工作流自動化：定義，例子和它如何運作

工作流自動化是什麼？

工作流動自動化是使用軟體規則協調可重複的業務過程。它捕捉一個請求或事件，評估條件，分配或路線下一步，記錄人的決定在需要判斷的地方，執行批准的行動，並保持當前狀態和歷史可見。

• 一個工作流是整個工作序列，負責人，決策和結果。
• 自動化是該序列內的規則驅動的運動或行動。
• 目標是可靠的過程記錄，而不是簡單地減少點選。

如何從觸發到關閉的工作流自動化

一個工作流由一個觸發器開始，例如提交的表格，更改記錄，計劃日期或系統事件。 工作流隨後應用條件，分配工作，在需要時請求批准，執行自動操作，並記錄最終結果或未解決的異常。

• 觸發器啟動過程；所需的欄位使輸入可用。
• 條件評估數量，風險，部門，類別或地位。
• 人類審查仍然是關於判斷，政策異常和問責的迴圈。
• 自動操作可以更新記錄，分配負責人，傳送提醒，安排工作，整合系統或生成檔案。
• 儀表板和歷史顯示等待工作，遲到的步驟，異常以及完成結果。

跨企業團隊的工作流自動化示例

財務審批，購買請求，員工加入，IT訪問，檔案控制，檢查和工作訂單是常見的例子，因為它們結合結構化接入，可識別的決定，多次交付以及完成的清晰定義。上面的示例矩陣將每個過程與其觸發器，自動輸出和成功指標聯絡起來。

數字化，商業，低程式碼和智慧工作流自動化

這些術語描述了不同的範圍或構建方法，而不是四個不相關的產品類別。數字工作流自動化取代了手工交付與連線記錄和規則。商業工作流自動化將該模式應用於操作過程中。低程式碼的工作流自動化允許團隊視覺配置程序，而智慧工作流 自動化新增了AI輔助分類，提取，建議或決策。

• 數字工作流自動化強調透過可追蹤的數字過程將資訊和決策移動。
• 業務工作流動自動化強調團隊，角色和系統中的運營結果。
• 低程式碼或無程式碼工作流動自動化強調錶格，規則，檢視和整合是如何配置的。
• 智慧或AI工作流自動化可以分類，提取，總結或推，但負責人仍然需要管理信任，異常和最終問責。

企業流程自動化是什麼？

業務流程自動化將個人工作流，人員，規則，記錄和系統操作連線起來，從而使更廣泛的業務過程實現端到端結果。這句話結合了兩個範圍：工作流動自動化的協調一個定義的任務和決策序列，而業務程序自動性的協調在更大的運營過程中多個工作流和系統。

• 使用工作流自動化來實現一個有限的序列，例如批准，登入請求，檔案審查或異常解決。
• 使用業務流程自動化，當結果跨越多個工作流，團隊，源系統，交付和績效措施時。
• 保持一個命名的過程負責人，系統記錄界限，異常負責人和端到端成功指標，即使單個工作流是獨立自動化的。
• 選擇BPM或過程調整，當正式建模，工藝挖掘，企業治理，高量跨系統執行或持續的流程最佳化是核心。

單獨自動化工作流與整合，RPA和BPM

這些方法可以一起工作，但它們解決不同的層次。工作流自動化協調可重複的業務過程及其負責人。整合將資料傳遞到系統之間.RPA模仿使用者在介面中的行動。商業程序管理控制和改善團隊和系統中更廣泛的端到端流程。

• 使用可配置的工作流，當表格，批准，分配，提醒，證據和狀態是主要缺口時。
• 當可信系統需要交換資料或觸發行動時，使用整合。
• 使用RPA，如果已舊的介面沒有實用的API並且必須自動化可重複螢幕任務。
• 組織需要過程架構，建模，治理和在許多工作流中持續改進時使用BPM。

工作流自動化的好處和證明它們的指標

自動化創造了價值，當它改善一個可測量的運營結果時。比較前後的過程在速度，質量，問責制和異常處理方面，而不是隻報告自動化的步驟數量。

• 從接入到決定或關閉的週期時間。
• 第一次透過的完整性和返回或重複工作率。
• 時間等待一步步，負責人，團隊或批准層次。
• 過度過期，異常年齡，升級數量和重新開放的工作。
• 政策遵守，決策歷史完整性和審計證據。

根據過程適應選擇工作流自動化軟體

合適的平臺應該符合你的團隊實際運作的記錄和決定。 評估您可以多快配置表格和檢視， 具體路由規則， 保護人類審查， 處理異常， 連線系統， 控制接入， 報告工作流，而不會造成維護負擔。

• 首先要從過程，資料模型，負責人，條件，異常和成功指標開始。
• 測試一個真正的工作流，而不是單獨比較功能列表。
• 保持財務，ERP， CRM， HRIS，檔案或專業系統責任清晰。
• 選擇一個更廣泛的BPM或編排平臺，當跨系統流程治理是首要要求時。