Đặt lịch demoĐăng ký

Nền tảng

Nền tảngTrình tạo ứng dụngTrình tạo biểu mẫuquy trìnhBảng tổng quanTích hợp

Giải pháp

Đơn hàng & tồn khoLệnh sản xuấtQuản lý tinh gọnBảo trìPhiếu công việc hậu mãiCRMQuản lý dự ánQuản lý công việcXây dựng

Mẫu AI

Mẫu AI

Tài nguyên

Tài liệu trợ giúpHướng dẫn bắt đầu nhanhĐối tácCộng đồngMẫuBlogVề chúng tôiBảo mật

Bảng giá

Bảng giá
Đặt lịch demoĐăng ký
Mẫu AI
Hướng dẫn
Cẩm nang kho hàng và tồn kho
Hướng dẫn quy trình yêu cầu vật tư và xuất kho
Hướng dẫn

Hướng dẫn quy trình yêu cầu vật tư và xuất kho

Lên kế hoạch cho các trường dữ liệu về yêu cầu vật tư, xuất kho, phê duyệt, thiếu hụt và trả lại trước khi mở mẫu quy trình tồn kho.

Yêu cầu vật tư là điểm khởi đầu của nhiều quy trình trong kho. Hướng dẫn này giúp đội ngũ xác định người yêu cầu cần gửi những gì, cách kiểm tra tình trạng sẵn có của tồn kho, ai phê duyệt xuất kho, và cách theo dõi thiếu hụt hoặc hàng trả lại sau khi vật tư rời kho.

Xem lại các trường dữ liệu yêu cầu vật tưMở mẫu yêu cầu vật tư
Biểu mẫu yêu cầu vật tưBắt đầu từ: Biểu mẫu yêu cầu vật tư
01

Ghi nhận lý do cần vật tư

Một yêu cầu không nên chỉ thể hiện mặt hàng và số lượng. Đội ngũ kho cần bối cảnh của người yêu cầu, thời điểm, mục đích theo công việc hoặc bộ phận, vị trí tồn kho và mức độ ưu tiên trước khi xuất vật tư.

  • Người yêu cầu, bộ phận, công việc, dự án, địa điểm và ngày cần hàng.
  • Mặt hàng, SKU, mô tả, số lượng, đơn vị tính và vị trí lưu trữ ưu tiên.
  • Mục đích, mức độ khẩn cấp, trạng thái phê duyệt và ghi chú bổ sung.
  • Tình trạng sẵn có của tồn kho, mặt hàng thay thế và lý do thiếu hụt khi mặt hàng được yêu cầu không có sẵn.
02

Tách riêng phê duyệt với thực hiện xuất kho

Phê duyệt xác nhận liệu vật tư có nên được xuất hay không. Thực hiện xác nhận liệu hàng đã được lấy, đã xuất, xuất một phần hay bị chặn. Hãy hiển thị rõ cả hai bước.

  • Người phê duyệt, quyết định, ngày phê duyệt và lý do trả lại.
  • Người phụ trách xuất kho, trạng thái lấy hàng, số lượng xuất, ngày xuất và vị trí lưu trữ.
  • Lý do xuất một phần, trạng thái chờ cấp bù hoặc kích hoạt bổ sung hàng.
  • Xác nhận của người yêu cầu hoặc bàn giao khi giao vật tư nếu cần.
03

Biến thiếu hụt và thay thế thành hành động cụ thể

Thiếu hụt nên kích hoạt theo dõi tiếp thay vì chỉ nằm dưới dạng ghi chú. Quy trình cần cho thấy đội ngũ sẽ thay thế, bổ sung hàng, điều chỉnh tồn kho hay trả lại cho người yêu cầu để đưa ra quyết định.

  • Số lượng thiếu hụt, lý do, yêu cầu bị ảnh hưởng và người phụ trách theo dõi tiếp.
  • Mặt hàng thay thế và phê duyệt của người yêu cầu đối với việc thay thế.
  • Cảnh báo tồn kho thấp hoặc bản ghi bổ sung hàng khi tồn kho giảm dưới ngưỡng.
  • Lý do điều chỉnh tồn kho nếu bản ghi tồn kho cần được hiệu chỉnh.
04

Kết nối vật tư đã xuất với hàng trả lại

Bản ghi xuất vật tư và trả hàng nên dễ liên kết với nhau. Điều này giúp đội ngũ thu hồi vật tư chưa dùng, theo dõi hàng hư hỏng và giữ số lượng tồn kho sát với thực tế hơn.

  • Yêu cầu gốc, bản ghi xuất kho, số lượng trả lại, tình trạng và lý do trả lại.
  • Trạng thái hàng hư hỏng, chưa sử dụng, sai mặt hàng hoặc vật tư dư thừa.
  • Quyết định nhập lại kho, quyết định tiêu hủy hoặc theo dõi tiếp việc điều chỉnh.
  • Ghi chú của người yêu cầu và người phụ trách kho để chốt xử lý.
Trường dữ liệu dịch chuyển

Các trường dữ liệu yêu cầu vật tư và xuất kho

Dùng các trường dữ liệu này để kết nối nhu cầu phát sinh, phê duyệt, thực hiện xuất kho, xử lý thiếu hụt và theo dõi tiếp hàng trả lại.

