- ฟอร์มรับคำขอสัญญารวบรวมรายละเอียดการรับคำขอสัญญา ไฟล์ประกอบ และบันทึกการตรวจสอบไว้ในฟอร์มที่มีโครงสร้างเดียว.
- เวิร์กโฟลว์การอนุมัติสัญญาส่งต่อการอนุมัติสัญญาด้วยรายละเอียดการรับคำขอ ผู้รับผิดชอบการตรวจทาน บันทึกข้อยกเว้น บริบทด้านงบประมาณ จุดตรวจสอบภาระผูกพัน และการติดตามสถานะ.
- เทมเพลตเช็กลิสต์ตรวจสอบสัญญาตรวจสอบข้อสัญญา สัญญาณความเสี่ยง เอกสารหลักฐานที่ต้องใช้ รอยแก้ไข การอนุมัติ และผู้รับผิดชอบติดตามงานทั้งหมดได้ในเช็กลิสต์ตรวจสอบสัญญาแบบใช้งานจริงเดียว.
กรณีใช้งาน
การควบคุมงานหลังบ้าน
เชื่อมต่อเวิร์กโฟลว์สัญญา ผู้ขาย การเงิน การเข้าถึง คำขอซอฟต์แวร์ หลักฐานการตรวจสอบ และการแก้ไข ด้วยเทมเพลต Jodoo ที่แก้ไขได้
- เชื่อมโยงการรับคำขอสัญญา วันที่ต่ออายุ การรับคำขอจากผู้ขาย คำขอด้านการเงิน คำขอเข้าถึง ข้อค้นพบจากการตรวจสอบ คำขอหลักฐาน และงานแก้ไขเข้าด้วยกัน
- เก็บบริบทของคำขอ การตัดสินใจของผู้อนุมัติ ไฟล์ประกอบ กำหนดส่ง อุปสรรค และบันทึกปิดงานไว้ในเรคคอร์ดที่ตรวจสอบย้อนหลังได้
- ใช้เทมเพลตที่ออกแบบมาเฉพาะเพื่อทำให้การส่งต่องานหลังบ้านเป็นมาตรฐาน ก่อนส่งต่อไปยังแพลตฟอร์ม CLM, ERP, ITSM, IAM หรือ GRC ที่ซับซ้อนกว่า
ทีมปฏิบัติการที่ต้องการแทนที่สเปรดชีตงานหลังบ้านที่กระจัดกระจายด้วยเวิร์กโฟลว์ที่มองเห็นเจ้าของงานได้ชัดเจนทีมการเงิน จัดซื้อ IT และตรวจสอบที่ต้องการเส้นทางคำขอและหลักฐานร่วมกันทีมขนาดเล็กและขนาดกลางที่ต้องการควบคุมการอนุมัติและการติดตามงานให้ดีขึ้น โดยไม่ต้องใช้เวลาเปิดใช้งานแพลตฟอร์มนาน
ภาพรวม
ทำไมทีมต่าง ๆ จึงเริ่มที่นี่
การควบคุมงานหลังบ้านจะได้ผลดีที่สุดเมื่อคำขอ การอนุมัติ ภาระผูกพัน รายการหลักฐาน และงานติดตามผลแต่ละรายการมีเจ้าของงาน สถานะ กำหนดส่ง และไฟล์ประกอบอย่างชัดเจน กรณีใช้งานนี้ช่วยรวมการควบคุมตลอดวงจรสัญญาและผู้ขาย การอนุมัติคำขอด้านการเงิน คำขอเข้าถึงของ IT และหลักฐานสำหรับการตรวจสอบภายในไว้ในชั้นเวิร์กโฟลว์ที่ใช้งานได้จริง สำหรับทีมที่ต้องการควบคุมการดำเนินงานให้ชัดเจนขึ้น โดยไม่วางตำแหน่งให้ Jodoo เป็นตัวแทนระบบกฎหมาย ภาษี IAM หรือ GRC
เชื่อมโยงการรับคำขอสัญญา วันที่ต่ออายุ การรับคำขอจากผู้ขาย คำขอด้านการเงิน คำขอเข้าถึง ข้อค้นพบจากการตรวจสอบ คำขอหลักฐาน และงานแก้ไขเข้าด้วยกัน
