Пакет рабочих процессов

Пакет рабочих процессов для управления поставщиками

Объедините прием заявок от поставщиков, мастер-данные, квалификацию поставщиков, проверки рисков, аудиты, обязательства по договорам, продления и последующие действия по устранению проблем.

Управление поставщиками — это не просто список контрагентов. Этот пакет рабочих процессов объединяет прием заявок от поставщиков, настройку, мастер-данные, квалификацию, проверку рисков, подтверждения соответствия, аудиты, обязательства по договорам, последующие действия по продлению и записи по устранению проблем, чтобы команды видели, какие поставщики готовы к работе, заблокированы, несут риски или ждут дальнейших действий.

Посмотреть этапы рабочего процессаОткрыть стартовый шаблон

Команд закупок и управления поставщиками, которые ведут записи о готовности поставщиков к работе.Финансовых и операционных команд, которым нужен единый маршрут по поставщикам, договорам и платежному контексту.Команд, которые заменяют таблицы по поставщикам рабочими процессами для рисков, продлений и устранения проблем.

Форма приема поставщика

Форма основных данных поставщика

Форма онбординга поставщика

01Поддерживайте записи поставщиков в актуальном состоянии02Проводите квалификацию и проверку поставщиков03Отслеживайте договоры и продления04Закрывайте аудит и работу по устранению проблем

Этапы рабочего процесса

Как шаблоны связаны между собой в рамках процесса

Поддерживайте записи поставщиков в актуальном состоянии

Актуализируйте сведения о поставщике, контакты, категорию, ответственного, статус, готовность к оплате, документы и данные по настройке.

Форма основных данных поставщикаИспользуйте форму основных данных поставщика, чтобы собирать сведения о поставщике, налоговые документы, банковские подтверждения, статус проверки, согласования и последующие действия.Форма приема поставщикаИспользуйте форму приема поставщика, чтобы собирать данные, файлы, налоговые и банковские подтверждающие документы, результаты проверки ответственным, статус согласования, отметки о рисках и последующие действия.Форма заведения поставщикаШаблон формы заведения поставщика для сбора налоговых идентификаторов, условий оплаты, файлов W-9, контактов и заметок финансовой проверки.

Проводите квалификацию и проверку поставщиков

Используйте записи по квалификации, соответствию, due diligence и рискам, чтобы решить, может ли поставщик выполнить запрошенную работу.

Отслеживайте договоры и продления

Контролируйте обязательства, даты продления, сроки уведомления, ответственных, контекст договора и статус последующих действий по поставщику.

Трекер договорных обязательствОтслеживайте договорные обязательства по ответственным, срокам, требованиям к подтверждающим документам, контрольным точкам продления, статусу эскалации и последующим действиям после согласования.Трекер продления договоровИспользуйте трекер продления договоров, чтобы отслеживать даты продления, сроки уведомления, ответственных, статус проверки, согласования, подтверждающие материалы и последующие действия.

Закрывайте аудит и работу по устранению проблем

Преобразуйте результаты аудита поставщика, проблемы с эффективностью или изменения рисков в понятные ответственным действия по устранению.

Форма аудита поставщикаФиксируйте результаты аудита поставщика, подтверждающие материалы и контекст корректирующих действий в одной записи аудита, готовой к проверке.Чек-лист аудита поставщикаПроводите аудиты поставщиков с контрольными точками, подтверждениями, замечаниями, ответственными, сроками и статусом повторного аудита до закрытия корректирующих действий.Оценочная карта эффективности поставщикаОтслеживайте оценки KPI поставщиков, периоды проверки, уровни риска, рекомендации и последующие действия в живом приложении с оценочной картой.Трекер корректирующих действийИспользуйте трекер корректирующих действий, чтобы отслеживать действия, ответственных, приоритеты, сроки, подтверждающие материалы, результаты проверки, статус и закрытие.

