Процесс регистрации поставщика

Процесс регистрации поставщика: приём, проверка и активация

Свяжите запрос поставщика, регистрацию, условные документы, комплексную проверку, оценку рисков и соответствия требованиям, утверждение, настройку основных данных и активацию.

Регистрация поставщика работает лучше всего, когда первая запись о заявке уже содержит данные, необходимые следующим командам: контекст заявителя, контакты поставщика, налоговые и банковские подтверждения, обязательные файлы, ответственных за проверку, признаки риска, статус утверждения и передачу задачи на настройку. Этот пакет процессов помогает сделать регистрацию поставщиков управляемой и проверяемой, не превращая Jodoo в систему закупок или юридической экспертизы.

Посмотреть этапы рабочего процессаОткрыть стартовый шаблон

Команд закупок, которые стандартизируют настройку новых поставщиков и проверку документов.Финансовых команд, которым нужны подтверждения банковских данных, налоговой информации и готовности к оплате до начала платежей.Операционных команд, которые заменяют неформальный онбординг поставщиков на прозрачный маршрут согласования.

Форма приема поставщика

Форма онбординга поставщика

Форма оценки поставщика

01Соберите заявку поставщика02Проверьте документы и готовность03Направьте на проверку рисков и согласование04Настройте запись о поставщике

Этапы рабочего процесса

Как шаблоны связаны между собой в рамках процесса

Соберите заявку поставщика

Собирайте название поставщика, данные заявителя, бизнес-обоснование, контактные данные, категорию поставщика, файлы, налоговые данные, банковские подтверждения и результаты проверки ответственным.

Форма приема поставщикаИспользуйте форму приема поставщика, чтобы собирать данные, файлы, налоговые и банковские подтверждающие документы, результаты проверки ответственным, статус согласования, отметки о рисках и последующие действия.Форма сведений о поставщикеСобирайте юридические, налоговые, банковские, контактные данные и сведения по комплаенсу в одной форме до создания поставщика или проверки оплаты.Форма заявки поставщикаСобирайте заявки поставщиков с профилем компании, налоговыми и банковскими реквизитами, сертификатами, файлами соответствия требованиям и статусом проверки.

Проверьте документы и готовность

Проверяйте обязательные документы, недостающие подтверждения, пункты чек-листа соответствия, заметки по due diligence и возможность дальнейшего продвижения поставщика.

Форма онбординга поставщикаСобирайте данные для настройки поставщика, обязательные документы, информацию о налоговой и платежной готовности, примечания по рискам, результаты проверки ответственным, недостающие файлы и статус активации.Форма оценки поставщикаОценивайте поставщиков по баллам критериев, подтверждающим материалам по качеству, заметкам о рисках, комментариям проверяющих, статусу рекомендации и последующим действиям по онбордингу.Чек-лист сравнения поставщиковСравните поставщиков с взвешенными критериями, контекстом ценообразования, примечаниями о рисках, доказательствами и рекомендациями по шорт-листу в одном рабочем процессе выбора поставщика.Чек-лист соответствия поставщика требованиямИспользуйте чек-лист соответствия поставщика, чтобы фиксировать требования, подтверждающие материалы, несоответствия, корректирующие действия, ответственных и статус последующих действий.Чек-лист проверки благонадежности поставщикаИспользуйте чек-лист проверки благонадежности поставщика, чтобы собирать подтверждающие материалы, отмечать несоответствия, фиксировать заметки о рисках, корректирующие действия, ответственных и последующие действия.

Направьте на проверку рисков и согласование

Фиксируйте флаги рисков, статус согласования, причину возврата, заметки проверяющего и нерешенные блокирующие факторы перед активацией.

Чек-лист оценки рисков поставщикаИспользуйте шаблон чек-листа оценки рисков поставщика, чтобы оценивать риски, фиксировать подтверждающие материалы, отмечать несоответствия, назначать корректирующие действия и контролировать последующие шаги.Форма квалификации поставщикаИспользуйте форму квалификации поставщика, чтобы собирать сведения о компании, файлы, подтверждения комплаенса, статус проверки, решение по согласованию и последующие действия.Реестр рисков закупокИспользуйте шаблон реестра рисков закупок, чтобы отслеживать примеры рисков, подтверждающие материалы от поставщика, влияние, вероятность, ответственных за снижение рисков, периодичность проверки, статус и действия.