เก็บบริบทของคำขอ การตัดสินใจของผู้อนุมัติ ไฟล์ประกอบ กำหนดส่ง อุปสรรค และบันทึกปิดงานไว้ในเรคคอร์ดที่ตรวจสอบย้อนหลังได้
ใช้เทมเพลตที่ออกแบบมาเฉพาะเพื่อทำให้การส่งต่องานหลังบ้านเป็นมาตรฐาน ก่อนส่งต่อไปยังแพลตฟอร์ม CLM, ERP, ITSM, IAM หรือ GRC ที่ซับซ้อนกว่า
เทมเพลต
เทมเพลตในกรณีใช้งานนี้
มี 64 เทมเพลตที่เผยแพร่แล้วและตรงกับพื้นที่เวิร์กโฟลว์นี้
กรณีใช้งานเพิ่มเติม
สำรวจพื้นที่เวิร์กโฟลว์ที่เกี่ยวข้อง
21 เทมเพลต
การควบคุมวงจรสัญญาและผู้ขาย
ควบคุมการรับคำขอสัญญา การอนุมัติ วันที่ต่ออายุ ข้อผูกพัน การรับคำขอจากผู้ขาย เรคคอร์ดซัพพลายเออร์ การทบทวนความเสี่ยง และเจ้าของงานติดตาม
ฟอร์มรับคำขอสัญญา / เวิร์กโฟลว์การอนุมัติสัญญา / เทมเพลตเช็กลิสต์ตรวจสอบสัญญา9 เทมเพลตแดชบอร์ดการจัดการสัญญา
สร้างแดชบอร์ดการจัดการสัญญาจากเรคคอร์ดการอนุมัติ ภาระผูกพัน การต่ออายุ ความเสี่ยง คู่สัญญา เจ้าของงาน วันครบกำหนด ประเด็นติดขัด และการติดตามงาน
ซอฟต์แวร์ติดตามสัญญา / เวิร์กโฟลว์การอนุมัติสัญญา / ตัวติดตามภาระผูกพันตามสัญญา17 เทมเพลตระบบอัตโนมัติกระบวนการจัดซื้อ
ทำให้การรับคำขอจัดซื้อ การส่งต่อการอนุมัติ การตรวจสอบซัพพลายเออร์ การเปรียบเทียบผู้ขาย การทบทวนความเสี่ยง การส่งต่องานให้ทีมจัดซื้อ และการติดตามสถานะเป็นอัตโนมัติ
ฟอร์มรับคำขอจัดซื้อ / ฟอร์มคำขอซื้อ / ฟอร์มคำขอจัดซื้อทั่วไป14 เทมเพลตซอฟต์แวร์การจัดการซัพพลายเออร์
วางแผนเวิร์กโฟลว์การจัดการซัพพลายเออร์สำหรับการออนบอร์ด การประเมิน การเปรียบเทียบ ข้อมูลผู้ขาย ความเสี่ยง สัญญา ประสิทธิภาพ และการติดตามงาน
เช็กลิสต์การขึ้นทะเบียนซัพพลายเออร์ / ฟอร์มประเมินคุณสมบัติซัพพลายเออร์ / ฟอร์มคัดกรองคุณสมบัติเบื้องต้นของซัพพลายเออร์18 เทมเพลตการควบคุมคำขอและการอนุมัติด้านการเงิน
ส่งต่อคำขอด้านการเงิน การอนุมัติการชำระเงิน การตรวจสอบใบแจ้งหนี้ การเบิกคืนค่าใช้จ่าย การตรวจสอบงบประมาณ CapEx และการติดตามการชำระเงิน พร้อมหลักฐานประกอบที่ชัดเจนยิ่งขึ้น
ตัวติดตามคำขอทางการเงิน / ฟอร์มคำขอชำระเงิน / คำขอชำระเงินค่าสั่งซื้อ12 เทมเพลตการควบคุมการขอสิทธิ์เข้าถึงและคำขอบริการ IT
จัดการคำขอสิทธิ์เข้าถึง คำขอซอฟต์แวร์ การทบทวนไลเซนส์ สินทรัพย์ IT การเข้าถึง VPN และสิทธิ์ระดับพิเศษ ข้อยกเว้นนโยบาย และการส่งต่องานการเปลี่ยนแปลง
ฟอร์มคำขอสิทธิ์การเข้าถึง / ฟอร์มคำขอบัญชีผู้ใช้ / เทมเพลตฟอร์มคำขอเข้าถึงโฟลเดอร์13 เทมเพลตการควบคุมการตรวจสอบภายในและหลักฐาน
