Hướng dẫn

Cách theo dõi dịch chuyển tồn kho

Lập kế hoạch các trường dữ liệu theo dõi dịch chuyển tồn kho cho nhập hàng, chuyển kho, xuất hàng, hoàn trả, điều chỉnh, vị trí, người phụ trách và theo dõi tiếp chênh lệch.

Theo dõi dịch chuyển tồn kho hiệu quả khi mọi thay đổi tồn kho đều có lý do, vị trí, người phụ trách và trạng thái rõ ràng. Dùng hướng dẫn này để xác định các trường dữ liệu và bước bàn giao cho nhập hàng, chuyển kho, xuất hàng, hoàn trả và điều chỉnh trước khi chọn mẫu quy trình tồn kho.

Xem các trường dữ liệu dịch chuyểnMở trình theo dõi dịch chuyển tồn kho

Bắt đầu từ: Mẫu trình theo dõi biến động tồn kho

Xác định thế nào là một dịch chuyển

Bản ghi dịch chuyển tồn kho nên bao quát mọi sự kiện làm thay đổi vị trí, số lượng, quyền quản lý hoặc khả dụng của hàng hóa.

Loại dịch chuyển như nhập hàng, chuyển kho, xuất hàng, hoàn trả, điều chỉnh, đưa vào vị trí lưu kho, cách ly hoặc giải phóng.
SKU, tên hàng, đơn vị tính, số lượng, số lô, số sê-ri và tình trạng.
Vị trí nguồn, vị trí đích, kho, ô/kệ, dự án hoặc phòng ban.
Người yêu cầu, người phụ trách dịch chuyển, người phê duyệt và trạng thái xác nhận.

Tách lý do dịch chuyển khỏi trạng thái dịch chuyển

Lý do giải thích vì sao hàng tồn kho được dịch chuyển. Trạng thái cho biết việc dịch chuyển đã hoàn tất, bị chặn, đã xác nhận hay vẫn đang chờ theo dõi tiếp.

Mã lý do như nhập hàng, bổ sung hàng, xuất cho công việc, hoàn trả, điều chỉnh kiểm kê, hư hỏng hoặc chuyển kho.
Trạng thái như đã yêu cầu, đã phê duyệt, đã lấy hàng, đã dịch chuyển, đã nhận, đã điều chỉnh, bị từ chối hoặc đã đóng.
Lý do trả lại khi một dịch chuyển không thể được phê duyệt hoặc hoàn tất.
Người phụ trách và ngày đến hạn cho các dịch chuyển bị chặn hoặc chỉ hoàn tất một phần.

Dùng bằng chứng cho các ngoại lệ

Các dịch chuyển thông thường có thể giữ ở mức gọn nhẹ. Ngoại lệ cần ảnh chụp, ghi chú, phê duyệt và bản ghi liên quan để đội ngũ có thể giải thích những thay đổi về sau.

Hư hỏng, thiếu hàng, dư hàng, sai mặt hàng, sai lệch vị trí hoặc thiếu xác nhận.
Ảnh chụp, chứng từ nhận hàng, phiếu đóng gói, phiếu kiểm kê hoặc ghi chú phê duyệt.
Bản ghi điều chỉnh tồn kho, đối soát hoặc theo dõi tiếp với nhà cung cấp được liên kết.
Bằng chứng đóng việc sau khi ngoại lệ được xử lý.

Kết nối dịch chuyển với kiểm kê và đối soát

Khi số dư tồn kho không khớp, lịch sử dịch chuyển nên giúp đội ngũ tìm nguyên nhân thay vì phải bắt đầu lại từ đầu.

Liên kết bản ghi dịch chuyển với kiểm kê định kỳ và đối soát tồn kho.
Dùng các trường dữ liệu ô/kệ, lô và số sê-ri để thu hẹp phạm vi điều tra.
Theo dõi lý do chênh lệch và phê duyệt điều chỉnh khi cần sửa số dư.
Rà soát các ngoại lệ dịch chuyển lặp lại theo người phụ trách, vị trí hoặc mặt hàng.

Trường dữ liệu dịch chuyển

Các trường dữ liệu dịch chuyển tồn kho cần chuẩn hóa

Dùng các trường dữ liệu này để nhập hàng, chuyển kho, xuất hàng, hoàn trả và điều chỉnh có thể được rà soát về sau.

Nhóm trường dữ liệuCần ghi nhậnVì sao quan trọngBàn giao tiếp theo

Định danh mặt hàngSKU, mặt hàng, đơn vị tính, lô, số sê-ri, tình trạng.Dịch chuyển có thể truy xuất.Bản ghi truy xuất nguồn gốc

Vị tríNguồn, đích, kho, ô/kệ, dự án.Đội ngũ biết tồn kho đã thay đổi ở đâu.Chuyển kho hoặc đưa vào vị trí lưu kho

Lý doLoại dịch chuyển, mã lý do, người yêu cầu, ghi chú.Thay đổi có thể được giải thích.Phê duyệt hoặc rà soát

Trạng tháiĐã yêu cầu, đã dịch chuyển, đã nhận, đã điều chỉnh, đã đóng.Công việc còn mở được hiển thị rõ.Người phụ trách theo dõi tiếp

Ngoại lệChênh lệch, hư hỏng, thiếu hàng, bằng chứng, hành động.Vấn đề tạo thành công việc có trách nhiệm rõ ràng.Điều chỉnh hoặc đối soát

Mẫu

Biến dịch chuyển thành quy trình kiểm soát tồn kho

Dùng hướng dẫn để xác định các trường dữ liệu dịch chuyển tồn kho, sau đó kết nối bản ghi dịch chuyển với các mẫu nhập hàng, chuyển kho, điều chỉnh, kiểm kê định kỳ, đối soát và truy xuất nguồn gốc.

