第一線團隊可提交供應商主檔資料，並附上審查人需要的文件與背景資訊。
供應商主檔資料表單範本
收集供應商主檔資料，包括公司資訊、稅務文件、銀行資訊、聯絡人、簽核分派與變更紀錄。
專為採購、財務、AP 與供應商管理團隊打造，協助您維持乾淨完整的供應商建檔記錄。
可自訂表單、檢視、角色與自動化，貼合您的工作流程。 先預覽即時版的供應商主檔資料表單工作流程，再依團隊需求自訂此範本。
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總覽
此範本可協助您管理的內容
此範本可協助團隊在資料進入財務或採購系統前，標準化新供應商建檔與供應商資料變更流程。
適用對象
最能從此範本受益的團隊
審查人可在項目進入後續作業前，先檢查缺漏項目。
流程負責人可降低因進件不完整、文件缺失或重複後續追蹤造成的返工。
營運團隊可標準化供應商主檔資料表單的收集與後續追蹤。
主管可檢視負責人工作量、狀態分布與逾期追蹤項目。
包含內容
此範本包含的工作流程與元件
主要工作流程
供應商主檔資料工作流程進件表單收集
收集每筆供應商主檔資料所需的關鍵欄位、背景資訊、負責人與補充資料。
提交進件與審查就緒管理
收集審查人所需資訊，提早標示缺漏內容，並將完整提交項目推進到下一步。
狀態更新與協作
在同一套共享工作流程中追蹤進度、簽核、留言、提醒與交接。
包含的元件
- 供應商主檔資料表單
- 提交後續追蹤備註
- 供應商主檔資料表單清單
- 新提交佇列
- 提交審查佇列
- 負責人通知
- 不完整提交提醒
- 狀態提醒
- 第一線使用者
- 主管
團隊使用它的原因
此工作流程有效的原因
- 收集法定名稱、稅籍編號、銀行資料、聯絡人、付款條件、檔案與申請人背景資訊。
- 將供應商建檔或資料變更分派給財務、採購與法遵團隊審查。
- 在啟用前追蹤簽核狀態、缺少文件、變更紀錄與後續追蹤。
- 讓財務與採購負責人共享待處理建檔、資料變更審查與提醒佇列。
- 讓主管與負責人共享檢視狀態、例外情況與下一步。
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供應商主檔資料表單
收集供應商身分資訊、稅務資料、銀行資訊、聯絡人、檔案與簽核狀態。
供應商主檔資料表單後續追蹤佇列
依負責人、缺少文件、風險狀態、付款條件與到期日審查供應商建檔記錄。
供應商主檔資料表單控管儀表板
監控待審查項目、已核准供應商、資料變更申請與遭阻擋的供應商建檔。
運作方式
從設定到上線
提交人填寫供應商主檔資料表單，附上關鍵資料、檔案與補充背景。
審查人檢查完整性，標示缺漏資訊，並在需要時要求補件。
提交內容準備就緒後，記錄會進入後續審查、簽核或執行流程。
團隊可持續保留已提交記錄，供後續追蹤、報表分析與日後查詢。
團隊成員提交供應商主檔資料表單記錄，附上必要資料與證明文件。
常見問題
關於此範本的常見問題
這個供應商主檔資料表單範本包含哪些內容？
範本包含進件收集、審查檢視與提醒功能，讓團隊在收集與審查供應商主檔資料提交內容時，不會遺漏關鍵細節。
欄位與工作流程可以自訂嗎？
可以。您可依流程需求調整表單欄位、驗證邏輯、審查狀態、檢視與自動化設定。
團隊可以在行動裝置上使用嗎？
可以。團隊可透過桌機或行動裝置提交、審查與更新記錄。
審查人可以在提交內容進入下一步前，先找出不完整項目嗎？
可以。團隊可先審查提交內容、標示缺漏資訊、通知提交人，並將完整項目推進到下一個工作流程步驟。
這個範本最適合哪些團隊？
此範本適合需要維護供應商主檔資料與簽核記錄的採購、財務、AP 與供應商管理團隊。
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