Cẩm nang

Cẩm nang quy trình quản lý hiệu suất nhà cung cấp

Lập kế hoạch quy trình quản lý hiệu suất nhà cung cấp với tiêu chí scorecard, bằng chứng đánh giá, tần suất rà soát, CAPA, rủi ro và quyết định về nhà cung cấp.

Quản lý hiệu suất nhà cung cấp hiệu quả nhất khi điểm số được gắn với bằng chứng và công việc theo dõi tiếp. Cẩm nang này giúp đội ngũ xác định tiêu chí, chu kỳ chấm điểm, bằng chứng đánh giá, ghi chú của người rà soát, CAPA, rủi ro nhà cung cấp và các quyết định về trạng thái nhà cung cấp.

Rà soát quy trình hiệu suấtMở mẫu scorecard

Bắt đầu từ: Bảng điểm hiệu suất nhà cung cấp

Xác định tiêu chí trước khi chấm điểm nhà cung cấp

Một scorecard nhà cung cấp nên chấm đúng những yếu tố ảnh hưởng đến quyết định kinh doanh. Hãy chọn các tiêu chí mà người rà soát có thể đánh giá nhất quán và có thể chứng minh bằng bằng chứng.

Sử dụng các tiêu chí về chất lượng, giao hàng, chi phí, khả năng phản hồi, tuân thủ, dịch vụ và rủi ro.
Xác định trọng số, thang điểm, kỳ rà soát và người phụ trách rà soát.
Đính kèm file, dữ liệu giao hàng, ghi chú đánh giá nhà cung cấp, lỗi hoặc phản hồi từ các bên liên quan.
Ghi lại trạng thái khuyến nghị như ưu tiên, đã phê duyệt, có điều kiện hoặc chặn.

Giữ bằng chứng chấm điểm luôn rõ ràng

Điểm số không có bằng chứng sẽ trở nên cảm tính. Mỗi điểm cần cho thấy lý do được chấm và những bản ghi nào dùng để hỗ trợ.

Thêm ghi chú của người rà soát, bằng chứng đính kèm, bản ghi nguồn và giải thích cho điểm số.
Liên kết phát hiện đánh giá nhà cung cấp, vấn đề chất lượng, ngoại lệ giao hàng và sự cố dịch vụ.
Hiển thị CAPA và tình trạng đã đóng hay đã xác minh.
So sánh xu hướng qua các kỳ rà soát.

Kết nối hiệu suất kém với CAPA

Điểm thấp cần kích hoạt bước theo dõi có người phụ trách. Bản ghi CAPA nhà cung cấp giúp công việc cải tiến có trách nhiệm rõ ràng và dễ theo dõi.

Ghi nhận nhóm vấn đề, mức độ nghiêm trọng, nguyên nhân gốc, người phụ trách, hạn hoàn thành và phản hồi của nhà cung cấp.
Yêu cầu bằng chứng CAPA và trạng thái xác minh.
Escalate các hành động quá hạn hoặc lặp lại.
Cập nhật trạng thái nhà cung cấp sau khi CAPA được đóng.

Dùng rà soát hiệu suất cho quyết định tìm nguồn cung ứng

Các scorecard đã hoàn tất cần hỗ trợ người mua trong việc so sánh nhà cung cấp, gia hạn thỏa thuận hoặc quyết định liệu nhà cung cấp còn giữ trạng thái đã phê duyệt hay không.

Cập nhật trạng thái danh sách nhà cung cấp đã phê duyệt và cờ nhà cung cấp ưu tiên.
Bao gồm bối cảnh rủi ro và tuân thủ trước khi trao công việc trong tương lai.
Ghi lại ghi chú so sánh nhà cung cấp khi có nhiều lựa chọn vào danh sách ngắn.
Thiết lập tần suất rà soát theo quý, năm hoặc theo sự kiện.

Quy trình hiệu suất

Trường dữ liệu hiệu suất nhà cung cấp và bước theo dõi tiếp

Sử dụng các trường dữ liệu này để giúp điểm số nhà cung cấp có thể giải thích rõ ràng và gắn với công việc cải tiến.

Hạng mụcTrường dữ liệuTại sao quan trọngBước tiếp theo

Tiêu chíChất lượng, giao hàng, chi phí, tuân thủ, dịch vụ, rủi ro.Điểm số phản ánh ưu tiên kinh doanh.Thiết lập trọng số

Bằng chứngFile, ghi chú, đánh giá nhà cung cấp, lỗi, dữ liệu giao hàng.Người rà soát có thể giải thích điểm số.Đính kèm bằng chứng

Điểm sốThang điểm, điểm, trọng số, kỳ, người rà soát.Có thể so sánh hiệu suất theo thời gian.Rà soát xu hướng

CAPAVấn đề, người phụ trách, hạn hoàn thành, phản hồi, xác minh.Điểm thấp dẫn tới cải tiến có trách nhiệm rõ ràng.Theo dõi đóng hồ sơ

Trạng thái nhà cung cấpƯu tiên, đã phê duyệt, có điều kiện, chặn, cần rà soát.Hiệu suất ảnh hưởng tới quyết định tìm nguồn cung ứng.Cập nhật bản ghi nhà cung cấp

Mẫu

Kết nối điểm hiệu suất với quyết định về nhà cung cấp

Xây dựng scorecard nhà cung cấp, sau đó liên kết rà soát hiệu suất với đánh giá nhà cung cấp, CAPA, bản ghi rủi ro và trạng thái nhà cung cấp đã phê duyệt.