Настройте запись о поставщике

Переносите утвержденные данные поставщика в мастер-данные, статус настройки, готовность к закупкам, готовность к оплате и представления для ответственных за последующие действия.

Форма основных данных поставщикаИспользуйте форму основных данных поставщика, чтобы собирать сведения о поставщике, налоговые документы, банковские подтверждения, статус проверки, согласования и последующие действия.Форма заведения поставщикаШаблон формы заведения поставщика для сбора налоговых идентификаторов, условий оплаты, файлов W-9, контактов и заметок финансовой проверки.

Связанные данные

Сохраняйте ключевые данные от запроса до последующего действия

Данные поставщика, контекст заявителя, категория, файлы и бизнес-обоснование переходят из заявки в проверку.
Обязательные документы, недостающие подтверждения, флаги рисков и заметки по due diligence остаются привязанными к статусу онбординга.
Решение по согласованию, причина возврата, ответственный за настройку и статус готовности направляют дальнейшую работу закупок или финансов.
Мастер-данные, готовность к оплате, контекст договора и дата следующей проверки сохраняют запись поставщика пригодной к работе после активации.

Оптимальная точка старта

Выберите первый шаблон по узкому месту

Начните с приема заявки поставщика, если запросы приходят с неполными данными о поставщике.
Начните с чек-листов онбординга, если главным препятствием являются обязательные документы.
Добавьте шаблоны рисков, due diligence и мастер-данных, если для решения об активации нужны более убедительные подтверждения.

Включенные шаблоны

Шаблоны, которые входят в этот пакет рабочего процесса

Форма приема поставщика

Используйте форму приема поставщика, чтобы собирать данные, файлы, налоговые и банковские подтверждающие документы, результаты проверки ответственным, статус согласования, отметки о рисках и последующие действия.

Форма онбординга поставщика

Собирайте данные для настройки поставщика, обязательные документы, информацию о налоговой и платежной готовности, примечания по рискам, результаты проверки ответственным, недостающие файлы и статус активации.

Форма оценки поставщика

Оценивайте поставщиков по баллам критериев, подтверждающим материалам по качеству, заметкам о рисках, комментариям проверяющих, статусу рекомендации и последующим действиям по онбордингу.

Чек-лист сравнения поставщиков

Сравните поставщиков с взвешенными критериями, контекстом ценообразования, примечаниями о рисках, доказательствами и рекомендациями по шорт-листу в одном рабочем процессе выбора поставщика.

Реестр рисков закупок

Используйте шаблон реестра рисков закупок, чтобы отслеживать примеры рисков, подтверждающие материалы от поставщика, влияние, вероятность, ответственных за снижение рисков, периодичность проверки, статус и действия.

Форма заведения поставщика

Шаблон формы заведения поставщика для сбора налоговых идентификаторов, условий оплаты, файлов W-9, контактов и заметок финансовой проверки.

Форма сведений о поставщике

Собирайте юридические, налоговые, банковские, контактные данные и сведения по комплаенсу в одной форме до создания поставщика или проверки оплаты.

Форма заявки поставщика

Собирайте заявки поставщиков с профилем компании, налоговыми и банковскими реквизитами, сертификатами, файлами соответствия требованиям и статусом проверки.

Форма основных данных поставщика

Используйте форму основных данных поставщика, чтобы собирать сведения о поставщике, налоговые документы, банковские подтверждения, статус проверки, согласования и последующие действия.

Чек-лист соответствия поставщика требованиям

Используйте чек-лист соответствия поставщика, чтобы фиксировать требования, подтверждающие материалы, несоответствия, корректирующие действия, ответственных и статус последующих действий.

Чек-лист проверки благонадежности поставщика

Используйте чек-лист проверки благонадежности поставщика, чтобы собирать подтверждающие материалы, отмечать несоответствия, фиксировать заметки о рисках, корректирующие действия, ответственных и последующие действия.

