Пакет рабочих процессов

Пакет рабочих процессов для приема проектных заявок и управления изменениями

Свяжите проектные запросы, проверку на этапе приема заявки, решения по согласованию, запросы на изменения, учет проблем и последующий контроль статуса.

Прием проектных заявок и управление изменениями работают лучше, когда по каждому запросу есть достаточно контекста до начала работ, а по каждому изменению сохраняется видимая история решений. Этот пакет рабочих процессов связывает проектные запросы, проверку на этапе приема заявки, согласование, запросы на изменения, проблемы и контроль статуса, не позиционируя Jodoo как полноценную систему управления проектами.

Посмотреть этапы рабочего процессаОткрыть стартовый шаблон

Операционные команды, которые управляют проектными запросами без единого процесса приема заявки.PMO или руководители подразделений, которым нужно документировать решения по изменениям до сдвига работ.Команды, которые заменяют таблицы для проектных запросов на очереди согласования и статуса.

Форма приема заявок на проекты

Форма запроса проекта

Форма запроса на изменение проекта

01Отправьте проектный запрос02Проверьте и согласуйте работу03Контролируйте изменения и проблемы04Закройте историю запроса

Этапы рабочего процесса

Как шаблоны связаны между собой в рамках процесса

Отправьте проектный запрос

Собирайте бизнес-обоснование, ответственного, объем работ, срок, влияние, вложения, бюджетный контекст и обязательное согласование до начала работы.

Форма приема заявок на проектыСобирайте запросы на проекты, объем работ, цели, бюджетный контекст, приоритет, заинтересованные стороны, проверку ответственным и статус последующих действий в одной форме.Форма запроса проектаШаблон формы запроса проекта для сбора деталей запроса, направления работы нужному ответственному и сохранения видимости статуса от приема заявки до последующего действия.Форма запроса на выполнение работСобирайте внутренние запросы на выполнение работ с данными заявителя, приоритетом, местоположением, категорией, назначением, сроком, статусом, подтверждающими материалами и заметками о выполнении.

Проверьте и согласуйте работу

Направьте проверку нужному ответственному, верните неполные запросы, согласуйте принятые задачи или отклоните запросы, которые еще не готовы.

Форма запроса проектаШаблон формы запроса проекта для сбора деталей запроса, направления работы нужному ответственному и сохранения видимости статуса от приема заявки до последующего действия.Цифровая форма запроса на работыИспользуйте цифровую форму запроса на работы, чтобы собирать актив, местоположение, проблему, приоритет, фотографии, контекст безопасности, сортировку, назначение и статус.

Контролируйте изменения и проблемы

Фиксируйте причину изменения, влияние на объем работ, влияние на сроки, влияние на стоимость, риск, ответственного по проблеме и статус согласования.

Форма запроса на изменение проектаИспользуйте форму запроса на изменение проекта, чтобы фиксировать заявки на изменение объема работ, влияние на стоимость или сроки, обоснование, проверку ответственным, статус согласования и следующие шаги.Трекер проектных проблемИспользуйте трекер проектных проблем для управления проблемами на объекте, ответственными, сроками, заметками по эскалации, статусом решения, подтверждающими материалами и влиянием на проект.Запрос на изменение договораИспользуйте запрос на изменение договора, чтобы фиксировать предлагаемые изменения условий, влияние на проект, подтверждающие документы, ответственных за проверку, статус согласования и последующие действия.

Закройте историю запроса

Сохраняйте историю решений, заметки о завершении, открытые проблемы и статус последующих действий в доступном для поиска виде после завершения работы.

Трекер проектных проблемИспользуйте трекер проектных проблем для управления проблемами на объекте, ответственными, сроками, заметками по эскалации, статусом решения, подтверждающими материалами и влиянием на проект.Журнал изменений по заказуИспользуйте журнал изменений по заказу, чтобы отслеживать изменения объема работ, влияние на стоимость, влияние на график, статус согласования, историю решений, выполнение и закрытие.