Связанные данные

Сохраняйте ключевые данные от запроса до последующего действия

Сведения о поставщике, категория, ответственный, документы и статус переходят из заявки в мастер-данные.
Риски, соответствие, due diligence и решения по квалификации определяют готовность к закупкам, договорам и оплате.
Обязательства по договорам, даты продления и сроки уведомления связывают записи поставщика с ответственными за последующие действия.
Результаты аудитов, заметки по работе поставщика и действия по устранению проблем позволяют со временем сохранять прозрачность проверки утвержденных поставщиков.

Оптимальная точка старта

Выберите первый шаблон по узкому месту

Начните с мастер-данных, если записи о поставщиках непоследовательны.
Начните с квалификации и проверки рисков, если решения о согласовании сложно обосновать.
Добавьте отслеживание обязательств по договорам и устранения проблем, если утвержденные поставщики требуют постоянного контроля.

Включенные шаблоны

Шаблоны, которые входят в этот пакет рабочего процесса

Форма приема поставщика

Используйте форму приема поставщика, чтобы собирать данные, файлы, налоговые и банковские подтверждающие документы, результаты проверки ответственным, статус согласования, отметки о рисках и последующие действия.

Форма основных данных поставщика

Используйте форму основных данных поставщика, чтобы собирать сведения о поставщике, налоговые документы, банковские подтверждения, статус проверки, согласования и последующие действия.

Форма онбординга поставщика

Собирайте данные для настройки поставщика, обязательные документы, информацию о налоговой и платежной готовности, примечания по рискам, результаты проверки ответственным, недостающие файлы и статус активации.

Форма оценки поставщика

Оценивайте поставщиков по баллам критериев, подтверждающим материалам по качеству, заметкам о рисках, комментариям проверяющих, статусу рекомендации и последующим действиям по онбордингу.

Чек-лист сравнения поставщиков

Сравнивайте поставщиков по взвешенным критериям, с учетом ценового контекста, примечаний по рискам, подтверждающих материалов и рекомендаций по шорт-листу в одном рабочем процессе выбора поставщика.

Реестр рисков закупок

Отслеживайте риски закупок с доказательной базой по поставщикам, оценкой влияния и вероятности, ответственными за меры снижения, статусом проверки и последующими действиями, связанными с решениями по выбору поставщика.

Форма заведения поставщика

Шаблон формы заведения поставщика для сбора налоговых идентификаторов, условий оплаты, файлов W-9, контактов и заметок финансовой проверки.

Форма квалификации поставщика

Используйте форму квалификации поставщика, чтобы собирать сведения о компании, файлы, подтверждения комплаенса, статус проверки, решение по согласованию и последующие действия.

Оценочная карта эффективности поставщика

Отслеживайте оценки KPI поставщиков, периоды проверки, уровни риска, рекомендации и последующие действия в живом приложении с оценочной картой.

Чек-лист соответствия поставщика требованиям

Используйте чек-лист соответствия поставщика, чтобы фиксировать требования, подтверждающие материалы, несоответствия, корректирующие действия, ответственных и статус последующих действий.

Чек-лист оценки рисков поставщика

Используйте шаблон чек-листа оценки рисков поставщика, чтобы оценивать риски, фиксировать подтверждающие материалы, отмечать несоответствия, назначать корректирующие действия и контролировать последующие шаги.

Чек-лист проверки благонадежности поставщика

Используйте чек-лист проверки благонадежности поставщика, чтобы собирать подтверждающие материалы, отмечать несоответствия, фиксировать заметки о рисках, корректирующие действия, ответственных и последующие действия.

Форма аудита поставщика

Фиксируйте результаты аудита поставщика, подтверждающие материалы и контекст корректирующих действий в одной записи аудита, готовой к проверке.

Чек-лист аудита поставщика

Проводите аудиты поставщиков с контрольными точками, подтверждениями, замечаниями, ответственными, сроками и статусом повторного аудита до закрытия корректирующих действий.

Трекер договорных обязательств

Отслеживайте договорные обязательства по ответственным, срокам, требованиям к подтверждающим документам, контрольным точкам продления, статусу эскалации и последующим действиям после согласования.

