Lên kế hoạch cho một hệ thống quản lý EHS để xử lý sự cố, mối nguy, đánh giá rủi ro, giấy phép, bản ghi SDS, hành động khắc phục và theo dõi tiếp sẵn sàng cho kiểm toán.
Một hệ thống quản lý EHS phát huy hiệu quả khi các bản ghi quan trọng nhất được kết nối với nhau: nội dung đã được báo cáo, rủi ro nào được phát hiện, ai phụ trách hành động, bằng chứng nào chứng minh việc khép lại và nội dung nào vẫn cần được rà soát. Hãy dùng cẩm nang này để quyết định quy trình nào nên được ưu tiên trước khi bạn chọn phần mềm hoặc cấu hình mẫu.
Bắt đầu từ: Sổ đăng ký mối nguyMột hệ thống EHS thường thất bại khi các bản ghi cốt lõi nằm rải rác ở nhiều nơi. Hãy bắt đầu với những quy trình tạo ra nhiều lần theo dõi tiếp lặp lại nhất: sự cố, mối nguy, đánh giá rủi ro, giấy phép hoặc bản ghi SDS.
Mỗi bản ghi EHS cần thể hiện rõ ai phụ trách bước tiếp theo, thời hạn là khi nào, đang ở trạng thái nào và còn thiếu bằng chứng gì.
Việc sẵn sàng cho kiểm toán sẽ dễ hơn khi bằng chứng đào tạo, giấy phép, lịch sử SDS, phê duyệt và bằng chứng hành động khắc phục được gắn trực tiếp với công việc đã tạo ra chúng.
Mục tiêu không chỉ là lưu trữ bản ghi EHS. Người quản lý cần nhìn thấy sớm các hành động quá hạn, sự cố chưa khép lại, mối nguy lặp lại, điểm nghẽn giấy phép và bằng chứng còn thiếu để kịp thời can thiệp.
Dùng các lớp quy trình này để xác định phiên bản đầu tiên của hệ thống EHS cần ghi nhận và kết nối những gì.
Dùng cẩm nang để xác định những bản ghi nào nên có trong hệ thống trước, sau đó kết nối sự cố, mối nguy, đánh giá rủi ro, giấy phép, kiểm soát SDS và hành động khắc phục vào một luồng vận hành thống nhất.
Bắt đầu tại đây khi đội ngũ của bạn cần một bản ghi trực quan duy nhất cho mối nguy, biện pháp kiểm soát, người phụ trách, ngày rà soát và theo dõi tiếp trước khi mở rộng sang quy trình sự cố, giấy phép hoặc SDS.
Sổ đăng ký mối nguyDuy trì sổ đăng ký mối nguy luôn cập nhật với thông tin mối nguy, mức đánh giá rủi ro, biện pháp kiểm soát, người phụ trách, ngày rà soát và trạng thái đóng trong một quy trình EHS.
Biểu mẫu báo cáo sự cốGhi nhận chi tiết sự cố, nhân chứng, bằng chứng, hành động tức thời và người phụ trách theo dõi trong một quy trình báo cáo sự cố an toàn.
Phần mềm đánh giá rủi roTheo dõi đánh giá rủi ro EHS với thông tin mối nguy, điểm rủi ro, biện pháp kiểm soát, người phụ trách, ngày đến hạn và trạng thái rà soát trong một quy trình.
Phần mềm giấy phép làm việcĐịnh tuyến yêu cầu giấy phép làm việc qua rà soát JSA, kiểm tra mối nguy, phê duyệt, theo dõi công việc đang thực hiện và bằng chứng đóng việc trong một quy trình EHS.
Sổ đăng ký SDSSắp xếp phiếu an toàn hóa chất, bản ghi hóa chất, ngày sửa đổi, người phụ trách và lịch sử rà soát trong một quy trình sổ đăng ký SDS.
Biểu mẫu Phân tích an toàn công việcGhi nhận các bước công việc, mối nguy, biện pháp kiểm soát, PPE, phê duyệt và trạng thái rà soát trong một quy trình biểu mẫu phân tích an toàn công việc.Hãy bắt đầu với các bản ghi mà đội ngũ của bạn rà soát thường xuyên nhất: sự cố, mối nguy, đánh giá rủi ro, giấy phép, kiểm soát SDS và hành động khắc phục. Những quy trình này thường tạo ra nhiều lần theo dõi tiếp lặp lại nhất.
Các biểu mẫu riêng lẻ chỉ thu thập các bản ghi tách rời. Phần mềm EHS kết nối các bản ghi đó với người phụ trách, trạng thái, bằng chứng, bảng tổng quan và lịch sử rà soát để đội ngũ có thể quản lý toàn bộ quy trình an toàn.
Không phải lúc nào cũng cần. Nhiều đội ngũ bắt đầu với một lớp quy trình được kết nối cho sự cố, mối nguy, giấy phép, bản ghi SDS và trách nhiệm theo dõi tiếp trước khi áp dụng một nền tảng nặng hơn.
Xem trước các mẫu Jodoo, sau đó điều chỉnh người phụ trách, bằng chứng, bảng tổng quan và quy tắc theo dõi tiếp theo mô hình vận hành EHS của bạn.
