Đặt lịch demoĐăng ký

Nền tảng

Nền tảngTrình tạo ứng dụngTrình tạo biểu mẫuquy trìnhBảng tổng quanTích hợp

Giải pháp

Đơn hàng & tồn khoLệnh sản xuấtQuản lý tinh gọnBảo trìPhiếu công việc hậu mãiCRMQuản lý dự ánQuản lý công việcXây dựng

Mẫu AI

Mẫu AI

Tài nguyên

Tài liệu trợ giúpHướng dẫn bắt đầu nhanhĐối tácCộng đồngMẫuBlogVề chúng tôiBảo mật

Bảng giá

Bảng giá
Đặt lịch demoĐăng ký
Mẫu AI
Hướng dẫn
Cẩm nang chất lượng & an toàn
Cẩm nang quy trình xử lý quan sát an toàn
Cẩm nang

Cẩm nang quy trình xử lý quan sát an toàn

Lập kế hoạch cho các trường dữ liệu quan sát an toàn, bằng chứng, hành động tức thời, phân công người phụ trách và quy trình hoàn tất trước khi mở mẫu an toàn.

Quan sát an toàn chỉ thực sự có giá trị khi tạo ra bước xử lý nhanh và minh bạch. Cẩm nang này giúp đội ngũ xác định các trường dữ liệu quan sát, hành động tức thời, phân công người phụ trách, leo thang xử lý và bằng chứng hoàn tất để các quan sát không trở thành những báo cáo thụ động.

Rà soát trường dữ liệu quan sátMở mẫu quan sát an toàn
Biểu mẫu quan sát an toànBắt đầu từ: Biểu mẫu quan sát an toàn
01

Ghi nhận quan sát bằng ngôn ngữ vận hành

Người quan sát cần có thể ghi lại những gì họ thấy mà không biến quy trình thành một báo cáo dài dòng. Hãy giữ các trường dữ liệu chính rõ ràng và có cấu trúc.

  • Loại quan sát, vị trí, bộ phận, địa điểm, ngày và người quan sát.
  • Danh mục hành vi an toàn, tình trạng không an toàn, sự cố suýt xảy ra, mối nguy hoặc cơ hội cải tiến.
  • Mô tả, tác vụ bị ảnh hưởng, người liên quan, thiết bị và ảnh chụp.
  • Hành động tức thời đã thực hiện và việc công việc có tiếp tục, tạm dừng hay được leo thang xử lý.
02

Dùng mức độ nghiêm trọng để định tuyến theo dõi

Mức độ nghiêm trọng cần quyết định việc một quan sát được rà soát nhanh đến đâu và ai chịu trách nhiệm phản hồi. Các quan sát rủi ro thấp có thể được hoàn tất nhanh, trong khi các vấn đề rủi ro cao có thể cần CAPA hoặc đánh giá mối nguy.

  • Mức độ nghiêm trọng, khả năng xảy ra, hậu quả tiềm ẩn và mức độ ưu tiên.
  • Người phụ trách rà soát, hạn xử lý, người phụ trách leo thang và trạng thái phản hồi.
  • Cờ dừng việc hoặc rà soát khẩn cấp cho các quan sát rủi ro cao.
  • Liên kết CAPA hoặc đánh giá mối nguy khi cần hành động chính thức.
03

Tách biệt hành động tức thời và hành động khắc phục

Hành động tức thời giúp kiểm soát tình huống ngay lúc này. Hành động khắc phục giúp ngăn tái diễn. Quy trình cần thể hiện cả hai khi cả hai đều cần thiết.

  • Biện pháp kiểm soát tức thời, người được thông báo và thời gian hoàn thành.
  • Người phụ trách hành động khắc phục, kế hoạch hành động, hạn xử lý và bằng chứng xác minh.
  • Biện pháp khắc phục tạm thời so với lâu dài.
  • Người rà soát hoàn tất và ghi chú hoàn thành.
04

Dùng quan sát để cải thiện hướng dẫn công việc

Các quan sát lặp lại thường cho thấy lỗ hổng trong hướng dẫn công việc, đào tạo, thiết bị hoặc quy trình. Hãy duy trì một lộ trình từ quan sát đến các cập nhật có kiểm soát cho hướng dẫn công việc.

  • Cờ vấn đề tái diễn, danh mục và quy trình bị ảnh hưởng.
  • Nhu cầu đào tạo, cập nhật hướng dẫn công việc hoặc yêu cầu kiểm soát thay đổi.
  • Bản ghi CAPA, kiểm soát thay đổi hoặc hướng dẫn công việc được liên kết.
  • Rà soát hiệu quả sau khi hoàn tất.
Trường dữ liệu quan sát

Các trường dữ liệu của quy trình quan sát an toàn

Dùng các trường dữ liệu này để biến quan sát thành các bản ghi rà soát, hành động và hoàn tất rõ ràng.

