Lập kế hoạch cho yêu cầu mua hàng, đề nghị mua hàng, bàn giao đơn đặt hàng, quản lý nhà cung cấp, kiểm soát hợp đồng và tự động hóa mua sắm trước khi chọn mẫu.
Lập sơ đồ tiếp nhận, phê duyệt, rà soát nhà cung cấp, bàn giao đơn đặt hàng và kiểm tra tuân thủ trước khi tự động hóa công việc mua sắm.
Đọc hướng dẫnBước 2: Yêu cầuXác định trường dữ liệu người yêu cầu, chi tiết hạng mục, bối cảnh ngân sách, người phụ trách phê duyệt và bước bàn giao cho bộ phận mua hàng trước khi yêu cầu chuyển sang xử lý PO.
Đọc hướng dẫnBước 3: Phê duyệtChuẩn hóa các trường dữ liệu đề nghị mua hàng, chi tiết ngân sách, ngưỡng phê duyệt, thông tin nhà cung cấp và hồ sơ minh chứng trước khi bộ phận mua sắm cam kết chi tiêu.
Đọc hướng dẫnBước 4: Thiết lập POXác định các trường dữ liệu yêu cầu PO, quy tắc phê duyệt, bàn giao cho nhà cung cấp, theo dõi đơn hàng, liên kết tiếp nhận và kiểm soát thay đổi.
Đọc hướng dẫnBước 5: Tạo POLập kế hoạch cho trạng thái phê duyệt PO, người phụ trách mua hàng, xác nhận của nhà cung cấp, ngày giao dự kiến, lý do thay đổi và khả năng theo dõi tiếp sau khi phát hành.
Đọc hướng dẫnBước 6: Xét duyệtXác định các trường tiếp nhận, người phụ trách rà soát, kiểm tra rủi ro, quyết định phê duyệt, ghi chú phiên bản và theo dõi tiếp ngoại lệ.
Đọc hướng dẫnBước 7: Đánh giá rủi roXác định nhóm rủi ro, mức độ ảnh hưởng, khả năng xảy ra, người phụ trách giảm thiểu, bằng chứng tuân thủ, rủi ro gia hạn và các chế độ xem theo dõi tiếp.
Đọc hướng dẫnBước 8: Kiểm soát rủi roLiệt kê những rủi ro quan trọng: lỡ gia hạn, không rõ người phụ trách, điều khoản không tiêu chuẩn, thiếu bằng chứng, lỗ hổng tuân thủ và nghĩa vụ không được theo dõi.
Đọc hướng dẫnBước 9: Quản lý hợp đồngXác định bản ghi tiếp nhận, rà soát, phê duyệt, rủi ro, gia hạn, nghĩa vụ và kết thúc trước khi công việc hợp đồng bị phân tán qua nhiều tệp.
Đọc hướng dẫnBước 10: Quản lý nhà cung cấpChuẩn hóa bản ghi nhà cung cấp, quy trình tiếp nhận, đánh giá năng lực, hồ sơ tuân thủ, rà soát rủi ro, chấm điểm hiệu suất và trạng thái nhà cung cấp được phê duyệt.
Đọc hướng dẫnBước 11: Đo lường hiệu suấtXác định tiêu chí hiệu suất, bằng chứng, scorecard, tần suất rà soát, CAPA và quyết định về trạng thái nhà cung cấp.
Đọc hướng dẫnBước 12: Thay bảng tínhXác định cột nào trong bảng tính nên trở thành trường dữ liệu hợp đồng, chế độ xem, nhắc việc, bản ghi phê duyệt và quy trình gia hạn.
Đọc hướng dẫnDùng các cẩm nang này để xác định trường dữ liệu tiếp nhận, phê duyệt, tạo PO, rà soát nhà cung cấp, rủi ro hợp đồng và thay đổi trước khi mở mẫu Jodoo tương ứng.
Cẩm nang giúp bạn xác định những trường dữ liệu, bước phê duyệt, bằng chứng, kiểm tra nhà cung cấp, kiểm soát hợp đồng và bàn giao nào cần có trong quy trình mua hàng. Mẫu cung cấp cho bạn một cấu trúc Jodoo sẵn dùng sau khi đã xác định rõ quy trình.
Hãy bắt đầu với khâu tiếp nhận yêu cầu mua hàng nếu yêu cầu thường gửi thiếu thông tin; thiết lập PO nếu bước bàn giao cho bộ phận mua hàng chưa rõ ràng; quản lý nhà cung cấp nếu bản ghi nhà cung cấp còn yếu; và cẩm nang về rủi ro hợp đồng hoặc gia hạn nếu các cam kết khó kiểm soát.
