Cẩm nang

Hướng dẫn quy trình yêu cầu vật tư và xuất kho

Lập kế hoạch bàn giao cho yêu cầu vật tư, xuất kho, phê duyệt, thiếu hàng, trả hàng, nhận hàng và kiểm kê trước khi mở mẫu quy trình tồn kho.

Yêu cầu vật tư là điểm vào của nhiều quy trình kho. Hướng dẫn này giúp đội ngũ quyết định người yêu cầu cần gửi thông tin gì, cách kiểm tra khả dụng tồn kho, ai phê duyệt việc xuất hàng và cách theo dõi thiếu hàng, trả hàng, bản ghi nhận hàng hoặc chênh lệch kiểm kê sau khi vật tư di chuyển qua khu vực lưu trữ.

Xem lại các trường dữ liệu yêu cầu vật tưMở mẫu yêu cầu vật tư

Bắt đầu từ: Biểu mẫu yêu cầu vật tư

Ghi nhận lý do cần vật tư

Một yêu cầu không chỉ nên có mặt hàng và số lượng. Đội ngũ kho cần ngữ cảnh người yêu cầu, thời điểm cần, công việc hoặc phòng ban sử dụng, vị trí tồn kho và mức độ ưu tiên trước khi xuất vật tư.

Người yêu cầu, phòng ban, công việc, dự án, vị trí và ngày cần có.
Mặt hàng, SKU, mô tả, số lượng, đơn vị và vị trí lưu trữ ưu tiên.
Mục đích, mức độ khẩn cấp, trạng thái phê duyệt và ghi chú hỗ trợ.
Tồn kho khả dụng, mặt hàng thay thế và lý do thiếu hàng khi mặt hàng được yêu cầu không có sẵn.

Tách phê duyệt khỏi thực hiện xuất hàng

Phê duyệt xác nhận vật tư có nên được xuất hay không. Thực hiện xác nhận vật tư đã được lấy, đã xuất, xuất một phần hoặc bị chặn. Hãy giữ cả hai bước hiển thị rõ.

Người phê duyệt, quyết định, ngày phê duyệt và lý do trả lại.
Người phụ trách xuất hàng, trạng thái lấy hàng, số lượng xuất, ngày xuất và vị trí lưu trữ.
Lý do xuất một phần, trạng thái đặt bù hoặc kích hoạt bổ sung hàng.
Xác nhận của người yêu cầu hoặc bàn giao giao nhận khi cần.

Biến thiếu hàng và thay thế thành việc có thể xử lý

Thiếu hàng nên kích hoạt theo dõi tiếp thay vì chỉ nằm trong ghi chú. Quy trình cần thể hiện đội ngũ sẽ thay thế, bổ sung hàng, nhận nguồn cung đầu vào, điều chỉnh tồn kho hay trả lại cho người yêu cầu để quyết định.

Số lượng thiếu, lý do, yêu cầu bị ảnh hưởng và người phụ trách theo dõi tiếp.
Mặt hàng thay thế và phê duyệt thay thế từ người yêu cầu.
Cảnh báo tồn kho thấp hoặc bản ghi bổ sung hàng khi tồn kho thấp hơn ngưỡng.
Theo dõi nhận hàng hoặc mua hàng khi thiếu hàng phụ thuộc vào vật tư đầu vào.
Lý do điều chỉnh tồn kho nếu bản ghi tồn kho cần được sửa.

Kết nối vật tư đã xuất với trả hàng

Bản ghi xuất vật tư và trả hàng cần dễ kết nối với nhau. Điều này giúp đội ngũ thu hồi mặt hàng chưa dùng, theo dõi hàng hư hỏng và giữ số lượng tồn kho sát thực tế hơn.

Yêu cầu ban đầu, bản ghi xuất hàng, số lượng trả, tình trạng và lý do trả hàng.
Trạng thái hàng hư hỏng, chưa dùng, sai mặt hàng hoặc vật tư dư.
Quyết định nhập lại kho, quyết định loại bỏ hoặc theo dõi điều chỉnh.
Ghi chú của người yêu cầu và người phụ trách kho khi đóng việc.

Khép kín vòng xử lý bằng kiểm kê và nhận hàng

Công việc xuất hàng đáng tin cậy hơn khi thiếu hàng và trả hàng được kết nối với phiếu nhận hàng đầu vào và kiểm kê luân phiên thay vì được xử lý như ghi chú riêng lẻ.