Связанные данные

Сохраняйте ключевые данные от запроса до последующего действия

Бизнес-потребность, заявитель, объем работ, срок выполнения, влияние и вложения переходят из приема заявки в согласование.
Решение по согласованию, ответственный, приоритет и согласованный объем работ связывают запрос с исполнением.
Причина изменения, ответственный по проблеме, влияние, статус и заметки о закрытии сохраняют историю решений.

Оптимальная точка старта

Выберите первый шаблон по узкому месту

Начните с приема проектных заявок, если запросы часто приходят неполными.
Начните с согласования проекта, если непонятно, кто принимает решение.
Начните с контроля запросов на изменения, если изменения объема работ потом сложно проверить.

Включенные шаблоны

Шаблоны, которые входят в этот пакет рабочего процесса

Форма приема заявок на проекты

Собирайте запросы на проекты, объем работ, цели, бюджетный контекст, приоритет, заинтересованные стороны, проверку ответственным и статус последующих действий в одной форме.

Форма запроса проекта

Шаблон формы запроса проекта для сбора деталей запроса, направления работы нужному ответственному и сохранения видимости статуса от приема заявки до последующего действия.

Форма запроса на изменение проекта

Используйте форму запроса на изменение проекта, чтобы фиксировать заявки на изменение объема работ, влияние на стоимость или сроки, обоснование, проверку ответственным, статус согласования и следующие шаги.

Трекер проектных проблем

Используйте трекер проектных проблем для управления проблемами на объекте, ответственными, сроками, заметками по эскалации, статусом решения, подтверждающими материалами и влиянием на проект.

Форма запроса на выполнение работ

Собирайте внутренние запросы на выполнение работ с данными заявителя, приоритетом, местоположением, категорией, назначением, сроком, статусом, подтверждающими материалами и заметками о выполнении.

Цифровая форма запроса на работы

Используйте цифровую форму запроса на работы, чтобы собирать актив, местоположение, проблему, приоритет, фотографии, контекст безопасности, сортировку, назначение и статус.

Запрос на изменение договора

Используйте запрос на изменение договора, чтобы фиксировать предлагаемые изменения условий, влияние на проект, подтверждающие документы, ответственных за проверку, статус согласования и последующие действия.

Журнал изменений по заказу

Используйте журнал изменений по заказу, чтобы отслеживать изменения объема работ, влияние на стоимость, влияние на график, статус согласования, историю решений, выполнение и закрытие.

Связанные бизнес-процессы

Изучите сценарии использования, лежащие в основе этого процесса

9 шаблонов

Шаблоны для управления рабочими запросами

Организуйте прием внутренних рабочих запросов, назначение, согласование, отслеживание статуса и закрытие с помощью шаблонов для объектов, проектов, операций и общих сервисов.

Форма запроса на выполнение работ / Цифровая форма запроса на работы / Форма приема заявок на проекты 10 шаблонов

ПО для согласований: правила, маршруты и аудит

Процесс одобрения конструкции - это процесс, который направляет запросы по количеству, риску, отделу или политике, а затем делает видными решения, возвращенную работу, доказательства и статус.

Реестр контролируемых документов / Согласование заказа на поставку / Шаблон приложения для согласования бюджета 6 шаблонов

ПО и формы для связи строительной площадки с офисом

Свяжите повседневные строительные формы с ответственными, решениями, подтверждениями, действующими приложениями Jodoo, дашбордами и закрытием.

Форма ежедневного строительного отчета / Чек-лист проверки строительной площадки / Шаблон формы наблюдения за безопасностью на строительной площадке

Другие пакеты рабочих процессов

Сравните похожие пакеты рабочих процессов

12 шаблонов

Пакет рабочих процессов для запросов на оплату

Объедините прием финансовых заявок, запросы на оплату, данные по счетам, подтверждения согласования, выпуск ACH или чека и последующие действия по оплате.

01 Зафиксируйте финансовую заявку02 Проверьте счет и контекст обязательств03 Направьте на согласование и подготовьте к выпуску04 Отслеживайте последующие действия по оплатеКонтрольные процессы бэк-офиса / Контроль финансовых запросов и согласований / Шаблоны согласования финансовых операций / Автоматизация кредиторской задолженности / ПО для согласования счетов / ПО для согласований: правила, маршруты и аудит / Шаблоны рабочих процессов для закупок / Шаблоны управления поставщикамиТрекер финансовых запросов / Форма запроса на оплату / Запрос на оплату закупки 11 шаблонов

Пакет рабочих процессов для согласования возмещений расходов

Свяжите запросы на возмещение расходов, согласование с руководителем, проверку финансовой командой, подтверждающие чеки, исключения и последующие действия по выплате.