ติดตามเช็กลิสต์การตรวจสอบภายใน ข้อค้นพบ คำขอหลักฐาน การตรวจสอบการควบคุม มาตรการแก้ไข เจ้าของงาน กำหนดส่ง และการปิดงาน
ตัวติดตามข้อค้นพบจากการตรวจสอบ / เช็กลิสต์การควบคุมภายใน / ตัวติดตามคำขอหลักฐาน29 เทมเพลตเทมเพลตเวิร์กโฟลว์สำหรับงานจัดซื้อ
เปรียบเทียบเทมเพลตงานจัดซื้อสำหรับการรับคำขอซื้อ ใบขอซื้อ การอนุมัติ การควบคุมสัญญา และการติดตามงานจัดหา
ฟอร์มรับคำขอจัดซื้อ / ตัวติดตามใบสั่งซื้อ / คำขอใบสั่งซื้อ28 เทมเพลตเทมเพลตการจัดการผู้ขาย
จัดระเบียบงาน onboarding ซัพพลายเออร์ การตั้งค่าผู้ขาย การประเมิน การเปรียบเทียบ การตรวจประเมิน ความเสี่ยงซัพพลายเออร์ และงานแก้ไข ด้วยชุดเวิร์กโฟลว์ vendor management ที่ชัดเจนขึ้น
ฟอร์มรับคำขอจากผู้ขาย / ฟอร์มเริ่มต้นใช้งานผู้ขาย / ฟอร์มตั้งค่าผู้ขาย29 เทมเพลตเทมเพลตการอนุมัติทางการเงิน
เริ่มต้นที่นี่สําหรับงบประมาณค่าใช้จ่าย, เงินจ่าย, CapEx, การจ่ายเงิน, AR ตามการอนุมัติเงินและกระแสงานที่ต้องการการควบคุมที่เข้มแข็งขึ้น
ตัวติดตามคำขอทางการเงิน / เทมเพลตแอปอนุมัติงบประมาณ / เวิร์กโฟลว์การอนุมัติค่าใช้จ่าย17 เทมเพลตเทมเพลตเวิร์กโฟลว์ด้านการเข้าถึงและความปลอดภัย
ใช้ฮับนี้สำหรับคำขอการเข้าถึง การทบทวนสิทธิ์ การควบคุมผู้มาติดต่อ การจัดการข้อยกเว้น และเวิร์กโฟลว์งานปฏิบัติการที่เกี่ยวข้องกับความปลอดภัย
ฟอร์มคำขอสิทธิ์การเข้าถึง / ฟอร์มคำขอบัญชีผู้ใช้ / คำขอสิทธิ์เข้าถึง VPN15 เทมเพลตซอฟต์แวร์จัดการการตรวจสอบสำหรับข้อค้นพบ หลักฐาน และการดำเนินการแก้ไข
วางแผนเวิร์กโฟลว์การตรวจสอบสำหรับรายการตรวจสอบ หลักฐาน ข้อค้นพบ เจ้าของงาน การดำเนินการแก้ไข และการปิดงานด้วยเทมเพลต Jodoo AI
เช็กลิสต์การตรวจสอบภายใน / เช็กลิสต์การตรวจประเมินคุณภาพ / เช็กลิสต์การตรวจประเมินกระบวนการคำถามที่พบบ่อย
คำถามเกี่ยวกับกรณีใช้งานนี้
เวิร์กโฟลว์การควบคุมงานหลังบ้านแบบไหนที่เหมาะกับกรณีนี้?
รูปแบบที่เหมาะที่สุดคือเวิร์กโฟลว์ภายในที่ต้องมีการรับคำขอ การตรวจสอบโดยเจ้าของงาน สถานะการอนุมัติ หลักฐานประกอบ กำหนดส่ง และการปิดงาน ตัวอย่างเช่น การรับคำขอจากผู้ขาย คำขอชำระเงิน คำขอเข้าถึง ข้อค้นพบจากการตรวจสอบ และการต่ออายุสัญญา
สิ่งนี้ใช้แทนระบบกฎหมาย การเงิน ความปลอดภัย IT หรือระบบตรวจสอบได้หรือไม่?