Трекер продления договоров

Используйте трекер продления договоров, чтобы отслеживать даты продления, сроки уведомления, ответственных, статус проверки, согласования, подтверждающие материалы и последующие действия.

Трекер корректирующих действий

Используйте трекер корректирующих действий, чтобы отслеживать действия, ответственных, приоритеты, сроки, подтверждающие материалы, результаты проверки, статус и закрытие.

Связанные бизнес-процессы

Изучите сценарии использования, лежащие в основе этого процесса

64 шаблонов

Контрольные процессы бэк-офиса

Свяжите рабочие процессы по договорам, поставщикам, финансам, доступу, запросам на ПО, аудиторским доказательствам и корректирующим действиям с помощью редактируемых шаблонов Jodoo.

Форма приема договоров / Рабочий процесс согласования договоров / Чек-лист проверки договора 21 шаблонов

Контроль жизненного цикла договоров и поставщиков

Контролируйте прием заявок по договорам, согласование, даты продления, обязательства, прием заявок от поставщиков, записи о поставщиках, проверку рисков и ответственных за последующие действия.

Форма приема договоров / Рабочий процесс согласования договоров / Чек-лист проверки договора 29 шаблонов

Шаблоны рабочих процессов для закупок

Сравните шаблоны для приема заявок на покупку, закупочных заявок, согласований, контроля договоров и последующих действий по поиску поставщиков.

Форма приема заявок на закупку / Трекер заказов на закупку / Заявка на заказ на поставку 28 шаблонов

Шаблоны управления поставщиками

Организуйте онбординг поставщиков, настройку, оценку, сравнение, аудиты, риски поставщиков и работу по корректирующим действиям с более понятным набором рабочих процессов управления поставщиками.

Форма приема поставщика / Форма онбординга поставщика / Форма заведения поставщика 14 шаблонов

Программное обеспечение для управления поставщиками

Планируйте рабочие процессы управления поставщиками для онбординга, оценки, сравнения, данных о поставщиках, рисков, договоров, эффективности и последующих действий.

Чек-лист онбординга поставщика / Форма квалификации поставщика / Форма предварительной квалификации поставщика 17 шаблонов

Автоматизация процессов закупок

Автоматизируйте прием заявок на закупку, маршрутизацию согласований, проверку поставщиков, сравнение вендоров, проверку рисков, передачу задачи команде закупок и отслеживание статуса.

Форма приема заявок на закупку / Форма запроса на закупку / Форма общей заявки на закупку 18 шаблонов

Контроль финансовых запросов и согласований

Направляйте финансовые запросы, согласования платежей, проверку счетов, возмещения, бюджетные проверки, CapEx и последующие действия по платежам с более прозрачной доказательной базой.

Трекер финансовых запросов / Форма запроса на оплату / Запрос на оплату закупки 14 шаблонов

Программное обеспечение для управления поставщиками

Автоматизация процессов закупок

Форма приема заявок на закупку / Форма запроса на закупку / Форма общей заявки на закупку 9 шаблонов

Дашборд управления договорами

Создайте дашборд управления договорами для согласований, ответственных, обязательств, сроков, продлений, статуса рисков и последующих действий.

Трекер договоров / Рабочий процесс согласования договоров / Трекер договорных обязательств

Другие пакеты рабочих процессов

Сравните похожие пакеты рабочих процессов

13 шаблонов

Пакет рабочих процессов для онбординга поставщиков

Объедините прием заявок от поставщиков, обязательные документы, проверку настройки, проверки рисков, статус согласования и передачу задачи в закупки или оплату.

Пакет рабочих процессов для запросов на оплату

Объедините прием финансовых заявок, запросы на оплату, данные по счетам, подтверждения согласования, выпуск ACH или чека и последующие действия по оплате.