01 Соберите данные по возмещению02 Направьте на согласование руководителю03 Завершите проверку финансовой командой04 Отслеживайте последующие действия по выплатеКонтрольные процессы бэк-офиса / Контроль финансовых запросов и согласований / Шаблоны согласования финансовых операций / Автоматизация кредиторской задолженности / ПО для согласования счетов / ПО для согласований: правила, маршруты и аудит / Шаблоны рабочих процессов для закупок / Шаблоны управления поставщикамиЗапрос на возмещение расходов / Рабочий процесс согласования расходов / Форма возмещения командировочных расходов 7 шаблонов

Набор рабочих процессов для согласования CapEx

Объедините заявки на капитальные затраты, проверку бюджета, согласование с финансами, сопроводительные файлы, передачу активов и отслеживание после согласования.

01 Сбор заявки на CapEx02 Проверка бюджета и порогов03 Связь с активами, проектами или договорами04 Отслеживание согласования и последующих действий по оплатеКонтрольные процессы бэк-офиса / Контроль финансовых запросов и согласований / Шаблоны согласования финансовых операций / Автоматизация кредиторской задолженности / ПО для согласования счетов / ПО для согласований: правила, маршруты и аудит / Шаблоны рабочих процессов для закупок / Шаблоны управления поставщикамиФорма запроса капитальных затрат / Шаблон приложения для согласования бюджета / Трекер финансовых запросов 11 шаблонов

Пакет рабочих процессов согласования счетов

Свяжите прием счетов, проверку AP, кодирование, маршрутизацию согласований, удержания, готовность к оплате, контекст по поставщику и закрытие.

01 Соберите контекст по счету02 Проверьте готовность AP и поставщика03 Направьте на согласование и обработайте исключения04 Переведите к готовности к оплатеКонтрольные процессы бэк-офиса / Контроль финансовых запросов и согласований / Шаблоны согласования финансовых операций / Автоматизация кредиторской задолженности / ПО для согласования счетов / ПО для согласований: правила, маршруты и аудит / Шаблоны рабочих процессов для закупок / Шаблоны управления поставщикамиПроцесс утверждения счетов / Запрос на счет / Трекер счетов к оплате 11 шаблонов

Пакет рабочих процессов для запросов доступа

Свяжите прием заявок на доступ, согласование с руководителем, доступ к папкам, запросы на ПО, IT-активы, статус предоставления доступа и подтверждающие материалы по закрытию.

01 Зафиксируйте потребность в доступе02 Проведите согласование и проверку исключений03 Скоординируйте предоставление доступа и активы04 Закройте подтверждающие материалы по доступуКонтрольные процессы бэк-офиса / Контроли запросов на IT-доступ и сервисные запросы / Шаблоны рабочих процессов для управления доступом и безопасностью / ПО для проверки пользовательских доступов / ПО для согласований: правила, маршруты и аудит / Шаблоны для контроля активов и оборудования / Контроль финансовых запросов и согласованийФорма запроса доступа / Форма запроса учетной записи пользователя / Шаблон формы запроса доступа к папке 12 шаблонов

Пакет рабочих процессов для заявок на IT-изменения

Свяжите контроль изменений, запросы на ПО, влияние на доступ, проверку лицензий, IT-активы, согласования, задачи внедрения и подтверждающие материалы валидации.

01 Зафиксируйте заявку на изменение02 Проверьте влияние на доступ, лицензии и риски03 Координируйте внедрение04 Проведите валидацию и закройте изменениеКонтрольные процессы бэк-офиса / Контроли запросов на IT-доступ и сервисные запросы / Шаблоны рабочих процессов для управления доступом и безопасностью / ПО для проверки пользовательских доступов / ПО для согласований: правила, маршруты и аудит / Шаблоны для контроля активов и оборудования / Контроль финансовых запросов и согласованийПО для контроля изменений / Форма запроса на ПО / Шаблон формы запроса на программную лицензию 7 шаблонов

Согласование документов: проверка, доработка и выпуск

Проведите одну контролируемую версию документа через прием, проверку, согласование, доработку, выпуск и ознакомление, сохранив историю решений.