ไม่ได้ เพราะนี่คือเรคคอร์ดเวิร์กโฟลว์ที่กำหนดค่าได้สำหรับชั้นการดำเนินงานรอบคำขอ การอนุมัติ หลักฐาน และการติดตามงาน ทีมควรใช้ระบบเฉพาะทางและการตรวจสอบโดยผู้เชี่ยวชาญต่อไปในกรณีที่จำเป็น
ทีมควรเริ่มจากตรงไหน?
เริ่มจากกระบวนการงานหลังบ้านที่ทำให้เกิดงานติดตามซ้ำมากที่สุดในปัจจุบัน เช่น การต่ออายุสัญญา การรับผู้ขายใหม่ คำขอด้านการเงิน การอนุมัติการเข้าถึง หรือการรวบรวมหลักฐานเพื่อการตรวจสอบ
ชุดเวิร์กโฟลว์
เวิร์กโฟลว์ครบชุดที่มีกรณีใช้งานนี้
13 เทมเพลต
เวิร์กโฟลว์ขึ้นทะเบียนผู้ขาย: รับคำขอ ทบทวน และเปิดใช้งาน
เชื่อมโยงคำขอผู้ขาย การลงทะเบียนซัพพลายเออร์ เอกสารตามเงื่อนไข การตรวจสอบสถานะ การทบทวนความเสี่ยงและการปฏิบัติตามข้อกำหนด การอนุมัติ การตั้งค่าข้อมูลหลัก และการเปิดใช้งาน
01 บันทึกการรับคำขอผู้ขาย02 ตรวจสอบเอกสารและความพร้อม03 ส่งต่อการตรวจสอบความเสี่ยงและการอนุมัติ04 ตั้งค่าเรคคอร์ดผู้ขายฟอร์มรับคำขอจากผู้ขาย / ฟอร์มเริ่มต้นใช้งานผู้ขาย / ฟอร์มประเมินซัพพลายเออร์17 เทมเพลตเวิร์กโฟลว์บริหารผู้ขาย: จากคำขอถึงการทบทวนวงจรชีวิต
เชื่อมโยงคำขอซัพพลายเออร์ การรับรองคุณสมบัติ การอนุมัติ การเปิดใช้งาน ข้อมูลหลัก การติดตาม ผลงาน ความเสี่ยง การแก้ไข การต่ออายุ และการตัดสินใจยุติความสัมพันธ์
01 ดูแลเรคคอร์ดผู้ขาย02 รับรองคุณสมบัติและตรวจสอบซัพพลายเออร์03 ติดตามสัญญาและการต่ออายุ04 ปิดงานตรวจประเมินและการแก้ไขฟอร์มรับคำขอจากผู้ขาย / ฟอร์มข้อมูลหลักผู้ขาย / ฟอร์มเริ่มต้นใช้งานผู้ขาย12 เทมเพลตชุดเวิร์กโฟลว์คำขอชำระเงิน
เชื่อมต่อการรับคำขอด้านการเงิน คำขอชำระเงิน บริบทของใบแจ้งหนี้ หลักฐานการอนุมัติ การจ่ายผ่าน ACH หรือเช็ค และการติดตามการชำระเงิน
01 เก็บข้อมูลคำขอด้านการเงิน02 ตรวจสอบใบแจ้งหนี้และบริบทของภาระผูกพัน03 ส่งต่อการอนุมัติและความพร้อมในการจ่าย04 ติดตามการชำระเงินตัวติดตามคำขอทางการเงิน / ฟอร์มคำขอชำระเงิน / คำขอชำระเงินค่าสั่งซื้อ11 เทมเพลตชุดเวิร์กโฟลว์การอนุมัติเบิกค่าใช้จ่ายคืน
เชื่อมโยงคำขอเบิกค่าใช้จ่ายคืน การอนุมัติจากผู้จัดการ การตรวจสอบโดยฝ่ายการเงิน หลักฐานใบเสร็จ ข้อยกเว้น และการติดตามการจ่ายเงิน