Nhóm trường dữ liệuThông tin cần ghi nhậnTín hiệu định tuyếnTheo dõi
Quan sátLoại, vị trí, tác vụ, người quan sát, mô tả, ảnh chụp.Điều gì đã xảy ra và xảy ra ở đâu.Rà soát an toàn.
Mức độ nghiêm trọngKhả năng xảy ra, hậu quả tiềm ẩn, mức độ ưu tiên, cờ dừng việc.Mức độ khẩn cấp cần hành động.Leo thang xử lý hoặc phân công người phụ trách.
Hành động tức thờiBiện pháp kiểm soát đã thực hiện, người được thông báo, trạng thái công việc.Tình huống đã được ổn định.Hoàn tất hoặc chuyển sang hành động khắc phục.
Hành động khắc phụcNgười phụ trách, hạn xử lý, kế hoạch, bằng chứng xác minh.Rủi ro tái diễn đang được xử lý.CAPA hoặc hoàn tất.
Vòng phản hồi cải tiếnCờ tái diễn, đào tạo, hướng dẫn công việc, nhu cầu thay đổi.Có thể cần cập nhật quy trình.Hướng dẫn hoặc kiểm soát thay đổi.
Mẫu

Kết nối quan sát với hoạt động theo dõi an toàn

Dùng cẩm nang này để xác định các trường dữ liệu quan sát, sau đó kết nối bước xử lý với đánh giá mối nguy, sổ đăng ký mối nguy, giấy phép, CAPA và các mẫu hướng dẫn công việc.

Mẫu phù hợp nhất để bắt đầuĐiểm bắt đầu phù hợp nhất: Biểu mẫu quan sát an toàn

Bắt đầu từ đây khi đội ngũ cần ghi nhận tình trạng an toàn hoặc không an toàn, ảnh chụp, mức độ nghiêm trọng, hành động tức thời, người phụ trách và trạng thái hoàn tất trong một quy trình.

Biểu mẫu quan sát an toànBiểu mẫu quan sát an toànThu thập chi tiết quan sát an toàn, tệp đính kèm và ghi chú rà soát trong một biểu mẫu có cấu trúc.Biểu mẫu đánh giá mối nguyBiểu mẫu đánh giá mối nguyThu thập thông tin đánh giá mối nguy, tệp đính kèm và ghi chú rà soát trong một biểu mẫu có cấu trúc.Sổ đăng ký mối nguySổ đăng ký mối nguyDuy trì sổ đăng ký mối nguy theo thời gian thực với chi tiết mối nguy, mức độ rủi ro, biện pháp kiểm soát, người phụ trách, ngày rà soát và trạng thái hoàn tất trong một quy trình.Mẫu theo dõi CAPAMẫu theo dõi CAPATheo dõi bản ghi CAPA, nguyên nhân gốc, hành động khắc phục, người phụ trách, hạn hoàn thành và việc theo dõi xác minh trong một hệ thống theo dõi dùng chung.Phần mềm hướng dẫn công việcPhần mềm hướng dẫn công việcQuản lý hướng dẫn công việc với kiểm soát phiên bản, người phụ trách, trạng thái đào tạo, ngày rà soát và lịch sử thay đổi trong một không gian làm việc dùng chung.Biểu mẫu cấp phép làm việc nóngBiểu mẫu cấp phép làm việc nóngThu thập thông tin giấy phép làm việc nóng, tệp đính kèm và ghi chú rà soát trong một biểu mẫu có cấu trúc.
Câu hỏi thường gặp

Câu hỏi về quy trình quan sát an toàn

Biểu mẫu quan sát an toàn cần bao gồm những gì?

Hãy bao gồm loại quan sát, vị trí, tác vụ, mô tả, ảnh chụp, mức độ nghiêm trọng, hành động tức thời, người phụ trách, hạn xử lý, hành động khắc phục và bằng chứng hoàn tất.

Quan sát an toàn khác gì so với đánh giá mối nguy?

Quan sát an toàn ghi nhận điều được nhìn thấy trong quá trình làm việc. Đánh giá mối nguy sẽ đánh giá rủi ro và biện pháp kiểm soát cho một tác vụ hoặc điều kiện, thường trước hoặc sau khi một quan sát xác định có rủi ro.

Khi nào một quan sát an toàn nên trở thành CAPA?

Hãy dùng CAPA khi quan sát cho thấy một vấn đề lặp lại, rủi ro nghiêm trọng, biện pháp kiểm soát thất bại, vấn đề về nguyên nhân gốc rễ hoặc hành động cần được xác minh chính thức.

Bước tiếp theo

Mở mẫu quan sát an toàn

Xem trước mẫu Jodoo, sau đó điều chỉnh danh mục quan sát, mức độ nghiêm trọng, bằng chứng ảnh chụp, hàng đợi phân công người phụ trách và quy tắc hoàn tất theo quy trình an toàn của bạn.

Xem trước mẫu này