คู่มือกระบวนการบริหารผลการดำเนินงานซัพพลายเออร์

คู่มือกระบวนการบริหารผลการดำเนินงานซัพพลายเออร์

วางแผนกระบวนการบริหารผลการดำเนินงานซัพพลายเออร์ด้วยเกณฑ์สกอร์การ์ด หลักฐานการตรวจประเมิน รอบการทบทวน งานแก้ไข ความเสี่ยง และการตัดสินใจเกี่ยวกับซัพพลายเออร์

การบริหารผลการดำเนินงานซัพพลายเออร์มีประสิทธิภาพที่สุดเมื่อคะแนนเชื่อมกับหลักฐานและงานติดตามผล คู่มือนี้ช่วยให้ทีมกำหนดเกณฑ์ รอบการให้คะแนน หลักฐานการตรวจประเมิน บันทึกของผู้ทบทวน งานแก้ไข ความเสี่ยงซัพพลายเออร์ และการตัดสินใจเกี่ยวกับสถานะซัพพลายเออร์

ตารางคะแนนประสิทธิภาพซัพพลายเออร์เริ่มจาก: ตารางคะแนนประสิทธิภาพซัพพลายเออร์
01

กำหนดเกณฑ์ก่อนให้คะแนนซัพพลายเออร์

สกอร์การ์ดซัพพลายเออร์ควรให้คะแนนในด้านที่มีผลต่อการตัดสินใจทางธุรกิจ เลือกเกณฑ์ที่ผู้ทบทวนสามารถประเมินได้อย่างสม่ำเสมอและมีหลักฐานรองรับ

  • ใช้เกณฑ์ด้านคุณภาพ การส่งมอบ ต้นทุน การตอบสนอง การปฏิบัติตามข้อกำหนด การบริการ และความเสี่ยง
  • กำหนดน้ำหนักคะแนน สเกลการให้คะแนน รอบการทบทวน และเจ้าของงานผู้ทบทวน
  • แนบไฟล์ ข้อมูลการส่งมอบ บันทึกการตรวจประเมินซัพพลายเออร์ ของเสีย หรือความคิดเห็นจากผู้มีส่วนเกี่ยวข้อง
  • บันทึกสถานะคำแนะนำ เช่น preferred, approved, conditional หรือ blocked
02

ทำให้หลักฐานของคะแนนมองเห็นได้

คะแนนที่ไม่มีหลักฐานจะกลายเป็นเรื่องอัตวิสัย แต่ละคะแนนควรแสดงให้เห็นว่าเพราะอะไรจึงได้คะแนนนั้นและมีเรคคอร์ดใดรองรับ

  • เพิ่มบันทึกผู้ทบทวน หลักฐานแนบ เรคคอร์ดต้นทาง และคำอธิบายคะแนน
  • เชื่อมข้อบกพร่องจากการตรวจประเมินซัพพลายเออร์ ปัญหาคุณภาพ ข้อยกเว้นด้านการส่งมอบ และเหตุการณ์ด้านบริการ
  • แสดงงานแก้ไขและสถานะว่าปิดงานหรือยืนยันผลแล้วหรือไม่
  • เปรียบเทียบแนวโน้มข้ามรอบการทบทวน
03

เชื่อมผลการดำเนินงานที่ต่ำกับงานแก้ไข

คะแนนต่ำควรกระตุ้นให้เกิดการติดตามโดยเจ้าของงาน เรคคอร์ดการแก้ไขของซัพพลายเออร์ช่วยให้งานปรับปรุงมีผู้รับผิดชอบและมองเห็นได้

  • บันทึกหมวดปัญหา ระดับความรุนแรง สาเหตุราก เจ้าของงาน กำหนดส่ง และคำตอบจากซัพพลายเออร์
  • กำหนดให้มีหลักฐานการแก้ไขและสถานะการยืนยันผล
  • ยกระดับงานที่เกินกำหนดหรือเกิดซ้ำ
  • อัปเดตสถานะซัพพลายเออร์หลังปิดงานแก้ไข
04

ใช้การทบทวนผลการดำเนินงานในการตัดสินใจจัดหา

สกอร์การ์ดที่เสร็จสมบูรณ์ควรช่วยให้ผู้ซื้อในอนาคตเปรียบเทียบซัพพลายเออร์ ต่ออายุข้อตกลง หรือตัดสินใจว่าซัพพลายเออร์ยังคงได้รับการอนุมัติหรือไม่

  • อัปเดตสถานะในรายชื่อซัพพลายเออร์ที่อนุมัติแล้วและธง preferred supplier
  • ใส่บริบทด้านความเสี่ยงและการปฏิบัติตามข้อกำหนดก่อนมอบงานในอนาคต
  • บันทึกการเปรียบเทียบซัพพลายเออร์เมื่อมีหลายรายอยู่ในรายชื่อคัดเลือก
  • กำหนดรอบการทบทวนแบบรายไตรมาส รายปี หรือตามเหตุการณ์