01 Зафиксируйте финансовую заявку02 Проверьте счет и контекст обязательств03 Направьте на согласование и подготовьте к выпуску04 Отслеживайте последующие действия по оплатеКонтрольные процессы бэк-офиса / Контроль финансовых запросов и согласований / Шаблоны финансового согласования / Автоматизация кредиторской задолженности / ПО для согласования счетов / ПО для рабочих процессов согласования запросов, правил и аудиторского следа / Шаблоны рабочих процессов для закупок / Шаблоны управления поставщикамиТрекер финансовых запросов / Форма запроса на оплату / Запрос на оплату закупки 11 шаблонов

Пакет рабочих процессов для согласования возмещений расходов

Свяжите запросы на возмещение расходов, согласование с руководителем, проверку финансовой командой, подтверждающие чеки, исключения и последующие действия по выплате.

01 Соберите данные по возмещению02 Направьте на согласование руководителю03 Завершите проверку финансовой командой04 Отслеживайте последующие действия по выплатеКонтрольные процессы бэк-офиса / Контроль финансовых запросов и согласований / Шаблоны финансового согласования / Автоматизация кредиторской задолженности / ПО для согласования счетов / ПО для рабочих процессов согласования запросов, правил и аудиторского следа / Шаблоны рабочих процессов для закупок / Шаблоны управления поставщикамиЗапрос на возмещение расходов / Рабочий процесс согласования расходов / Форма возмещения командировочных расходов 7 шаблонов

Набор рабочих процессов для согласования CapEx

Объедините заявки на капитальные затраты, проверку бюджета, согласование с финансами, сопроводительные файлы, передачу активов и отслеживание после согласования.

01 Сбор заявки на CapEx02 Проверка бюджета и порогов03 Связь с активами, проектами или договорами04 Отслеживание согласования и последующих действий по оплатеКонтрольные процессы бэк-офиса / Контроль финансовых запросов и согласований / Шаблоны финансового согласования / Автоматизация кредиторской задолженности / ПО для согласования счетов / ПО для рабочих процессов согласования запросов, правил и аудиторского следа / Шаблоны рабочих процессов для закупок / Шаблоны управления поставщикамиФорма запроса капитальных затрат / Рабочий процесс согласования бюджета / Трекер финансовых запросов 11 шаблонов

Пакет рабочих процессов согласования счетов

Свяжите прием счетов, проверку AP, кодирование, маршрутизацию согласований, удержания, готовность к оплате, контекст по поставщику и закрытие.

01 Соберите контекст по счету02 Проверьте готовность AP и поставщика03 Направьте на согласование и обработайте исключения04 Переведите к готовности к оплатеКонтрольные процессы бэк-офиса / Контроль финансовых запросов и согласований / Шаблоны финансового согласования / Автоматизация кредиторской задолженности / ПО для согласования счетов / ПО для рабочих процессов согласования запросов, правил и аудиторского следа / Шаблоны рабочих процессов для закупок / Шаблоны управления поставщикамиРабочий процесс согласования счетов AP / Запрос на счет / Трекер счетов к оплате 11 шаблонов

Пакет рабочих процессов для запросов доступа

Свяжите прием заявок на доступ, согласование с руководителем, доступ к папкам, запросы на ПО, IT-активы, статус предоставления доступа и подтверждающие материалы по закрытию.

01 Зафиксируйте потребность в доступе02 Проведите согласование и проверку исключений03 Скоординируйте предоставление доступа и активы04 Закройте подтверждающие материалы по доступуКонтрольные процессы бэк-офиса / Контроли запросов на IT-доступ и сервисные запросы / Шаблоны рабочих процессов для управления доступом и безопасностью / ПО для проверки пользовательских доступов / ПО для рабочих процессов согласования запросов, правил и аудиторского следа / Шаблоны для контроля активов и оборудования / Контроль финансовых запросов и согласованийФорма запроса доступа / Форма запроса учетной записи пользователя / Шаблон формы запроса доступа к папке 12 шаблонов

Пакет рабочих процессов для заявок на IT-изменения

Свяжите контроль изменений, запросы на ПО, влияние на доступ, проверку лицензий, IT-активы, согласования, задачи внедрения и подтверждающие материалы валидации.