01 Представление документа и контекста одобрения02 Подтвердить версию , готовую к пересмотру03 Пересмотр и утверждение маршрута04 Возвращение пересмотров без нарушения историиПО для управления и автоматизации документооборота / ПО для согласований: правила, маршруты и аудит / Программное обеспечение для автоматизации потоков работы / Управление документами и SOP / Автоматизация управления договорамиРеестр контролируемых документов / Чек-лист подготовки документов / Шаблон формы запроса документов у клиента 13 шаблонов

Пакет рабочих процессов для инспекций и обслуживания объектов

Свяжите инспекции объектов, проверки оборудования, выявленные неисправности, заявки на обслуживание, назначение работ и подтверждение закрытия.

01 Зафиксируйте инспекцию или запрос02 Разберите проблемные пункты03 Назначьте и выполните работу04 Отслеживайте тенденции и повторяющиеся проблемыПрограммное обеспечение CMMS для операций технического обслуживания / Шаблоны проверок объектов и оборудования / Шаблоны для управления рабочими запросами / ПО для управления инспекциями в полевых условиях, для проверок безопасности и качества / Шаблоны для качества и безопасности / Шаблоны для контроля активов и оборудования / ПО, приложения и шаблоны для управления выездным сервисомФорма запроса на выполнение работ / Форма запроса на обслуживание оборудования / Цифровая форма запроса на работы 8 шаблонов

Набор рабочих процессов для заявок на работы по эксплуатации

Свяжите прием заявок в службу эксплуатации, приоритизацию нарядов, назначение, отслеживание статусов, заметки по запчастям, подтверждение выполнения и обновления для заявителя.

01 Зафиксируйте заявку02 Проведите приоритизацию и назначьте работу03 Отслеживайте статусы и блокеры04 Закройте с подтверждениемПрограммное обеспечение CMMS для операций технического обслуживания / Управление техническим обслуживанием объектов / Система заявок на работы по эксплуатации объекта / Управление заявками на обслуживание / Шаблоны для управления рабочими запросами / Шаблоны для контроля активов и оборудованияФорма заявки на обслуживание / Форма заявки на обслуживание объекта / Форма заявки на работы по объекту 14 шаблонов

Процесс полевых строительных операций

Координируйте ежедневные строительные отчеты, планирование бригад, RFI, согласование документации, изменения, списки недоделок, инструменты и учет запасов на объекте в единых рабочих процессах.

01 Планируйте работы на объекте и распределение бригад02 Фиксируйте ежедневные записи по объекту03 Обрабатывайте RFI, согласование документации и изменения04 Закрывайте работы и контролируйте ресурсы на объектеПО и формы для связи строительной площадки с офисом / ПО, приложения и шаблоны для управления выездным сервисом / Шаблоны для склада и запасов / Шаблоны для качества и безопасностиПланирование графика строительных бригад / Форма ежедневного строительного отчета / Форма приема заявок на проекты 58 шаблонов

Набор рабочих процессов для выездного сервиса, диспетчеризации и техобслуживания

Свяжите заявки на работы, диспетчеризацию, расписание техников, последующие действия по техобслуживанию, обслуживание зданий и рабочие процессы записи на услуги по специализациям.

01 Собирайте запросы на обслуживание02 Распределяйте и назначайте работы03 Планируйте выезды по специализированным услугам04 Отслеживайте последующие действия по техобслуживаниюПО, приложения и шаблоны для управления выездным сервисом / ПО и формы для связи строительной площадки с офисом / Шаблоны для контроля активов и оборудования / Шаблоны для качества и безопасностиШаблон формы заявки на сервисный выезд / Шаблон наряда на выездное обслуживание / Шаблон формы диспетчеризации техников 11 шаблонов

Asset & Equipment Checkout Control Workflow Pack

Connect asset handover, return, transfer, disposal, tagging, equipment booking, checkout, tool tracking, and calibration follow-up.

