Nhu cầu và phê duyệt
Giữ người phụ trách, trạng thái, ngày, giá trị, quy tắc, bằng chứng, ngoại lệ và bước tiếp theo của “Nhu cầu và phê duyệt” trong cùng một hồ sơ.
Hướng dẫn quản lý mua sắm
Lập kế hoạch từ yêu cầu, phê duyệt, nhà cung cấp, PO và nhận hàng đến chi tiêu, danh mục, tiết kiệm, hiệu suất, hợp đồng và ngoại lệ.
Xây dựng mô hình vận hành
Thiết kế mua sắm dựa trên quyết định liên kết, hồ sơ rõ ràng và bàn giao có trách nhiệm
Lập kế hoạch từ yêu cầu, phê duyệt, nhà cung cấp, PO và nhận hàng đến chi tiêu, danh mục, tiết kiệm, hiệu suất, hợp đồng và ngoại lệ. Jodoo kết nối biểu mẫu, luồng việc, quyền, góc nhìn, nhắc việc và dashboard có thể cấu hình để đội nghiệp vụ tự điều chỉnh quy trình mà không cần phát hành lại phần mềm.
Chuỗi hồ sơ mua sắm
Kết nối các hồ sơ cốt lõi cho “hướng dẫn quản lý mua sắm”
Cam kết và nhận hàng
Giữ người phụ trách, trạng thái, ngày, giá trị, quy tắc, bằng chứng, ngoại lệ và bước tiếp theo của “Cam kết và nhận hàng” trong cùng một hồ sơ.
Nhà cung cấp và hợp đồng
Giữ người phụ trách, trạng thái, ngày, giá trị, quy tắc, bằng chứng, ngoại lệ và bước tiếp theo của “Nhà cung cấp và hợp đồng” trong cùng một hồ sơ.
Danh mục và giá trị
Giữ người phụ trách, trạng thái, ngày, giá trị, quy tắc, bằng chứng, ngoại lệ và bước tiếp theo của “Danh mục và giá trị” trong cùng một hồ sơ.
Trình tự thực tế
Vận hành “hướng dẫn quản lý mua sắm” qua bốn bước rõ ràng
Mở ứng dụng trên trang, chạy trọn bốn bước rồi điều chỉnh trường, người phụ trách, quy tắc, góc nhìn, nhắc việc và dashboard theo cách đội mua sắm làm việc.
- 1Chuẩn hóa nhu cầu và phê duyệtGiữ người phụ trách, trạng thái, ngày, giá trị, quy tắc, bằng chứng, ngoại lệ và bước tiếp theo của “Nhu cầu và phê duyệt” trong cùng một hồ sơ.
- 2Kiểm soát cam kết và nhận hàngGiữ người phụ trách, trạng thái, ngày, giá trị, quy tắc, bằng chứng, ngoại lệ và bước tiếp theo của “Cam kết và nhận hàng” trong cùng một hồ sơ.
- 3Quản lý nhà cung cấp và hợp đồngGiữ người phụ trách, trạng thái, ngày, giá trị, quy tắc, bằng chứng, ngoại lệ và bước tiếp theo của “Nhà cung cấp và hợp đồng” trong cùng một hồ sơ.
- 4Rà soát chi tiêu, tiết kiệm và hiệu suấtGiữ người phụ trách, trạng thái, ngày, giá trị, quy tắc, bằng chứng, ngoại lệ và bước tiếp theo của “Danh mục và giá trị” trong cùng một hồ sơ.
Giữ hệ thống dễ điều chỉnh
Điều chỉnh “hướng dẫn quản lý mua sắm” khi quy tắc mua sắm thay đổi
Thêm trường, điều kiện phê duyệt, đường trả lại, góc nhìn theo vai trò, nhắc việc hoặc dashboard mà không cần lập trình và vẫn giữ nguyên dữ liệu cũ.
Jodoo hỗ trợ quy trình ở đâu
Phù hợp với đội ngũ cần cộng tác mua sắm linh hoạt và trách nhiệm rõ ràng
- Yêu cầu, phê duyệt và theo dõi đang nằm rải rác trong email và bảng tính.