01 Зафиксируйте заявку на изменение02 Проверьте влияние на доступ, лицензии и риски03 Координируйте внедрение04 Проведите валидацию и закройте изменениеКонтрольные процессы бэк-офиса / Контроли запросов на IT-доступ и сервисные запросы / Шаблоны рабочих процессов для управления доступом и безопасностью / ПО для проверки пользовательских доступов / ПО для рабочих процессов согласования запросов, правил и аудиторского следа / Шаблоны для контроля активов и оборудования / Контроль финансовых запросов и согласованийПО для контроля изменений / Форма запроса на ПО / Шаблон формы запроса на программную лицензию 12 шаблонов

Пакет рабочих процессов согласования платежей

Объедините запросы на платеж, согласование счетов, контроль выпуска ACH-платежей, запросы на чеки, отслеживание платежей поставщикам и последующие действия команды AP.

01 Соберите запрос на платеж02 Проверьте счет и контекст AP03 Контролируйте выпуск платежа04 Отслеживайте последующие действия по платежуШаблоны финансового согласования / Система согласования командировок / Автоматизация кредиторской задолженности / ПО для согласования счетов / Шаблоны рабочих процессов для закупок / Шаблоны управления поставщикамиФорма запроса на оплату / Запрос на оплату закупки / Рабочий процесс согласования счетов AP 10 шаблонов

Пакет рабочих процессов от заявки на закупку до PO

Объедините прием заявок на закупку, проверку бюджета, последующие действия команды закупок, создание PO и отслеживание статуса PO в одном процессе закупок.

01 Зафиксируйте заявку на закупку02 Настройте маршрутизацию согласования и проверки бюджета03 Передайте согласованную потребность в работу по PO04 Отслеживайте изменения и статус заказаШаблоны рабочих процессов для закупок / Автоматизация процессов закупок / Система заявок на закупку / Шаблоны финансового согласования / Шаблоны управления поставщикамиФорма приема заявок на закупку / Форма заявки на снабжение / Форма запроса на закупку 13 шаблонов

Пакет рабочего процесса procure to pay

Объедините заявки на закупку, согласования, заказы на закупку, подтверждение приемки, проверку счетов и контроль оплаты в одном рабочем процессе procure to pay.

01 Зафиксируйте заявку на закупку02 Настройте согласования и передачу заказа на закупку03 Зафиксируйте подтверждение приемки04 Проверьте счет и контроль оплатыШаблоны рабочих процессов для закупок / Система заявок на закупку / Шаблоны финансового согласования / Автоматизация кредиторской задолженности / Шаблоны управления поставщикамиФорма запроса на закупку / Форма общей заявки на закупку / Рабочий процесс согласования бюджета 17 шаблонов

Пакет для рабочего процесса контроля финансовых согласований

Объедините согласования бюджета, расходов, счетов, платежей, CapEx, кредитных заявок и бухгалтерских проводок в более прозрачный рабочий процесс финансового контроля.

01 Примите финансовую заявку02 Проверьте бюджет и контекст политики03 Направьте согласование по контролируемому маршруту04 Отслеживайте платеж и последующие действияШаблоны финансового согласования / Система согласования командировок / Шаблоны рабочих процессов для закупок / Шаблоны управления поставщикамиРабочий процесс согласования бюджета / Рабочий процесс согласования расходов / Форма возмещения командировочных расходов 8 шаблонов

Пакет рабочих процессов для кредиторской задолженности, согласования счетов и контроля платежей

Свяжите прием счетов к оплате, проверку кодирования, контроль выпуска ACH-платежей, статусы платежей и графики платежей, привязанные к договору.