01 เก็บรายละเอียดการเบิกค่าใช้จ่ายคืน02 ส่งต่อเพื่ออนุมัติโดยผู้จัดการ03 ดำเนินการตรวจสอบโดยฝ่ายการเงินให้เสร็จสิ้น04 ติดตามการจ่ายเงินคำขอเบิกคืนค่าใช้จ่าย / เวิร์กโฟลว์การอนุมัติค่าใช้จ่าย / ฟอร์มเบิกค่าใช้จ่ายในการเดินทาง7 เทมเพลตชุดเวิร์กโฟลว์การอนุมัติ CapEx
เชื่อมโยงคำขอรายจ่ายฝ่ายทุน การทบทวนงบประมาณ การอนุมัติจากฝ่ายการเงิน ไฟล์ประกอบ การส่งต่อสินทรัพย์ และการติดตามผลหลังอนุมัติ
01 รับคำขอ CapEx02 ทบทวนงบประมาณและเกณฑ์การอนุมัติ03 เชื่อมโยงสินทรัพย์ โครงการ หรือสัญญา04 ติดตามการอนุมัติและการดำเนินการชำระเงินฟอร์มคำขอรายจ่ายฝ่ายทุน / เทมเพลตแอปอนุมัติงบประมาณ / ตัวติดตามคำขอทางการเงิน11 เทมเพลตชุดเวิร์กโฟลว์การอนุมัติใบแจ้งหนี้
เชื่อมโยงการรับใบแจ้งหนี้ การตรวจสอบ AP การลงรหัส การส่งต่อเพื่ออนุมัติ การพักรายการ ความพร้อมในการชำระเงิน ข้อมูลบริบทของผู้ขาย และการปิดงาน
01 เก็บข้อมูลบริบทของใบแจ้งหนี้02 ตรวจสอบความพร้อมของ AP และผู้ขาย03 ส่งต่อเพื่ออนุมัติและจัดการข้อยกเว้น04 เข้าสู่ขั้นตอนพร้อมชำระเงินกระบวนการรับรองใบชําระ / คำขอใบแจ้งหนี้ / ตัวติดตามงานเจ้าหนี้การค้า11 เทมเพลตชุดเวิร์กโฟลว์คำขอเข้าถึง
เชื่อมการรับคำขอเข้าถึง การอนุมัติจากผู้จัดการ การเข้าถึงโฟลเดอร์ คำขอซอฟต์แวร์ ทรัพย์สิน IT สถานะการจัดเตรียมสิทธิ์ และหลักฐานการปิดงานเข้าด้วยกัน
01 เก็บข้อมูลความต้องการเข้าถึง02 ตรวจสอบการอนุมัติและข้อยกเว้น03 ประสานการจัดเตรียมสิทธิ์และทรัพย์สิน04 ปิดงานพร้อมหลักฐานการเข้าถึงฟอร์มคำขอสิทธิ์การเข้าถึง / ฟอร์มคำขอบัญชีผู้ใช้ / เทมเพลตฟอร์มคำขอเข้าถึงโฟลเดอร์12 เทมเพลตชุดเวิร์กโฟลว์คำขอเปลี่ยนแปลงด้าน IT
เชื่อมโยงการควบคุมการเปลี่ยนแปลง คำขอซอฟต์แวร์ ผลกระทบด้านสิทธิ์การเข้าถึง การตรวจสอบไลเซนส์ สินทรัพย์ IT การอนุมัติ งานติดตั้งใช้งาน และหลักฐานการตรวจสอบความถูกต้อง
01 บันทึกคำขอเปลี่ยนแปลง02 ตรวจสอบผลกระทบด้านสิทธิ์ ไลเซนส์ และความเสี่ยง03 ประสานงานการดำเนินการ04 ตรวจสอบความถูกต้องและปิดงานซอฟต์แวร์ควบคุมการเปลี่ยนแปลง / ฟอร์มคำขอซอฟต์แวร์ / เทมเพลตฟอร์มคำขอใบอนุญาตซอฟต์แวร์ขั้นตอนถัดไป
เปิดเทมเพลต แล้วปรับให้เหมาะกับทีมของคุณ
เริ่มจากเทมเพลตที่ใกล้เคียงที่สุดในกรณีใช้งานนี้ แล้วปรับแต่งฟิลด์ สถานะ และลอจิกการส่งต่องานภายใน Jodoo