- Danh mục, khu vực hoặc mức tiền khác nhau cần trường, quy tắc và người phụ trách khác nhau.
- Đội ngũ muốn giải quyết điểm nghẽn hiện tại trước rồi mở rộng trên cùng nền tảng no-code.
Chọn theo bước mua hàng
Bắt đầu từ điểm nghẽn trong mua sắm, nhà cung cấp hoặc hợp đồng mà bạn cần khắc phục
Bước 1: Tự động hóa
Bạn cần tự động hóa các bước mua sắm?
Lập sơ đồ tiếp nhận, phê duyệt, rà soát nhà cung cấp, bàn giao đơn đặt hàng và kiểm tra tuân thủ trước khi tự động hóa công việc mua sắm.
Đọc hướng dẫnBước 2: Yêu cầuBạn cần một quy trình yêu cầu mua hàng gọn gàng hơn?
Xác định trường dữ liệu người yêu cầu, chi tiết hạng mục, bối cảnh ngân sách, người phụ trách phê duyệt và bước bàn giao cho bộ phận mua hàng trước khi yêu cầu chuyển sang xử lý PO.
Đọc hướng dẫnBước 3: Phê duyệtCần một danh sách kiểm tra phiếu đề nghị mua hàng?
Chuẩn hóa các trường dữ liệu đề nghị mua hàng, chi tiết ngân sách, ngưỡng phê duyệt, thông tin nhà cung cấp và hồ sơ minh chứng trước khi bộ phận mua sắm cam kết chi tiêu.
Đọc hướng dẫnBước 4: Thiết lập POBạn đang thiết lập hệ thống đơn mua hàng?
Xác định các trường dữ liệu yêu cầu PO, quy tắc phê duyệt, bàn giao cho nhà cung cấp, theo dõi đơn hàng, liên kết tiếp nhận và kiểm soát thay đổi.
Đọc hướng dẫnBước 5: Tạo POCần trường dữ liệu để phê duyệt và theo dõi PO?
Lập kế hoạch cho trạng thái phê duyệt PO, người phụ trách mua hàng, xác nhận của nhà cung cấp, ngày giao dự kiến, lý do thay đổi và khả năng theo dõi tiếp sau khi phát hành.
Đọc hướng dẫnBước 6: Xét duyệtBạn cần một quy trình rà soát hợp đồng?
Xác định các trường tiếp nhận, người phụ trách rà soát, kiểm tra rủi ro, quyết định phê duyệt, ghi chú phiên bản và theo dõi tiếp ngoại lệ.
Đọc hướng dẫnBước 7: Đánh giá rủi roBạn cần một quy trình quản lý rủi ro hợp đồng?
Xác định nhóm rủi ro, mức độ ảnh hưởng, khả năng xảy ra, người phụ trách giảm thiểu, bằng chứng tuân thủ, rủi ro gia hạn và các chế độ xem theo dõi tiếp.
Đọc hướng dẫnBước 8: Kiểm soát rủi roBạn cần xác định rủi ro hợp đồng?
Liệt kê những rủi ro quan trọng: lỡ gia hạn, không rõ người phụ trách, điều khoản không tiêu chuẩn, thiếu bằng chứng, lỗ hổng tuân thủ và nghĩa vụ không được theo dõi.
Đọc hướng dẫnBước 9: Quản lý hợp đồngBạn cần các phương pháp hay nhất cho quản lý hợp đồng?
Xác định bản ghi tiếp nhận, rà soát, phê duyệt, rủi ro, gia hạn, nghĩa vụ và kết thúc trước khi công việc hợp đồng bị phân tán qua nhiều tệp.
Đọc hướng dẫnBước 10: Quản lý nhà cung cấpBạn cần các thông lệ tốt nhất về quản lý nhà cung cấp?