01 Соберите данные по счету и контекст платежа02 Настройте маршрутизацию проверки кодирования и согласования счета03 Подготовьте контролируемый выпуск платежа04 Контролируйте просрочку по кредиторской задолженности и обязательства по договорамШаблоны финансового согласования / Шаблоны управления поставщиками / Шаблоны рабочих процессов для закупокТрекер счетов к оплате / Рабочий процесс согласования счетов AP / Форма запроса на ACH-платеж 19 шаблонов

Пакет рабочих процессов для онбординга поставщиков и квалификации контрагентов

Объедините прием заявок от поставщиков, создание карточки поставщика, квалификационную проверку, сравнение, аудит и последующие корректирующие действия в одном рабочем процессе управления поставщиками.

01 Соберите заявки от поставщиков02 Создайте запись поставщика03 Оцените и сравните поставщиков04 Проводите аудит и отслеживайте корректирующие действияПрограммное обеспечение для аудита поставщиков / Система управления качеством поставщиков / Программное обеспечение для управления поставщиками / Автоматизация процессов закупок / Контроль жизненного цикла договоров и поставщиков / Программное обеспечение для управления эффективностью поставщиков / Программное обеспечение для управления рисками поставщиков / Шаблоны управления поставщиками / Шаблоны рабочих процессов для закупок / Шаблоны финансового согласования / ПО для управления производственными рабочими процессамиФорма онбординга поставщика / Форма заведения поставщика / Форма сведений о поставщике 27 шаблонов

Пакет рабочих процессов для приемки на складе и контроля запасов

Свяжите заявки на материалы, проверки при приемке, выдачу со склада, возвраты, оповещения о низких остатках, пополнение запасов, инспекции и корректировки инвентаря.

01 Запрашивайте и выдавайте материалы02 Принимайте и проверяйте запасы03 Контролируйте перемещения и исключения04 Проводите пересчет, пополнение и аудит храненияСистема приемки товаров на складе / ПО для циклической инвентаризации / ПО для контроля складских запасов / Система управления запасами / Система учета движения запасов / Шаблоны для склада и учета запасов / Шаблоны рабочих процессов для закупок / Шаблоны для качества и безопасности / Шаблоны для контроля активов и оборудования / ПО для управления производственными рабочими процессами / ПО для управления производственным участкомПроцесс приемки на складе / Отчет о расхождениях в запасах / Форма запроса материалов 7 шаблонов

Пакет рабочих процессов для приема договоров, согласования и продления

Объедините прием договоров, маршрутизацию согласований, отслеживание договоров, контекст по поставщику, исключения из политики и последующие действия по продлению или продлению срока.

01 Соберите заявки по договорам02 Направляйте на согласование и обработку исключений03 Отслеживайте обязательства и даты04 Управляйте продлением срока и продлением договоровКонтроль жизненного цикла договоров и поставщиков / Дашборд управления договорами / Автоматизация процессов закупок / Шаблоны рабочих процессов для закупок / Шаблоны управления поставщиками / Шаблоны финансового согласованияФорма приема договоров / Рабочий процесс согласования договоров / Трекер договоров

Частые вопросы

Частые вопросы об этом пакете рабочего процесса

Что должно отслеживаться в управлении поставщиками после онбординга?

Отслеживайте ответственного за поставщика, статус, категорию, документы, готовность к оплате, риски, соответствие, эффективность, обязательства по договорам, даты продления, результаты аудитов и действия по устранению проблем.

Как обязательства по договорам связаны с управлением поставщиками?

Важные обязательства часто имеют ответственного по поставщику, срок исполнения, подтверждающие материалы и влияние на продление. Связь с записями поставщика помогает командам действовать до того, как обязательства будут нарушены.

Может ли это заменить программное обеспечение для закупок?

Нет. Это поддерживает операционный уровень рабочих процессов вокруг записей поставщиков, согласований, подтверждающих материалов и последующих действий. Для каталогов, процедур выбора поставщиков и интеграции с ERP специализированные системы закупок могут подходить лучше.

Следующий шаг

Начните с наиболее подходящего шаблона, а затем адаптируйте рабочий процесс

Откройте предпросмотр первого шаблона в этом пакете рабочего процесса, затем настройте поля, ответственных, статусы и автоматизации под свою команду.

Предпросмотр стартового шаблона