Чек-лист оценки рисков поставщика

Используйте шаблон чек-листа оценки рисков поставщика, чтобы оценивать риски, фиксировать подтверждающие материалы, отмечать несоответствия, назначать корректирующие действия и контролировать последующие шаги.

Форма квалификации поставщика

Используйте форму квалификации поставщика, чтобы собирать сведения о компании, файлы, подтверждения комплаенса, статус проверки, решение по согласованию и последующие действия.

Связанные бизнес-процессы

Изучите сценарии использования, лежащие в основе этого процесса

64 шаблонов

Контрольные процессы бэк-офиса

Свяжите рабочие процессы по договорам, поставщикам, финансам, доступу, запросам на ПО, аудиторским доказательствам и корректирующим действиям с помощью редактируемых шаблонов Jodoo.

Форма приема договоров / Рабочий процесс согласования договоров / Чек-лист проверки договора 21 шаблонов

Контроль жизненного цикла договоров и поставщиков

Контролируйте прием заявок по договорам, согласование, даты продления, обязательства, прием заявок от поставщиков, записи о поставщиках, проверку рисков и ответственных за последующие действия.

Форма приема договоров / Рабочий процесс согласования договоров / Чек-лист проверки договора 29 шаблонов

Шаблоны рабочих процессов для закупок

Сравните шаблоны для приема заявок на покупку, закупочных заявок, согласований, контроля договоров и последующих действий по поиску поставщиков.

Форма приема заявок на закупку / Трекер заказов на поставку / Запрос на заказ на поставку 28 шаблонов

Шаблоны управления поставщиками

Организуйте онбординг поставщиков, настройку, оценку, сравнение, аудиты, риски поставщиков и работу по корректирующим действиям с более понятным набором рабочих процессов управления поставщиками.

Форма приема поставщика / Форма онбординга поставщика / Форма заведения поставщика 14 шаблонов

Программное обеспечение для управления поставщиками

Планируйте рабочие процессы управления поставщиками для онбординга, оценки, сравнения, данных о поставщиках, рисков, договоров, эффективности и последующих действий.

Чек-лист онбординга поставщика / Форма квалификации поставщика / Форма предварительной квалификации поставщика 17 шаблонов

Автоматизация процессов закупок

Автоматизируйте прием заявок на закупку, маршрутизацию согласований, проверку поставщиков, сравнение вендоров, проверку рисков, передачу задачи команде закупок и отслеживание статуса.

Форма приема заявок на закупку / Форма заявки на закупку / Форма общей заявки на закупку 18 шаблонов

Контроль финансовых запросов и согласований

Направляйте финансовые запросы, согласования платежей, проверку счетов, возмещения, бюджетные проверки, CapEx и последующие действия по платежам с более прозрачной доказательной базой.

Трекер финансовых запросов / Форма запроса на оплату / Запрос на оплату закупки 14 шаблонов

Программное обеспечение для управления поставщиками

Автоматизация процессов закупок

Форма приема заявок на закупку / Форма заявки на закупку / Форма общей заявки на закупку 11 шаблонов

ПО для управления качеством поставщиков (SQMS)

Свяжите квалификацию поставщиков, входной контроль, корректирующие действия, оценку эффективности и решения о статусе поставщика в одном прослеживаемом рабочем пространстве.

Форма квалификации поставщика / Форма оценки поставщика / Чек-лист входного контроля

Другие пакеты рабочих процессов

Сравните похожие пакеты рабочих процессов

17 шаблонов

Процесс управления поставщиками: от запроса до пересмотра жизненного цикла

Свяжите запрос, квалификацию, утверждение, активацию, основные данные, мониторинг, эффективность, риски, корректирующие меры, продление и завершение сотрудничества.