Chuẩn hóa bản ghi nhà cung cấp, quy trình tiếp nhận, đánh giá năng lực, hồ sơ tuân thủ, rà soát rủi ro, chấm điểm hiệu suất và trạng thái nhà cung cấp được phê duyệt.
Đọc hướng dẫnBước 11: Đo lường hiệu suấtCần một quy trình quản lý hiệu suất nhà cung cấp?
Xác định tiêu chí hiệu suất, bằng chứng, scorecard, tần suất rà soát, CAPA và quyết định về trạng thái nhà cung cấp.
Đọc hướng dẫnBước 12: Thay bảng tínhBạn đang quản lý hợp đồng bằng bảng tính?
Xác định cột nào trong bảng tính nên trở thành trường dữ liệu hợp đồng, chế độ xem, nhắc việc, bản ghi phê duyệt và quy trình gia hạn.
Đọc hướng dẫnMẫu
Mẫu cho từng bước bàn giao trong mua sắm và với nhà cung cấp
Dùng các cẩm nang này để xác định trường dữ liệu tiếp nhận, phê duyệt, tạo PO, rà soát nhà cung cấp, rủi ro hợp đồng và thay đổi trước khi mở mẫu Jodoo tương ứng.
Tự động hóaBiểu mẫu tiếp nhận mua sắmYêu cầuBiểu mẫu yêu cầu mua hàngPhê duyệtĐơn yêu cầu mua hàng chungThiết lập POTrình theo dõi đơn mua hàngTạo POTrình theo dõi đơn mua hàngXét duyệtDanh sách kiểm tra rà soát hợp đồngĐánh giá rủi roBiểu mẫu đánh giá rủi ro hợp đồngKiểm soát rủi roBiểu mẫu đánh giá rủi ro hợp đồngQuản lý hợp đồngPhần mềm theo dõi hợp đồngQuản lý nhà cung cấpBiểu mẫu đánh giá điều kiện nhà cung cấpĐo lường hiệu suấtBảng điểm hiệu suất nhà cung cấpThay bảng tínhPhần mềm theo dõi hợp đồng
Quy trình liên kếtXem quy trình yêu cầu mua hàng và hợp đồngKết nối khâu tiếp nhận từ người yêu cầu, định tuyến phê duyệt, bàn giao cho bộ phận mua hàng, rà soát nhà cung cấp, kiểm soát hợp đồng, tạo đơn đặt hàng và thay đổi sau phê duyệt.Nhóm mẫuPhần mềm mua sắm điện tửKhám phá các mẫu cho mua sắm, nhà cung cấp, hợp đồng và tài chính để hỗ trợ quy trình mua hàng xoay quanh cẩm nang này.Nhóm mẫuPhần mềm quản lý đơn đặt hàngKhám phá các mẫu cho mua sắm, nhà cung cấp, hợp đồng và tài chính để hỗ trợ quy trình mua hàng xoay quanh cẩm nang này.Nhóm mẫuMẫu quy trình mua sắmKhám phá các mẫu cho mua sắm, nhà cung cấp, hợp đồng và tài chính để hỗ trợ quy trình mua hàng xoay quanh cẩm nang này.Nhóm mẫuTự động hóa quy trình mua sắmKhám phá các mẫu cho mua sắm, nhà cung cấp, hợp đồng và tài chính để hỗ trợ quy trình mua hàng xoay quanh cẩm nang này.Nhóm mẫuHệ thống yêu cầu mua hàngKhám phá các mẫu cho mua sắm, nhà cung cấp, hợp đồng và tài chính để hỗ trợ quy trình mua hàng xoay quanh cẩm nang này.Nhóm mẫuPhần mềm quản lý nhà cung cấpKhám phá các mẫu cho mua sắm, nhà cung cấp, hợp đồng và tài chính để hỗ trợ quy trình mua hàng xoay quanh cẩm nang này.Nhóm mẫuMẫu phê duyệt tài chínhKhám phá các mẫu cho mua sắm, nhà cung cấp, hợp đồng và tài chính để hỗ trợ quy trình mua hàng