Liên kết các yêu cầu còn mở với phiếu nhận dự kiến khi hàng đang chờ nguồn cung đầu vào.
Dùng bản ghi luân chuyển tồn kho để giải thích vật tư đã xuất thay đổi vị trí hoặc người quản lý ở đâu.
Chuyển các chênh lệch xuất hàng lặp lại vào kiểm kê luân phiên, đối soát hoặc công việc điều chỉnh đã phê duyệt.
Rà soát mô hình thiếu hàng theo mặt hàng, ô/kệ, người yêu cầu, công việc hoặc phòng ban.

Trường dữ liệu luân chuyển

Trường dữ liệu yêu cầu vật tư và xuất kho

Dùng các trường dữ liệu này để kết nối nhu cầu được yêu cầu, phê duyệt, thực hiện xuất hàng, xử lý thiếu hàng và theo dõi trả hàng.

Nhóm trường dữ liệuCần ghi nhậnTại sao quan trọngBàn giao tiếp theo

Ngữ cảnh yêu cầuNgười yêu cầu, công việc, phòng ban, vị trí, ngày cần có.Kho có thể ưu tiên và định tuyến công việc.Phê duyệt hoặc kiểm tra tồn kho.

Chi tiết mặt hàngMặt hàng, SKU, số lượng, đơn vị, vị trí lưu trữ.Đội ngũ xuất hàng biết chính xác cần lấy gì.Lấy hàng và xuất hàng.

Phê duyệtNgười phê duyệt, quyết định, lý do trả lại, ngày phê duyệt.Chỉ nhu cầu hợp lệ mới chuyển sang công việc xuất hàng.Thực hiện xuất hàng.

Thiếu hàngSố lượng thiếu, mặt hàng thay thế, kích hoạt bổ sung hàng.Khoảng trống tồn kho tạo việc theo dõi tiếp thay vì chậm trễ âm thầm.Quy trình tồn kho thấp hoặc bổ sung hàng.

Hoàn trảLần xuất ban đầu, số lượng trả, tình trạng, quyết định nhập lại kho.Mặt hàng chưa dùng hoặc hư hỏng được ghi nhận đầy đủ.Trả hàng tồn kho hoặc điều chỉnh tồn kho.

Kiểm tra độ chính xácChênh lệch kiểm đếm, lịch sử luân chuyển, trạng thái nhận hàng.Các khoảng trống lặp lại được điều tra.Kiểm kê luân phiên hoặc đối soát.

Mẫu

Chuyển yêu cầu vật tư thành bản ghi luân chuyển tồn kho

Dùng hướng dẫn để xác định các trường dữ liệu yêu cầu và xuất hàng, sau đó kết nối quy trình với các mẫu xuất vật tư, trả hàng tồn kho, nhận hàng, luân chuyển tồn kho, kiểm kê luân phiên và điều chỉnh tồn kho.

Mẫu phù hợp nhất để bắt đầuĐiểm bắt đầu phù hợp nhất: Biểu mẫu yêu cầu vật tư

Bắt đầu tại đây khi đội ngũ cần một yêu cầu có cấu trúc cho mặt hàng, số lượng, vị trí, ngày cần có, trạng thái phê duyệt và theo dõi xuất hàng.

Biểu mẫu yêu cầu vật tưThu thập mặt hàng, số lượng, ngày cần dùng, công việc hoặc công trường, người phê duyệt và trạng thái kho trước khi xuất hàng hoặc chuyển xử lý thiếu hụt.

Biểu mẫu xuất vật tưTheo dõi vật tư được xuất từ kho đến công việc, địa điểm hoặc phòng ban với số lượng mặt hàng, ngày xuất và xác nhận của người nhận để việc bàn giao từ kho luôn rõ ràng.

Biểu mẫu sự cố tồn khoDùng biểu mẫu sự cố tồn kho để ghi nhận xuất vật tư, thông tin người yêu cầu, số lượng, địa điểm, phê duyệt, bằng chứng và lịch sử biến động tồn kho.

Biểu mẫu trả lại hàng tồn khoSử dụng biểu mẫu trả lại hàng tồn kho để ghi nhận lý do trả hàng, tình trạng mặt hàng, phê duyệt, quyết định nhập lại kho hoặc loại bỏ, người phụ trách và trạng thái theo dõi tiếp.