Mẫu phù hợp nhất để bắt đầuĐiểm bắt đầu phù hợp nhất: Trình theo dõi dịch chuyển tồn kho

Bắt đầu tại đây khi đội ngũ cần một bản ghi duy nhất cho loại dịch chuyển, SKU, vị trí nguồn, vị trí đích, số lượng, lý do, người phụ trách và trạng thái ngoại lệ.

Mẫu trình theo dõi biến động tồn khoTheo dõi biến động tồn kho qua nhận hàng, xuất hàng, điều chuyển, trả hàng, điều chỉnh, người phụ trách, địa điểm và theo dõi tiếp ngoại lệ.

Mẫu biểu mẫu điều chuyển tồn khoQuản lý điều chuyển tồn kho với địa điểm nguồn và đích, SKU, số lượng, người phụ trách, trạng thái phê duyệt và xác nhận nhận hàng.

Mẫu biểu mẫu điều chỉnh tồn khoGhi nhận điều chỉnh tồn kho với SKU, ô lưu trữ, thay đổi số lượng, mã lý do, trạng thái phê duyệt, bằng chứng và theo dõi tiếp sẵn sàng cho kiểm toán.

Mẫu biểu mẫu nhận hàngGhi nhận hàng nhập với PO, nhà cung cấp, SKU, số lượng, tình trạng, chênh lệch, ảnh và trạng thái đưa vào vị trí lưu kho trong một quy trình.

Mẫu biểu mẫu nhận vật tưGhi nhận việc nhận vật tư với nhà cung cấp, PO, mã vật tư, số lượng, tình trạng, trạng thái kiểm tra và việc theo dõi tiếp khi nhận hàng.

Mẫu theo dõi vị trí ô lưu khoTheo dõi vị trí ô lưu kho với SKU, khu vực kho, vị trí ưu tiên, sức chứa, trạng thái, người phụ trách và ghi chú dịch chuyển hoặc bổ sung hàng.

Mẫu theo dõi lô hàngTheo dõi lô hàng với SKU, nhà cung cấp, ngày nhận, số lượng, hạn sử dụng, trạng thái kiểm tra, trạng thái xuất dùng và ghi chú truy xuất nguồn gốc.

Mẫu theo dõi số sê-riTheo dõi số sê-ri với định danh mặt hàng, vị trí, người phụ trách, thông tin nhận hàng, phân công, thay đổi trạng thái, bảo hành và lịch sử dịch vụ.

Các nhóm mẫu liên quan

Khám phá các mẫu kiểm soát tồn kho liên quan

Hệ thống dịch chuyển tồn kho Phần mềm kiểm soát tồn kho Ứng dụng theo dõi tồn kho Mẫu kho hàng & tồn kho Mẫu quy trình mua sắm Mẫu chất lượng & an toàn

Quy trình liên kết

Xem quy trình kiểm soát tồn kho

Gói quy trình nhập kho & kiểm soát tồn kho Gói quy trình kiểm soát tồn kho Gói quy trình nhập kho

Câu hỏi thường gặp

Câu hỏi về theo dõi dịch chuyển tồn kho

Theo dõi dịch chuyển tồn kho là gì?

Theo dõi dịch chuyển tồn kho ghi nhận từng thay đổi về vị trí, số lượng, quyền sở hữu hoặc khả dụng của hàng tồn kho, bao gồm lý do, người phụ trách, trạng thái và bằng chứng hỗ trợ.

Nên theo dõi những loại dịch chuyển tồn kho nào?

Các loại phổ biến gồm nhập hàng, chuyển kho, xuất hàng, hoàn trả, điều chỉnh, đưa vào vị trí lưu kho, cách ly, giải phóng, điều chỉnh kiểm kê và xử lý hàng hư hỏng.

Dịch chuyển tồn kho liên quan thế nào đến kiểm soát tồn kho?

Bản ghi dịch chuyển giải thích vì sao tồn kho thay đổi. Kiểm soát tồn kho sử dụng các bản ghi đó cùng với kiểm kê định kỳ, đối soát, điều chỉnh, vị trí ô/kệ, lô và số sê-ri để giữ tồn kho chính xác.

Bước tiếp theo

Mở trình theo dõi dịch chuyển tồn kho

Xem trước mẫu Jodoo, sau đó điều chỉnh loại dịch chuyển, trường dữ liệu vị trí, chế độ xem theo người phụ trách và hàng đợi ngoại lệ theo quy trình kho của bạn.

Xem trước mẫu này

Nền tảng

Giải pháp

Mẫu AI

Tài nguyên

Bảng giá