Nhóm trường dữ liệuThông tin cần ghi nhậnVì sao quan trọngBước bàn giao tiếp theo
Bối cảnh yêu cầuNgười yêu cầu, công việc, bộ phận, địa điểm, ngày cần hàng.Kho có thể ưu tiên và định tuyến công việc.Phê duyệt hoặc kiểm tra tồn kho.
Chi tiết mặt hàngMặt hàng, SKU, số lượng, đơn vị tính, vị trí lưu trữ.Đội ngũ xuất kho biết chính xác cần lấy gì.Lấy hàng và xuất kho.
Phê duyệtNgười phê duyệt, quyết định, lý do trả lại, ngày phê duyệt.Chỉ nhu cầu hợp lệ mới chuyển sang công việc xuất kho.Thực hiện xuất kho.
Thiếu hụtSố lượng thiếu hụt, mặt hàng thay thế, kích hoạt bổ sung hàng.Khoảng trống tồn kho tạo ra theo dõi tiếp thay vì chậm trễ âm thầm.Quy trình cảnh báo tồn kho thấp hoặc bổ sung hàng.
Trả lạiLần xuất kho gốc, số lượng trả lại, tình trạng, quyết định nhập lại kho.Hàng chưa sử dụng hoặc hư hỏng đều được ghi nhận.Trả hàng về kho hoặc điều chỉnh tồn kho.
Mẫu

Biến yêu cầu vật tư thành bản ghi dịch chuyển tồn kho

Dùng hướng dẫn này để xác định các trường dữ liệu cho yêu cầu và xuất kho, sau đó kết nối quy trình với các mẫu xuất vật tư, trả hàng về kho, cảnh báo tồn kho thấp, nhập kho và điều chỉnh tồn kho.

Mẫu phù hợp nhất để bắt đầuĐiểm bắt đầu phù hợp nhất: Biểu mẫu yêu cầu vật tư

Bắt đầu tại đây khi đội ngũ cần một yêu cầu có cấu trúc cho mặt hàng, số lượng, vị trí, ngày cần hàng, trạng thái phê duyệt và theo dõi tiếp việc xuất kho.

Biểu mẫu yêu cầu vật tưBiểu mẫu yêu cầu vật tưThu thập mặt hàng, số lượng, ngày cần dùng, công việc hoặc công trường, người phê duyệt và trạng thái kho trước khi xuất hàng hoặc chuyển xử lý thiếu hụt.Biểu mẫu xuất vật tưBiểu mẫu xuất vật tưTheo dõi vật tư được xuất từ kho đến công việc, địa điểm hoặc phòng ban với số lượng mặt hàng, ngày xuất và xác nhận của người nhận để việc bàn giao từ kho luôn rõ ràng.Biểu mẫu sự cố tồn khoBiểu mẫu sự cố tồn khoChuẩn hóa bản ghi sự cố tồn kho với chi tiết mặt hàng, mức độ ảnh hưởng theo vị trí và ghi chú nguyên nhân gốc rễ trước khi đội ngũ phải mất công bổ sung bối cảnh còn thiếu.Biểu mẫu trả lại hàng tồn khoBiểu mẫu trả lại hàng tồn khoGhi nhận mặt hàng trả về, số lượng, tình trạng, lý do, xác nhận tiếp nhận và trạng thái xử lý trước khi nhập lại kho hoặc xóa sổ.Biểu mẫu cảnh báo tồn kho thấpBiểu mẫu cảnh báo tồn kho thấpThu thập cảnh báo tồn kho thấp với ngưỡng đặt hàng lại, mức độ rủi ro của mặt hàng và số lượng hiện tại để bản ghi có thể sử dụng ngay khi được chuyển sang bước rà soát.Biểu mẫu điều chỉnh tồn khoBiểu mẫu điều chỉnh tồn khoThu thập lý do điều chỉnh tồn kho, thay đổi số lượng, tệp đính kèm và ghi chú rà soát trong một biểu mẫu có cấu trúc.
Câu hỏi thường gặp

Câu hỏi về quy trình yêu cầu vật tư và xuất kho

Yêu cầu vật tư có khác với xuất kho không?

Có. Yêu cầu vật tư ghi nhận nhu cầu từ người yêu cầu. Xuất kho ghi nhận thao tác của kho trong việc lấy hàng và xuất vật tư theo nhu cầu đó.

Yêu cầu vật tư nên bao gồm những trường dữ liệu nào?

Nên bao gồm người yêu cầu, mặt hàng, số lượng, đơn vị tính, ngày cần hàng, mục đích, địa điểm, trạng thái phê duyệt, tình trạng sẵn có của tồn kho và ghi chú về thiếu hụt hoặc thay thế.

Khi nào yêu cầu vật tư nên kích hoạt bổ sung hàng?

Hãy kích hoạt bổ sung hàng khi lượng tồn khả dụng giảm dưới ngưỡng, một yêu cầu không thể được đáp ứng hoặc các lần xuất kho lặp lại cho thấy nhu cầu đang vượt quá số lượng được lưu kho.

Bước tiếp theo

Mở mẫu yêu cầu vật tư

Xem trước mẫu Jodoo, rồi điều chỉnh các trường dữ liệu về mặt hàng, phê duyệt, hàng đợi xuất kho, lý do thiếu hụt và bàn giao hàng trả lại cho phù hợp với quy trình kho của bạn.

Xem trước mẫu này