Biểu mẫu cảnh báo tồn kho thấpSử dụng biểu mẫu cảnh báo tồn kho thấp để ghi nhận mức tồn của mặt hàng, ngưỡng đặt hàng lại, rủi ro hết hàng, ghi chú bổ sung hàng, người phụ trách và trạng thái theo dõi tiếp.

Biểu mẫu điều chỉnh tồn khoThu thập lý do điều chỉnh tồn kho, thay đổi số lượng, tệp đính kèm và ghi chú rà soát trong một biểu mẫu có cấu trúc.

Biểu mẫu yêu cầu vật tưThu thập yêu cầu vật tư, chi tiết mặt hàng, số lượng, ngày cần có, trạng thái phê duyệt, người phụ trách xử lý và cập nhật cho người yêu cầu.

Biểu mẫu yêu cầu vật tư trường họcThu thập yêu cầu vật tư trường học với nhu cầu lớp học, số lượng vật phẩm, thời gian cần, phê duyệt ngân sách, trạng thái đáp ứng và theo dõi tiếp từ bộ phận mua hàng.

Danh sách kiểm tra nhận hàng tại khoSử dụng danh sách kiểm tra tiếp nhận kho để ghi nhận tiếp nhận tại khu dỡ hàng, kiểm tra PO, số lượng thực nhận, bàn giao kiểm tra.

Danh sách kiểm tra tiếp nhận hàngSử dụng danh sách kiểm tra để kiểm tra hàng hóa, khuyết tật ghi chép, giữ hay từ chối các mục, gắn kết bằng chứng và tiếp tục cung cấp lộ trình.

Công cụ theo dõi luân chuyển tồn khoTheo dõi các hoạt động cổ phiếu qua các biên lai, vấn đề, chuyển nhượng, trả lại, điều chỉnh, chủ sở hữu, địa điểm, và ngoại lệ tiếp theo.

Biểu mẫu điều chỉnh tồn khoGhi lại những điều chỉnh về kho lưu trữ với SKU, bin, thay đổi số lượng, mã lý do, tình trạng chấp thuận, bằng chứng, và kiểm toán đã sẵn sàng.

Phiếu kiểm kê chu kỳChạy vòng quay tính với SKU, bin, tính số lượng, số lượng hệ thống, lý do biến đổi, chấp thuận và sửa chữa tiếp theo.

Các nhóm mẫu liên quan

Khám phá các mẫu kho và tồn kho liên quan

Phần mềm tiếp nhận hàng trong kho Phần mềm kiểm kê luân phiên Mẫu quản lý kho và tồn kho Phần mềm kiểm soát tồn kho trong kho hàng Hệ thống luân chuyển tồn kho Mẫu quy trình mua sắm Mẫu chất lượng & an toàn Phần mềm quy trình sản xuất Phần mềm quản lý xưởng

Quy trình liên kết

Xem quy trình nhận hàng kho và kiểm soát tồn kho

Bộ quy trình nhận hàng và kiểm soát tồn kho Gói quy trình kiểm soát tồn kho Gói quy trình nhận hàng kho

Câu hỏi thường gặp

Câu hỏi về quy trình yêu cầu vật tư và xuất kho

Yêu cầu vật tư có khác với xuất kho không?

Có. Yêu cầu vật tư ghi nhận nhu cầu từ người yêu cầu. Xuất kho ghi nhận hành động của kho khi lấy và xuất hàng tồn kho theo nhu cầu đó.

Một yêu cầu vật tư nên gồm những trường dữ liệu nào?

Nên có người yêu cầu, mặt hàng, số lượng, đơn vị, ngày cần có, mục đích, vị trí, trạng thái phê duyệt, tồn kho khả dụng và ghi chú thiếu hàng hoặc thay thế.

Khi nào yêu cầu vật tư nên kích hoạt bổ sung hàng?

Kích hoạt bổ sung hàng khi tồn kho khả dụng thấp hơn ngưỡng, yêu cầu không thể được đáp ứng hoặc các lần xuất lặp lại cho thấy nhu cầu đang vượt quá số lượng dự trữ.

Bước tiếp theo

Mở mẫu yêu cầu vật tư

Xem trước mẫu Jodoo, sau đó điều chỉnh các trường dữ liệu mặt hàng, phê duyệt, hàng đợi xuất kho, lý do thiếu hàng và bàn giao trả hàng theo quy trình kho của bạn.

Xem trước mẫu này

Nền tảng

Giải pháp

Mẫu AI

Tài nguyên

Bảng giá