01 Поддерживайте записи поставщиков в актуальном состоянии02 Проводите квалификацию и проверку поставщиков03 Отслеживайте договоры и продления04 Закрывайте аудит и работу по устранению проблемКонтрольные процессы бэк-офиса / Контроль жизненного цикла договоров и поставщиков / Шаблоны рабочих процессов для закупок / Шаблоны управления поставщиками / Программное обеспечение для управления поставщиками / Автоматизация процессов закупок / Контроль финансовых запросов и согласований / Программное обеспечение для управления поставщиками / Автоматизация процессов закупок / Дашборд управления договорамиФорма приема поставщика / Форма основных данных поставщика / Форма онбординга поставщика 12 шаблонов

Пакет рабочих процессов для запросов на оплату

Объедините прием финансовых заявок, запросы на оплату, данные по счетам, подтверждения согласования, выпуск ACH или чека и последующие действия по оплате.

01 Зафиксируйте финансовую заявку02 Проверьте счет и контекст обязательств03 Направьте на согласование и подготовьте к выпуску04 Отслеживайте последующие действия по оплатеКонтрольные процессы бэк-офиса / Контроль финансовых запросов и согласований / Шаблоны согласования финансовых операций / Автоматизация кредиторской задолженности / ПО для согласования счетов / ПО для согласований: правила, маршруты и аудит / Шаблоны рабочих процессов для закупок / Шаблоны управления поставщикамиТрекер финансовых запросов / Форма запроса на оплату / Запрос на оплату закупки 11 шаблонов

Пакет рабочих процессов для согласования возмещений расходов

Свяжите запросы на возмещение расходов, согласование с руководителем, проверку финансовой командой, подтверждающие чеки, исключения и последующие действия по выплате.

01 Соберите данные по возмещению02 Направьте на согласование руководителю03 Завершите проверку финансовой командой04 Отслеживайте последующие действия по выплатеКонтрольные процессы бэк-офиса / Контроль финансовых запросов и согласований / Шаблоны согласования финансовых операций / Автоматизация кредиторской задолженности / ПО для согласования счетов / ПО для согласований: правила, маршруты и аудит / Шаблоны рабочих процессов для закупок / Шаблоны управления поставщикамиЗапрос на возмещение расходов / Рабочий процесс согласования расходов / Форма возмещения командировочных расходов 7 шаблонов

Набор рабочих процессов для согласования CapEx

Объедините заявки на капитальные затраты, проверку бюджета, согласование с финансами, сопроводительные файлы, передачу активов и отслеживание после согласования.

01 Сбор заявки на CapEx02 Проверка бюджета и порогов03 Связь с активами, проектами или договорами04 Отслеживание согласования и последующих действий по оплатеКонтрольные процессы бэк-офиса / Контроль финансовых запросов и согласований / Шаблоны согласования финансовых операций / Автоматизация кредиторской задолженности / ПО для согласования счетов / ПО для согласований: правила, маршруты и аудит / Шаблоны рабочих процессов для закупок / Шаблоны управления поставщикамиФорма запроса капитальных затрат / Шаблон приложения для согласования бюджета / Трекер финансовых запросов 11 шаблонов

Пакет рабочих процессов согласования счетов

Свяжите прием счетов, проверку AP, кодирование, маршрутизацию согласований, удержания, готовность к оплате, контекст по поставщику и закрытие.

01 Соберите контекст по счету02 Проверьте готовность AP и поставщика03 Направьте на согласование и обработайте исключения04 Переведите к готовности к оплатеКонтрольные процессы бэк-офиса / Контроль финансовых запросов и согласований / Шаблоны согласования финансовых операций / Автоматизация кредиторской задолженности / ПО для согласования счетов / ПО для согласований: правила, маршруты и аудит / Шаблоны рабочих процессов для закупок / Шаблоны управления поставщикамиПроцесс утверждения счетов / Запрос на счет / Трекер счетов к оплате 11 шаблонов

Пакет рабочих процессов для запросов доступа

Свяжите прием заявок на доступ, согласование с руководителем, доступ к папкам, запросы на ПО, IT-активы, статус предоставления доступа и подтверждающие материалы по закрытию.