Mẫu phù hợp nhất để bắt đầuĐiểm bắt đầu phù hợp nhất: Scorecard hiệu suất nhà cung cấp

Hãy bắt đầu tại đây khi hiệu suất nhà cung cấp cần được quản lý bằng tiêu chí, bằng chứng, lịch sử điểm số, ghi chú của người rà soát và hành động theo dõi tiếp trong một quy trình.

Bảng điểm hiệu suất nhà cung cấpTheo dõi xếp hạng KPI nhà cung cấp, kỳ đánh giá, mức độ rủi ro, khuyến nghị và hành động theo dõi tiếp trong một ứng dụng bảng điểm trực tiếp.

Biểu mẫu Đánh giá Hiệu suất Nhà cung cấpĐánh giá nhà cung cấp với các tiêu chí giao hàng, chất lượng, chi phí, mức độ phản hồi, xếp hạng rủi ro, ghi chú của người đánh giá và theo dõi tiếp hành động khắc phục trong một biểu mẫu.

Biểu mẫu đánh giá nhà cung cấpĐánh giá nhà cung cấp bằng điểm tiêu chí, bằng chứng chất lượng, ghi chú rủi ro, nhận xét của người đánh giá, trạng thái khuyến nghị và theo dõi tiếp khi tiếp nhận.

Danh sách kiểm tra đánh giá nhà cung cấpThực hiện đánh giá nhà cung cấp với các điểm kiểm tra, bằng chứng, phát hiện, người phụ trách, hạn xử lý và trạng thái đánh giá lại cho đến khi hành động khắc phục hoàn tất.

Yêu cầu hành động khắc phục nhà cung cấpGhi nhận yêu cầu hành động khắc phục nhà cung cấp với chi tiết vấn đề, bằng chứng, phản hồi của người phụ trách, ngày hạn, trạng thái và theo dõi tiếp rủi ro mua sắm.

Sổ đăng ký rủi ro nhà cung cấpSử dụng sổ đăng ký rủi ro nhà cung cấp để theo dõi rủi ro nhà cung cấp, điểm số, bằng chứng, người phụ trách biện pháp giảm thiểu, trạng thái rà soát và hành động theo dõi tiếp.

Danh sách nhà cung cấp được phê duyệtSử dụng mẫu danh sách nhà cung cấp được phê duyệt để theo dõi trạng thái nhà cung cấp, bằng chứng đủ điều kiện, người phụ trách, ngày rà soát và theo dõi tiếp.

Các nhóm mẫu liên quan

Tiếp tục với các quy trình hiệu suất nhà cung cấp

Phần mềm đánh giá nhà cung cấp Hệ thống quản lý chất lượng nhà cung cấp Phần mềm quản lý nhà cung cấp Phần mềm quản lý rủi ro nhà cung cấp Phần mềm quản lý hiệu suất nhà cung cấp Mẫu quy trình mua sắm Tự động hóa quy trình mua sắm Hệ thống đề nghị mua hàng Mẫu phê duyệt tài chính Mẫu quản lý vendor Phần mềm quy trình sản xuất

Quy trình liên kết

Xem lộ trình quy trình nhà cung cấp

Bộ quy trình onboarding vendor & đánh giá đủ điều kiện nhà cung cấp Bộ quy trình từ yêu cầu mua hàng đến PO

Câu hỏi thường gặp

Câu hỏi về quản lý hiệu suất nhà cung cấp

Quản lý hiệu suất nhà cung cấp là gì?

Đó là quy trình đo lường hiệu suất nhà cung cấp theo các tiêu chí như chất lượng, giao hàng, chi phí, tuân thủ, dịch vụ và rủi ro, sau đó dùng bằng chứng và bước theo dõi tiếp để định hướng các quyết định về nhà cung cấp.

Bao lâu nên rà soát nhà cung cấp một lần?

Tần suất rà soát phụ thuộc vào mức độ quan trọng và rủi ro của nhà cung cấp. Nhiều đội ngũ áp dụng rà soát theo quý hoặc theo năm, đồng thời bổ sung rà soát theo sự kiện sau vấn đề chất lượng, giao hàng trễ, đánh giá hoặc quyết định tìm nguồn cung ứng lớn.

Nên xử lý hiệu suất nhà cung cấp kém như thế nào?

Điểm thấp nên tạo bản ghi CAPA với người phụ trách, hạn hoàn thành, phản hồi của nhà cung cấp, bằng chứng và xác minh trước khi cập nhật trạng thái nhà cung cấp.

Bước tiếp theo

Mở scorecard hiệu suất nhà cung cấp

Xem trước mẫu, sau đó điều chỉnh tiêu chí, bằng chứng, trọng số điểm, tần suất rà soát, liên kết CAPA và quyết định về trạng thái nhà cung cấp.

Xem trước mẫu này

Nền tảng

Giải pháp

Mẫu AI

Tài nguyên

Bảng giá