThiết bị, tài khoản, thẻ ra vào, trạng thái thiết lập.Nhân viên đã có thể làm việc chưa?IT hoặc cơ sở vật chất

Chính sách và đào tạoXác nhận, khóa học, bằng chứng, hạn hoàn thành.Các hạng mục bắt buộc đã hoàn tất chưa?HR hoặc nhân viên

Mức độ sẵn sàngVướng mắc, rủi ro, trạng thái cuối cùng, ghi chú kết thúc.Quy trình onboarding đã sẵn sàng để kết thúc chưa?HR

Mẫu

Kết nối các tác vụ onboarding với vận hành nhân sự

Dùng hướng dẫn này để xác định các trường dữ liệu về mức độ sẵn sàng, sau đó kết nối yêu cầu onboarding, checklist thiết lập, yêu cầu thiết bị, công cụ theo dõi đào tạo, xác nhận chính sách và bản ghi quyền truy cập.

Mẫu phù hợp nhất để bắt đầuĐiểm khởi đầu phù hợp nhất: Checklist nhân viên mới

Bắt đầu từ đây khi quy trình tiếp nhận cần quản lý người phụ trách tác vụ, hạn hoàn thành, tài liệu, thiết bị, quyền truy cập, xác nhận chính sách, đào tạo và trạng thái sẵn sàng trong một quy trình duy nhất.

Danh sách kiểm tra nhân viên mớiTheo dõi các đầu việc onboarding cho nhân viên mới, người phụ trách, hạn hoàn thành, thiết bị, thiết lập quyền truy cập, xác nhận chính sách, đào tạo và trạng thái sẵn sàng.

Danh sách kiểm tra thiết lập cho nhân viên mớiPhối hợp thiết bị, quyền truy cập tài khoản, chỗ làm việc, tài liệu, đào tạo, nhiệm vụ của người phụ trách, thời hạn và mức độ sẵn sàng trước khi nhân viên mới bắt đầu làm việc.

Yêu cầu tiếp nhận nhân sự mớiKhởi động quy trình tiếp nhận nhân sự mới với thông tin vai trò, ngày bắt đầu, nhu cầu thiết bị, thiết lập quyền truy cập, công việc chuẩn bị chỗ làm, người phụ trách, trạng thái và theo dõi mức độ sẵn sàng.

Danh sách kiểm tra tiếp nhận nhân viên mớiSử dụng danh sách kiểm tra tiếp nhận nhân viên mới để theo dõi nhiệm vụ của nhân viên mới, minh chứng hoàn thành, người phụ trách, hạn xử lý, hạng mục còn thiếu và trạng thái bàn giao.

Trình theo dõi tiếp nhận nhân viên mớiTheo dõi công việc tiếp nhận với người phụ trách, hạn xử lý, tình trạng giấy tờ, mức sẵn sàng thiết bị, các bước bàn giao bị vướng và rủi ro ngày bắt đầu làm việc.

Biểu mẫu yêu cầu cấp phát thiết bị cho nhân viênĐịnh tuyến yêu cầu cấp laptop, đồng phục, thẻ, dụng cụ và thiết bị cho nhân viên với bước quản lý xét duyệt, người phụ trách cấp phát, theo dõi trạng thái và theo dõi tiếp việc hoàn trả.

Theo dõi đào tạo nhân viênTheo dõi phân công đào tạo an toàn cho nhân viên, thời hạn hoàn thành, minh chứng hoàn thành, trạng thái hết hạn và theo dõi gia hạn trong một quy trình tuân thủ.

Biểu mẫu xác nhận chính sáchThu thập xác nhận chính sách của nhân viên theo phiên bản, hạn chót, chữ ký, ghi chú ngoại lệ và trạng thái hoàn tất sẵn sàng cho kiểm toán.

Yêu cầu cấp laptopThu thập yêu cầu cấp laptop với vai trò nhân viên, yêu cầu thiết bị, trạng thái phê duyệt, người phụ trách cấp phát và ghi chú bàn giao trước khi IT thực hiện.

Biểu mẫu yêu cầu tài khoản người dùngThu thập chi tiết yêu cầu tài khoản, định tuyến phê duyệt quyền truy cập, phân công người phụ trách cấp quyền và đảm bảo mọi yêu cầu tài khoản người dùng đều có thể truy vết từ lúc tiếp nhận đến khi kích hoạt.

Các nhóm mẫu liên quan

Khám phá các mẫu onboarding HR liên quan

Quy trình vận hành nhân sự cho nhân viên Phần mềm quản lý yêu cầu của nhân viên Mẫu yêu cầu nhân sự của nhân viên Mẫu phê duyệt tài chính Mẫu quy trình truy cập & bảo mật

Quy trình liên kết

Xem quy trình onboarding nhân viên

Bộ quy trình yêu cầu nhân sự & onboarding nhân viên Bộ quy trình onboarding nhân viên Bộ quy trình yêu cầu nghỉ phép Bộ quy trình yêu cầu thiết bị cho nhân viên

Câu hỏi thường gặp

Câu hỏi về checklist onboarding nhân viên

Checklist onboarding nhân viên nên bao gồm những gì?

Checklist nên bao gồm bối cảnh nhân viên, người phụ trách tác vụ, hạn hoàn thành, giấy tờ, thiết bị, thiết lập quyền truy cập, xác nhận chính sách, đào tạo, vướng mắc, trạng thái sẵn sàng và ghi chú kết thúc.

Checklist nhân viên mới khác gì với công cụ theo dõi onboarding?

Checklist tập trung vào các tác vụ của một nhân viên mới. Công cụ theo dõi giúp HR nhìn thấy đồng thời nhiều bản ghi onboarding, người phụ trách, tác vụ quá hạn và rủi ro về mức độ sẵn sàng.

Các tác vụ về thiết bị và quyền truy cập có nên nằm trong checklist onboarding không?

Có, khi chúng ảnh hưởng đến mức độ sẵn sàng trong ngày đầu tiên. Chúng có thể được giữ thành các bản ghi riêng, nhưng trạng thái của chúng nên hiển thị từ quy trình onboarding.

Bước tiếp theo

Mở mẫu checklist nhân viên mới

Xem trước mẫu của Jodoo, sau đó điều chỉnh người phụ trách tác vụ, hạn hoàn thành, chế độ xem mức độ sẵn sàng, nhắc việc và bảng tổng quan theo quy trình onboarding của bạn.

Xem trước mẫu này

Nền tảng

Giải pháp

Mẫu AI

Tài nguyên

Bảng giá