01 Зафиксируйте потребность в доступе02 Проведите согласование и проверку исключений03 Скоординируйте предоставление доступа и активы04 Закройте подтверждающие материалы по доступуКонтрольные процессы бэк-офиса / Контроли запросов на IT-доступ и сервисные запросы / Шаблоны рабочих процессов для управления доступом и безопасностью / ПО для проверки пользовательских доступов / ПО для согласований: правила, маршруты и аудит / Шаблоны для контроля активов и оборудования / Контроль финансовых запросов и согласованийФорма запроса доступа / Форма запроса учетной записи пользователя / Шаблон формы запроса доступа к папке 12 шаблонов

Пакет рабочих процессов для заявок на IT-изменения

Свяжите контроль изменений, запросы на ПО, влияние на доступ, проверку лицензий, IT-активы, согласования, задачи внедрения и подтверждающие материалы валидации.

01 Зафиксируйте заявку на изменение02 Проверьте влияние на доступ, лицензии и риски03 Координируйте внедрение04 Проведите валидацию и закройте изменениеКонтрольные процессы бэк-офиса / Контроли запросов на IT-доступ и сервисные запросы / Шаблоны рабочих процессов для управления доступом и безопасностью / ПО для проверки пользовательских доступов / ПО для согласований: правила, маршруты и аудит / Шаблоны для контроля активов и оборудования / Контроль финансовых запросов и согласованийПО для контроля изменений / Форма запроса на ПО / Шаблон формы запроса на программную лицензию 12 шаблонов

Пакет рабочих процессов согласования платежей

Объедините запросы на платеж, согласование счетов, контроль выпуска ACH-платежей, запросы на чеки, отслеживание платежей поставщикам и последующие действия команды AP.

01 Соберите запрос на платеж02 Проверьте счет и контекст AP03 Контролируйте выпуск платежа04 Отслеживайте последующие действия по платежуШаблоны согласования финансовых операций / Система согласования командировок / Автоматизация кредиторской задолженности / ПО для согласования счетов / Шаблоны рабочих процессов для закупок / Шаблоны управления поставщикамиФорма запроса на оплату / Запрос на оплату закупки / Процесс утверждения счетов 10 шаблонов

Пакет рабочих процессов от заявки на закупку до PO

Объедините прием заявок на закупку, проверку бюджета, последующие действия команды закупок, создание PO и отслеживание статуса PO в одном процессе закупок.

01 Зафиксируйте заявку на закупку02 Настройте маршрутизацию согласования и проверки бюджета03 Передайте согласованную потребность в работу по PO04 Отслеживайте изменения и статус заказаШаблоны рабочих процессов для закупок / Автоматизация процессов закупок / Система заявок на закупку / Шаблоны согласования финансовых операций / Шаблоны управления поставщикамиФорма приема заявок на закупку / Форма заявки на снабжение / Форма заявки на закупку 13 шаблонов

Procure to Pay Workflow Pack

Connect requisitions, approvals, purchase orders, receiving evidence, invoice review, and payment follow-up in one procure to pay workflow.

01 Capture the requisition02 Route approvals and PO handoff03 Record receiving evidence04 Review invoice and payment follow-upШаблоны рабочих процессов для закупок / Система заявок на закупку / Шаблоны согласования финансовых операций / Автоматизация кредиторской задолженности / Шаблоны управления поставщикамиФорма заявки на закупку / Форма общей заявки на закупку / Шаблон приложения для согласования бюджета 17 шаблонов

Пакет для рабочего процесса контроля финансовых согласований

Объедините согласования бюджета, расходов, счетов, платежей, CapEx, кредитных заявок и бухгалтерских проводок в более прозрачный рабочий процесс финансового контроля.

01 Примите финансовую заявку02 Проверьте бюджет и контекст политики03 Направьте согласование по контролируемому маршруту04 Отслеживайте платеж и последующие действияШаблоны согласования финансовых операций / Система согласования командировок / Шаблоны рабочих процессов для закупок / Шаблоны управления поставщикамиШаблон приложения для согласования бюджета / Рабочий процесс согласования расходов / Форма возмещения командировочных расходов 8 шаблонов

Пакет рабочих процессов для кредиторской задолженности, согласования счетов и контроля платежей

Свяжите прием счетов к оплате, проверку кодирования, контроль выпуска ACH-платежей, статусы платежей и графики платежей, привязанные к договору.