01 Request and assign assets02 Tag and register equipment03 Book and check out shared items04 Return, calibrate, or disposeШаблоны для контроля активов и оборудования / Шаблоны для склада и запасов / ПО, приложения и шаблоны для управления выездным сервисом / ПО и формы для связи строительной площадки с офисом / ПО для управления производственными рабочими процессами / ПО для управления производственным участкомФорма передачи активов / Форма возврата активов / Форма передачи активов 15 шаблонов

Пакет шаблонов рабочих процессов для запросов на доступ и безопасность

Объедините рабочие процессы для запросов на доступ, создания учетных записей, VPN и привилегированного доступа, исключений из политик, подтверждений ознакомления, контроля посетителей и передачи ключей.

01 Фиксируйте потребность в доступе02 Проверяйте привилегированный и удаленный доступ03 Контролируйте подтверждения ознакомления и ключи04 Отслеживайте доступ посетителейШаблоны рабочих процессов для управления доступом и безопасностью / ПО для проверки пользовательских доступов / Шаблоны для контроля активов и оборудования / ПО для согласований: правила, маршруты и аудит / Шаблоны для качества и безопасностиФорма запроса доступа / Форма запроса учетной записи пользователя / Запрос доступа к VPN 11 шаблонов

Пакет рабочих процессов для управления ИТ-изменениями

Планируйте запросы на ИТ-изменения, оценку влияния, маршрутизацию согласований, задачи внедрения, планы отката, проверку и готовое к аудиту закрытие.

01 Зафиксируйте запрос на изменение02 Проведите оценку рисков и согласования03 Скоординируйте внедрение04 Проверьте результат и закройте изменениеШаблоны рабочих процессов для управления доступом и безопасностью / ПО для проверки пользовательских доступов / ПО для согласований: правила, маршруты и аудит / Шаблоны для контроля активов и оборудованияПО для контроля изменений / Рабочий процесс запроса на исключение из политики / Форма запроса доступа 16 шаблонов

Пакет рабочих процессов для контроля строительного проекта

Свяжите RFI, документацию на согласование, строительные изменения, проектные проблемы, задержки, задания, проверки, замечания по безопасности, статусные отчёты и списки недоделок.

01 Управляйте записями по проверке проекта02 Отслеживайте вопросы и задержки03 Координируйте полевые работы и ресурсы04 Отчитывайтесь по статусу и закрывайте пробелы в контролеПО для контроля сроков, затрат и прогноза строительных проектов / ПО для проверки и распространения строительной документации / ПО для быстрых и прослеживаемых решений по строительным RFI / ПО и формы для связи строительной площадки с офисомЧек-лист завершения строительного проекта / Журнал RFI для строительства / Реестр пакетов подачи

Руководства

Уточните критерии, на которых строится этот рабочий процесс

Руководство

Руководство по рабочему процессу согласования проектов

Спланируйте рабочий процесс согласования проектов для приема заявок, проверки запросов, назначения ответственных, контроля изменений, отслеживания проблем и контроля статуса.

Частые вопросы

Частые вопросы об этом пакете рабочего процесса

Это полноценная система управления проектами?

Нет. Она сосредоточена на приеме запросов, согласовании, управлении изменениями, назначении ответственных по проблемам и прозрачности статуса вокруг проектной работы.

Когда для проекта нужен запрос на изменение?

Используйте запрос на изменение, если после исходного запроса или согласования меняются объем работ, сроки, стоимость, ответственный, риск или требуемые результаты.

Могут ли рабочие запросы и проектные запросы использовать один рабочий процесс?

Да, если команде нужна единая очередь приема заявок с последующим разделением запросов по категории, ответственному, необходимости согласования или влиянию на проект.

Следующий шаг

Начните с наиболее подходящего шаблона, а затем адаптируйте рабочий процесс

Откройте предпросмотр первого шаблона в этом пакете рабочего процесса, затем настройте поля, ответственных, статусы и автоматизации под свою команду.

Предпросмотр стартового шаблона