xoay quanh cẩm nang này.Nhóm mẫuMẫu quản lý nhà cung cấpKhám phá các mẫu cho mua sắm, nhà cung cấp, hợp đồng và tài chính để hỗ trợ quy trình mua hàng xoay quanh cẩm nang này.Nhóm mẫuPhần mềm quy trình sản xuấtKhám phá các mẫu cho mua sắm, nhà cung cấp, hợp đồng và tài chính để hỗ trợ quy trình mua hàng xoay quanh cẩm nang này.Nhóm mẫuTự động hóa quản lý hợp đồngKhám phá các mẫu cho mua sắm, nhà cung cấp, hợp đồng và tài chính để hỗ trợ quy trình mua hàng xoay quanh cẩm nang này.Nhóm mẫuBảng tổng quan quản lý hợp đồngKhám phá các mẫu cho mua sắm, nhà cung cấp, hợp đồng và tài chính để hỗ trợ quy trình mua hàng xoay quanh cẩm nang này.Nhóm mẫuQuản lý rủi ro hợp đồngKhám phá các mẫu cho mua sắm, nhà cung cấp, hợp đồng và tài chính để hỗ trợ quy trình mua hàng xoay quanh cẩm nang này.Nhóm mẫuPhần mềm theo dõi đơn đặt hàngKhám phá các mẫu cho mua sắm, nhà cung cấp, hợp đồng và tài chính để hỗ trợ quy trình mua hàng xoay quanh cẩm nang này.Nhóm mẫuPhần mềm cổng quản lý nhà cung cấpKhám phá các mẫu cho mua sắm, nhà cung cấp, hợp đồng và tài chính để hỗ trợ quy trình mua hàng xoay quanh cẩm nang này.Nhóm mẫuPhần mềm quản lý quan hệ nhà cung cấpKhám phá các mẫu cho mua sắm, nhà cung cấp, hợp đồng và tài chính để hỗ trợ quy trình mua hàng xoay quanh cẩm nang này.Nhóm mẫuPhần mềm đánh giá nhà cung cấpKhám phá các mẫu cho mua sắm, nhà cung cấp, hợp đồng và tài chính để hỗ trợ quy trình mua hàng xoay quanh cẩm nang này.Nhóm mẫuHệ thống quản lý chất lượng nhà cung cấpKhám phá các mẫu cho mua sắm, nhà cung cấp, hợp đồng và tài chính để hỗ trợ quy trình mua hàng xoay quanh cẩm nang này.Nhóm mẫuPhần mềm quản lý rủi ro nhà cung cấpKhám phá các mẫu cho mua sắm, nhà cung cấp, hợp đồng và tài chính để hỗ trợ quy trình mua hàng xoay quanh cẩm nang này.Nhóm mẫuPhần mềm quản lý hiệu suất nhà cung cấpKhám phá các mẫu cho mua sắm, nhà cung cấp, hợp đồng và tài chính để hỗ trợ quy trình mua hàng xoay quanh cẩm nang này.
Cách sử dụng trang này
Chọn cẩm nang mua sắm phù hợp với điểm nghẽn hiện tại của bạn.
Cẩm nang mua sắm khác gì với mẫu mua sắm?
Cẩm nang giúp bạn xác định những trường dữ liệu, bước phê duyệt, bằng chứng, kiểm tra nhà cung cấp, kiểm soát hợp đồng và bàn giao nào cần có trong quy trình mua hàng. Mẫu cung cấp cho bạn một cấu trúc Jodoo sẵn dùng sau khi đã xác định rõ quy trình.
Đội ngũ mua sắm nên bắt đầu từ đâu?
Hãy bắt đầu với khâu tiếp nhận yêu cầu mua hàng nếu yêu cầu thường gửi thiếu thông tin; thiết lập PO nếu bước bàn giao cho bộ phận mua hàng chưa rõ ràng; quản lý nhà cung cấp nếu bản ghi nhà cung cấp còn yếu; và cẩm nang về rủi ro hợp đồng hoặc gia hạn nếu các cam kết khó kiểm soát.