01 Соберите данные по счету и контекст платежа02 Настройте маршрутизацию проверки кодирования и согласования счета03 Подготовьте контролируемый выпуск платежа04 Контролируйте просрочку по кредиторской задолженности и обязательства по договорамШаблоны согласования финансовых операций / Шаблоны управления поставщиками / Шаблоны рабочих процессов для закупокТрекер счетов к оплате / Процесс утверждения счетов / Форма заявления на оплату ACH 19 шаблонов

Пакет рабочих процессов для онбординга поставщиков и квалификации контрагентов

Объедините прием заявок от поставщиков, создание карточки поставщика, квалификационную проверку, сравнение, аудит и последующие корректирующие действия в одном рабочем процессе управления поставщиками.

Набор рабочих процессов для складской приемки и контроля запасов

Соедините запросы на материалы, получение проверок, выпуски акций, возвраты, оповещения о низком запасе, пополнение, проверки и корректировки запасов.

01 Запрашивать и выдавать материалы02 Принимать и проверять запасы03 Контролировать перемещения и исключения04 Проводить инвентаризацию, пополнение и аудит храненияПО для приемки товаров на складе / ПО для циклической инвентаризации / ПО для контроля складских запасов / ПО для контроля запасов / Система учета движения запасов / Шаблоны для склада и запасов / Шаблоны рабочих процессов для закупок / Шаблоны для качества и безопасности / Шаблоны для контроля активов и оборудования / ПО для управления производственными рабочими процессами / ПО для управления производственным участкомСклады для приема процесса / Отчет о несоответствии инвентаризации / Форма запроса материалов 7 шаблонов

Пакет рабочих процессов для приема договоров, согласования и продления

Объедините прием договоров, маршрутизацию согласований, отслеживание договоров, контекст по поставщику, исключения из политики и последующие действия по продлению или продлению срока.

01 Соберите заявки по договорам02 Направляйте на согласование и обработку исключений03 Отслеживайте обязательства и даты04 Управляйте продлением срока и продлением договоровКонтроль жизненного цикла договоров и поставщиков / Дашборд управления договорами / Автоматизация процессов закупок / Шаблоны рабочих процессов для закупок / Шаблоны управления поставщиками / Шаблоны согласования финансовых операцийФорма приема договоров / Рабочий процесс согласования договоров / Система отслеживания договоров

Руководства

Уточните критерии, на которых строится этот рабочий процесс

Руководство

Руководство по лучшим практикам управления поставщиками

Используйте лучшие практики управления поставщиками, чтобы организовать онбординг, квалификацию, соответствие требованиям, риски, эффективность и записи об одобренных поставщиках.

Руководство

Руководство по процессу управления эффективностью поставщиков

Планируйте процесс управления эффективностью поставщиков с критериями оценочной карты, аудиторскими доказательствами, периодичностью проверок, корректирующими действиями, рисками и решениями по поставщикам.

Частые вопросы

Частые вопросы об этом пакете рабочего процесса

Что должно входить в рабочий процесс онбординга поставщика?

Включите контекст заявителя, контакты поставщика, категорию поставщика, обязательные документы, налоговые и банковские подтверждения, ответственных за проверку, флаги рисков, статус согласования, статус настройки и заметки по передаче задачи.

Онбординг поставщика — это то же самое, что управление поставщиками?

Нет. Онбординг подготавливает поставщика к работе. Управление поставщиками продолжается после активации и включает мастер-данные, эффективность, договоры, риски, соответствие, аудит и записи по последующим действиям.

Где в процессе находится финансовая проверка?

Финансовая проверка обычно охватывает готовность к оплате, банковские подтверждения, налоговые поля и статус блокировки до того, как платежи поставщику или процессы закупки смогут двигаться дальше.

Следующий шаг

Начните с наиболее подходящего шаблона, а затем адаптируйте рабочий процесс

Откройте предпросмотр первого шаблона в этом пакете рабочего процесса, затем настройте поля, ответственных, статусы и автоматизации под свою команду.

Предпросмотр стартового шаблона