ฟิลด์และการติดตามผลด้านผลการดำเนินงานซัพพลายเออร์

ใช้ฟิลด์เหล่านี้เพื่อให้คะแนนซัพพลายเออร์อธิบายได้และเชื่อมกับงานปรับปรุง

ด้านฟิลด์เหตุผลที่สำคัญขั้นตอนต่อไป
เกณฑ์คุณภาพ การส่งมอบ ต้นทุน การปฏิบัติตามข้อกำหนด การบริการ ความเสี่ยงคะแนนสะท้อนลำดับความสำคัญทางธุรกิจกำหนดน้ำหนัก
หลักฐานไฟล์ บันทึก การตรวจประเมินซัพพลายเออร์ ของเสีย ข้อมูลการส่งมอบผู้ทบทวนสามารถอธิบายคะแนนได้แนบหลักฐาน
คะแนนสเกล คะแนน น้ำหนัก รอบเวลา ผู้ทบทวนสามารถเปรียบเทียบผลการดำเนินงานตามช่วงเวลาได้ทบทวนแนวโน้ม
งานแก้ไขประเด็น เจ้าของงาน กำหนดส่ง คำตอบ การยืนยันผลคะแนนต่ำจะนำไปสู่งานปรับปรุงที่มีผู้รับผิดชอบติดตามการปิดงาน
สถานะซัพพลายเออร์Preferred, approved, conditional, blocked, review neededผลการดำเนินงานส่งผลต่อการตัดสินใจจัดหาอัปเดตเรคคอร์ดซัพพลายเออร์
ตารางคะแนนประสิทธิภาพซัพพลายเออร์ตารางคะแนนประสิทธิภาพซัพพลายเออร์ติดตามคะแนน KPI ของซัพพลายเออร์ รอบการประเมิน ระดับความเสี่ยง คำแนะนำ และการดำเนินการติดตามในแอปตารางคะแนนแบบเรียลไทม์ฟอร์มประเมินผลการทำงานของซัพพลายเออร์ฟอร์มประเมินผลการทำงานของซัพพลายเออร์ประเมินซัพพลายเออร์ด้วยคะแนนด้านการส่งมอบ คุณภาพ ต้นทุน การตอบสนอง ความเสี่ยง หมายเหตุจากผู้ประเมิน และการติดตามแก้ไขในฟอร์มเดียวฟอร์มประเมินซัพพลายเออร์ฟอร์มประเมินซัพพลายเออร์ประเมินซัพพลายเออร์ด้วยคะแนนตามเกณฑ์ หลักฐานด้านคุณภาพ บันทึกความเสี่ยง ความคิดเห็นของผู้ตรวจทาน สถานะคำแนะนำ และการติดตามการเริ่มต้นใช้งานเช็กลิสต์การตรวจประเมินซัพพลายเออร์เช็กลิสต์การตรวจประเมินซัพพลายเออร์ดำเนินการตรวจประเมินผู้ขายด้วยจุดตรวจ หลักฐาน ข้อค้นพบ เจ้าของงาน วันครบกำหนด และสถานะตรวจประเมินซ้ำจนกว่าการดำเนินการแก้ไขจะปิดครบคำขอให้ซัพพลายเออร์ดำเนินการแก้ไขคำขอให้ซัพพลายเออร์ดำเนินการแก้ไขบันทึกคำขอให้ซัพพลายเออร์ดำเนินการแก้ไข พร้อมรายละเอียดปัญหา หลักฐาน การตอบกลับของผู้รับผิดชอบ วันครบกำหนด สถานะ และการติดตามความเสี่ยงด้านจัดซื้อทะเบียนความเสี่ยงซัพพลายเออร์ทะเบียนความเสี่ยงซัพพลายเออร์ใช้ทะเบียนความเสี่ยงซัพพลายเออร์เพื่อติดตามความเสี่ยง คะแนน หลักฐาน เจ้าของแผนรับมือ สถานะการทบทวน และการติดตามผลรายการซัพพลายเออร์ที่ได้รับอนุมัติรายการซัพพลายเออร์ที่ได้รับอนุมัติใช้เทมเพลตรายการซัพพลายเออร์ที่ได้รับอนุมัติเพื่อติดตามสถานะซัพพลายเออร์ หลักฐานการรับรอง เจ้าของงาน วันที่ทบทวน และการติดตามงาน

ดูเวิร์กโฟลว์ผลการดำเนินงานซัพพลายเออร์ต่อ

คำถามเกี่ยวกับการบริหารผลการดำเนินงานซัพพลายเออร์

การบริหารผลการดำเนินงานซัพพลายเออร์คืออะไร

คือกระบวนการวัดผลการดำเนินงานของซัพพลายเออร์ตามเกณฑ์ เช่น คุณภาพ การส่งมอบ ต้นทุน การปฏิบัติตามข้อกำหนด การบริการ และความเสี่ยง จากนั้นใช้หลักฐานและงานติดตามผลเพื่อช่วยตัดสินใจเกี่ยวกับซัพพลายเออร์

ควรทบทวนซัพพลายเออร์บ่อยแค่ไหน

รอบการทบทวนขึ้นอยู่กับความสำคัญและความเสี่ยงของซัพพลายเออร์ หลายทีมใช้การทบทวนรายไตรมาสหรือรายปี และทบทวนตามเหตุการณ์หลังเกิดปัญหาคุณภาพ การส่งล่าช้า การตรวจประเมิน หรือการตัดสินใจจัดหาที่สำคัญ

ควรจัดการกับผลการดำเนินงานของซัพพลายเออร์ที่ไม่ดีอย่างไร

คะแนนต่ำควรสร้างเรคคอร์ดงานแก้ไขที่มีเจ้าของงาน กำหนดส่ง คำตอบจากซัพพลายเออร์ หลักฐาน และการยืนยันผล ก่อนอัปเดตสถานะซัพพลายเออร์

เปิดสกอร์การ์ดผลการดำเนินงานซัพพลายเออร์

ดูตัวอย่างเทมเพลต แล้วปรับเกณฑ์ หลักฐาน น้ำหนักคะแนน รอบการทบทวน การเชื่อมงานแก้ไข และการตัดสินใจสถานะซัพพลายเออร์ให้เหมาะกับทีมของคุณ

ดูตัวอย่างเทมเพลตนี้